Forvaltningsrevisjonsplan

Transkript

1 Forvaltningsrevisjonsplan Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

2 Innhold: 1. Innledning Om den overordnede analysen Kravene i forskriften ( 10) Informasjonsgrunnlag og dokumentasjon Resultat etter overordnet analyse i Sarpsborg kommune Gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalgets prioriteringer... 4 Sosialhjelp og introduksjonsprogrammet mm Bruk av tvang i skolen... 5 Fakturaoppfølging «Røde flagg»... 6 Oppfølging av kompetansekrav... 7 Avfallshåndtering ved Gatedalen... 7 Variabel lønn... 8 Refusjoner... 8 Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS-system Bystyrets vedtak Rammetimetallet for forvaltningsrevisjon Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen Rapportering til bystyret Delegering til kontrollutvalget... 9 Vedlegg

3 1. Innledning Kommunelovens kapittel 12, Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. inneholder bestemmelser om forvaltningsrevisjon. Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette framgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Gjennom denne bestemmelsen blir forvaltningsrevisjon definert som: systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger... Forvaltningsrevisjonens innhold er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon 7, første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen skal altså foreta systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet og måloppnåelse med utgangspunkt i bystyrets vedtak og forutsetninger. I tillegg kommer vurdering av om regelverket etterleves, om kommunens styringssystemer og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget som legges fram for politiske organer, er i samsvar med offentlige utredningskrav. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Av departementets merknader til paragrafen framgår det at det i siste 2

4 instans påhviler bystyret å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Forskriftens 10 omhandler plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og lyder som følger: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Bestemmelsen pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og denne planen skal baseres på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Bestemmelsen innebærer at bystyret gjennom å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon skal bestemme innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Det medfører at bystyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i forvaltningsrevisjon og knytter forvaltningsrevisjonsarbeidet nærmere til bystyret. Det framgår av lovforarbeidene at dette er ment å styrke forvaltningsrevisjon i kommunene. 2. Om den overordnede analysen 2.1 Kravene i forskriften ( 10) I departementets merknader til bestemmelsen omtales overordnet analyse nærmere. Her framgår det at hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å legge en plan for forvaltningsrevisjon, og foreta en prioritering av aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det framgår av merknadene at analysen kan bygge på relevant informasjon fra andre dokumenter som er utarbeidet som ledd i kommunens plan- og analysearbeid. Det heter videre at kontrollutvalgets prioritering må ta utgangspunkt i de avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og bystyrets vedtak og forutsetninger, som analysen avdekker. Departementets merknader utdyper hva som menes med uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger slik: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. 3

5 Når det gjelder spørsmålet om hvem som kan gjennomføre den overordnede analysen, sier departementet at kontrollutvalget står fritt med hensyn til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens/ fylkeskommunens revisor, eller andre. 2.2 Informasjonsgrunnlag og dokumentasjon Østfold kommunerevisjon IKS har gjennomført overordnet analyse. Kartlegging av risiko gjøres gjennom flere ulike handlinger. Revisjonen skriver på side 6 i analysen: Sentrale styringsdokumenter, slik som siste handlingsplan med budsjett, siste årsrapport og andre nye kommuneplaner, spiller en sentral rolle i kartleggingen. Gjennomgang av kommunens egne dokumenter bidrar dessuten til å kartlegge hva kommunen selv oppfatter som relevante risikofaktorer i kommende planperiode. Løpende dialog med forvaltningen i forbindelse med prosjektarbeid er en viktig kanal for informasjon. Det forekommer for eksempel at vi avdekker risikoområder som går utover det som revideres i den enkelte forvaltningsrevisjon. I denne sammenhengen må det også vises til at det avholdes fast møte med rådmannen og kommunalsjefer i kartleggingsfasen, for å få administrasjonens innspill på aktuelle risikoområder i kommunen. Det gjennomføres samtaler med kommuneansvarlig regnskapsrevisor for å kartlegge erfaringer og oppfatning av risikofaktorer innenfor ulike deler av kommunen. Ytterligere kan kontakt med øvrig fagmiljø, litteratur og publikasjoner på området, samt nyhetsbildet bidra til å kartlegge forhold som det kan være grunn til å se nærmere på. Det gjennomføres analyser av KOSTRA tall på overordnet nivå for å avdekke om kommunen skiller seg nevneverdig ut fra sammenlignbare kommuner. «I tillegg til dette har revisjonen fått noen innspill fra det forrige kontrollutvalget. 2.3 Resultat etter overordnet analyse i Sarpsborg kommune Flere områder er identifisert som aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden Se KU-sak, vedlegg 1, Overordnet analyse, Sarpsborg kommune, Gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalgets prioriteringer Kontrollutvalget har i møtet , vurdert det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : I prioritert rekkefølge: 1 Sosialhjelp og introduksjonsprogrammet mm 2 Bruk av tvang i skolen 3 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 4 Oppfølging av kompetansekrav 4

