Plan for kontrollutvalgets virksomhet m/årsplan for 2011

Transkript

1 Bergen kommune Kontrollutvalget Saksnr: Saksbehandler: GYSP Delarkiv: KTRU-0224 Plan for kontrollutvalgets virksomhet m/årsplan for 2011 Kontrollutvalgets sekretariat

2 Tilsyn og kontroll, "etterprøving", som ledd i en kjede 1. Innledning Kontrollutvalget primære ansvar i hht Kommuneloven (KL) 77 er tilsyn med kommunen og revisjonen. Tilsynet gjennomføres på vegne av bystyret, som har hovedansvar for all kommunal virksomhet. Hvordan dette skal skje er bl.a. nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg (KRD 15/6-04) og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommune (KRD 15/6-04) og i et eget reglement vedtatt av bystyret sak Rammene for ansvars og oppgavedelingen mellom bystyret, kontrollutvalget og kommunerevisjonen er gitt i kommunelovens kapittel 12. Revisjonens uavhengighet ivaretas via styringslinjer kun fra Bystyret via Kontrollutvalget. Overordnet kan rolleinndelingen beskrives som skissert under. En prinsippskisse over aktørene 2. Kontrollutvalgets sammensetning Bystyret som har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen (KL 76), har valgt et kontrollutvalg (KL 77.1) som for 2011 vil ha følgende sammensetning til å forstå det løpende tilsynet på bystyrets vegne. Medlemmer Varamedlemmer 1. Knut R. Nergaard (H) 1. Jørgen Øydvin (H) 2. Jorunn Nerheim (H) 2. Per Hervik Heggebø (H) 3. Odd Rambøl (A) 3 Ina Hess (A) 4. Thorolf A. Braaten (FrP) 4. Aina Arnesen (FrP) 5. Lill Karin Dale (FrP) 5. Valborg Andreassen (Pp) 6. Hans Ebbing (SV) 6. Signe Helen Kaland (Sp) 7. Astrid Øien Halsnes (KrF) 7. Merete Birkeland (KrF) Kontrollutvalgets sekretariat

3 8. Geir Kjell Andersland (V) 8. Einar Naustdal (A) 9. Nora Lindén (R) 9. Frode Mannsåker (R) Utvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organ og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valgbarhet (KL 77 nr. 2). 3. Ansvarsområde Kontrollutvalget primære ansvar i hht Kommuneloven (KL) 77 er tilsyn med kommunen og revisjonen. Tilsynet gjennomføres på vegne av bystyret, som har overordnet ansvar for all kommunal virksomhet 1 Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3) Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4) Uttalelse om årsregnskapet ( 7) Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5.) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) Selskapskontroll (kap. 6) Selskapskontrollens innhold ( 14) Rapportering om selskapskontrollen ( 15) I kontrollutvalgsforskriftens kap. 7 fremkommer kontrollutvalgets særlige oppgaver: Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) Budsjettbehandlingen (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) ( 18) Kontrollutvalget skal være bindeleddet mellom revisjonen og bystyret og prioritere kontrolloppgaver med revisjonen som et utførende organ, og som bl.a. jobber ut fra bestillinger fra kontrollutvalget. Sekretariatet skal være kontrollutvalgets operative ledd og støtter kontrollutvalget revisjonsfaglig og med de praktiske forberedelsene. Kommunerevisjonen utfører finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og eventuelle granskninger i hht lover, forskrifter og revisjonsstander. Utvalget er ansvarlig for at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll, og sørger for å holde bystyret orientert gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. KL Saker som rapporteres og som det innstilles i til bystyret, blir sendt komiteene for uttale. Utvalgets leder og nestleder er medlemmer av bystyret og kan slik ivareta kontrollutvalgets møte- og talerett i bystyret når utvalgets saker behandles. Aktør Bystyret Koml 76 Byrådet Koml 20 Kontrollutvalget Koml 77 Oppgaver (kjernevirksomhet) Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Kommunal forvaltning gjenstand for betryggende kontroll (intern kontroll) Kommunal forvaltning i samsvar med lov, forskrift, instruks Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt Det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Bl.a. påse at det utføres: o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll o evt. granskninger og spesialoppdrag 1 Se diverse organisasjonskart vedr. Bergen kommune vedlagt Kontrollutvalgets sekretariat

