Bergen kommune BKSAK gysp. Kontrollutvalgets årsrapportering

Transkript

1 Bergen kommune BKSAK gysp Kontrollutvalgets årsrapportering 0

2 1

3 Årsrapportering for INNLEDNING Kontrollutvalgets skal som et minimum årlig rapportere til Bystyret om sin virksomhet, jf. Kommuneloven (koml.) 77.6 og kontrollutvalgsforskriften). Denne rapporten viser oppgaver kontrollutvalget er pålagt gjennom lov og forskrift, og hvordan disse er løst og gir en samlet oppsummering av kontrollutvalgets arbeid gjennom året. 2. ANSVARSOMRÅDE Kontrollutvalget samt dets sekretariat er lovpålagt/-regulert. Bystyret har det overordnete kontrollansvaret i kommunen for all kommunal virksomhet, og kontrollutvalget er valgt til å føre løpende kontroll og tilsyn med forvaltningen på bystyrets vegne (koml. 77). Tilsynsoppgaven gjelder alle organer og personer i kommunen, også de folkevalgte. I tillegg skal kontrollutvalget påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, både når det gjelder regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, og at det gjennomføres selskapskontroller. Hvordan tilsynet skal skje, er bl.a. nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg (KRD 15/6-04) og i et eget reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune vedtatt av Bystyret ( ). Kontrollutvalgets myndighet er knyttet til utførelsen av utvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver. Dette innebærer m.a. å systematisk iverksette forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser, samt å påse at kommunens årsregnskap blir betryggende revidert. Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en egen adskilt funksjon, uavhengig av byrådet og den kommunale administrasjonen. Bystyrets to kontrollinjer og kontrollutvalgets rolle Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3): o Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4): o Uttalelse om årsregnskapet ( 7) o Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5): o Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) o Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) o Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) 2

4 Selskapskontroll (kap. 6): o Selskapskontrollens innhold ( 14) o Rapportering om selskapskontrollen ( 15) Særlige oppgaver (kap. 7): o Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) o Budsjettbehandlingen for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen ( 18) Saksbehandling og sekretariat (kap. 8): o Saksbehandling ( 19) o Møte- og talerett i utvalgets møter ( 19) o Sekretariat ( 20) Kontrollutvalget innstiller til valg av revisjonsordning, mens Bystyret vedtar hvilken ordning kommunen skal ha. Etter vedtak i Bystyret i 2011 har kommunen ved virkning fra kjøpt revisjonstjenester eksternt. Det ble da inngått kontrakter med to revisjonsfirma, BDO AS (oppdragansvarlig regnskapsrevisor) og Deloitte AS (oppdragsansvarlige forvaltnings- og selskapskontrollrevisor) om levering av kommunens, og de kommunale foretakenes, lovpålagte revisjonstjenester. Disse kontraktene utløp I 2016 har Kontrollutvalget gjennomført nye anbudskonkurranser om levering av revisjonstjenester. Etter dette er de samme selskapene valgt som revisorer: BDO AS som oppdragsansvarlig regnskapsrevisor i 4 år fra og Deloitte AS som oppdragsansvarlige forvaltnings- og selskapskontrollrevisor i 2 år (+ opsjon på 2 år) fra starten av Kontrollutvalget er bindeleddet mellom revisor(ene) og bystyret. Revisorene er utførende funksjoner, og jobber bl.a. ut fra bestillinger fra kontrollutvalget når det gjelder forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og avtalte kontrollhandlinger, undersøkelser og analyser. Oppgavene utføres iht. lover, forskrifter og revisjonsstander. Det rapporteres til kontrollutvalget i nummererte brev og rapporter om resultatene av revisjonene. Utvalget følger opp revisorenes rapporter. Utvalget påser slik at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll med forvaltningen i kommunen, og sørger for å holde bystyret orientert om dette gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. koml KONTROLL I ET PARLAMENTARISK SYSTEM Bergen kommune har valgt en parlamentarisk styringsform. Formelt sett er det ingen forskjell mellom kommuner med formannskapsmodell og kommuner med en parlamentarisk styringsmodell når det gjelder kontrollutvalgets roller og oppgaver. I den parlamentariske modellen er et politisk valgt kommuneråd ansvarlig for administrasjonen. I en formannskapsmodell er administrasjonssjefen den øverste leder for administrasjonen. Forskjellen i styringslinjer kan føre til at saker som kontrollutvalget behandler, i større grad kan få politiske konsekvenser i en parlamentarisk modell. Grunnen til dette er at de øverste ansvarlige for tjenesteområdene i kommunen er politisk valgt. Når kontrollutvalget gjennomfører undersøkelser av forvaltningen, må administrasjonssjefen i kommuner som styres etter formannskapsmodellen ta ansvar for eventuelle avvik som blir avdekket. I en parlamentarisk modell vil det være det politisk valgte byrådet eller byråden som er ansvarlig. Saker som utvalget rapporterer og innstiller i til bystyret, blir av bystyrets forretningsutvalg sendt via komiteene for eventuell uttale. Kontrollutvalgets saksframlegg og innstilling skal gå uendret til bystyret. Utvalgets leder og nestleder har vært medlemmer av Bystyret og ivaretatt kontrollutvalgets møte- og talerett der når utvalgets saker behandles. Kontrollutvalgets saksbehandling skjer i samsvar med bestemmelsene i 77 i kommunelovens kapittel 6 og i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget har eget sekretariat (revisjonsforskriftens 20) som er utvalgets operative ledd, og som revisjonsfaglig tilrettelegger kontrollvirksomheten profesjonelt. 3