6 5 Avfallshåndtering ved Gatedalen 6 Variabel lønn 7 Refusjoner 8 Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS-system Sosialhjelp og introduksjonsprogrammet mm. I følge Årsrapport 2014 hadde enheten et merforbruk på kr 9,2 millioner i Merforbruket ble forklart med økte utgifter til introduksjonsprogrammet for flyktninger pga. flere deltakere, og fortsatt økende utgifter til økonomisk sosialhjelp. Merutgiftene til sosialhjelp var spesielt knyttet til boutgifter og midlertidig innkvartering. I handlingsplanen for fremheves en rekke utfordringer for enhet NAV sosial, blant annet ungdom som står utenfor utdanning og arbeid, levekårsforskjeller, høyere utbetalinger av økonomisk sosialhjelp pr. mottaker enn i sammenlignbare kommuner. Videre fremgår det at enheten ønsker å øke andelen i arbeid og aktivitet etter introduksjonsprogrammet, erstattet sosialhjelpsytelser med arbeid og aktivitet og avklare rett til trygdeytelser for sosialhjelpsmottakere. Det er iverksatt tiltak for dette. Som det fremgår av kapittel 2.1 i Overordnet analyse er andelen unge arbeidsledige høy i kommunen, og tilsvarende gjelder for unge sosialhjelpsmottakere. I kapittel 2.2 i analysen fremheves økninger i sosialhjelpsutbetalinger mm., som en stor utfordring for kommunen. I forbindelse med budsjettfremlegget i oktober 2015 synes imidlertid som om utfordringen på nåværende tidspunkt ikke er like stor. Temaene «Unge sosialhjelpsmottakere», «Introduksjonsprogrammet» og «Kvalifiseringsprogrammet» ble tatt inn som risikoområder i overordnet analyse for Økningen i utgifter på dette området representerer generelt betydelig utfordringer for kommuner. I Sarpsborg har man sett en nedgang i forhold til 2014, men dette kan bero på naturlige svingninger. I et brukerperspektiv kan økte utgifter på sosialhjelpsområdet få betydning for nivået på andre kommunale tjenester, da kommunens totale ramme ikke øker tilsvarende. Videre vil det også være en utfordring for kommune å ta ned nivået på tjenesten og samtidig ivareta forsvarligheten på tjenestenivået. I et organisasjonsperspektiv medfører økningen redusert økonomisk effektivitet, og det er også belastende for ledere som kan oppleve å måtte styre etter urealistiske budsjetter utgiftsnivået styres i all hovedsak av forhold som kommunen ikke har full mulighet til å påvirke. I et samfunnsperspektiv kan økningen, særlig knyttet til unge sosialhjelpsmottakere og arbeidsledige, føre til sideeffekter på andre områder. Kommunen sliter for eksempel med levekårsutfordringer og et vanskelig boligmarked, som forsterkes av slike forhold. Området inneholder flere temaer som er egnet for forvaltningsrevisjon, eksempelvis sosialhjelp generelt, kvalifiseringsprogrammet, oppfølging av unge sosialhjelpsmottakere, ivaretakelse av barn i lavinntektsfamilier osv. Bruk av tvang i skolen Enhet Spesialpedagogiske tiltak har blant annet ansvar for barn som har behov for høy grad av tilrettelegging, såkalt forsterket tilbud i grunnskolen. Tjenesten ytes på skolen i egne forsterkede spesialavdelinger. Tjenesten er under massivt press, som følge av bruk av tvang mot elever. Det har vært flere artikler i Byavisa Sarpsborg, hvor det har blitt rettet hard kritikk mot kommunen med 5