4 Sekretariatet KU F 20 Revisjonen Koml 78 Saker til KU forsvarlig utredet Vedtak fattet av KU blir iverksatt Utføre og rapportere RR og FR iht god kommunal revisjonsskikk (RSer - profesjonsstandarder) 4. Møteplan Normalt holdes det møter i året. For 2010 vil det være avholdt 10 møter (04. januar, 2. februar, 23. mars, 04. mai, 18. mai, 08. juni, 21. september, 19. oktober, 16. november og 14. desember). Møtedatoer for høsten 2010 fastsettes i junimøtet. Kontrollutvalgets arbeidsutvalg har møter ca 2 uker før de ordinære møtene i kontrollutvalget og ellers ved behov. 5. Saksbehandlingen I kontrollutvalgsforskriftens kap. 8 fremkommer bestemmelsene om saksbehandling og sekretariat, slik som: Saksbehandling ( 19) Møte- og talerett i utvalgets møter ( 19) Sekretariat ( 20) Møtene blir holdt for lukkede dører. Medlemmene har signert taushetserklæring. Det er leder som ved behov uttaler seg til media, jf. ktru-sak Kommunerevisor er til stede i utvalgsmøtene og har uttalerett. Ordfører har møte- og talerett. Saker fra revisjonen til behandling i Kontrollutvalget bør være sekretariatet i hende før møtene i arbeidsutvalget. Sakslisten med dokumenter sendes utvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, byrådsleder og kommunerevisor. Sakslisten sendes for øvrig komiteene til orientering. Sakslisten, saksutredninger og møteprotokoller (som er offentlige) gjøres fortløpende tilgjengelige på internett. 6. Status på planleggingen Med basis i kontrollutvalgssak og (Econ-rapporten) fattet bystyret vedtak i sak om at systemet for planlegging både i revisjonen og kontrollutvalget skulle bedres. Det skulle rapporteres til bystyret på utviklingen: "6. Kontrollutvalgets tilsyns- og kontrollordninger skal forbedres og videreutvikles ved å styrke kommunens overordnede planer og system for regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 7. Innen utløpet av denne bystyreperioden legges det fram saker for bystyret som redegjør for bystyrekomiteenes og kontrollutvalgets arbeid med å ivareta og forbedre sine tilsyns- og kontrolloppgaver." Kontrollutvalgets sekretariat

5 Kontroll- og tilsynsprosessen Kontroll- og tilsynsprosessen Videre har Kontrollutvalget fattet vedtak om løpende risikovurdering, jf januarmøtet 07 - sak 6: "2. Kontrollutvalget ber kommunerevisjonen følge opp revisjonsplanene med kontinuerlige risikoanalyser og årlige rulleringer av planen for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalget vil ha seg forelagt en sak om kvalitetskontroll av arbeidet i kommunerevisjonen." Kontrollutvalget behandlet i møtet i hhv sak 24-10, sak og sak utkast til: plan for kontrollutvalgets virksomhet for 2010 strategisk plan for kommunerevisjonen virksomhetsplan for revisjonsåret 2009 (perioden ) Kontrollutvalget sluttet seg i hovedsak til planutkastene. 7. Planprosesser Kontrollutvalgets oppgaver er betydelige og krever at kontrollutvalget har tilstrekkelig oversikt over omfang og innhold i oppgaven (risikoanalyser). Gjennom årsplan kan det foretas prioriteringer med bakgrunn i risiko- og vesentlighetsbetraktninger som kan bidra til å gi best mulig resultat i forhold til ressursbruken. I en slik vurdering ligger også evaluering av erfaringer så langt i valgperioden og for tidligere perioder. Bergen kommunerevisjon er drevet i egenregi og i et slikt regime fungerer kontrollutvalget også som driftsstyre for revisjonen. Planen er derfor delt i: Tilsynsoppgaver Driftsstyreoppgaver Tilsynsoppgavene er igjen delt i tilsyn: A Gjennom revisors arbeid (dokumentasjon), herunder - regnskapsrevisjon - forvaltningsrevisjon - selskapskontroll B Gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Årsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for utredninger og/eller drøftinger i utvalget. Enkelte saker utvalget behandler er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. Kontrollutvalgets sekretariat

