Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /14

Transkript

1 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/34 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: 78936/2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /14 Forvaltningsrevisjonsrapport Gatedalen miljøanlegg Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling i bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Gatedalen miljøanlegg» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: A. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Gatedalen miljøanlegg» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp følgende fire anbefalinger som fremkommer av rapporten: Sørge for at internkontroll blir prioritert i team avfall og renovasjon, med særlig vekt på skriftliggjøring og revidering av rutiner, samt fokus på kvalitetsarbeid gjennom melding av avvik. Sørge for at de ansatte har nødvendig og korrekt tilgang i kvalitetssystemet. Løfte problemstillingen knyttet til bedrifter som leverer avfall under påskudd av å være husholdning i det videre arbeidet med utredning av etablering av ny avfallsstasjon, herunder vurdere om erfaringer fra andre kommuner bør innhentes. Søke å komme i dialog med Politiet angående innbruddsproblematikken. B. Bystyret merker seg at rådmannen har vurdert revisjonens anbefalinger og allerede har igangsatt tiltak for å sikre at revisjonens anbefalinger følges opp. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget høsten 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Fredrikstad, Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Revisjonen gjennomgikk rapporten og kommenterte de funn og anbefalinger som ligger i rapporten. Administrasjonen orienterte utvalget om at tiltak var igangsatt på alle revisjonens anbefalinger. Oppfølging og tilbakemelding til kontrollutvalget vil skje i desember møte i 2018.

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Gatedalen miljøanlegg» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: A. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Gatedalen miljøanlegg» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp følgende fire anbefalinger som fremkommer av rapporten: Sørge for at internkontroll blir prioritert i team avfall og renovasjon, med særlig vekt på skriftliggjøring og revidering av rutiner, samt fokus på kvalitetsarbeid gjennom melding av avvik. Sørge for at de ansatte har nødvendig og korrekt tilgang i kvalitetssystemet. Løfte problemstillingen knyttet til bedrifter som leverer avfall under påskudd av å være husholdning i det videre arbeidet med utredning av etablering av ny avfallsstasjon, herunder vurdere om erfaringer fra andre kommuner bør innhentes. Søke å komme i dialog med Politiet angående innbruddsproblematikken. B. Bystyret merker seg at rådmannen har vurdert revisjonens anbefalinger og allerede har igangsatt tiltak for å sikre at revisjonens anbefalinger følges opp. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget i desembermøte 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Rett utskrift, Anita Dahl Aannerød Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Gatedalen miljøanlegg», datert 10. april Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/34, den , Forvaltningsrevisjonsplan KU-sak 17/13, den , Prosjektplan. Bystyresak 1/16 den Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet: «I følge Årsrapport 2014 ble det tatt imot tonn grovavfall ved Gatedalen miljøanlegg i 2014 fra husholdningene. Mottaket dekker hele kommunen. Avfallshåndteringen representerer betydelige inntekter. Rådmannen har fremhevet Gatedalen som et risikoområde i møte med revisjonen. Det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon med fokus på systemer for veiing av avfall og sikring av gjenstander reelt sett gjennomgang av internkontroll knyttet til inntekter og ivaretakelse av verdier.

3 Gatedalen miljøanlegg er utformet på en slik måte at man først kommer til et gratisområde når man leverer avfall. Dersom det ikke er mulig å levere alt avfall der, så veies restavfallet og man leverer dette på en annen del av anlegget. Etter revisjonens oppfatning er det sannsynlig at det kan forekomme feil i registreringer og/ eller at enkelte innbyggere misbruker ordningen på en slik måte at avfall som egentlig er betalingspliktig, dumpes på gratisområdet. I et brukerperspektiv vil misbruk av ordningen først og fremst ha betydning for horisontal rettferdighet det er ikke rettferdig at noen «slipper» å betale for det som det store flertallet betaler for. I et organisasjonsperspektiv kan det medføre økonomisk ineffektivitet, ved at inntektene reduseres. Dette kan igjen få betydning for kommunens tjenestenivå. I et samfunnsperspektiv er det viktig at kommunen har et velfungerende avfallsanlegg.» Prosjektets problemstillinger og utledede revisjonskriterier: Revisjonen har i dette prosjektet arbeidet etter fem problemstillinger, herunder: 1. Har Gatedalen et tilfredsstillende system for veiing av avfall? 2. Hvordan sikrer Gatedalen seg mot at betalingspliktig avfall leveres i gratisområdet? 3. I hvilken grad har Gatedalen et tilfredsstillende system for verning av verdier/gjenstander? 4. I hvilken grad er Gatedalens verdier sikret mot tyveri? 5. Har Gatedalen tilfredsstillende fysisk sikring og kontroll med ferdselen på området? Problemstilling 3., 4. og 5. overlapper hverandre og revisjonen har derfor valgt å slå sammen de tre problemstillingene til en problemstilling, med to underliggende spørsmål. Dette fremkommer av kapittel 5 i rapporten. Revisjonen har ved problemstilling 1 utledet, kontrollert og vurdert følgende revisjonskriterier 1 : Det skal være rutiner som sikrer korrekt bruk av vektsystemet. Det skal være rutiner som sikrer dokumentasjon av bruken av vektsystemet. Revisjonen har ved problemstilling 2 utledet, kontrollert og vurdert følgende revisjonskriterier: Gatedalen miljøanlegg har rutiner som sørger for at betalingspliktig avfall ikke leveres i gratisområdet, og disse rutinene er kjent blant de ansatte. Ved problemstilling 3 har revisjonen utledet, kontrollert og vurdert følgende revisjonskriterier: Gatedalen miljøstasjon skal ha system og rutiner for sikring av verdier, samt kontroll med ferdselen på området. Revisjonens funn og vurderinger og konklusjoner på problemstillingene: Revisjonen har kommet frem til at Gatedalens system for veiing av avfall er delvis tilfredsstillende. På revisjonens tidspunkt finnes det ingen oppdaterte rutiner angående veiing i kommunens kvalitetssystem. Det finnes dog skriftlige oppdaterte rutiner i vektbua. Revisjonen er også av det inntrykk at all nødvendig data ved levering av avfall blir registrert i datasystemet Scanx. Selv om praksis ikke nødvendigvis avviker fra formaliserte rutiner, anser revisjonen skriftlige oppdaterte rutiner, tilgjengelig for alle, som et nødvendig verktøy både når det gjelder utførelse av arbeidsoppgaver og opplæring. De ansatte på Gatedalen er til stede og kontrollerer hva som blir levert både i gratisområdet og betalingsområdet. Opplæring knyttet til gjennomføring av kontrollen skjer gjennom muntlig opplæring, og kontrollrutinene er ikke formalisert i skriftlige oppdaterte rutiner. På 1 Revisjonskriterier blir utledet av autoritative kilder, og skal være de kriterier revisjonen kontrollerer for å besvare problemstillingene.