7 påstander om ulovlig og omfattende tvangsbruk. Kommunen har også blitt politianmeldt for bruk av ulovlig tvang og vold mot en enkeltelev. Kommuneledelsen viser til at det forekommer bruk av tvang. De mener at tvangsbruken er lovlig, og at den ikke går lenger enn det nødvergebestemmelsen i straffeloven åpner for. Slik revisjonen har oppfattet artiklene, så er også de foresatte innforstått med at tvang må brukes, men at tvangen som utøves er for omfattende og ulovlig. Risikoområdet er fremhevet av rådmannen i møte med revisjonen. Det vises til at kritikken er omfattende og at den sliter på de ansatte. Kommunen mister kompetanse fordi ansatte slutter, og kritikken er også ødeleggende for kommunens omdømme. Rådmannen ber om at det gjennomføres en fullstendig gjennomgang av hele tjenesten med fokus på hvordan kommunen ivaretar barna, og anmoder om at kontrollutvalget gir området prioritet. Konsekvensene av eventuell ulovlig tvangsbruk er selvsagt store i et brukerperspektiv. Konsekvensene er også store i et organisasjonsperspektiv. Rådmannen viser selv til slitasje på ansatte og tap av kompetanse. I tillegg vil det også kunne medfør økt sykefravær og økonomisk ineffektivitet fordi man må sette inne vikarer. Konsekvensene vil også være store i et samfunnsperspektiv, hvor tap av omdømme er opplagt. Ulovlig tvangsbruk vil også kunne medføre straffansvar etter straffeloven. Fakturaoppfølging «Røde flagg» I følge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet. Typiske eksempler på fakturasvindel er fiktive fakturaer for tjenester man ikke har bestilt eller mottatt. En annen typisk form for svindel, er fakturering for tjenester man har mottatt, men hvor faktureringen er høyere enn avtalte betingelser eller det som er levert. Østfold kommunerevisjon har gjennomført begrensede fakturakontroller i de fleste av sine kommuner, og revisjonen har i nær sagt alle saker avdekket forhold som det har vært grunn til å følge opp videre. Slike undersøkelser har vært knyttet opp til konkrete temaer for revisjon enten investeringsprosjekter eller undersøkelser av kommunenes anskaffelsespraksis. Revisjonen har imidlertid aldri foretatt en detaljert gjennomgang av fakturaer på generelt nivå med utgangspunkt i analyser av reskontro. En slik gjennomgang vil være egnet til å avdekke både rene former for fakturasvindel, men vil også kunne bidra til å avdekke useriøse eller falske leverandører. Det er ikke noe som tilsier at Sarpsborg kommune er mer utsatt enn andre kommuner for fakturasvindel. Sett i forhold til erfaringer fra andre kommuner og det store antallet fakturaer som blir attestert og anvist hvert eneste år, mener vi imidlertid at sannsynligheten er høy for at slike fakturaer kan forekomme i større eller mindre grad. Ulike former for fakturasvindel vil medføre konsekvenser i et brukerperspektiv. Penger som kunne vært brukt til opprettholdelse eller styrking av kommunale tjenester, blir i stedet betalt ut til urettmessige mottakere. Tilsvarende vil det også ha store konsekvenser i et organisasjonsperspektiv, blant annet fordi urettmessige utbetalinger reduserer økonomisk effektivitet. Som eksempel kan det føre til for høye kostnader i investeringsprosjekter. Det vil også medføre konsekvenser i et samfunnsperspektiv, eksempelvis tap av omdømme dersom det blir kjent at kommunen har brukt useriøse leverandører og ikke har avdekket dette gjennom kontrolltiltak. 6