6 Tilsynet med kommunen bør ta utgangspunkt i dokumentbasert tilsyn av revisjonsproduksjonen, d.v.s. innhenting av kopi av sentrale dokumenter i revisjonsprosessen innen finansiell revisjon. Revisjonsåret går frem til 30. april ( ). Revisjonsplanene for finansiell revisjon bør oversendes/behandles av kontrollutvalget før sommerferien (i junimøtet). Rapporteringer fra revisjonen til kontrollutvalget bør skje gjennom kopi av alle nummererte brev, revisjonsberetninger, kvalitetskontroll og oppsummeringsbrev ved ferdigstilt revisjon før oppstart av ny revisjon /eller parallelt med denne. Sentrale forhold som kontrollutvalget bør innhente dokumentasjon på i revisjonsplanprosessen: Risikoanalyse som ligge til grunn for revisjonsutførelsen Risikoanalyse med henblikk på misligheter Risikoanalyser med henblikk på om Bergen kommune følger lover og forskrifter (RS 250) Risikoanalyser av tidligere rapporterte svakheter, herunder internkontrollsvakheter Analyser på revisjonsrisiko, jf. avvik ved kvalitetskontroller Risikoanalyser som andre utarbeider: o Intern revisjonen o Kommuneadvokaten o Byrådet o Komitéene o Byombudet Kontrollutvalgets sekretariat

7 Oversikt over områder som baserer seg på syklisk revisjon (dvs. ikke årlig revisjon) Fremlagt eventuell ekstern kvalitetskontroll som dokumentasjon på at god revisjonsskikk er ivaretatt i planprosessen, herunder: o o Revisjonsstandarder på oppgaver og plikter RS 200 Formål og generelle prinsipper for revisjon av regnskaper RS 210 Vilkår for revisjonsoppdrag RS 220 Kvalitetskontroll av revisjons av historisk økonomisk informasjon RS 230 Revisjonsdokumentasjon RS 240 Revisors oppgaver og plikter til å vurdere misligheter ved revisjon av regnskaper RS 250 Vurdering av lover og forskrifter ved revisjon av regnskaper RS 260 Kommunikasjon av revisjonsmessige forhold med dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll' Revisjonsstandarder på planlegging: RS 300 Planlegging av revisjon av regnskaper RS 315 Forståelse av foretaket og dets omgivelser og vurdering av risikoene for vesentlig feilinformasjon RS 320 Vesentlighet RS 330 Revisjonshandlinger for å håndtere anslått risiko Kontrollutvalgets sekretariat

8 8. Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalget skal på bystyrets vegne forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen (koml. Kapittel 12 og Kontrollutvalgsforskriften 4). Kontrollutvalgets tilsyn gjennomføres: A Gjennom revisors arbeid B Gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Som det fremgår under forrige kapittel Planer og rapporteringer vil kontrollutvalget i stor grad ivareta sitt tilsynsansvar gjennom skriftlige rapporteringer, kopi av sentrale dokumenter, og dessuten gjennom orienteringer fra kommunerevisor. A. Tilsyn gjennom revisors arbeid/dokumentasjon Som ordinære saker Revisjonsplan for revisjonsåret Kontrollutvalgets sekretariat

