Kontrollutvalget Dato: 10. juni 2013

Transkript

1 KTRU /13 Kontrollutvalget Dato: 10. juni 2013 Oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon GYSP KTRU Hva saken gjelder: Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon følger av kommunelovens 77 nr. 4 og er utdypet i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuners kap. 5. Det følger av forskriftens 9 første ledd: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med dette kapittel.» Kontrollutvalget la frem sak om «Plan for forvaltningsrevisjon » for Bystyret i møtet sak Bystyret fattet følgende vedtak: 1. Bystyret godkjenner rammeplanen for forvaltningsrevisjon for perioden som innebærer at det i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjoner på anskaffelser, kontraktsoppfølging/prosjektstyring, internkontroll vurderinger, myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, samhandling, miljø og bærekraftig byutvikling. 2. Bystyret gir Kontrollutvalget fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta og iverksette de enkelte prosjektene, foreta nødvendige endringer i planen i planperioden og ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av revisjonsplikten. 3. Kontrollutvalget gir bystyret en tilbakemelding ved bruk av den delegerte fullmakten. I saksutredningen fremgår det at Byrådet bør uttale seg: «De aktuelle prosjektene i riskoanalysen bør sendes Byrådet for uttale for å innhente egenvurdering før eventuell oppstart av prosjektene (kommunelovens 20 nr.3), slik at eventuelle vesentlige synspunkter kan innarbeides i ettertid.» Byrådets vurdering av den foreliggende rammeplanen for forvaltningsrevisjon er innhentet og fremgår i vedlegg. Rammeplanen slik denne ligger i dag, er utarbeidet på grunnlag av informasjon som fremkommer i overordnet risikoanalyse. Risikoanalysen er utarbeidet på bakgrunn av intervjuer, spørreundersøkelse og dokumentanalyser og informasjonen er begrenset kvalitetssikret, jf. saksutredningen i ktru-sak om at: «( ) Analysen er av overordnet karakter og informasjonen som fremkommer i dokumentet er ikke verifisert fullt ut på nåværende tidspunkt, men tilstrekkelig for å kunne behandle denne saken og starte opp forvaltningsrevisjon på løpende fokusområder.» Videre fremkommer følgende i den overordnete analysen: «Den overordnede analysen skal avdekke indikasjoner på avvik eller sårbare områder i forvaltningen, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne sammenhengen viser risiko til sannsynligheten for og konsekvensene av at det 1

2 kan forekomme avvik fra for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringer som kommunen har satt for virksomheten. En slik vurdering vil i stor grad handle om et områdes «iboende» risiko. Med det mener vi den underliggende risikoen virksomheten har før iverksettelse av tiltak og kontroller som kan redusere risikoen.» Risikovurderingsmodellen For å se hele risikobildet så inngår også begrepene internkontrollrisiko og revisjonsrisiko i risikovurderingsmodellen: Interkontrollrisiko vil si risiko for at eventuelle feil/avvik (iboende risiko) ikke fanges opp av internkontrollen (kommunelovens 20 nr. 2). Revisjonsrisiko er risiko for at eventuelle feil/avvik (iboende risiko) ikke blir fanget opp av revisor (finansiell revisor). Hele risikobildet vil etter dette kunne oppsummeres i følgende formel: Iboende risiko * internkontrollrisiko * revisjonsrisiko = relativ risiko Denne modellen tar hensyn til at iboende risiko kan elimineres av internkontrollen som Byrådet har ansvaret for (kommunelovens 20 nr. 2). Riksrevisjonen har foretatt en undersøkelse av kommunens styring og kontroll av tjenester med nasjonale mål. Riksrevisjonens rapport 1 fra undersøkelsen peker bl.a. på at mye av forvaltningsrevisjonen i kommunene går på regeletterlevelse og i liten grad på kvalitet og effektivitet (sammendrag fra rapporten er vedlagt). Dette kan kontrollutvalget vurdere å ta hensyn til i sin oppfølging av forvaltningsrevisjonsplanen og i valg av prosjekter. Avtalte kontrollhandlinger Et annet forhold som omtales i rammeplan for forvaltningsrevisjon er mislighetsrelatert revisjon. Gjennom kontraktene som er inngått om levering av revisjonstjenester, fremstår den finansielle revisjonen å være tilnærmet «minimumsrevisjon», men likevel tilstrekkelig i omfang og kvalitet og med tilfredsstillende lovmessig standard. Den totale vesentlighetsgrensen på «bykasseregnskapet» antas å ligge et sted mellom mill. kroner. I en slik situasjon vil sekretariatet foreslå at det blir avtalt tilleggsrevisjoner (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger) på følgende områder: Variabel lønn (jf. opplysninger fra regnskapsrevisor i møtet 28. mai) Kostnader på områder der internkontroll kan overstyres (jf. Vannverkssaken på Nedre Romerike, Undervisningsbygg) Kostnader som kan påvirkes av nære relasjoner Forvaltningsrevisjoner Dette kontrollutvalget har tidligere fått fremlagt rapporter om: 1. Habilitet i Bergen kommune og Bergen og Omland Havnevesen" 2. Internkontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 3. Forvaltningsrevisjonsrapport Boligetatens boligsosiale tiltak 4. Rapportering fra prosjektet Forvaltningsrevisjon lønn 5. Rapportering fra prosjektet NAV i Bergen muligheter, utfordringer og konsekvenser 1 Riksrevisjonens undersøking av kommunane si styring og kontroll med tenester med nasjonale mål. Dokument 3:7 ( ) 2