5 4. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organer og administrasjonen er ivaretatt gjennom krav til valgbarhet (koml. 77 nr. 2) og organisasjonsmessige plasseringer. Funksjonen som kontrollorgan betinger en uavhengig stilling i forhold til den som kontrolleres, dvs. forvaltningen. Det samme gjelder utvalgets sekretariat. Bystyret som har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen (koml. 76), velger kontrollutvalg (koml. 77.1) i sitt konstituerende møte, etter valg av ordfører, til å forstå det løpende tilsynet på bystyrets vegne. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner stilles det krav om at kontrollutvalget skal ha minst tre medlemmer, hvorav minst ett skal være medlem av bystyret. Kontrollutvalget i Bergen kommune består av 9 medlemmer med personlige varamedlemmer. I Bystyrets møte 28. oktober 2015 sak 275/15 ble det valgt kontrollutvalg for perioden , der både leder og nestleder er medlemmer av Bystyret. Bystyret valgte Robert Monsen (H) som leder og Thor Brekkeflat (A) som nestleder for kontrollutvalget i valgperioden. Disse har vært frikjøpt med hhv 25 % og 15 % i Kontrollutvalget har hatt følgende sammensetning fra : Medlemmer Varamedlemmer 1. Thor Brekkeflat nestleder (A) 1.. Arild Inge Frantzen (A) 2. May Britt Tabak (A) 2. Torill Helland (A) 3. Robert Monsen leder (H) 3. Alfa Merete Sefland (H) 4. Ingrid Reitan (H) (H) 4. Therese Chr. Hjortland (H) 5. Hallstein Aadland (FrP) 5. Nils Haaland jr. (FrP) 6. Steinar Nørstebø (SV) 6. Ragnhild Hedemann (SV) 7. Karl Johan Halleråker (KrF) 7. Astrid Øien Halsnes (KrF) 8. Stian Skår Ludvigsen (V) 8. Gunn Vivian Eide (V) 9. Mathias Hunskår Furevik (R) 9. Brita Toppe (SP) Likestilling Utvalgets kjønnssammensetning i 2016 var slik at det av 9 medlemmer var 2 kvinner og 7 menn, dvs. en kvinneandel på 22,2 %. Av 9 varamedlemmer var 7 kvinner og 2 menn, dvs. en kvinneandel på 77,8 %. 5. AKTIVITETER I Administrative forhold Møter Utvalget har avholdt 12 møter (19. januar, 16. februar, 15. mars, 19. april, 18. mai, 6. juni, 20. september, 18. oktober, 31. oktober, 15. november, 22. november og 20. desember). Sakslistene omfatter i alt 129 saksnummer, i dette ligger både administrative og revisjonsfaglige saker. Møtene i Kontrollutvalget er åpne og kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 gjelder. Ved behandling av taushetspliktig informasjon i utvalget, lukkes møtene med henvisning til aktuell lovhjemmel. Det er leder som ved behov uttaler seg til media. I forbindelse med konkurranseutsetting av revisjonskontraktene nedsatte kontrollutvalget en arbeidsgruppe bestående 5 kontrollutvalgsmedlemmer og sekretariatet. Kontrollutvalgets sekretariat har vært ledet av statsautorisert revisor siden Sekretariatet påser at saker som behandles av utvalget er forsvarlig faglig utredet og forberedt, og at utvalgets vedtak blir iverksatt mm. Kommunens revisorer er til stede i utvalgsmøtene ved behov og har uttalerett. Ordfører har møte- og talerett i utvalgets møter, og har rett til å få eventuelle uttalelser protokollert. Ordføreren har vært til stede i ett møte, og har ikke benyttet uttaleretten i utvalgets møter. 4

6 Møteinnkalling med saksliste og dokumenter har blitt sendt til utvalgets medlemmer og varamedlemmer, kommunens revisorer, ordfører og byrådsleder. Utvalget innførte papirløs saksbehandling i Sakslister, saksutredninger og møteprotokoller har fortløpende blitt gjort tilgjengelige på internett og på kontrollutvalgsmedlemmenes nettbrett i emeetings Fagkonferanser, -kurs Medlemmer fra kontrollutvalget deltok i 2016 på følgende faglige arrangementer: Nordhordland Revisjon AS, «Kontrollutvalet, kva og korleis» på Alvær hotell 20. januar 2016 Norges kommunerevisorforbund (NKRF) sin «Kontrollutvalgskonferanse 2016» som ble avholdt på Gardermoen februar 2016 FKTs Fagkonferanse på Gardermoen juni 2016 Atea Community, november Kontrollutvalgets plansystem Virksomhetsplan med møte og aktivitetsplan For å målrette kontrollutvalgets arbeid med å se til at kommunens har en forsvarlig revisjonsordning og at det føres tilsyn med forvaltningen, vedtar utvalget årlig planer for sin virksomhet. Disse hensyntar bl.a. regnskapsrevisjonssyklusen/-planene, samt kjente frister på bestillingsrevisjoner etter planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og frister på oppfølgingsrapporteringer av eventuelle bystyrevedtak i fm revisjonsrapporter/-undersøkelser. Kontrollutvalget har i 2016 arbeidet etter «Plan for kontrollutvalgets virksomhet med møte- og aktivitetsplan for 2016» som utvalget fastsatte i møter i november 2015 og januar Utkast til plan for kontrollutvalgets virksomhet, med møte- og aktivitetsplan for 2017 ble lagt frem og godkjent i møtet Plan Gjennomføring Evaluering Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har et ansvar for å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Detter er knyttet til flere forhold: At revisjonen skjer i samsvar med lover, regler og god kommunal revisjonsskikk At revisor oppfyller krav til uavhengighet og kvalifikasjoner At revisjonen følger eventuelle avtaler inngått mellom revisor og kontrollutvalget Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor skal orientere kontrollutvalget om sin overordnete revisjonsstrategi for revisjonsåret, om funn og vurderinger etter interimsrevisjoner og konklusjoner etter årsoppgjørsrevisjoner. I møtet orienterte oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Terje Tvedt fra BDO AS om vesentlige forhold fra revisjonen av årsregnskapet for Bergen kommunes og særregnskapet for Bergen Vann KF for I møtet orienterte regnskapsrevisor om risikoforhold i kommunens regnskaper og om planlagt strategi for revisjonen av regnskapsåret Revisor skal årlig legge frem en vurdering av sin uavhengighet for oppdragsgiver og utvalget behandlet i samme møte revisors uavhengighetserklæring knyttet til revisjonsåret