9 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter Behandling av rapporter om Eierskapskontroll (der dette er utført av revisjonen) Revisjonsberetning med orientering og eventuelt årsoppgjørsbrev fra revisor (både kommunen og eventuelle foretak) (finansiell revisjon). Revisors attestasjon og orientering i forbindelse med sluttregnskap for investeringsprosjekter Nummererte brev Undersøkelser utført av revisjonen på bakgrunn av bestilling fra utvalget. Saker om misligheter/uregelmessigheter Løpende orientering fra revisor i kontrollutvalgets møter Revisjonens halvårsrapport/årsrapport for revisjonsåret (jf. bykasserapporteringen knyttet til revisjonsberetningen) B Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Som saker til gjennomsyn; referatsaker og orienteringssaker For saker som ikke behandles som ordinære saker kan disse følges opp på følgende måte: o Gjennom Referat og orienteringer som er skriftlig eller gis muntlig i møtet. o Gjennom en egen Oppfølgingsliste hvor kontrollutvalget aktivt setter opp saker de ønsker orienteringer om eller vil følge opp på et senere tidspunkt. Gjennom møtedokumenter fra folkevalgte organ med beslutningsmyndighet. Tilbakemelding av vedtak i Bystyret i saker som er oversendt fra kontrollutvalget. Orientering (muntlig/skriftlig) om kommunens interne rutiner (etatsvis / enhetsvis / pr. rammeområde) på bakgrunn av årsmelding/årsregnskap. Redegjørelser fra administrasjonen i enkeltsaker. Tilsynsrapporter fra tilsyn med kommunen fra andre forvaltningsorganer (fylkesmann, helsetilsynet etc). Avgjørelser fra KOFA der kommunen har vært part. Møteinnkallinger og møteprotokoller fra generalforsamlinger i kommunale AS og representantskapsmøter i IKS. Samtaler med ordfører, byrådsleder, byråder mv i forkant av eller i møtet Som ordinære saker Årlig rapportering fra administrasjonen om status oppfølging av politiske vedtak. Plan for forvaltningsrevisjon med Overordnet analyse. Gjennomgang av kommunale planer, reglement etc. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter med orientering fra administrasjonen. Kontrollutvalgets sekretariat

10 Behandling av rapporter om Eierskapskontroll (der dette er utført av sekretariatet eller andre). Skatteregnskap (årlig) sammen med Skatteoppkrevers årsrapport med orientering fra skatteoppkrever, samt Skatteetatens kontrollrapporter. Økonomirapporter/regnskapsrapporter periodevis (kvartal/tertial) med orientering fra økonomisjef. Undersøkelser utført av sekretariatet på bakgrunn av bestilling fra utvalget. Andre måter Møte opp i bystyremøter, komiteer etc. Tilsynsbesøk/befaring hos de forskjellige enhetene i kommunen på bakgrunn av årsmelding/årsregnskap/sluttregnskap. Oppslag i pressen. Tips og varsling Oversikten samt eksemplene er ikke uttømmende. 9. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en uavhengig funksjon. Kontrollutvalget fører tilsyn med kommunerevisjon og er dessuten på bakgrunn av kontrollorganenes uavhengige stilling, tillagt styrelignende oppgaver i forhold til revisjonen for på den måten å sikre kommunerevisjonens uavhengighet i forhold til administrasjonen. Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning Aktuelle bestemmelser i lover og forskrifter: Kommunelovens (KL) 77 nr 4, 77 nr 5, 78 nr 1, 78 nr 2, 78 nr 5, 79: Forskrift om kontrollutvalg: Kontrollutvalgets sekretariat

11 5 Innhenting av opplysninger. 6 Regnskapsrevisjon. Forskrift om revisjon: 3: Revisjonens innhold, siste ledd. 4: Revisors plikter, 2. ledd. 8: Rapportering om forvaltningsrevisjon. 11: Krav til utdanning og praksis. 12: Krav til vandel. 15: Dokumentasjon av uavhengighet. Mulige og hensiktsmessige tilsyn kan utøves: Gjennom kopi av engasjementsbrev og andre avtaler med revisjonen. Gjennom kopi av dokumenter på revisjonsaktiviteter Kommunikasjon med revisjonen. Ved å påse at det føres granskinger når det avdekkes misligheter. Gjennom orienteringer/rapporter fra NKRFs kvalitetskontroll evt. andre eksterne kvalitetskontroller. Utviklingsplan (strategiplan) for revisjonen, herunder rapportering på balansert målstyring (SWOT - analyser, jf. Utviklingsdokument), bør skje knyttet opp til budsjettåret som løper fra 1.1 til Revisjonen vil da ha samme opplegg på utviklingsplan i egen organisasjon som resten av Bergen kommune Gjennom engasjementsbrev og andre avtaler med revisjonen Engasjementsbrev og andre avtaler som revisjonen har med oppdragsgivere kan være viktig. Gjennom engasjementsbrev avtales/tydeliggjøres tjenester som skal leveres. Andre tjenester må bestilles av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat

12 9.2. Gjennom dokumenter Kontrollutvalget har en årlig plikt til å foreta en kvalifikasjonskontroll av oppdragsansvarlig revisor, jf. revisjonsforskriften 15. Dette gjøres ved at revisor framlegger uavhengighetserklæring. Når nye oppdragsansvarlige revisorer tiltrer, eller for øvrig på forespørsel fra kontrollutvalget, framlegges dokumentasjon for utdanningskrav og vandelsattest, jf. revisjonsforskriftens 11 og 12. Det bør avgis uavhengighetserklæring for hvert oppdrag, også for kommunale foretak. Kontrollutvalget sørger for at årsregnskap/årsberetning for revisjonen blir underlagt begrenset revisjon og lagt frem for utvalget til orientering. Siden kommunerevisjonen er drevet i egenregi kan innsynsretten benyttes til revisjonens arbeidsdokumenter, og utvalget vil kunne nytte denne i spesielle tilfeller på overordnet nivå på enhetsnivå. Revisjonsstrategi for gjennomføring av revisjonsarbeidet bør framlegges kontrollutvalget minst en gang i året. o Så tidlig som mulig i revisjonsåret bør kontrollutvalgene få orientering om Revisjonsstrategien, jf. for øvrig opplisting under avsnittet Planprosessen for virksomheten. o Under regnskapsbehandlingen settes revisjonens rapportering med bakgrunn i strategien (årsrapport) som egen sak. Her redegjør revisor for de store linjene gjennom funn, konklusjoner, administrasjonens svar mv. Hvorvidt administrasjonen er til stede under denne rapporteringen eller ikke, må avgjøres i hvert enkelt tilfelle. o Det bør gjennom året foretas en løpende rapportering om hvordan strategien fungerer. Orienteringen om revisjonsstrategien tilpasses kontrollutvalget basert på følgende kriterier: 1. Risikobildet i kommunen (bykassen/foretak etc) 2. Størrelse og kompleksitet på oppdraget 3. Kontrollutvalgets interesse for spesielle områder innen regnskapsrevisjon o Det bør vies spesiell oppmerksomhet på de forhold som er tatt opp i nummererte revisjonsbrev/- rapporter Oppfølging av nummererte brev; Er svar fra administrasjonen tilfredsstillende? Videre oppfølging fra revisjonens side? Forhold som tilsier ny rapportering til KU? o Kontrollutvalget kan be revisjonen spesifikt om at det konkret blir foretatt tester av den interne kontrollen og be om å få rapport om resultatet utover det som kommer i nummererte brev. o Kontrollutvalget bør få tilsendt kopi av all vesentlig korrespondanse mellom revisor og administrasjonen o Forvaltningsrevisjonsrapporter. Innholdet i rapportene vurderes opp mot bestillingen 9.3. Kommunikasjon med revisjonen Fellesmøter (sekretariat og revisjonen) avholdes 2 3 ganger i året for å diskutere hvordan oppdragene løses og for å avklare samhandlingen. For øvrig bør det være løpende faglig kontakt. De oppdragsansvarlige revisorene kan møte i kontrollutvalgsmøtene. Spørsmål som det for kontrollutvalget kan være aktuelle å få svar på hos revisor: Kontrollutvalgets sekretariat