3 6. Helhetlig gjennomgang av Bergen og Omland Havnevesen; delrapporten Salgsområdet Rapportering fra prosjektet Klassifisering og bokføring av drifts- og investeringsutgifter i kommunen 8. Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av korrespondanse og dokument/saksutredning 9. Ajourføring av fakta i forvaltningsrevisjonsrapporten «Boligetatens boligsosiale politikk 10. Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av korrespondanse og dokument/saksutredning 11. Helhetlig gjennomgang av resultatenhet; Fem rapporter fra vurdering av intern kontroll i 5 ulike resultatenheter Utvalget har en forvaltningsrevisjon i bestilling hos Deloitte AS: 12. Juridisk kvalitetssikring i byggesaksavdelingen Følgende aktuelle prosjektområder, og som alle fremgår i rammeplanen med høy iboende risiko, ble godkjent av bystyret i januar 2013 etter forslag fra kontrollutvalget: A. Anskaffelser B. Kontraktsoppfølging/prosjektstyring C. Internkontroll vurderinger D. Myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester E. Samhandling F. Miljø og bærekraftig byutvikling Ad. pkt. A og B: Gjennom bystyrets vedtak har kontrollutvalget fått klarsignal om å gi forvaltningsrevisjon av anskaffelsesvirksomheten (sektorovergripende virksomhet) høy prioritet. Deloitte har i kapittel 3 Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt skissert tre prosjekter på området (prosjekt nr. 2, 3 og 5). Anskaffelsesprosessen kan deles i tre hovedfaser; først strategiutvikling, og deretter en implementering av strategien, som består av henholdsvis kontraktetablering og kontraktsoppfølging. Strategiutvikling i en anskaffelsesprosess tar utgangspunkt i at det er definert et behov. Fasen kontraktetablering omfatter prosedyrene prekvalifisering, forespørsel, evaluering, forhandlinger og kontraktsinngåelse. Når leverandør er valgt og kontrakt underskrevet, kommer kontraktsoppfølgingsfasen. Det er i første rekke kontraktetableringsfasen som er dekket av nasjonalt og internasjonalt regelverk for offentlige anskaffelser og som har blitt belyst i tidligere forvaltningsrevisjoner på anskaffelsesområdet i Bergen kommune. Det kan fremstå hensiktsmessig å gjennomføre et prosjekt som belyser Bergen kommunes kontraktsoppfølgingsrutiner i forbindelse med kontraherte bygge- og anleggsarbeid. Ad. pkt. C Internkontroll vurderinger pågår i oppstartet prosjekt; «Helhetlig gjennomgang av resultatenhet». Ad. pkt. D Vi viser til oppslag i media og til åpen høring i Komite for helse og omsorg om kommunens avlastningstjenester for utviklingshemmede i Bergen. Byombudet i Bergen kommune omtaler i sin årsmelding for 2012 ulike forhold bl.a. vedr. støttekontaktordninger til ulike brukergrupper (jf. Byombudets årsmelding for 2012 i vedlegg). Deloitte AS har forslag om prosjekt på området under kapittel 3.2 Andre prosjekter, jf. nr. 32; Støttekontaktordninger og avlastningstjenester til utviklingshemmede barn og unge. Området kan fremstå tilstrekkelig uten kontrollutvalgets aktivitet på nåværende tidspunkt. 3