7 For at kontrollutvalget skal kunne ha en oppfatning av om regnskapene blir revidert på en betryggende måte, bør kontrollutvalget ha kunnskap om hva revisjonsarbeidet omfatter og om eventuelle avgrensninger i dette. Et engasjementsbrev fra revisor vil kunne informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Revisjonsstandard 210 omhandler vilkårene for et revisjonsoppdrag og engasjementsbrev. Engasjementsbrev fra BDO som Bergen kommune på ny har inngått kontrakt med om levering av regnskapsrevisjonstjenester fra , ble lagt fram for kontrollutvalget i møtet Utvalget samtykket i vilkårene som fremgikk i brevet. Om regnskapsrevisors rapporteringer i nummererte brev og rapporter i se pkt A. Forvaltningsrevisjon Minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at Bystyret er konstituert, skal kontrollutvalget utarbeide rammeplaner for forvaltningsrevisjon som bygger på overordnete risiko- og vesentlighetsanalyser. Planen vedtas av Bystyret. Bystyret vedtok i møtet «Rammeplan for forvaltningsrevisjon for perioden ». Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer og/eller endringer i planen. Kontrollutvalget har i 2016 med bistand fra Rogaland Revisjon IKS, utarbeidet ny overordnet risikoanalyse av kommunens virksomhet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden Planen ble behandlet av kontrollutvalget og videresendt Bystyret for godkjenning. Om forvaltningsrevisors rapporteringer i se pkt B. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal føre kontroll med forvaltningen av kommunes interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som skal bygge på en analyse av risiko av kommunens eierinteresser i selskaper. Planen vedtas av bystyret. Bystyret vedtok Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget fikk fullmakt til å vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. Dessuten til å endre planen. Kontrollutvalgets startet arbeidet med ny plan for selskapskontroll for perioden i møtet Det ble da bestilt en skisse hos Deloitte for en eierskapskontroll av kommunens eierskapshåndtering generelt. Prosjektskisse ble behandlet og ble godkjent i møtet Kontrollen kunne danne grunnlag for den nye planen. Om rapporteringer fra kontrollen - se pkt D. Misligheter Kontrollutvalget kan ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av den ordinære revisjonsplikt- og planer. Utvalget har bestilt og behandlet rapporter fra slike undersøkelser. Om rapporteringer - se under pkt E Årsrapportering/evaluering Kontrollutvalget avgir sin lovpålagte årsrapportering innen 1. halvår til Bystyret om sin virksomhet foregående år. Utvalget behandlet slik årsmelding for 2015, og avga innstilling til Bystyret om denne, i møtet Bergen kommunes revisjonskontrakter med BDO AS og Deloitte AS utløp I den forbindelse hadde kontrollutvalget bedt om en «grundig evaluering av den foreliggende revisjonsordningen» i kommunen før innhenting av nye anbud på oppdragene. Rapporten, Evaluering av revisjonsordningen, som ble behandlet av kontrollutvalget i desember 2015, ble behandlet av Bystyret i Bergen i januar 2016 og fattet følgende vedtak: 6

8 «Bystyret tar rapporten Evaluering av revisjonsordningen til orientering og ber Kontrollutvalget vurdere opplysningene i rapporten i det videre arbeidet med konkurransegrunnlaget før utlysing av revisjonstjenester, og i utforming av nye kontrakter.» Regnskap og budsjett Bystyret vedtar samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, herunder utgifter til kontrollutvalget, sekretærbistand og revisjonstjenester (tjenesteområde 15, ansvarssted , og ). Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett som bare kan endres av bystyret, jf. 18 i forskrift om kontrollutvalg. Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2016 har samlet vært på 10.3 mill. kroner (10 mill. kr i 2015, 10 mill. kr i 2014, 11 mill. kr i 2013 og 19 mill. kr i 2012), mens regnskapet for 2016 viser kostnadsført 6.9 mill. kroner (6.2 mill. kr. i 2016, 8.7 mill. kr i 2014, 6 mill. kr i 2013 og 16.7 mill. kr i 2012). I tilknytning til avviklingen av Bergen kommunerevisjon foretok Kontrollutvalget ved årsskiftet 2012/2013 en fondsavsetning på 3.3 mill. kr til usikre forpliktelser knyttet til avvikling av kommunerevisjonen, herunder arkiver og studiepermisjoner for tidligere ansatte. Det har ikke påløpt kostnader til dette i 2016, heller ikke i (Kostnader påløpt i 2014 var 0,8 mill. kr og i 2013 påløp det 1,9 mill. kr). Fondsavsetningen er på kr. 0,6 mill. kr. pr Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 i møtet og tilrådde Bystyret å godkjenne en budsjettramme på 11,1 mill. kroner for kontrollutvalgets virksomhet Andre saker Kontrollutvalget har hatt oppe ulike saker for drøftelse, herunder: Valg av revisorer Arbeidsutvalgsgruppe Klagesak vedr. Foreningsgaten 3 Sykefravær utvalgte barnehager Kontrollutvalgets oppgaver og arbeidsform ( ) Saker i arbeid status Overholdelse av svarfrister på kontrollutvalgets henvendelser Kontrollutvalgets budsjett for 2017 Arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat 7

