Kontrollutvalgets årsmelding for 2012

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: GYSP Delarkiv: KTRU-0224 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Kontrollutvalgets rapportering til Bystyret Tilsyn og kontroll, "etterprøving", som ledd i en kjede Årsmelding 2012 Side 1

2 Årsmelding for INNLEDNING Kontrollutvalget skal årlig rapportere til bystyret om sin virksomhet (KL 77.6). 2. ANSVARSOMRÅDE Kontrollutvalgets ansvar i henhold til Kommuneloven (KL) 77 er kontroll og tilsyn med forvaltningen. I tillegg skal kontrollutvalget påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, både når det gjelder regnskaps- og forvaltningsrevisjon, og at det gjennomføres selskapskontroll. Kontrollutvalgets myndighet er knyttet til utførelsen av utvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver. Dette innebærer m.a. å iverksette forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser, samt å påse at kommunens årsregnskap blir betryggende revidert. Tilsynet gjennomføres på vegne av bystyret, som har ansvar for all kommunal virksomhet. Hvordan dette skal skje er bl.a. nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg (KRD 15/6-04) og i et eget reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune vedtatt av bystyret ( ). Kommunestyret Kontrollutvalget Politisk utvalg Rapportering Tilsyn Rapportering Tilsyn og kontroll Mål og prioriteringer Revisor Administrasjonssjefen Tjenester Planlegging Myndighetsutøvelse Figur 1: Prinsippskisse over kontrollsystemet i kommunene Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3) Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4) Uttalelse om årsregnskapet ( 7) Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5.) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) Selskapskontroll (kap. 6) Selskapskontrollens innhold ( 14) Rapportering om selskapskontrollen ( 15) I kontrollutvalgsforskriftens kap. 7 fremkommer kontrollutvalgets særlige oppgaver: Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) Budsjettbehandlingen (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) ( 18) I kontrollutvalgsforskriftens kap. 8 fremkommer bestemmelsene om saksbehandling og sekretariat, slik som: Saksbehandling ( 19) Møte- og talerett i utvalgets møter ( 19) Sekretariat ( 20) 7 Årsmelding 2012 Side 2

3 Kontrollutvalget er bindeleddet mellom revisjonen og bystyret. Revisjonen er utførende organ, og jobber bl.a. ut fra bestillinger fra kontrollutvalget når det gjelder forvaltningsrevisjon og avtalte kontrollhandlinger. Revisjonen rapporterer derfor til kontrollutvalget, og kontrollutvalget følger opp revisjonens arbeid. Sekretariatet støtter kontrollutvalget revisjonsfaglig og med de praktiske forberedelsene. Revisjonen utfører finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll iht. lover, forskrifter og revisjonsstander. Frem til var Bergen kommunerevisjon oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisjonsrevisor. Fra har BDO AS vært Bergen kommunes oppdragansvarlige regnskapsrevisor og Deloitte AS kommunens oppdragsansvarlige forvaltnings- og selskapskontrollrevisor. Utvalget påser at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll med forvaltningen, og sørger for å holde bystyret orientert gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. KL Saker som rapporteres og innstilles i til bystyret, blir sendt via komiteene for eventuell uttale. Utvalgets leder og nestleder er medlemmer av bystyret og kan ivareta kontrollutvalgets møte- og talerett i bystyret når utvalgets saker behandles. 3. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organer og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valgbarhet (KL 77 nr. 2). Funksjonen som kontrollorgan betinger en uavhengig stilling i forhold til den som kontrolleres, dvs. forvaltningen. Bystyret som har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen (KL 76), velger kontrollutvalg (KL 77.1) i sitt konstituerende møte til å forstå det løpende tilsynet på bystyrets vegne. Bystyret valgte kontrollutvalg for valgperioden i møtet sak (KL 77.1). I 2012 har utvalget vært sammensatt av følgende medlemmer og personlige varamedlemmer: Medlemmer Varamedlemmer 1. Anne Lorgen Riise (H) 1. Per Hervik Heggebø (H) 2. Sigurd Kolstrup Hille (H) 2. Ingrid Reitan (H) 3. Thor Brekkeflat (A) 3 Bjørn Johan Laastad (A 4. May Britt Tabak (A) 4. Birgitte Hodneland (A) 5. Stig Høgholm (FrP) 5. n Berntsen (FrP) 6. Kristin Kvalsnes (FrP) 6. Lilly-Kjerstin Howsmo Eldevik (FrP) 7. Geir Kjell Andersland (V) 7. Siri Kristoffersen Hamre 1 (V) 8. Astrid Øien Halsnes (KrF) 8. Per Inge Vannebo 2 (KrF) 9. Mathias Husnskår Furevik (R) 9. Åsne Hagen (R) Thor Brekkeflat (A) ble av Bystyret valgt som leder for kontrollutvalget og Anne Lorgen Riise (H) som nestleder. Disse har vært frikjøpt med hhv 25 % og 15 % i Likestilling Kjønnssammensetningen i utvalget (perioden ) er at av 9 medlemmer er 4 kvinner og 5 menn; dvs. en kvinneandel på 44,4 %. 4. DETTE HAR SKJEDD I Administrative forhold Møter Utvalget har avholdt 13 møter (10. januar, 31. januar, 14. februar, 13. mars, 24. april, 15. mai, 12. juni, 19. juni, 15. august, 19. september, 16. oktober, 21. november og 11. desember). Sakslistene omfatter i alt 104 saksnummer, i dette ligger både administrative og revisjonsfaglige saker 1 Valgt av Bystyret i møtet sak Erstattet Grete Kvilvang. 2 Valgt av Bystyret i møtet sak Erstattet Ragnhild Flasnes Mellingen Årsmelding 2012 Side 3

4 Møtene i Kontrollutvalget blir holdt for lukkede dører. Medlemmene har signert taushetserklæring. Det er leder som ved behov uttaler seg til media. Kontrollutvalget har uavhengig administrasjon/sekretariat. Sekretariatet er direkte underordnet kontrollutvalget og påser at saker som behandles av utvalget er forsvarlig utredet og forberedt og at utvalgets vedtak blir iverksatt mm. Sekretariatet for kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune og leder Thor Brekkeflat (A) har vært settesekretærer og/eller protokollskrivere i flere saker og/eller møter. Dette gjelder særlig i saker om konkurranseutsetting og avvikling av kommunerevisjonen. Kommunens revisorer møter ved behov i utvalgsmøtene og har uttalerett. Ordfører har møte- og talerett i utvalgets møter, men har ikke benyttet retten i Sakslisten med dokumenter har blitt sendt til utvalgets medlemmer og varamedlemmer, revisorer, ordfører og byrådsleder. Sakslisten sendes komiteene til orientering. Sakslisten, saksutredninger og møteprotokoller (som er offentlige) har fortløpende blitt gjort tilgjengelige på internett Fagkonferanser, - kurs Medlemmer fra kontrollutvalget deltok i 2012 på: Nordhordland revisjon IKS sitt seminar «Ny i kontrollutvalget» på Alvær hotell den 24. januar 2012 Norges kommunerevisorforbund (NKRF) sin «Kontrollutvalgskonferanse 2011» som ble avholdt på Gardermoen februar 2012 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin konferanse som ble avholdt på Gardermoen 6. juni Plansystem Kontrollutvalgets virksomhet For å målrette kontrollutvalgets arbeid vedtar utvalget årlig planer for sin virksomhet. Planen for kontrollutvalgets virksomhet for 2012, med møte- og aktivitetsplan for 1. hå., ble vedtatt i møtet Utvalget behandlet og vedtok i møtet Møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalget for 2. hå I møtet fastsatte kontrollutvalget en plan for kontrollutvalgets virksomhet med møte- og aktivitetsplan for Regnskapsrevisjon Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienterer om sin overordnete revisjonsstrategi for revisjonsåret i møtene. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal bygge på en overordnet risikoanalyse og skal vedtas av Bystyret. Kontrollutvalget har til sitt arbeid hatt en slik lovpålagt plan «Plan for forvaltningsrevisjon », vedtatt av Bystyret i januar I forbindelse med ny valgperiode, bestilte kontrollutvalget en overordnet risikoanalyse som grunnlag for ny plan for forvaltningsrevisjon. I møtet sak behandlet utvalget «Plan for forvaltningsrevisjon » og gav innstilling til Bystyret i saken om at: «1. Bystyret godkjenner rammeplanen for forvaltningsrevisjon for perioden som innebærer at det i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjoner på anskaffelser, kontraktsoppfølging/prosjektstyring, internkontroll vurderinger, myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, samhandling, miljø og bærekraftigbyutvikling. 2. Bystyret gir Kontrollutvalget fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta og iverksette de enkelte prosjektene, foreta nødvendige endringer i planen i planperioden og ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av revisjonsplikten. 3. Kontrollutvalget gir bystyret en tilbakemelding ved bruk av den delegerte fullmakten.» Årsmelding 2012 Side 4

5 Selskapskontroll I sitt arbeid med å føre kontroll med forvaltningen av kommunes interesser i selskaper skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Utvalget bestilte en analyse av risiko av kommunens eierinteresser i selskaper. Kontrollutvalget behandlet i møtet sak «Plan for selskapskontroll » og gav innstilling til Bystyret i saken om at: «1. Det gjennomføres etter kontrollutvalgets nærmere vurdering eierskapskontroll i et utvalg selskaper. Selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til rent forretningsmessig drift, skal prioriteres i denne kontrollen. 2. Kontrollutvalget kan på grunnlag av gjennomført eierskapskontroll selv vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. 3. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. 4. Bystyret tar for øvrig saken om Plan for selskapskontroll til orientering. Evaluering Kontrollutvalget avgir innen 1. halvår årsmelding til bystyret om sin virksomhet foregående år. Utvalget behandlet årsmelding for 2011 og avga innstilling til bystyret i møtet Reglement Utvalget tok tidlig i 2008 initiativ til å få oppdatert Reglement for kontrollutvalg (vedtatt av Bystyret 27. mars 2006) og behandlet senere et forslag. I møte sak ble forslag til nytt reglement sluttbehandlet og oversendt Bystyret for godkjenning. Bystyre godkjente forslaget i møtet sak Bystyret og komiteene behandlet og godkjente nye reglement for sine områder i Kontrollutvalgets reglement kan slik ha et etterslep på ajourføring og tilpassing til kommunens øvrige reglement Også endringer i kommunens revisjonsordning har medført behov for tilpassinger Revisjon, regnskap, budsjett Indre Hordaland Revisjonsdistrikt IKS ved statsautorisert revisor Odd J. Storebø ble gjenvalgt som revisor for revisjon av kommunerevisjonens og kontrollutvalgets delregnskaper for 2011 i møtet sak 102/11. Regnskapene med revisjonsuttalelser og revisjonsbrev ble behandlet og tatt til orientering av utvalget i møtet sak Vedtatt budsjett for kontrollutvalgs-, revisjons- og sekretariatstjenester var samlet på 18.7 mill. kroner i Utvalget behandlet og gav i møtet innstilling til Bystyret om budsjetter for kontroll og tilsyn, herunder kjøp av revisjonstjenester for 2013 på i alt 17.7 mill. kroner. Denne budsjettrammen ble i møtet sak nedjustert til 11 mill. kroner etter at det ble valgt nye leverandører av revisjonstjenester Arbeidsutvalg Kontrollutvalget videreførte i 2008 ordningen med arbeidsutvalg bestående av leder og nestleder for å ivareta behovet for forhåndsdrøftinger før tilretteleggingen av utvalgets oppgaver. Ordningen ble videreført i det første møtet til det nyvalgte utvalget i møtet sak I møtene blir sakene som planlegges tatt opp i kontrollutvalgsmøtene gjennomgått. Liste over mulige tema på arbeidsutvalgsmøtene blir lagt frem for kontrollutvalget i etterkant Andre saker Kontrollutvalget har hatt oppe ulike saker der egen saksbehandling, rapportering, og drift har vært drøftet, herunder: Rapport fra Arbeidstilsynet Bergen kommunerevisjon en beretning fra innsiden Kommentarer til påstander om Deloitte sitt engasjement som sekretariat for kontrollutvalget i Bergen og inngått rammeavtale med Bergen kommunerevisjon og tilsvar til kommentarene Årsmelding 2012 Side 5