4 Vi viser også til opplysninger som fremkom under kontrollutvalgets studietur om revisjonstilsyn med sykehjemmene i Danmark. Deloitte AS har forslag om prosjekt på området under kapittel 3, Særlig aktuelt fremstår prosjekt nr. 28; «Forvaltningsrevisjon av anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg» (rett standard/kvalitet). Ad. pkt. E Samhandlingsreformen er et av områdene som foreslås undersøkt i kapittel 3. Samhandlingsreformen ble innført med virkning fra Reformens visjon er «Rett behandling - på rett sted til rett tid». Fra Byrådet i Bergen kommune er saken «Samhandlingsreformen erfaringer og oppsummering 2012» på veg til Bystyret (jf. byrådssak 147/13 i vedlegg). Samhandlingsreformen er en reform som handler mye om omstilling, samt innføring av en annen måte å arbeide på som krever holdningsendringer. Sekretariatet mener derfor det ikke er hensiktsmessig å gå inn på området på nåværende tidspunkt (for tidlig). Ad. pkt. F Viktige prosjekter her fremstår å være prosjekt nr. 5 «Forvaltningsrevisjon av prosjektstyring i byggeprosjekter» og nr. 6 «Forvaltningsrevisjon av organiseringen av eiendom og utbygging» (ingeniørfaglig seniorkompetanse). Planer for nye prosjekter Prosjektene bør ikke starte opp før tidligere avtalte revisjoner er utført og rapportert. Til neste møte i kontrollutvalget bør det utarbeides forslag til prosjektplaner som skal danne grunnlag for gjennomføringen av prosjektene som kontrollutvalget velger ut. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ser behov for at det blir utført tilleggsrevisjon (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger) på følgende områder: Variabel lønn (jf. opplysninger fra regnskapsrevisor i møtet 28. mai) Kostnader på områder der internkontroll kan overstyres (jf. Vannverkssaken på Nedre Romerike, Undervisningsbygg) Kostnader som kan påvirkes av nære relasjoner Kontrollutvalget ber oppdragsansvar regnskapsrevisor utarbeide forslag til prosjektskisser for fremleggelse i høstmøte. 2. Kontrollutvalget ser behov for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon (RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon) av: kontraherte bygge- og anleggsarbeid, anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg (rett standard/kvalitet) prosjektstyring i byggeprosjekter (ingeniørfaglig seniorkompetanse) organiseringen av eiendom og utbygging (ingeniørfaglig seniorkompetanse). Kontrollutvalget ber oppdragsansvar forvaltningsrevisor utarbeide forslag til prosjektskisser for fremleggelse i høstmøte. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å ha drøftinger med revisorene i fm utarbeiding prosjektskissene på vegne av utvalget. Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 4

5 Vedlegg: Byrådet i Bergen kommune; Vedrørende Plan for forvaltningsrevisjon Svar på henvendelse Sammendrag av rapport; Riksrevisjonens undersøking av kommunane si styring og kontroll med tenester med nasjonale mål. Dokument 3:7 ( Byombudet årsmelding for 2012 Byrådssak 147/13; Samhandlingsreformen erfaringer og oppsummering