9 Ulike referatsaker blir lagt frem for utvalget under sakstittelen "Saker til gjennomsyn". 5.2 Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen (koml. 77.1) Kontrollutvalget har i stor grad løst sitt tilsynsansvar ved å videreføre arbeidet med å undersøke om kommunen har etablert en betryggende og hensiktsmessig intern kontroll. Dette er gjort gjennom regnskapsrevisjon, herunder avtalte kontrollhandlinger, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og andre undersøkelser. Resultatene fra undersøkelsene er formidlet i skriftlige og muntlige rapporteringer som har utgjort en del av sakene som har vært oppe i møtene. Oppdragsansvarlige revisorer har i den forbindelse gitt både skriftlige og muntlige orienteringer i utvalgsmøtene. Det samme har byrådet/administrasjonen Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser o.l. Kontrollutvalget har behandlet forespørsler fra andre og selv tatt opp enkeltsaker. I 2016 har dette omfattet: Etter et arrangement våren 2015 som fikk betegnelsen «cruisesaken» vedtok i møtet sak å gjennomføre en undersøkelse med særlig fokus på Bergen kommunes rolle i saken. Undersøkelsen skulle sees i forlengelsen av BDO-rapporten Evaluering av Bergen kommunes overordnede arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet. BDO AS ble bedt om å undersøke Byrådsleders avdeling og Bystyrets kontor, og dessuten en underavdeling av Byrådsleders avdeling, Bergen brannvesen. BDO AS gjennomførte kontrollutvalgets bestilling og mottok tre rapporter i møtet , sak 57-16: 1. Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet 2. Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet 3. Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet Utvalget vedtok å sende rapportene til Byrådet og Bystyrets kontor for eventuelle kommentarer. Kontrollutvalgets rapportene ble sammen med kommentarer fra administrasjonen lagt frem for kontrollutvalget til endelig behandling i møtet Rapportene ble tatt til orientering og videresendt Bystyret med innstilling til vedtak Kontrollutvalget vedtok å innhente en uavhengig juridisk vurdering av hvorvidt beboerne i nedbørsfeltet på Selsviksiden og Jordalssiden av Jordalsvannet er likebehandlet. Deloitte Advokater AS fikk oppdraget og rapport etter undersøkelsen ble behandlet av Kontrollutvalget i møtet og videresendt Bystyret som behandlet saken i møtet sak Bystyret tok opplysningene i rapporten til orientering og ba kontrollutvalget vurdere om det er andre tilgjengelige dokument utover de framlagte som kan være relevante for en juridisk vurdering av påstått ulikebehandling, og i så fall sørge for tilgang til disse. Kontrollutvalget har bedt Deloitte Advokatfirma AS om å gjøre en utvidet undersøkelse. Sertifikatlån og fonds i Bergen kommunes regnskaper fikk fremlagt oversikter over Bergen kommunes sertifikatlån og fondsavsetninger. Regnskapsrevisor orienterte i møtet om Bergen kommunes finansreglement som kommunen har utarbeidet i tråd med lov og forskrift. Som kopimottaker av Skatteetatens rapport Kontrollrapport vedr. kemnerfunksjonen i Bergen kommune fikk kontrollutvalget rapporten fremlagt våren Rapporten ble tatt til orientering og videresendt Bystyret til orientering. Kontrollutvalget behandlet sak om oppfølging av rapporten Anskaffelser, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg i møtet sak Utvalget vedtok å gjennomføre en undersøkelse som skal ha følgende formål: Å bringe klarhet i om lønns- og arbeidsforholdene for sykepleiere ansatt i Orange Helse AS er og har vært i overenstemmelse med norsk lov og i samsvar med gjeldende kontrakt med Bergen kommune. I kontrollutvalgets møte møtte representanter fra byrådet, innkjøpsseksjonen og kommuneadvokaten for å orientere om status i saken. I møtet fikk kontrollutvalget fremlagt 8

10 kommunens egenevaluering i rapporten Kontroll med lønns- og arbeidsvilkår hos Orange Helse. Utvalget tok rapporten til orientering og ba om å få fremlagt en sak om mulige fremtidige bestillinger av revisjonsprosjekter vedrørende kommunens intern kontroll på området oppfølging av kontrakter med eksterne leverandører. Kontrollutvalget behandlet i møtet , og saker vedrørende en klage på tildeling av ledige lokaler i Mathallen. Utvalget slo fast at det ikke var et klageorgan, men at utvalget ønsker at det blir gjennomført en uhildet gjennomgang knyttet til tildelingen. I møtet ba Kontrollutvalget sekretariatet i om å innhente opplysninger fra byggesaksavdelingens statistikk over fagavdelingens ulike innstillinger kontra de politiske vedtakene. I møtet fikk kontrollutvalget fremlagt Byråd for byutviklings tilbakemelding på Kontrollutvalgets forespørsel der fagnotat fra byggesakssjefen var vedlagt. Byråd for byutvikling var til stede, svarte på spørsmål og orienterte. Utvalget tok opplysningene til orientering. I Kontrollutvalgets møte fikk utvalget bl.a. fremlagt en epost fra Øvre-Eide Gård, der det ble stilt spørsmål ved en leieavtale som Bergen kommune hadde inngått i Utvalget ba en skriftlig redegjørelse fra byråd for byutvikling vedrørende forholdet. I møtet fikk kontrollutvalget fremlagt Byråd for byutviklings tilbakemelding på Kontrollutvalgets forespørsel. Byråden var til stede, svarte på spørsmål og orienterte. Utvalget tok opplysningene til orientering. Klage over sen saksbehandling fra Kommunal rapport høsten I kontrollutvalgets møte fikk kontrollutvalget fremlagt finansbyrådens egenevaluering på inntektsområdet. Rapporteringen viste at byrådet har iverksatt et nødvendig og tillitsvekkende internkontrollarbeid på inntektsområdet, og rapporten ble tatt til orientering. Under saken Eventuelt i møtet og drøftet kontrollutvalget oppslag i media om Kidsabarnehagenes regnskaper. Kontrollutvalget ønsker tilsendt rapportering fra arbeidet med kommunens undersøkelser av økonomien og regnskapene til Kidsa-barnehagene. Under saken Eventuelt i møtet drøftet kontrollutvalget henvendelser fra beboere i Fløen vedr. Fylkeskonservatorens graving i parsellhagen i Fløen. Under saken Eventuelt i møtet var utvalgets medlemmer enige om å innhente opplysninger fra Kommuneadvokaten om lønn- og arbeidsforhold for støttekontakter i Bergen kommune Tilsyn gjennom revisjonens arbeid/dokumentasjon Kontrollutvalgets gjennomfører sitt løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen med revisorene som utførende organ. A Regnskapsrevisjon En vesentlig del av revisjonsarbeidet er innrettet mot bykasseregnskapet og et kommunalt foretak. Revisjonsberetninger til Bystyret i Bergen kommune utarbeides av kommunens regnskapsrevisor. Kontrollutvalget skal etter dette avgi uttalelse til Bystyret om det enkelte årsregnskap før årsregnskapet behandles/vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være Byrådet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til Bystyret. Kontrollutvalget gav i møtet uttalelser til Bergen kommune regnskaper for 2015, dvs.: Årsregnskapet for Bergen kommune Særregnskapet for Bergen Vann KF Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Terje Tvedt fra BDO AS var til stede i møtet. Han orienterte om revisjonen av årsregnskapene, svarte på spørsmål og delte ut presentasjonen «Oppsummering av vesentlige forhold fra revisjonen 2015». 9

11 Revisors rapportering i form av nummererte brev følger av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv av 15. juni 2004, jf. 4. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 påser kontrollutvalget at de forhold revisor har tatt opp i nummerert brev blir fulgt opp, jf. 8. I møtet fikk Kontrollutvalget fremlagt saker med følgende nummererte brev sammen med kommentarer fra administrasjonen: Nummerert brev nr. 6 Bergen kommune, Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper 2014 Nummerert brev nr. 3 Bergen Vann KF. Revisjonen for regnskapsåret 2014 Kontrollutvalget vedtok å sende tilbakemeldingen til regnskapsrevisor for oppfølging og å sende saken til Bystyret til orientering. Kontrollutvalgets fikk i møtet fremlagt revisors rapporteringer om revisjonen for 2015 i følgende nummererte brev: Nummerert brev nr. 7 Bergen kommune, Revisjonen for regnskapsåret 2015 Nummerert brev nr. 4 Bergen Vann KF, Revisjonen for regnskapsåret 2015 Kontrollutvalget vedtok å sende brevene til Byrådet og foretakets ledelse for uttalelse. Kontrollutvalget behandlet sak om revisors rapportering i nummerert brev nr. 7 vedrørende kommunens årsregnskap sammen med tilbakemelding fra finansbyråden i møtet , og revisors rapportering i nummerert brev nr. 4 vedrørende Bergen Vanns særregnskap sammen med tilbakemelding fra foretakets ledelse i møtet Kontrollutvalget vedtok i begge sakene å sende tilbakemeldingene til regnskapsrevisor for oppfølging og å sende sakene til Bystyret til orientering. I møtet fikk Kontrollutvalget fremlagt saker med følgende nummererte brev sammen med kommentarer fra administrasjonen: Nummerert brev nr. 6 Bergen kommune, Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper 2014 Nummerert brev nr. 3 Bergen Vann KF. Revisjonen for regnskapsåret 2014 Kontrollutvalget vedtok å sende tilbakemeldingen til regnskapsrevisor for oppfølging og å sende saken til Bystyret til orientering. I møtet fikk Kontrollutvalget fremlagt Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper 2015 Kontrollutvalget merket seg konklusjoner, funn og avvik revisor rapporterte om og at mange av forholdene var tatt opp tidligere år, og sendte rapporteringen fra BDO AS til Byrådet for uttalelse. I møtet mottok utvalget uttalelse fra helsebyråden. Saken ble tatt til foreløpig orientering og er på veg til Bystyret. A1 Utvidet regnskapsrevisjon / ISRS Avtalte kontrollhandlinger Revisjon av kommunens årsregnskap innebærer å bekrefte at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. Gjennom lovfestede regler om «minimumsrevisjon», dvs. revisjonsmandatet, bestemmer kommuneloven hva kommunerevisor skal gjøre, mens revisjonsstandardenes oppgave er å bestemme hvordan revisjonsarbeidet skal utføres. I tidligere tider (frem til ca. 1995) var det tradisjon for større forskjeller mellom kommunal og privat revisjon. Da gjorde den kommunale revisor mer arbeid (og brukte mer tid) enn sin kollega i privat revisjon. Etter innføring av felles revisjonsstandarder og justering av revisjonsmetodikken i kommunal sektor, er det i dag svært små forskjeller mellom revisjon av kommuneregnskap og regnskap i privat sektor. Regnskapsrevisjonen har mer preg av å være «hyllevare», med mindre spillerom for regnskapsrevisors skjønn. Gjennom regnskapsrevisors rapporteringer og orienteringer i møter blir kontrollutvalget kjent med funn og vurderinger etter interimsrevisjoner, og med konklusjoner etter årsoppgjørsrevisjonen. Videre kjent med den overordnete revisjonsstrategien for revisjonsåret, herunder risikoområder og vesentlighetsgrenser. 10

12 Kontrollutvalget får et ansvar for å bestille tilleggsrevisjoner dersom de mener at «minimumsrevisjonen» ikke gir tilstrekkelig trygghet. Dette har med risikovillighet å gjøre. For å minimere et mulig «forventningsgap» mellom kontrollutvalget og revisor har Kontrollutvalget bestilt prosjekt vedrørende utvidede revisjoner (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger) på eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold på ulike områder hos regnskapsrevisor. Da Bystyret behandlet Nummerert brev nr. 6 Bergen kommune. Revisjon av beboerregnskap 2014, vedtok Bystyret bl.a. (jf. vedtakspunkt 4): For å være sikker på at det ikke er penger på avveie i beboeregnskap ber Bystyret kontrollutvalget om å iverksette tilleggsrevisjon for å få avklart hvorvidt rutinene vedrørende beboerregnskap nå er på plass og virker slik at revisor ikke lenger trenger å ta forbehold om kommunen forvalter beboermidler på reglementert måte. Revisjonen skal gjennomføres innen 30. april Kontrollutvalget fikk fremlagt og godkjent skisse på slik tilleggsrevisjon i møtet I møtet fikk utvalget framlagt rapporten «Status beboerregnskaper pr » med resultater fra revisjonen. Bystyret fikk fremlagt rapporten og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret tar BDOs synspunkter på rutinehåndbok og opplysninger om status på tiltak på området beboerregnskap etter tilleggsrevisjonen ved kommunens alders- og sykehjem i revisjonsrapporten «Status beboerregnskap pr » til etterretning. 2. Bystyret ber Byrådet vurdere å gjennomføre organisatoriske tiltak på området beboerregnskap ved kommunens alders- og sykehjem. 3. Bystyret ber Byrådet om tilbakemelding via kontrollutvalget på resultatene av slike vurderinger innen I møtet behandlet utvalget samlerapporten «Forvaltning av tjenestemottakers midler og håndtering av økonomiske midler i hjem» fra tilleggsrevisjon fra i 2015 på to bestillinger: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende Kontrollutvalget sendte rapporten til Byrådet for uttalelse. Sak med tilbakemelding fra ble behandlet i Kontrollutvalget og er på veg til Bystyret med følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporteringen fra BDO AS fra april 2016 etter avtalte kontrollhandlinger (ISRS 4400) om mislighetsrisikoforhold i rutinene for Forvaltning av tjenestemottaker midler og Håndtering av økonomiske midler i hjem i Bergen kommune, samt opplysningene i Byråd for finans, innovasjon og eiendom til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet gi tilleggsopplysninger til Kontrollutvalget på to utydelig besvarte forhold som er omtalt i rapporten innen utgangen av Dette gjelder: a. Det framstår ikke å være tenkt på pengeforvaltning/kontantforvaltning i bofellesskap for psykiatri og rus. b. Pasientregnskapene på f.eks. Landås Menighet Eldresenter og Betanien har ukjent status. I møtet behandlet utvalget sak med rapporten: «Prosjekter og særattestasjoner». Rapporten ble tatt til orientering og videresendt Bystyret som i møte bad Byrådet rapportere via Kontrollutvalget om status på den videre oppfølgingen av rapportens funn og anbefalinger innen utgangen av I møtet behandlet kontrollutvalget saken «Mulige uavhengige tilleggsrevisjoner høsten 2016». Utvalget ba oppdragsansvarlig regnskapsrevisor utarbeide forslag til prosjektskisser på revisjoner innen sikkerhet og beredskap. Kontrollutvalget behandlet og godkjente prosjektskisser i møtet for gjennomføring av avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget i sentraladministrasjonen, i skoler og barnehager, og i institusjoner under Byrådsavdeling for helse og omsorg (med ferdigstillelse februar/mars 2017). 11

13 B Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget behandlet sak om Plan for forvaltningsrevisjon senhøstes 2012 og Bystyret behandlet planen i møtet Bystyret vedtok: 1. Bystyret godkjenner rammeplanen for forvaltningsrevisjon for perioden som innebærer at det i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjoner på anskaffelser, kontraktsoppfølging/prosjektstyring, internkontroll vurderinger, myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, samhandling, miljø og bærekraftig byutvikling. 2. Bystyret gir Kontrollutvalget fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta og iverksette de enkelte prosjektene, foreta nødvendige endringer i planen i planperioden og ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av revisjonsplikten. 3. Kontrollutvalget gir bystyret en tilbakemelding ved bruk av den delegerte fullmakten. Kontrollutvalget har behandlet saker i forbindelse med utarbeiding av ny Overordnet analyse for plan for forvaltningsrevisjon for perioden i møter , , og Gjennom denne prosessen ble en rekke tema/områder drøftet med bakgrunn i risiko- og vesentlighet / konsekvens for kommunen. Utvalget innhentet erfaringer og vurderinger av avgrensede omstendigheter, herunder: Risiko for manglende effektivitet og kvalitet, jf. rapport fra Rogaland revisjon IKS om evaluering av revisjonsordningen, side 25 Risiko for misligheter og irregulære forhold, jf. Overordnet risikoanalyse fra 2012 der dette ikke er eksponert Risiko for svakheter i organiseringen i Bergen kommune som påvirker de to foranstående punktene (er ikke omtalt i tidligere risikoanalyser). Kontrollutvalget bestilte slike risikovurderinger hos BDO AS og Deloitte AS, og inviterte dessuten Byrådet i til å komme med sine vurderinger. Rapporter fra BDO AS og Deloitte AS ble lagt fram i kontrollutvalgets møte Byrådet tilbakemeldte at de måtte forestå nærmere prinsipiell avklaring rundt temaet før eventuell besvarelse på henvendelsen. I kontrollutvalgsmøtet ble det inngått avtale med Rogaland Revisjon IKS om å fullføre arbeidet med informasjonsinnhenting og utarbeiding av overordnet analyse, og å lage et utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Rogaland Revisjon IKS har hatt diskusjoner med og mottatt innspill fra kontrollutvalget i møter og De har gjennomført intervjuer med byrådsleder, byråder, kommunaldirektører, ordfører, gruppeledere, hovedtillitsvalgte og sekretariatet. Risikoanalyser som Enhet for økonomisk internkontroll har utført på ulike transaksjonsstrømmer og er sammen med risikorapportene fra BDO og Deloitte, videresendt Rogaland Revisjon IKS. Rogaland Revisjon IKS har utarbeidet en plan som ble behandlet av Kontrollutvalget i møte og er på veg til Bystyret for godkjenning. Planen er utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon første halvdel av kommende 4- årsperiode. I tillegg til løpende vurdering av planen vil den bli rullert ved behov, senest etter ca. 2 år. Av pkt. 2 i kontrollutvalgets innstilling til Bystyret fremgår det at kontrollutvalget tilrår bystyret å delegere til kontrollutvalget å foreta eventuelle omprioriteringer uten å måtte gå til bystyret for ny godkjenning av planen. Dette ivaretar fleksibilitet og gir kontrollutvalget handlingsrom dersom det oppstår behov for å iverksette kontroll på andre områder enn det planen omtaler. Dette er i tråd med dagens praksis og tidligere vedtak i bystyret, og er også i tråd med anbefaling i Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder Kontrollutvalgshåndboken». 12

14 B1 Forvaltningsrevisjonsrapporter kontrollutvalget har fått seg forelagt i 2016 Kontrollutvalget har i 2016 fått seg forelagt, behandlet og avgitt innstilling til Bystyret vedr. følgende forvaltningsrevisjonsrapporter fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor: Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Komite for finans og Komite for miljø og byutvikling ba etter felles høring ( ) om kostnadsutviklingen for oppgradering av renseanlegg og bygging av biogassanlegg kontrollutvalget om å foreta en forvaltningsrevisjon av oppgraderingen av renseanleggene og byggingen av biogassanlegg. Forslag til prosjektplan fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor ble behandlet og godkjent i kontrollutvalgsmøtet Rapport fra undersøkelsen ble lagt fram for Kontrollutvalget i møter , og for endelig behandling Kontrollutvalget hadde godkjent dette forvaltningsrevisjonsprosjektet som en fortsettelse av prosjektet Anskaffelser og prosjektstyring som ble gjennomført og presentert i Opplysningene om kommunens prosjektstyring som kom frem i saksutredningen og -presentasjonen av denne rapporten, var mindre oppløftende. Forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter har mange av de samme likhetstrekkene som i den forrige rapporten. Samlet sett mangler byrådet profesjonell organisering og ledelse av denne type investeringsprosjekter. Rapporten er på veg til Bystyret med følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret viser til tilleggsnotat fra revisor datert 6. september 2016 der det fremkommer at det i etaten har vært godkjent tilleggsarbeider/endringsmeldinger med beløp som overstiger fullmaktsgrensene i økonomiregelverket. 3. Bystyret viser til at det i prosjektene samlet er godkjent tilleggsarbeider/endringer for om lag 425 millioner kroner. Bystyret slutter seg til revisors vurdering av at mange av endringene har vært nødvendige, men mener standardheving/økt kvalitet som medfører høyere prosjektkostnad enn forutsatt i bystyrets opprinnelige vedtak burde vært fremlagt bystyret. 4. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 5. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av B 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekter og prosjektskisser i bestilling ved utgangen av 2016 Prosjekter i bestilling ved utgangen av 2016: Bystyret vedtok i møtet sak (flertallsmerknad) å bestille en forvaltningsrevisjon som viser hvordan kommunen organiserer og utfører barnevernstjenestene, fra vedtak til bestilling. Kontrollutvalget behandlet sak med forslag til prosjektplan i møtet og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Overordnet internkontroll i barneverntjenesten» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. 2. Kontrollutvalget ber om at man i tillegg undersøker om det foretas vurderinger av at det er tilstrekkelige ressurser til å sikre at feil/svikt ikke forekommer. C Oppfølging av revisjonsrapporter Det påligger kontrollutvalget, jf. kontrollutvalgsforskriftens 8 og 12, å følge opp hvordan administrasjonen følger opp regnskapsrevisors merknader og bystyrets vedtak i forbindelse med rapporter etter både regnskaps- og forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalget har behandlet følgende slik saker: Oppfølging av anbefalte tiltak etter forvaltningsrevisjonsrapport; Internkontroll ved Etat for boligforvaltning Oppfølging av anbefalte tiltak etter forvaltningsrevisjonsrapport; Informasjonssikkerhet Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg (kontraktsoppfølging Orange Helse) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Internkontroll i Bergen kommune Bergen brannvesen 13