6 Personalrelaterte saker Konstituering Varslingssaker Organisering av revisjonstjenester i Bergen kommune Valg av revisor(er) Sommerfullmakt Sak om studietur Forespørsel om dekning av merutgifter i fm avvikling av kommunerevisjonen Rapporteringer i fm avvikling av kommunerevisjonen Restanser revisjonsoppdrag etter kontraktsinngåelse med nys leverandører Ulike referatsaker blir lagt frem for utvalget under sakstittelen "Saker til gjennomsyn". Kontrollutvalget ledelse har jevnlig hatt møter med HR-seksjonen og kommunerevisjonens ledelse i forbindelse med avviklingen av kommunerevisjonen. 4.2 Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen (KL 77.1) Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en uavhengig funksjon. Kontrollutvalget fører tilsyn med at kommunen har en tilfredsstillende revisjonsordning og har dessuten på bakgrunn av kontrollorganenes uavhengige stilling, vært tillagt styrelignende oppgaver i forhold til Bergen kommunerevisjon (egenregi), inntil denne enheten ble avviklet med virkning fra (KL 77.4) Kontrollutvalget har i stor grad løst sitt tilsynsansvar gjennom skriftlige og muntlige rapporteringer, herunder saker til behandling om faglige forhold og om organisasjonsmessige forhold i kommunerevisjonen og kopier av sentrale dokumenter. Dette har utgjort en del av sakene som har vært oppe i møtene. Oppdragsansvarlige revisorer har i den forbindelse gitt både skriftlige og muntlige orienteringer i utvalgsmøtene Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Kontrollutvalget har behandlet forespørsler fra andre og selv tatt opp enkeltsaker. I 2012 har dette omfattet: Høring om Landås skole Overholdelse av arkivloven (innhentet info fra Byrådet) Forespørsel om forvaltningsrevisjon av prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av korrespondanse og dokument/saksutgreiing På bakgrunn av henvendelse til Kontrollutvalget fra Friidrettslaget om bruk av Fyllingsdalen stadion Frisk, møtte byråd, kommunaldirektør og direktør fra byrådsavdeling for kultur, næring og kirke møtte i kontrollutvalget for skriftlig og muntlig å svare på spørsmål vedr. henvendelsen. Fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap møtte økonomidirektør og leder for enhet for økonomisk intern kontroll og orienterte om arbeidet i Enhet for økonomisk intern kontroll. Ved utgangen av 2012 var det to uavsluttede forespørsler fra tidligere år, jf. vedlegg Tilsyn gjennom revisjonens arbeid/dokumentasjon Kontrollutvalgets gjennomfører sitt løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen med revisjonen som utførende organ. Kontrollutvalget påser at det utføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og evt. granskninger og/eller spesialoppdrag som kan være aktuelle. A Regnskapsrevisjon En vesentlig del av revisjonsarbeidet er innrettet mot bykasseregnskapet og de kommunale foretakene. Revisjonsberetninger til bystyret utarbeides av kommunens regnskapsrevisor. Kontrollutvalget skal etter dette Årsmelding 2012 Side 6

7 avgi uttalelse om det enkelte årsregnskap til Bystyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være Byrådet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til bystyret. Kontrollutvalget gav 1 hå uttalelser til korrigert 3 årsregnskap for Bergen kommune for 2010 og til følgende regnskaper for 2011: Årsregnskapet for Bergen kommune Særregnskapet for Bergen Bolig og Byfornyelse KF Særregnskapet for Bergen Vann KF Særregnskapet for Bergen Hjemmetjeneste KF Representanter fra Bergen kommune, Bergen Bolig og Byfornyelse KF og Bergen Vann KF var til stede under utvalgets behandling av deres respektive regnskaper. De presenterte regnskapene og svarte på spørsmål. Kontrollutvalgets leder videreformidlet informasjon han hadde mottatt fra daglig leder for Bergen Hjemmetjenester KF om årsregnskapet for hjemmetjenestene. Som "bakteppe" for å kunne gi uttalelse til regnskapene fikk kontrollutvalget seg bl.a. forelagt kommunerevisjonens rapporteringer i nummererte brev: Til sak om Bergen kommunes årsregnskap fikk kontrollutvalget seg forlagt Revisjonsrapport nr Bergen kommunes årsregnskap for Til sak om særregnskap for Bergen Hjemmetjenester KF for 2011 fikk utvalget seg forelagt Revisjonsrapport nr. 1; Andre forhold i revisjonsberetningen Til sak om Særregnskap for Bergen Vann for 2011 fikk kontrollutvalget seg forelagt to nummererte brev; nr. 6 Revisjonsrapport vedrørende revisjon av Lønns- og personalsystem ERV og nr. 7 Andre forhold i revisjonsberetning for Til sak om Særregnskap for Bergen Bolig og Byfornyelse KF for 2011 fikk utvalget seg forelagt to nummererte brev; nr. 5 Rapport vedrørende revisjon av rutinen for lønn og nr. 6 Modifikasjon av konklusjon i revisjonsberetning for regnskapsåret 2011 og fond. Utvalget behandlet dessuten ett årsoppgjør som orienteringssak; dette var årsoppgjøret for: Bergen og Omland Havnevesen for 2011 Revisors rapportering i form av nummererte brev følger av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv av 15. juni 2004, jf. 4. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 påser kontrollutvalget at de forhold revisor har tatt opp i nummerert brev blir fulgt opp, jf. 8. Kontrollutvalget behandlet ikke i 2012 nummererte brev ut over det som er vist over. B Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget perioden utarbeidet Plan for forvaltningsrevisjon Planen ble fremmet for bystyret og godkjent i bystyrets møte den Bystyret vedtok: 1. Bystyret godkjenner planen for forvaltningsrevisjon og de prosjektene som er prioritert 4 i planperioden. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planen i planperioden. 3 Det ble krevd lovlighetskontroll knyttet til bokføring av utbytte fra BKK i Bergen kommunes regnskap for Kravet ble oversendt Fylkesmannen i Hordaland som fant bokføringen ulovlig. Krav om omgjøring av fylkesmannens vedtak ble oversendte til vurdering hos Kommunal- og regionaldepartementet. Departementet fant bokføringen ulovlig (brev av ). Regnskapet for 2010 ble etter dette korrigert. Årsmelding 2012 Side 7

8 2. Kontrollutvalget gir bystyret en tilbakemelding ved bruk av den delegerte fullmakten Oversikt over status på vedtatt plan for forvaltningsrevisjon perioden er vist i vedlegg 1. Kontrollutvalget behandlet sak om Plan for forvaltningsrevisjon i møtet Saken er oversendt Bystyret for godkjenning. B 1 Forvaltningsrevisjonsrapporter kontrollutvalget har fått seg forelagt i 2012: Kontrollutvalget har fått seg forelagt, behandlet og avgitt innstilling til Bystyret vedr. følgende forvaltningsrevisjonsrapporter: Internkontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Forvaltningsrevisjonsrapport Boligetatens boligsosiale tiltak Kontrollutvalget dessuten har fått seg forelagt, behandlet og tatt til orientering revisjonsrapportene: Rapportering fra prosjektet Forvaltningsrevisjon lønn Rapportering fra prosjektet NAV i Bergen muligheter, utfordringer og konsekvenser Kontrollutvalget har videre fått fremlagt, behandlet og tatt til foreløpig orientering revisjonsrapportene: Helhetlig gjennomgang av Bergen og Omland Havnevesen; delrapporten Salgsområdet 2010 Rapportering fra prosjektet Klassifisering og bokføring av drifts- og investeringsutgifter i kommunen Det påligger kontrollutvalget, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12, å følge opp hvordan administrasjonen følger opp bystyrets vedtak i forbindelse med rapporter etter forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalget har ikke behandlet slike saker i B 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i bestilling ved utgangen av 2012: I møtet sak behandlet kontrollutvalget en sak om status og forslag til oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon Utvalget fattet i den forbindelse følgende vedtak: «Kontrollutvalget ønsker å prioritere følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter høsten 2012: Helhetlig gjennomgang av resultatenheter Juridisk kvalitetssikring i byggesaksavdelingen Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av korrespondanse og dokument/saksutredning Ajourføring av fakta i forvaltningsrevisjonsrapporten «Boligetatens boligsosiale politikk».» Ved utgangen av 2012 er de tre førstnevnte prosjektene i bestilling hos Deloitte AS. Sistnevnte prosjekt ble behandlet av kontrollutvalget C Selskapskontroll (KL 77.5) Bystyret har gitt kontrollutvalget fullmakt til å iverksette selskapskontroll. Dette innebærer at kontrollutvalget påser at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper. 4 Prioriteringene det vises til gjelder prosjekt nummer, 6, 10, 16, 27, 28 og 32. I planen fremkommer disse med følgende titler: Budsjetteringsrutiner (6) Bruk av tvang overfor rusmisbrukere (10) Tilsyn med internkontrollen i bybaneprosjektet (16) Vurdering av kommunens IKT system med hensyn til håndtering av personopplysninger (27) Kvalitet i saksbehandling og klagesaksbehandling (28) Hvordan etterleves FNs barnekonvensjon i Bergen kommune (32) Årsmelding 2012 Side 8

9 Kontrollutvalget har hatt en sak om selskapskontroll til behandling i I møtet sak behandlet kontrollutvalget rapport fra Bergen kommunerevisjon om selskapskontroll i Bergen Kino AS. Rapporten ble oversendt bystyret og styret i Berge Kino AS til orientering. Kontrollutvalget behandlet sak om Plan for selskapskontroll i møtet Saken er oversendt Bystyret for godkjenning. D Misligheter Kontrollutvalget har ikke hatt saker om misligheter til behandling i Valg av revisjonsordning og revisor (KL 78) Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Avgjørelsen fattes på bakgrunn av innstilling fra kontrollutvalget. Jf. kontrollutvalgsforskriftens kap. 7 om kontrollutvalgets særlige oppgaver; herunder valg av revisjonsordning og revisor ( 16). Bergen bystyre behandlet sak om organisering av revisjonen i Bergen kommune i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. De tjenester som i dag utføres av kommunerevisjonen i Bergen konkurranseutsettes. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjennomføre en anskaffelsesprosedyre for å engasjere en ekstern leverandør av tjenestene. Kriteriene for valg av leverandør skal være pris, kompetanse og leveringshastighet. 3. Kontrollutvalgets anbefaling legges frem for Bergen bystyre som foretar valg av leverandør. 4. Nyordningen trer i kraft når dagens kommunerevisjon har avsluttet revisjonsarbeidene for driftsåret I sak Organisering av revisjonen i Bergen kommune - prosessene videre oppnevnte kontrollutvalget arbeidsgrupper for å iverksette en prosess for å sikre de ansatte i en forsvarlig avviklingsprosess av Bergen kommunerevisjon og for å iverksette en prosess som grunnlag for kontrollutvalgets forslag til Bystyret om valg av leverandører av revisjonstjenester, herunder påse tilstrekkelige revisjonstjenester i forbindelse med revisorskiftet. Etter dette behandlet kontrollutvalget saker om konkurransegrunnlag for kjøp av regnskapsrevisjons- og forvaltningsrevisjonstjenester til Bergen kommune i møtene fram til møtet , der endelig konkurransegrunnlag ble vedtatt. Kontrollutvalget valgte å engasjere Innkjøpsseksjonen til å gjennomføre det praktiske arbeidet med anskaffelsen. Konkurransen kunngjort på DOFFIN den og på TED den med frist for prekvalifisering Tre leverandører anmodet om å få delta i konkurransen om levering av regnskapsrevisjonstjenester og fire leverandører anmodet om å få delta i konkurransen om levering av forvaltningsrevisjons- og selskapskontrolltjenester. Alle ble pre kvalifisert og fikk tilsendt konkurransegrunnlag og invitasjon til å levere tilbud. Samtlige leverte tilbud. Kontrollutvalget behandlet sak om innstilling