8 Oppfølging av kompetansekrav I Sarpsborg kommune gjøres ansettelser på enhetsnivå, mens oppsigelser ivaretas på sentralt nivå. Kommunesjef HR mener å sitte med et inntrykk av at det er et økende antall saker, hvor oppsigelser har sitt grunnlag i mangler ved jobbutførelsen. Da kan det stilles spørsmålstegn ved om kommunen som helhet er god nok til å vurdere kompetanse. I tillegg er det for en rekke stillinger krav om autorisasjon og/ eller vandelsattest dette gjelder særlig mange ansatte innen helse og omsorg. Det har blitt avdekket enkelttilfeller hvor slike attester ikke foreligger i personalmappen. Også her kan det stilles spørsmål ved om kommunen som helhet er god nok til å følge opp at nødvendige godkjenninger innhentes. Kommunesjef HR opplyser om at enkelttilfellene har medført at man har endret rutiner sentralt eksempelvis ved at det er tatt inn krav om autorisasjon i arbeidsavtaler. Det foreligger rutiner som skal brukes lokalt, men det er uklart i hvor stor grad disse følges. Rådmannen mener det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon hvor man ser på kommunens helhetlige ansettelsespraksis innenfor temaet. Rådmannens redegjørelse for temaet i møte med revisjonen, viser at det er sannsynlig at kompetanse og/ eller innhenting av nødvendige godkjenninger ikke gis tilstrekkelig oppmerksomhet i ansettelsesprosesser. Det er opplagt at slike forhold vil ha betydning i et brukerperspektiv. Kompetente medarbeidere er en viktig forutsetning for at kommunens skal kunne yte forsvarlige tjenester. Det har også betydning i et organisasjonsperspektiv. En ting er at manglende kompetanse vil kunne medføre konsekvenser for effektiv drift, men oppsigelsesprosesser er også svært belastende, både for kommunen og for den enkelte ansatte som prosessen retter seg mot. I et samfunnsperspektiv vil manglende kompetanse og/eller nødvendige godkjenninger eksempelvis kunne ha betydning for samhandling med andre offentlige organisasjoner, og det vil også kunne ha betydning for kommunens omdømme. Temaet samsvarer også med innspill fra kontrollutvalget i møte 15. september Avfallshåndtering ved Gatedalen I følge Årsrapport 2014 ble det tatt i mot tonn grovavfall ved Gatedalen miljøanlegg i 2014 fra husholdningene. Mottaket dekker hele kommunen. Avfallshåndteringen representerer betydelige inntekter. Rådmannen har fremhevet Gatedalen som et risikoområde i møte med revisjonen. Det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon med fokus på systemer for veiing av avfall og sikring av gjenstander reelt sett gjennomgang av internkontroll knyttet til inntekter og ivaretakelse av verdier. Gatedalen miljøanlegg er utformet på en slik måte at man først kommer til et gratisområde når man leverer avfall. Dersom det ikke er mulig å levere alt avfall der, så veies restavfallet og man leverer dette på en annen del av anlegget. Etter revisjonens oppfatning er det sannsynlig at det kan forekomme feil i registreringer og/ eller at enkelte innbyggere misbruker ordningen på en slik måte at avfall som egentlig er betalingspliktig, dumpes på gratisområdet. I et brukerperspektiv vil misbruk av ordningen først og fremst ha betydning for horisontal rettferdighet det er ikke rettferdig at noen «slipper» å betale for det som det store flertallet betaler for. I et organisasjonsperspektiv kan det medføre økonomisk ineffektivitet, ved at inntektene reduseres. Dette kan igjen få betydning for kommunens tjenestenivå. I et samfunnsperspektiv er det viktig at kommunen har et velfungerende avfallsanlegg. 7

