Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 12. mars 2018 Terje Granerud Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 10/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 PS 11/2018 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Finansiering og økonomisk rapportering av byggeprosjekter i Akershus fylkeskommune. PS 12/2018 Prosjektplan - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune PS 13/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Finansiering og økonomisk rapportering av byggeprosjekter i Akershus fylkeskommune PS 14/2018 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 PS 15/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 20. mars 2018

3 Saker til behandling PS 10/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 20. mars 2018

4 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /2-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Saksredegjørelse 1. OPS prosjekt Jessheim videregående skole orientering. Fylkesrevisjonen oversender til kontrollutvalget den korrespondansen som har vært mellom fylkeskommunen og fylkesrevisjonen i saken. Vedlegg 1 2. Østfold fylkeskommune og regionreformen Kontrollutvalgsleder orienterer i møtet. Oslo, 7. mars 2018 Hans-Olaf Lunder

5 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /16-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Finansiering og økonomisk rapportering av byggeprosjekter i Akershus fylkeskommune. Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsprosjekt 3/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at saker legges frem til behandling for riktig politisk nivå. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre at saksfremlegg om byggeprosjekter, årsbudsjett, økonomiplaner og årsrapporter har tydelig og konsistent informasjon om utviklingen av og eventuelle endringer i byggeprosjektenes omfang og økonomi. Det er viktig for at beslutningstakerne skal kunne følge byggeprosjektet fra start til slutt. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at årlig budsjettering og regulering av enkeltprosjekter skjer i samsvar med veilederen fra KRD og at regulert budsjett i større grad samsvarer med det virkelige behovet. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen foreta en gjennomgang av samarbeids- og rapporteringsrutinene mellom AFK eiendom FKF og AFK for å oppnå bedre samsvar mellom årlige budsjetter og utgifter i enkeltprosjekter. Bakgrunn i saken Fylkeskommunens økonomistyring i bygge- rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter inngår som et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Plan for forvaltningsrevisjon i Akershus fylkeskommune. Foranalysen kalt «Foranalyse om økonomistyring og måloppnåelse i bygge- rehabiliteringsog vedlikeholdsprosjekter i Akershus fylkeskommune» ble behandlet i kontrollutvalgsmøtet

40 Det ble i kontrollutvalgsmøtet bestemt at det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon som ser nærmere på hvordan prosjekter vedtas, finansieres, hvordan endringer i finansieringen vedtas og hvordan prosjektets økonomi rapporteres og kommuniseres. I foranalysen ble prosjektene Lørenskog vgs - nytt tilbygg og Ski vgs - nytt tilbygg med auditorium og kantine trukket frem som aktuelle for en nærmere gjennomgang. Dette er to store prosjekter hvor det har vært endringer i innholdet underveis. Problemstillinger Problemstillingen som er besvart i forvaltningsrevisjonsprosjektet er: Foreligger det nødvendige vedtak for finansieringen av byggeprosjektene, herunder om prosjektene er tilstrekkelig godkjent, dokumentert og rapportert? Revisjonens sammendrag I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen sett nærmere på hvordan byggeprosjekter blir vedtatt, hvordan de blir finansiert og hvordan endringer i finansieringen blir vedtatt, samt hvordan byggeprosjektenes omfang og økonomi blir rapportert og kommunisert. Prosjektet er en videreføring av «Foranalyse om økonomistyring og måloppnåelse i bygge- rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter i Akershus fylkeskommune» fra september For å følge gangen i politiske vedtak, budsjetteringer og rapporteringer for byggeprosjekter har revisjonen sett nærmere på praksisen i forbindelse med bygging av nytt tilbygg ved Lørenskog videregående skole. Det ble også gjennomført et utvalg kontroller ved et tilsvarende byggeprosjekt ved Ski videregående skole. Kartleggingen av den politiske beslutningsprosessen i forbindelse med begge de utvalgte utbyggingsprosjektene avdekket at fylkestinget ikke ble tilstrekkelig involvert i forbindelse med endringene i prosjektenes omfang og økonomiske ramme. For begge byggeprosjektene var det fylkesutvalget som vedtok utvidelse av de økonomiske rammene for byggeprosjektene, noe fylkesutvalget ikke hadde myndighet til å beslutte. Revisjonen stiller også spørsmål ved praksisen når det gjelder å benytte midler fra investeringsreserven til å delfinansiere allerede vedtatte prosjekter. Revisjonen mener at årsakene til utvidelsen av kostnadsrammene for de aktuelle byggeprosjektene kunne vært tydeligere fremstilt og at kostnadene kunne vært bedre spesifisert. Revisjonen synes det er vanskelig å få oversikt over gangen i de politiske sakene fra start til slutt i de byggeprosjektene som er gjennomgått i denne revisjonsrapporten. Det ble også avdekket at de årlige bevilgningene i fylkeskommunens regnskap i en del tilfeller var lite realistiske i forhold til påløpte utgifter det enkelte året. Dette skyldes blant annet at det fantes betydelige svakheter i rutinene for årlig budsjettering, regulering og eventuell rebevilgning av midler til det enkelte byggeprosjektet.

41 Revisjonen mener det er behov for å gjennomgå samarbeidsrutinene mellom AFK eiendom FKF, avdeling for videregående opplæring og økonomiseksjonen med sikte på å oppnå bedre samsvar mellom årlige budsjetter og utgifter i enkeltprosjekter. Det som bør være utgangspunktet i forbindelse med budsjetteringen er en realistisk beregning av årlige forventede utbetalinger basert på inngåtte kontrakter og prosjektenes fremdrift. I rapportens punkt 6.2 anbefaler revisjonen fire forbedringstiltak som skal sikre at byggeprosjekter legges frem til behandling på riktig politisk nivå samt at det er tilstrekkelig kontroll med at prosjektene gjennomføres i samsvar med fastsatte målsettinger og holder seg innenfor årlige økonomiske rammer. Revisjonen har hatt et nært og konstruktivt samarbeid med fagpersoner i AFK eiendom FKF, avdeling for videregående opplæring (AVO) og økonomiseksjonen. Rådmannens svar til revisjonen Fylkesrådmannens brev ligger som vedlegg A side 27 i rapporten. Oslo, 9. mars 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Finansiering og økonomisk rapportering av byggeprosjekter i Akershus fylkeskommune.

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /43-7 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Prosjektplan - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak. Prosjektplan System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune godkjennes. Saksredegjørelse Kontrollutvalget behandlet bestilling av forvaltningsrevisjoner for 2018 i sitt møte 30. januar Det ble bestilt et prosjekt som gjelder fylkeskommunens system for å gi oversikt over innfartsparkeringsplasser i fylket for gjennomføring våren Det ble vedtatt at det skal gjennomføres en oppfølging av en tidligere foranalyse om finnfartsparkering som ble avlagt våren Prosjektet som legges frem defineres ikke som en forvaltningsrevisjon. Prosjektplan er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling. Problemstilling Dette dreier seg om et oppfølgingsprosjekt av en tidligere foranalyse hvor fylkesrevisjonen foreslår følgende problemstilling: Har fylkeskommunen et system som gir oversikt over innfartsparkeringsplasser i fylkes? Oslo, 12. mars 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder

82 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Prosjektplan - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune

83

84

85

86

87

88 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /17-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Gratisprinsippet i videregående opplæring i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan Gratisprinsippet i videregående opplæring Akershus fylkeskommune godkjennes. Saksredegjørelse I plan for forvaltningsrevisjon for perioden inngår prosjektet «gratisprinsippet i videregående opplæring Akershus fylkeskommune». Fylkesrevisjonen har utarbeidet en prosjektplan som følger vedlagt. Det er gjennomført oppstartmøte med administrasjonen. Prosjektplanen er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling. Problemstillinger I prosjektet vil følgende problemstillinger bli besvart: Hovedproblemstilling: I hvilken grad etterleves gratisprinsippet i fylkeskommunen i forbindelse med gjennomføring av skoleturer? Det vil bli innhentet informasjon om et utvalg skoleturer. Det etterspørres dokumentasjon som viser hvorvidt turene er finansiert på en slik møte at de er i tråd med gratisprinsippet. For å besvare hovedproblemstillingen må det stilles et utvalg av spørsmål til skolene vedrørende turenes tilknytning til opplæringen, samt organisering og finansiering. Sekretariatslederens vurderinger og anbefalinger

89 Oslo, 12. mars 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Prosjektplan - Gratisprinsippet i videregående opplæring Akershus fylkeskommune

90

91

92

93

94

95 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /18-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Sekretariatslederens forslag til innstilling Årsmeldingen legges frem for fylkestinget med slik innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget er fylkestingets kontrollorgan og må derfor sørge for å holde tinget orientert om kontroll- og tilsynsvirksomheten. Det skjer blant annet ved å legge fram en årlig melding. I de gjeldende forskriftene om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finnes bestemmelser om rapportering, blant annet i følgende paragrafer: 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølging av revisjonsmerknader 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter 15 Rapportering om selskapskontrollen

96 Om årsmeldingen Årsmeldingen beskriver virksomheten i kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune i Året 2017 har vært et aktivt år for kontrollutvalget, både med hensyn til omfanget av saker og sakenes kompleksitet. Meldingen beskriver kontrollutvalgets ansvar og oppgaver, sammensetningen av utvalget, virksomheten gjennom året, saker som har vært behandlet samt utvalgets bruk av budsjettmidler i Når det gjelder den revisjonsmessige behandlingen av fylkeskommunens regnskaper mv, framgår det av revisjonsberetninger gitt av fylkeskommunens revisor. Disse forhold omfattes ikke av årsmeldingen fra kontrollutvalget. Utkast til årsmelding for 2017 følger vedlagt til kontrollutvalgets medlemmer som vedlegg til saken. Oslo, 12. mars 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /3-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 7. mars 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder