KTRU /16. Kontrollutvalget. Selskapskontroll i BIR

Transkript

1 KTRU /16 Kontrollutvalget Selskapskontroll i BIR GYSP EKTRU Hva saken gjelder: Kontrollutvalget behandlet saken Oppfølging av plan for selskapskontroll i møtet Saken innbefattet et forslag om at BIR AS, ut fra vesentlighets- og risikobetraktninger, kunne være neste objekt for selskapskontroll. Bergen kommunes leverandør av selskapskontrolltjenester Deloitte AS, opplyste at de hadde gjennomført konsulentoppdrag for BIR AS som medførte at de ikke tilfredsstilte kvalifikasjonskravet om uavhengighet for oppdraget. Kontrollutvalget vedtok da: «Saken utsettes og utredes på nytt etter en klargjøring av leverandør for gjennomføring av en eventuell selskapskontroll av BIR AS.» Sak med henblikk på konkurranseeksponering av oppdraget ble fremlagt for kontrollutvalget i møtet (sak 15-14). I denne ble det vist til opplysninger i BIRs årsrapport for 2012 om at Ernst & Young var selskapets valgte uavhengige regskapsrevisor, og at BIR fra 2013 hadde inngått avtale med KPMG om kjøp av forvaltningsrevisjonstjenester etter en revisjonsplan for perioden (se planen i vedlegg). I planen var prioriteringen av revisjonsområdene basert på en risikovurdering av den lovpålagte renovasjonsvirksomheten i BIR. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» KPMGs forvaltningsrevisjon skal utføres av den lovpålagte virksomheten i BIR AS og i datterselskapene BIR Privat AS, BIR Avfallsenergi AS, BIR Transport AS og Bossnett AS. Selskapets forvaltningsrevisor 1 skal planlegge, gjennomføre, rapportere og følge opp forvaltningsrevisjonene i samsvar med krav og føringer fra BIR, og basert på anbefalinger i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets innhenting av forvaltningsrevisjonsrapporter fra styret i BIR AS er et ledd i en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapet (jf. i den forbindelse International revisjonsstandard (ISA) 610 Bruk av intern revisors arbeid.). Kontrollutvalget har tidligere fått fremlagt forvaltningsrevisjonsrapporter fra de fire første prioriterte revisjonsområdene i forvaltningsrevisjonsplanen. Dette gjelder følgende revisjonsområder: 1 Intern bestilt av Styret i BIR 1

2 1 og 2 - Forvaltningsrevisjon av investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser mm I møtet , sak 31-14, fikk kontrollutvalget fremlagt følgende dokumenter knyttet til forvaltningsrevisjoner i BIR AS: 1. Styresak 2. Anbudsdokumenter 3. Plan for forvaltningsrevisjon Revisjonsrapport; Fellestjenester og kompetansestyring 5. Revisjonsrapporter; Styring av store investeringsprosjekt 1. Del A Tre gjenvinningsstasjoner 2. Del B BossNett AS Utvalget fattet følgende vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene Fellestjenester og kompetansestyring og Styring av store investeringsprosjekt, Del A Tre gjenvinningsstasjoner samt Del B BossNett AS, til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget vil følge opp rapporteringer fra BIR AS vedrørende KPMGs forvaltningsrevisjoner i selskapet både når det gjelder nye rapporter og rapporteringer i kommende årsmeldinger. 3. Kontrollutvalget rapporterer til Bystyret om selskapskontrollen når styret i BIR AS sin plan for forvaltningsrevisjon er gjennomført. 3 - Forvaltningsrevisjon av investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser Kontrollutvalget fikk i møtet sak fremlagt prosjektplan og rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser» fra område nr. 3 i BIRs forvaltningsrevisjonsplan. Utvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser» til foreløpig orientering.» 4 - IKT Kontrollutvalget fikk i møtet sak fremlagt: Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «IKT i verdikjeden effektivitet og informasjonssikkerhet» Forvaltningsrevisjonsrapport «IKT i verdikjeden 2 effektivitet og informasjonssikkerhet» (med styresak 17/2015) Forvaltningsrevisjonsrapport «IKT i verdikjeden 3 - anskaffelse, vedlikehold og utfasing av IKT-utstyr» (med styresak 34/2015) Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «IKT i verdikjeden effektivitet og informasjonssikkerhet» og «IKT i verdikjeden - anskaffelse, vedlikehold og utfasing av IKT» til foreløpig orientering.» 5 - Kryss-subsidiering og internprising Per i dag har Kontrollutvalget ikke mottatt rapport på dette området. 2 Del I 3 Del II 2