9 Variabel lønn Variabel lønn utgjør en stor del av lønnsutgiftene i kommunesektoren, og i særdeleshet innen helse og omsorg. Variabel lønn kan for eksempel være utgifter til vikarbruk, overtid, ekstrahjelp osv. Variabel lønn henger sammen med sykefravær og innleie av personell, og utgjør ofte en usikkerhetsfaktor med hensyn til budsjettering og prognoser. Variabel lønn utbetales etterskuddsvis. Det kan være flere risikofaktorer knyttet til variabel lønn, eksempelvis om det i det hele tatt skal settes inn vikar eller ekstraressurs, om registrering av lønnsgrunnlag er korrekt, om kontroll av lønnsgrunnlag ivaretas tilfredsstillende, om det er treghet i prosessen fra registrering til utbetaling osv. Revisjonen har ikke grunnlag for å hevde at Sarpsborg kommune skiller seg negativt ut i forhold til andre kommuner hva gjelder overnevnte, men det er sannsynlighet for feil knyttet til variabel lønn. Lønnsarten kontrolleres også kun i begrenset grad i forbindelse med den løpende regnskapsrevisjonen. Temaet er også løftet frem av rådmannen som et område hvor det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon, blant annet på grunn av risikoområdene som er påpekt ovenfor. Konsekvensen av feil i variabel lønn er hovedsakelig knyttet til økonomisk effektivitet, men de kan til gjengjeld være store Refusjoner Refusjoner utgjør en sentral del av inntektssiden i kommunens budsjett. Det handler for det første om sykepengerefusjoner, men også refusjoner fra andre kommuner eksempelvis som følge av vertskommunesamarbeid, eller ulike refusjoner fra statlig nivå. Det er sentralt at kommunen har et system som sikrer berettiget refusjon i tide, og at refusjonskrav registreres i fakturasystemet. Erfaringer fra andre kommuner viser at det er sannsynlighet for at refusjonskrav ikke sendes. Etter revisjonens oppfatning kan denne sannsynligheten øke i omorganiseringsprosesser, noe som er tilfellet i Sarpsborg kommune. Temaet ble også fremhevet av rådmannen i møte med revisjonen. Konsekvensene vil kunne være store med hensyn til økonomisk effektivitet. Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS-system Teamet ble løftet frem av kontrollutvalget i møte 15. september Kommunen har eget kursopplegg for nyansatte, som ivaretar dette. Det betyr ikke nødvendigvis at ansatte får full kjennskap til alt av overordnede reglementer og rutiner på området, eller slike dokumenter på enhetsnivå, Det kan det være aktuelt å rette undersøkelsen inn mot nyansattes opplevelse av opplæringsfasen. 3.2 Bystyrets vedtak Behandling Representanten Stein Erik Westlie fremmet på vegne av Fremskrittspartiet følgende tilleggsforslag: "Kvaliteten på tjenestene som eldre får på heldøgnsplassene i kommunen." Tiltaket tas inn i planen og foreslås gitt prioritet nr. 5. Opprinnelig punkt 6 Variabel lønn tas ut av planen. Votering Kontrollutvalgets innstilling med tilleggsforslaget fra Fremskrittspartiet ble enstemmig vedtatt. 8

10 I prioritert rekkefølge: 1 Sosialhjelp og introduksjonsprogrammet mm. 2 Bruk av tvang i skolen 3 Fakturaoppfølging «Røde flagg» 4 Oppfølging av kompetansekrav 5 Kvaliteten på tjenestene som eldre får på heldøgnsplassene i kommunen 6 Avfallshåndtering ved Gatedalen 7 Refusjoner 8 Introduksjon av nyansatte i kommunens HMS-system Se omtalen over 3.3 Rammetimetallet for forvaltningsrevisjon Av departementets merknader til 9 i Forskrift om kontrollutvalg framgår det at det i siste instans påhviler bystyret å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Kontrollutvalget sender hvert år samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet til bystyret I vedlegg til årsbudsjettet er timer til forvaltningsrevisjon spesifisert med 1400 timer. (et gjennomsnittsprosjekt er på ca. 300 timer) 3.4 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen De overordnede føringene for forvaltningsrevisjon vil ligge i plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen skal videre underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (jf RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon). Kommunens valgte revisor gjennomfører forvaltningsrevisjonen etter avtale. Kontrollutvalget har fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektbeskrivelser og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. Kontrollutvalget har en egen rutinebeskrivelse for bestilling av konkrete prosjekt (jf. vedlegg til planen). 3.5 Rapportering til bystyret Bystyret har tidligere bestemt at forvaltningsrevisjonsrapporter fortløpende skal sendes til bystyret. Generell rapportering fra kontrollutvalget til bystyret vil ellers skje gjennom kontrollutvalgets årsrapport til bystyret. I årsrapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer samt resultater/oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektene. 3.6 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon er etter forskrift om kontrollutvalg 10 vedtatt av bystyret. Etter samme paragraf har bystyret delegert til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. 9