4 bakgrunn av dette konkluderer revisjonen med at kriteriene for problemstilling 2 ikke er oppfylt, og at Gatedalen dermed ikke i tilfredsstillende grad sikrer seg mot at betalingspliktig avfall leveres i gratisområdet. Når det gjelder problemstilling 3, har revisjonen konkludert med at Gatedalen ikke i tilfredsstillende grad sikrer verdier/gjenstander eller har tilfredsstillende kontroll med ferdsel på området. Dette begrunner revisjonen med det faktum at innbrudd og tyveri er et gjentakende problem på Gatedalen. Hvorvidt nytt alarmsystem bedrer dette, er etter revisjonens vurdering noe som bør evalueres på et senere tidspunkt. Innen alle undersøkte områder opplever revisjonen at team avfall og renovasjon har et stort forbedringspotensiale hva gjelder melding av avvik. Revisjonen ser alvorlig på at ikke alle innbrudd meldes som avvik, samtidig som ikke alle innbrudd anmeldes til Politiet. Revisjonens anbefalinger: Med bakgrunn i konklusjoner, og vurderingene disse bygger på, anbefaler revisjonen Sarpsborg kommune om å: Sørge for at internkontroll blir prioritert i team avfall og renovasjon, med særlig vekt på skriftliggjøring og revidering av rutiner, samt fokus på kvalitetsarbeid gjennom melding av avvik. Sørge for at de ansatte har nødvendig og korrekt tilgang i kvalitetssystemet. Vurdere å løfte problemstillingen knyttet til bedrifter som leverer avfall under påskudd av å være husholdning i det videre arbeidet med utredning av etablering av ny avfallsstasjon, herunder vurdere om erfaringer fra andre kommuner bør innhentes. Søke å komme i dialog med Politiet angående innbruddsproblematikken. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene, dette fremkommer i sin helhet på side 20 og 21 i rapporten. Rådmannen skriver blant annet at rapporten inneholder viktige anbefalinger som rådmannen vil jobbe med i tiden fremover. Videre at rådmann allerede har gjort tiltak som sikrer at anbefalingene fra revisjonen følges opp. Rådmannen kommenterer hver enkelt anbefaling og hvilke tiltak som er igangsatt eller bør iverksettes. Vurdering Det ligger til kontrollutvalget å forsikre seg om at revisors gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Rapportens utforming, innhold, vurderinger og konklusjoner faller imidlertid inn under revisors selvstendige, faglige ansvar. Sekretariatet vurderer at rapporten er skrevet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjon (RSK 001), og finner at rapporten gir svar på problemstillingene og kontrollutvalgets bestilling via prosjektplan. Videre vurderer sekretariatet at valg av revisjonskriterier er relevante for å kunne besvare problemstillingene. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder, herunder dokumentanalyse, intervjuer og befaringer. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Samlet sett anser også sekretariatet at dataene som er benyttet er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger og konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriterier og de metodiske avgrensingene. Sekretariatet vurderer at rådmann slutter seg til anbefalingene fra revisjonen og også viser til tiltak for å sikre at anbefalingene blir fulgt opp.

5 Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget legger revisjonens vurderinger og anbefalinger til grunn i sitt forslag til vedtak i bystyret, og videre at kontrollutvalget innstiller til bystyret at rapportens anbefalinger skal tas til følge og gjennomføres. Rådmann bør gi en rapport til kontrollutvalget høsten 2018 om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten.