Dato: 14. mars 2013 Tid: Klokken Sted: Fylkesbygget. Møterom 4. Møte: Åpent møte

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Dato: 14. mars 2013 Tid: Klokken Sted: Fylkesbygget. Møterom 4. Møte: Åpent møte Til stede: Leder Robert Gærne, medlemmene Jorunn Romsdal og Birger Knudsen. Medlem Thorbjørn Jungård hadde meldt forfall, vara Ulf Syvertsen og Bente Moen kunne ikke møte. Nils Petter Pedersen møtte. Medlem Ellen Johansen hadde meldt forfall, ingen flere vara å innkalle. Fra sentraladministrasjonen Fylkesrådmann Øystein Ruud deltok under KomRev Nord IKS`s orientering fra kl Ellers møtte: Sissel Mietinen og Mette Rushfeldt fra Kontrollutvalgan IS. Fung. Dag.leder Bjørn Gustavsen Finnmark kommunerevisjon IKS under behandling av sakene. Innkalling: Innkallingen ble sendt 4. mars 2013 pr. e - post Sakslisten: Ble sendt ut sammen med innkallingen. FØLGENDE SAKER VAR PÅ SAKSLISTA: Sakspapirene sendt ut 5. mars 2013 på e post. Presentasjon av KomRev NORD IKS 01/13 Godkjenning av innkalling/saksliste 02/13 Godkjenning av protokoll 13. november /13 Referater 04/13 Orientering fra revisor om regnskapsrevisjon 2012 og aktuelle saker 05/13 Plan for forvaltningsrevisjon /13 Kontrollutvalgets årsrapport /13 Rapport Eierskapskontroll Ishavslink AS 08/13 Bestilling av eierskapskontroll Hålogaland teater AS 09/13 Eventuelt SAK 1/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste til møte 14. mars 2013 godkjennes. Innkalling og saksliste til møte 14. mars 2013 godkjennes SAK 2/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 13. november

2 Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 13. november 2012 SAK 3/13 REFERATER Referater tas til orientering Referater tas til orientering. E info 1/13 sendes medlemmene elektronisk. SAK 4/13 ORIENTERING OM REGNSKAPSREVISJONEN 2012 Kontrollutvalget tar Revisors informasjon til orientering. Kontrollutvalget tar Revisors informasjon til orientering. Fylkeskommunens årsregnskap 2012 behandles som sak i møte 4. april SAK 5/13 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes fylkestinget for videre behandling. Saksbehandlers forslag til anbefaling til fylkestinget: 1. Fylkestinget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Fylkestinget vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden : a... b... c... d.. 3. Fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Det fremkom en del forslag til endringer i planen. Endringene innarbeides i planen og legges frem på kontrollutvalgets møte 4. april 2013 for endelig behandling. 2

3 SAK 6/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes fylkestinget. 3. Kontrollutvalget anbefaler at fylkestinget gjør følgende vedtak: Fylkestinget tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til orientering 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes fylkestinget. 3. Kontrollutvalget anbefaler at fylkestinget gjør følgende vedtak: Fylkestinget tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til orientering SAK 7/13 RAPPORT OM EIERSKAPSKONTROLL ISHAVSLINK AS Sekretariatets anbefaling: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefales av fylkestingets vedtak om å vurdere salg av eierposten i selskapet iverksettes. Dersom salg ikke gjennomføres må følgende rutiner for oppfølging og evaluering av fylkeskommunens eierinteresser etableres og følges: o Rutiner for at innkallinger til og protokoller fra generalforsamling synliggjøres for fylkestinget som reell eier. o Faste rutiner for kommunikasjon mellom fylkestinget og fylkeskommunens eierrepresentant, herunder eventuelle drøftinger i fylkestinget på saker som skal behandles i generalforsamling og rapportering til fylkestinget fra fylkeskommunens representant etter slike møter o Fullmakter til fylkeskommunens eierrepresentant fra fylkestinget om enkeltsaker som skal behandles i generalforsamlingen. o Obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Kontrollutvalgsleder la frem et forslag til vedtak som, etter noe justeringer, ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til Fylkestingets vedtak i sak 12/26 Eierskapsmelding: «Med bakgrunn i den framlagte eierskapsmelding for 2012 ber Finnmark fylkesting om at de anbefalinger som eierskapsutvalget legger fram for de enkelte selskap iverksettes.» Eierskapsutvalgets anbefaling er at «eierposten i Ishavslink vurderes solgt» 1. Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne eierskapskontrollen og tidligere vedtak i fylkestinget anbefales det at salg av eierposten i selskapet iverksettes. 2. Dersom salg ikke gjennomføres må følgende rutiner for oppfølging og evaluering av fylkeskommunens eierinteresser etableres og følges: 3

4 o Rutiner for at innkallinger til og protokoller fra generalforsamling synliggjøres for fylkestinget som reell eier. o Faste rutiner for kommunikasjon mellom fylkestinget og fylkeskommunens eierrepresentant, herunder eventuelle drøftinger i fylkestinget på saker som skal behandles i generalforsamling og rapportering til fylkestinget fra fylkeskommunens representant etter slike møter o Fullmakter til fylkeskommunens eierrepresentant fra fylkestinget om enkeltsaker som skal behandles i generalforsamlingen. o Obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. SAK 8/13 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Finnmark fylkeskommune for og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) i Hålogaland Teater AS Problemstillingene er som følger: o Fører fylkeskommunen kontroll med sine eierinteresser? Har fylkeskommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? o Utøves fylkeskommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Eierskapskontrollen bestilles fra Kontrollutvalgan IS Saken legges fram for kontrollutvalget Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Finnmark fylkeskommune for og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) i Hålogaland Teater AS Problemstillingene er som følger: o Fører fylkeskommunen kontroll med sine eierinteresser? Har fylkeskommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? o Utøves fylkeskommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Eierskapskontrollen bestilles fra Kontrollutvalgan IS Saken legges fram for kontrollutvalget

5 SAK 9/13 EVENTUELT Utvalgsleder orientert om årsaken til at neste møtedato er flyttet fra 22/23 mai 2013 til 4. april Møtet ble hevet kl Neste møte avholdes 4. april 2013 på fylkesbygget i Vadsø Robert Gærne (Sign.) Kontrollutvalgsleder 5