13 Vedr. plan for gjennomføring av revisjonsarbeidet: Er kommunens økonomiske rapportering tilfredsstillende? Er kommunens rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? Er kvaliteten på kommunens regnskapsføring tilfredsstillende? Har det vært uenighet med ledelsen, og hvordan er i så fall disse løst? Har samarbeidet med ledelse og ansatte for øvrig fungert tilfredsstillende? Har økonomipersonell og ledelse den nødvendige kompetanse? Er det forhold som revisor for øvrig har kommentarer til? Er det rapportert til kontrollutvalget om revisjonsarbeidet? Vedrørende årsregnskapet: Forhold som vil gi forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen? Er det avdekket feil i regnskapet som ikke er korrigert? Har det vært uenighet eller usikkerhet knyttet til regnskapsposter? Er selve regnskapsavslutningsprosessen tilfredsstillende organisert? Er det spesielle problemområder i forbindelse med revisjonen? Har revisor forslag til kvalitetsforbedringer vedr. økonomisk rapportering, rutiner eller intern kontroll? Vedrørende forvaltningsrevisjon: Dialog med forvaltningsrevisor i forhold til fremdriften av de bestilte prosjektene. Status bestillinger revisjonens evne til å utføre bestillinger innen rimelig tid. Interne forhold i revisjonen I tillegg er det naturlig å be om orientering fra revisjonssjefen om de øvrige ansattes uavhengighetsvurderinger, obligatorisk etterutdanning er gjennomført for alle ansatte, rutiner for oppdragsansvarlig revisors kvalitetssikring av de øvrige revisorenes arbeid 9.4. Granskninger Påse at det gjennomføres granskinger når det avdekkes misligheter. Her er det spesielle rutiner som skal følges Kvalitetskontroll Et viktig kontrollaspekt er å få framlagt rapportene når revisjonen har blitt gjenstand for ekstern kvalitetskontroll (NKRF eller andre). Det følger av lov og i medhold av lov at kontrollutvalget skal føre tilsyn med revisjonen. I denne sammenheng er det hensiktsmessig at utført kvalitetskontroll hos revisjonsenheten blir oversendt kontrollutvalget til orientering, da denne i hovedsak sier noe om revisjonens organisering, rutiner samt utførelse av revisjonsoppdraget hos en eller flere revisjonspliktige. (Revisjonsenhetene har ulik praksis på fremleggelse av utført kvalitetskontroll.) Møte- og aktivitetsplan Kontrollutvalgets sekretariat

14 for kontrollutvalget i Bergen kommune Myndighet Kontrollutvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver ifølge kommunelovens 77 nr 4, 5 og 6 kan oppsummeres slik: Påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon) Påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.v. (selskapskontroll). I tillegg har kontrollutvalget ansvar for å utarbeide forlag til budsjett for kontrollutvalget dets sekretariat og kommunerevisjonen. Videre skal utvalget avgi innstilling til bystyret om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. For en oversikt over Bergen kommunens forvaltningsområder og organisering, vises til vedlegg og til kommunens egen nettside. KOMMUNALE EIERINTERESSER Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper herunder interkommunale selskaper og i aksjeselskaper, jf. KL 77,5.ledd. Kontrollutvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner / fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme innsynsretten så fremt dette ikke er vedtaksfestet. Det overordnede formål med selskapskontrollen er å styrke forvaltningen av de kommunale eierinteresser. For oversikt over kommunens eierinteresser vises til note 12 i tilknytning til aksjer og andeler oppført i kommunens balanseregnskap for 2008 og/eller til rapport behandlet av kontrollutvalget sak Videre vises til bystyrevedtak i sak den : "2. Bystyret ber kontrollutvalget utarbeide en nærmere instruks for gjennomføring av selskapskontrollen som innarbeides i de ordinære retningslinjene. 3. Bystyret ber kontrollutvalget utarbeide en mer konkret og endelig plan for gjennomføring av den årlige selskapskontrollen der følgende element inngår: 1. Innholdet i en selskapskontroll. 2. Hvordan rapportering skal foregå 3. Hvilke prioriteringer som ønskes 4. Tidsrom for gjennomføring av planen." Disse bestillingene fra bystyret er ikke effektuert. REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalgets sekretariat

15 Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til bystyret før det tas opp til behandling. Byrådet skal ha kopi uttalelsen før det fortar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Gjeldende plan er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planen er utarbeidet av Bergen kommunerevisjon. For nærmere oversikt vises til planen som ble endelig behandlet av kontrollutvalget i møte den , sak 88/08 og vedtatt av Bystyret den sak Kontrollutvalget ytterligere bestilt to forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2010; jf. ktru-sak Forvaltningsrevisjon av Bergen og Omland Havnevesen og ktru-sak NAV-fellesprosjek. t SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret eller kontrollutvalget er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Gjeldende retningslinjer og plan er utarbeidet av Bergen kommunerevisjon, og ble behandlet av kontrollutvalget i sak 70-05, , og og vedtatt av Bystyret i sak BEFARING/TILSYNSBESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten kan det fremstår hensiktsmessig at kontrollutvalget også setter av tid til besøker ulike avdelinger av kommunens virksomhet. TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid, samt dokumentbasert tilsyn gjennom kopier av sentrale dokumenter. BESTILLING FRA BYSTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av bystyret, og vil prioritere innspill og forslag til saker / prosjekter kommunestyret ønsker fulgt opp. HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum. RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til bystyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. Kontrollutvalgets sekretariat