15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Internkontroll Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Service og informasjon innen byggesak og private planer Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport o tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger knyttet til Byrådsavdeling for klima, kultur og næring Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Spesialundervisning Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Fisketorget og Mathallen» - oppfølging av bystyrevedtak sak Kontrollutvalget har tatt samtlige rapporter om byrådets oppfølging av revisors anbefalinger i de ulike forvaltningsrevisjonsrapportene til orientering, eller til foreløpig orientering med henblikk på oppfølging i ny forvaltningsrevisjonsplanperiode. Samtlige rapporter er sendt Bystyret til orientering. D Selskapskontroll (koml. 77.5) Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet sak om Plan for selskapskontroll i møtet Saken ble behandlet av Bystyret i møtet sak og fattet følgende vedtak: «1. Det gjennomføres etter kontrollutvalgets nærmere vurdering eierskapskontroll i et utvalg selskaper. Selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til rent forretningsmessig drift, skal prioriteres i denne kontrollen. 2. Kontrollutvalget kan på grunnlag av gjennomført eierskapskontroll selv vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. 3. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. 4. Bystyret tar for øvrig saken om Plan for selskapskontroll til orientering.» I den vedtatte planen er det i kap. 3 gitt en tydelig oversikt over de selskapene kommunen har eierinteresser i, med risikovurderinger knyttet de ulike selskapene. I denne planen er det kun 5 selskaper som er klassifiserte som vesentlige. I møtet diskuterte kontrollutvalgets innfallsvinkler til utarbeiding av en ny plan for selskapskontroll for perioden Utvalget fant at en hensiktsmessig metode i første omgang var å få en vurdering av den sentrale oppfølgingen av kommunens eierskapshåndtering. Utvalget bestilte en generell eierskapskontroll hos Deloitte. Kontrollen skulle være med å legge grunnlag for en ny plan for selskapskontroll. Generell eierskapskontroll Kontrollutvalget ba i møtet Deloitte AS om å få fremlagt et forslag til prosjektplan for eierskapskontroll med formål å belyse om kommunen ved aktuell byrådsavdeling og seksjon utøver kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper i tråd med egne vedtak, og med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Forslag til prosjektplan ble drøftet og bestilling foretatt i møtet Deloittes rapport fra kontrollen «Bergen kommune. Eierskapsforvaltning» ble lagt fram for kontrollutvalget i møtet Kontrollutvalget tok opplysningene i rapporten til orientering. Rapporten skal ligge som vedlegg til planen for selskapskontroll for perioden , som kontrollutvalget skal fremme for Bystyret. Selskapskontroll i BIR Kontrollutvalget behandlet i januarmøtet 2014 en sak om oppfølging av Plan for selskapskontroll Saken innbefattet et forslag om at BIR AS, ut fra vesentlighets- og risikobetraktninger, kunne være neste objekt for selskapskontroll. Deloitte AS som utfører selskapskontroll for kontrollutvalget i Bergen kommune, opplyste at de hadde gjennomført konsulentoppdrag for BIR AS og derfor ikke tilfredsstilte kvalifikasjonskravene om uavhengighet for oppdraget. Da kontrollutvalget i januarmøtet 2014 behandlet sak om klargjøring av leverandør for eventuell selskapskontroll i BIR AS (sak 15-14) fremgikk det av saken at styret i BIR egenhendig hadde iverksatt forvaltningsrevisjoner i selskapet. Utvalget fattet følgende vedtak i saken: 14

16 «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» I 2014 fikk kontrollutvalget bl.a. fremlagt styrets plan for forvaltningsrevisjon og revisjonsrapporter knyttet til to av revisjonsområdene i BIRs plan for forvaltningsrevisjon. I 2015 fikk kontrollutvalget revisjonsrapporter knyttet til ytterligere to av revisjonsområdene i BIRs plan for forvaltningsrevisjon. BIRs plan for forvaltningsrevisjon prioriterer følgende områder for forvaltningsrevisjon: Nr Revisjonsområder 1 Fellestjenester og kompetansestyring 2 Prosjektstyring og gjennomføring av større prosjekt 3 Investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser 4 IKT 5 Kryss-subsidiering og internprising 6 Underleverandører og 3dje parts avfallshåndtering og misligheter 7 Lov om offentlighet I 2016 har kontrollutvalget fått fremlagt rapporter fra områdene 5 og 6: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» og 2. Evalueringsrapport «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune» 1 3. Underleverandører og 3dje parts avfallhåndtering Forvaltningsrevisor i BIR utfører en planmessig revisjon basert på en vedtatt intern revisjonsplan. Denne er knyttet opp til en risikovurdering som framkom etter en samhandling mellom den valgte revisor (E&Y) og selskapet, i forkant av anbudsprosessen for kjøp av forvaltningsrevisjonstjenester. Rapportering av effekter av forvaltningsrevisjoner skal inkluderes i de årlige rapporteringene fra Styret i BIR AS. Kontrollutvalget har tatt samtlige rapporter til foreløpig orientering i påvente av at samtlige forvaltningsrevisjoner i planen blir gjennomført. Forvaltningsrevisjon av område 7 i planen gjenstår. Når rapportering fra dette området foreligger planlegger utvalget å behandle en samlesak med rapportering til Bystyret. E Misligheter og korrupsjon Kontrollutvalget har hatt saker om risikovurderinger på området misligheter og korrupsjon til behandling i I møtet bestilte kontrollutvalget flere tilleggsrevisjoner (ISRS 4400) på eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold. Kontrollutvalget har behandlet to rapporter fra disse kontrollene i Se omtale under Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser og A 1- Utvidet regnskapsrevisjon / ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger foran. 1 Denne undersøkelsen fremkommer ikke i opprinnelig plan. Den er kommet til som en utvidelse i ettertid. 2 Rapport fra tilleggsrevisjoner på mislighetsrisikoforhold: Betalingsstrømmene i Bergen kommune 15