til Bystyret på valg av regnskapsrevisor (sak 53-12) og valg av forvaltnings- og selskapskontrollrevisor (sak 54-12) i møtet Bergen bystyre behandlet sakene i møtet fattet følgende vedtak: Bergen bystyre velger BDO AS som revisor med ansvar for regnskapsrevisjon i kommunen fra til , med opsjon for Bergen kommune til å forlenge avtalen med 1 år (jf. bystyresak ) Bergen bystyre velger Deloitte AS som revisor med ansvar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll mv. i kommunen fra til , med opsjon for Bergen kommune til å forlenge avtalen med 1 år (jf. bystyresak ) Vedlegg: 1. Oversikt over status på vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2. Oversikt over restanser på diverse utredninger med mer Årsmelding 2012 Side 9

10 Vedlegg 1 Oversikt over status på vedtatt plan for forvaltningsrevisjon perioden Aktuelle områder for forvaltningsrevisjon Bestilt Levert Finans, konkurranse og omstilling 1 Lønn. Fullmaktsstruktur KU-sak Nytt lønns- og personalsystem. Vurdering av rutiner KU-sak Finansreglementet i Bergen kommune KU-sak 15/09 4 Rapporteringsrutiner fra KF-ene til byråd og bystyre 5 Klassifisering og bokføring av drifts- og investeringsutgifter i kommunen KU-sak (tatt til foreløpig orientering) 6 Budsjetteringsrutiner Helse og omsorg 7 Koordinering av kommunale tjenester overfor barn og unge med psykiske helseproblemer Utsatt 8 Kostnadssammenligning private vs. offentlige sykehjem 9 Vedtakspraksis ved forvaltningsenhetene 10 Bruk av tvang overfor rusmisbrukere Byggesak og bydeler 11 Juridisk kvalitetssikring i byggesaksavdelingen KU-sak Effektivitet i saksbehandlingen i byggesaksavdelingen KU-sak 15/09 13 Intern kontroll Bygg vedlikehold 14 Bruk av prosjektregnskap KU-sak Klima, miljø og byutvikling 15 Boligetatens boligsosiale tiltak KU-sak 15/09 KU-sak 34/09 KU-sak 81/12 16 Tilsyn med internkontrollen i bybaneprosjektet Kultur, idrett og næring 17 Internkontroll innenfor kultur, idrett og næring KU-sak KU-sak Rutiner i forbindelse med utbyggingsprosjekter i idrettssektoren Årsmelding 2012 Side 10

11 Aktuelle områder for forvaltningsrevisjon Bestilt/ Levert Barnehage og skole 19 Bergen kommunes ivaretakelse av opplæringslovens krav om tilpasset undervisning Spesialundervi sning - saksbehandlin gstid og rettigheter 20 PPT - tjenesten og spesialundervisning Prioritert i plan Spesialundervi sning - saksbehandlin gstid og rettigheter 21 PPT tjenestens bidrag i kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling i skolen 22 Arkivrutiner ved skolene (delvis) KU-sak Bemanning i barnehagene 24 Sammenligning av skolenes administrasjonskostnader Prosjekter felles for flere byrådsavdelinger 25 Rutiner for habilitet 26 Rutiner for å sikre at bystyrets vedtak blir fulgt opp 27 Vurdering av kommunens IKT system med hensyn til håndtering av personopplysninger 28 Kvalitet i saksbehandling og klagesaksbehandling Spesialundervi sning - saksbehandlin gstid og rettigheter 29 Offentlige anskaffelser Ktru Delrapp. ktru Ktru Overordnet vurdering av styringssystem Ktru Kommunens utnytting av statlige tilskuddsordninger 32 Hvordan etterleves FNs barnekonvensjon i Bergen kommune 33 Tolkning av offentlighetsloven KU-sak Samarbeid på tvers av byrådsavdelinger: barnevern, PPT, psykisk helse, skolehelse, BUP Oppfølging av bystyrevedtak fattet i forbindelse med Delvis forvaltningsrevisjonsprosjekt Ktru Vurdering av Bergen kommunes miljøfyrtårn satsing Årsmelding 2012 Side 11

12 Vedlegg 2 Utredninger mm Kontrollutvalget ber tid om annen revisjonen utføre "egenproduserte bestillinger". I opplistingen under viser vi eksempel på restanser på slike: 1. Ktru-sak ( ) Kontrollutvalget ber kommunerevisjonen sørge for at utvalget får kjennskap til alle rapporter som Bergen kommune mottar etter ulike eksterne tilsyn vedrørende egen virksomhet Restanse 2. Ktru-sak Brev fra Rødts bystyregruppe, datert "Likvidsituasjonen i Bergen kommune" Restanse Årsmelding 2012 Side 12