16 3 Møte- og aktivitetsplan for 2011 (mulige saker) Måned Dag Aktivitet Sakstyper Januar 25. Ordinært møte Årsmelding for kontrollutvalget for 2010 Årsmelding for kommunerevisjonen for 2010? Ressursplaner for revisjonsåret 2010, f.eks: Bykassen, foretakene, stiftelser/legater etc. Ressursfordeling interimsrevisjon og årsoppgjør. Syklusrevisjon - hvilke enheter Finansielle revisjonsplaner for revisjonsåret 2010, f. eks: Vesentlig hovedstrømmer; Lønn Kjøp av varer og tjenester Overføringer (ut/inn) Finans (ut/inn) Inntekter Balanseposter Plan for årsoppgjørsrevisjonen, f.eks: Tidsplan Instruksjonsbrev Kvalitetskontroll Rapporter på forvaltningsrevisjoner Februar Konferanse NKRF Kontrollutvalgskonferanse Mars 15. Ordinært møte Rapporteringer på interimsrevisjon for revisjonsåret 2010, f.eks: Nummererte brev (fra revisjonsårets start ) Revisjon av for eksempel: o Utførende enheter (drift) o Investeringsprosjekter o Staber (sentrale) Revisjon av risikoenheter, for eksempel: o Anskaffelser/kontraheringer (avvik) o Byggesak/plan o Kemneren - fakturering, inkasso etc. o Finans og betalingsstrømmer Revisjon av vesentlige enheter Revisjon av spesielle enheter, f.eks.: o Brannvesen o Boligetaten o It-avdelingen o Bergen kommunale bygg - etaten o Foretaket Bergen Bolig og Bygg Kontrollutvalgets sekretariat

17 Måned Dag Aktivitet Sakstyper Revisjon av personalrelaterte kostnader på ledende personell (jf. Kirkelig fellesråd saken), både drifts- og investeringsregnskapet April? Befaring? Revisjon av komplisere kostnader, f. eks: o Lisenskostnader o Mva o Kostnader mellom nære relasjoner Rapporter på forvaltningsrevisjoner Status på kontrollutvalget bestillinger Status selskapskontroll Kommunerevisjonens og Kontrollutvalgets delsregnskaper for 2010 Mai 10. Ordinært møte Uttalelse om årsoppgjør for 2010 på bakgrunn av: Årsregnskap Årsberetning Fullstendighetserklæring Oppsummeringsbrev Kvalitetskontroll, f. eks: o Sjekklister på risikostandardene Revisjonsberetning Rapporter på forvaltningsrevisjoner Kommunerevisjonens rapportering i fht virksomhetsplanen pr. 30/4 Juni 14. Ordinært møte Utviklingsplaner f.eks.: Organisasjonsutvikling Servicesamtaler Møte med ledelsene i Komitèene Møter med Kommunaldirektørene Kompetanseutvikling Effektivitets- og kvalitetsutvikling Balansert målstyring Evaluering året som gikk Status på tidligere vedtak i kontrollutvalget, f.eks: o Econ-rapporten (jf. Bystyrets vedtak) Rapportering regnskap/budsjett Administrative rutiner Juli? Rapporter på forvaltningsrevisjoner Status på kontrollutvalgets bestillinger Kontrollutvalgets sekretariat

18 Måned Dag Aktivitet Sakstyper August? September? Ordinært møte Planer for revisjonsåret 2011, f.eks: Ajourføring av risikoanalyser Rullering forvaltningsrevisjonsplan Rullering selskapkontroll Rapporter på forvaltningsrevisjoner Oktober? Ordinært møte Rapporter på forvaltningsrevisjoner November? Kommunerevisjonens rapportering i forhold til virksomhetsplanen pr Rapporter på forvaltningsrevisjoner Desember? Ordinært møte Rapporter på forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalgets sekretariat