17 F Annet Tildeling av lokaler I kontrollutvalgets møte bestilte kontrollutvalget en vurdering knyttet til en klage på tildeling av lokaler i Mathallen. Likebehandling av beboere ved Jordalsvannet Kontrollutvalget mottok og behandlet en redegjørelse om saken fra byråd for byutvikling, klima og miljø i møtet sak Sammen med byrådens brev fulgte et fagnotat fra Vann- og avløpsetaten. Utvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber kontrollutvalgets sekretariat sammen med kontrollutvalgets leder og nestleder om å innhente en uavhengig juridisk vurdering av hvorvidt beboerne i nedbørsfeltet på Selsviksiden og Jordalssiden av Jordalsvannet er likebehandlet med bakgrunn i tilgjengelige dokumenter i saken.» Etter en konkurranse ble Deloitte Advokatfirma AS ble engasjert. Kontrollutvalget behandlet rapport fra Deloitte Advokatfirma AS etter en juridisk gjennomgang som i all hovedsak var basert på framlagte dokumenter i møtet Rapporten oppsummerer saken så langt slik: Det er Deloitte Advokatfirma AS sin konklusjon etter sin gjennomgang og vurdering av tilgjengelige dokument i saken, at det foreligger opplysninger som verifiserer en forskjellsbehandling mellom grunneierne på henholdsvis Selviksiden og Jordalssiden av Jordalsvannet, men samtidig at opplysningene ikke støtter klagers påstand om at grunneierne på Selviksiden er usaklig forskjellsbehandlet. Komite for miljø og byutvikling hadde kontrollutvalgssaken Uavhengig juridisk vurdering "Jordalsvannsaken" (sak 44-16) til orientering i sitt møte 22. juni. Følgende spørsmål ble sendt til kontrollutvalget: «Hva betyr det at det foreligger forskjellsbehandling men ikke usaklig forskjellsbehandling, og hva ligger bak konklusjon?» Deloitte Advokaters redegjørelse på komiteens spørsmål ble innhentet og lagt ved saken til Bystyret som behandlet saken i møtet og ba «kontrollutvalet vurdera om det er andre tilgjengelege dokument utover dei framlagde som kan vera relevante for ei juridisk vurdering av påstått ulikehandsaming, og i så fall syta for tilgang til desse.» I kontrollutvalgsmøtet ble sekretariatet bedt om å sende forespørsel til Deloitte Advokatfirma AS om deres vurdering av en ytterligere aktivitet slik dette fremkommer i vedtaket, herunder offentlige arkiv og dokumenter som kan fremlegges av involverte parter, og om hvordan de mener en slik aktivitet kan håndteres, samt arbeidsomfanget på et slikt arbeid. Den ble det fattet vedtak om å be advokatfirmaet gjennomføre ytterligere juridiske vurderinger. G Tiltak I 2016 har Byrådet gjennomført organisatoriske tiltak med henblikk på å styrke intern kontrollen på overordnets nivå. Enhet for intern kontroll i kommunalavdeling for finans, innovasjon og eiendom ble overført til Byrådsleders avdeling. 16

18 H Saker i arbeid pr Administrative saker: Delegasjon av arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalgets sekretariat Nummererte brev som ikke er ferdigbehandlet: Nummerert brev nr. 7 Bergen kommune, Årsregnskapet for Bergen kommune for 2015 (restanse på ett punkt) Tilleggsrevisjoner ISRS 4400: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem og Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke lovpålagt revisjon). Lagt frem i en samlerapport og behandlet av Kontrollutvalget og på veg til Bystyret. Kartlegging av arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet; Bystyrets kontor, Byrådsleders avdeling og Bergen brannvesen. Lagt frem for kontrollutvalget i møter og og er på veg til Bystyret. Status beboerregnskaper pr Bystyret har bedt Byrådet rapportere innen Tilleggsrevisjoner ISRS 4400 i bestilling: Kontrollutvalget bestilte i møtet avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget i sentraladministrasjonen, i skoler og barnehager, og i institusjoner under Byrådsavdeling for helse og omsorg (med ferdigstillelse februar/mars 2017). Ny plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er behandlet av Kontrollutvalget og på veg til Bystyret. Ny plan for selskapskontroll Rapport fra generell eierskapskontroll som skal danne grunnlag for planen for selskapskontroll for perioden ble behandlet av Kontrollutvalget i møtet Forslag til plan blir lagt fram for Kontrollutvalget i januarmøtet Forvaltningsrevisjonsprosjekter i bestilling: Organisering og utføring av barnevernstjenesten Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet i kontrollutvalget på veg til Bystyret: Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter. Behandlet av kontrollutvalget og på veg til Bystyret Undersøkelser i bestilling: Tildeling av lokaler i Mathallen Rapporter - tilbakemelding om byrådets oppfølging av anbefalinger i rapporter A jour så langt Andre undersøkelser Uavhengig juridisk vurdering av likebehandling av beboerne i nedbørsfeltet på Selsviksiden og Jordalssiden av Jordalsvannet Arrangement i Bergen havn 17. mai 2015 Klagesak vedr. Foreningsgaten 3 Lønns- og arbeidsforhold for støttekontakter 17