11 Vedlegg BESTILLING av FORVALTNINGSREVISJON Rutinebeskrivelse 1. Bestilling av prosjektplan I følge lovverket skal arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisjonen organiseres etter bestiller-utførermodellen. Det innebærer at kontrollutvalget bestiller oppdrag for forvaltningsrevisjon hos revisjonen, som leverer etter bestilling. På bakgrunn av kontrollutvalgets vedtatte prioriteringer i Forvaltningsrevisjonsplanen, skal det sendes bestillinger til Østfold kommunerevisjon IKS. I Forvaltningsrevisjonsplanen er det beskrivelsene av prosjektene som utgjør bestillingen til revisjonen. 2. Utarbeidelse av en prosjektplan Prosjektplanen utarbeides av revisjonen i henhold til prioriteringene i Forvaltningsrevisjonsplanen og avtalt tidsplan. Det forutsettes at revisjonen foretar enkelte forundersøkelser i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplanen. Et mulig utfall etter en slik forundersøkelse kan være at revisjonen konkluder med at prosjektet ikke bør iverksettes. Forhold som ga grunnlag for å påpeke risikofaktorer i Forvaltningsrevisjonsplanen kan være fjernet etc. I en slik situasjon skal revisjonen utarbeide et notat som legges fram for kontrollutvalget til behandling. 3. Prosjektplanens innhold - Prosjektnavn - Bakgrunn for undersøkelsen: Hvorfor temaet skal undersøkes? Risiko- og vesentlighetsvurderinger fra den overordnede analysen, aktualitet, prioriteringer - Formål med undersøkelsen: Følger av bakgrunn. - Avgrensning av undersøkelsen: Hvilke saksområder undersøkelsen ikke skal omhandle. - Mulige problemstillinger og metode: Problemstillingene for de prosjekter som skal iverksettes, vil endelig fastsettes gjennom kontrollutvalgets behandling av revisjonens prosjektplaner. - Metode: Hvilket databehov er nødvendig for å besvare problemstillingene og hvilken metode vil bli benyttet ved datainnsamling? - Kriterier/Kildegrunnlag: Aktuelle kilder og revisjonskriterier som vil være nyttige i undersøkelsen, for eksempel tidligere saker og vedtak, reglement, planer etc. - Ressursbruk: antall timer som avsettes til prosjektet - Milepælsplan: hvilke tidsmessige forventninger revisjonen selv mener er realistiske og når prosjektet kan forventes ferdigstilt. Tidsperspektivet i en undersøkelse vil alltid være veiledende, da det kan komme opp saker som må 10

12 gis prioritet på bekostning av løpende prosjekter. I slike tilfeller skal milepælplanen oppdateres iht. realistisk forventing om videre utvikling. 4. Kontrollutvalgets behandling av prosjektplan Før prosjektplanen legges fram for kontrollutvalget til behandling, er det sekretariatets oppgave å vurdere om prosjektplanen er i henhold til formalkravene i pkt. 3. Sekretariatet vurderer også om problemstillingene er relevante og om metodevalget vil gi tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ved behandling av prosjektplanen kan kontrollutvalget selv komme med innspill på ønsket retning for undersøkelsen mulige problemstillinger. 5. Statusrapporteringer/styringsgruppe Ved gjennomføring av store prosjekter som går over lang tid kan det være nyttig med rapporteringer til kontrollutvalget eller en styringsgruppe underveis. Kontrollutvalget gir selv instrukser om slik rapportering ved behandling av prosjektplanen. Revisjonen bør også gis anledning til å foreslå slik rapportering i milepælsplanen. 6. Endringer underveis Revisjonen skal underrette sekretariatet når det skjer avvik i forhold til vedtatt prosjektplan. Med avvik menes her både endringer i forhold til problemstilling, undersøkelsesgrunnlag og milepælplan. 7. Ferdig rapport Revisjonen leverer ferdig rapport til sekretariatet iht. milepælsplan, der ikke annet avtales underveis. Saken legges så frem for behandling i utvalget, som oversender saken til kommunestyret med innstilling til vedtak. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 11