3 6 - Underleverandører og 3dje parts avfallhåndtering I denne saken legges følgende dokumenter etter forvaltningsrevisjon på område nr. 6 i BIRs forvaltningsrevisjonsplan frem for Kontrollutvalget: Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» Forvaltningsrevisjonsrapport «Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» Styresak 35/16 Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i tidsrommet november 2015 januar Rapporten var oppe som sak i styremøte i BIR AS Undersøkelsen har hatt hovedfokus på to områder: 1. Kontraktstyring med formål om å undersøke om BIR har tilstrekkelig styring og kontroll med kontraktsoppfølgingen med eksterne leverandører a. Organisering og praksis for kontraktsoppfølging i BIR b. En gjennomgang av oppfølgingen i et utvalg kontrakter 2. Avfallshåndtering med formål om å gjennomføre en deskriptiv kartlegging av to prosesser vedrørende behandling av avfall: a. Prosess for utvinning av metall fra slagg og salg av metall b. Prosess for mottak og behandling av alkohol på Stasjon for farlig avfall Revisjonens samlede vurdering pr. undersøkte område oppsummeres som enten: Tilfredsstillende Bør forbedres Ikke tilfredsstillende Vi viser til rapportens kapittel Forord og sammendrag. Her går det frem at revisors samlede vurderinger på områdene 1 a, 1 b og 2 a er: Bør forbedres, mens område 2 b vurderes som tilfredsstillende. Revisor anbefalinger til BIR er for områdene 1 a, 1 b, 2 a og 2 b er: 1 a) 1 b) «1. BIR bør i større grad formalisere sin kontraktsoppfølging for å redusere identifisert personsårbarhet og å sikre at BIRs interesser blir ivaretatt på en tilstrekkelig måte i oppfølging av hver enkelte kontrakt. Det bør lages rutiner som klargjør roller og ansvar og hvilke oppgaver som følger med å ha ansvar for kontraktsoppfølging. Vi anbefaler i den forbindelse at det defineres et mer felles begrepssett for de ulike kontraktoppfølgingsroller (kontraktseier, bestiller/bruker og kontraktsforvalter) og hvilke oppgaver/rutiner som ligger til disse. I vedlegg er inntatt et konkret eksempel på hvordan en kontraktsoppfølgingsrutine kan utformes.» 2. Vi anbefaler at BIR tester systemet for leverandørmåling på en reell kontrakt. Testen kan gi grunnlag for å vurdere om systemet eventuelt bør justeres, og hvordan systemet bør driftes videre i konsernet i praksis, før det implementeres fullt ut for strategisk viktige kontrakter. Det bør gjennomføres opplæring for å sikre tilstrekkelig eierskap og implementering i datterselskap.» «Vår anbefaling nr. 1 om å etablere en rutine for kontraktsoppfølging vil svare ut forbedringspunktene listet over med unntak av det siste punktet om klausuler for lønns- og arbeidsvilkår. For dette anbefaler vi: 3

4 3. BIR bør i sine konkurransegrunnlagsmaler innta en generell regulering av ansattes lønns- og arbeidsvilkår som et spesielt kontraktsvilkår. Det anbefales i den anledning at det lages nye gjennomarbeidede og kvalitetssikrede kontraktsklausuler for ansattes lønns- og arbeidsvilkår, som fullt ut ivaretar forskriftens krav på en formålstjenlig og hensiktsmessig måte (se vedlegg 6) 4. Vi anbefaler at det utformes nye bestemmelser for regulering av nødvendige misligholdsanksjoner ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår, hvor det inntas en regulering av konvensjonalbøter (dagbøter), i tillegg til normal regulering om heving i grove tilfeller. Med dette vil leverandøren risikere et konkret økonomisk tap ved kontraktsbrudd, og ikke bare en utsettelse av å få sin godtgjørelse. 2 a) 2 b) BIR bør vurdere hvilke anskaffelser som har høy risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår, og må gjennomføre nødvendig kontroll (f. eks dokumentasjonsgjennomgang og stedlig kontroll) hos leverandører/underleverandører der risikoen er høy, for å sikre at kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten blir oppfylt gjennom kontraktsperioden.» «1. Gjør ytterligere undersøkelser hos Mjelstad miljø for å se nærmere på praksis og dokumentasjon som er knyttet opp til salg av metaller og vurderer behovet for å forbedre dokumentasjonen og styrke internkontrollen. Et enkelt tiltak vil være å sikre at alle priser/ leveranser blir avtalt skriftlig. 2. Utarbeider arbeidsinstrukser for ansatte ved Mjelstad miljø, gjerne etter modell fra arbeidsinstruksen i BIR Privat. Selv om de etiske retningslinjene gjelder for hele BIR, kan lokale arbeidsinstrukser være hensiktsmessig da de vil tydeliggjøre det ansvar den enkelte har ved håndtering av metaller og sikre en større grad av parallelle rutiner i selskapet. 3. Vurderer på ny om slagget som Mjelstad miljø henter i Rådalen bør veies ut fra energianlegget i Rådalen. I dag veies slagget kun inn på Mjelstad miljø. Ved veiing i Rådalen vil man kunne avstemme vekten med det som blir registrert inn på Mjelstad miljø, og man får et ekstra kontrollpunkt. Veiing av bil med slagg ut i Rådalen kan være et mulig tiltak som ledd i en internkontroll knyttet til misligheter. «Forvaltningsrevisjonen har ikke avdekket noen kritiske avvik, men peker på ett forbedringspunkt, som BIR kan vurdere: 3. Se på behovet for å sikre internkontrollen ytterligere, f.eks. ved å tilføye en ekstra kolonne i vektskjema, som inneholder måleenhet. Dette vil gi grunnlag for å sammenligne registrering av alkoholenheter på stasjonen med data fra Avinor (som registrerer måleenhet).») I saken til styret i morselskapet i BIR redegjør administrasjonen for den videre oppfølgingen av rapporten. Forvaltningsrevisor i BIR utfører en planmessig revisjon basert på en vedtatt intern revisjonsplan. Denne er knyttet opp til en risikovurdering som framkom etter en samhandling mellom den valgte revisor (E&Y) og selskapet, i forkant av anbudsprosessen for kjøp av forvaltningsrevisjonstjenester. Rapportering av effekter av forvaltningsrevisjoner skal inkluderes i de årlige rapporteringene fra Styret i BIR AS. Sekretariatet mener at kontrollutvalget kan bygge på forvaltningsrevisjonsrapportene i en selskapskontroll (eierskapskontroll) i BIR AS. Selskapskontrollen vil være avgrenset til å se på hvordan styret har løst sine oppgaver knyttet til aksjelovens 6-12, Forvaltning av selskapet, og 6-13, Styrets tilsynsansvar. På slik bakgrunn vil problemstillingen som besvares gjennom kontrollen være: Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 4

5 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» til foreløpig orientering. Dato: 08. september 2016 Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Prosjektplan - Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» Forvaltningsrevisjonsrapport - Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» Sak i BIRs morstyre Forvaltningsrevisjon, Kontraktstyring og avfallshåndtering - etterretning BIR; Plan for forvaltningsrevisjon