Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post iokus@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Mysen, Jostein Flåøien Leder (sign.)

2 Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste PS 14/8 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/9 Eidsberg kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse vedlegg 3 ettersendes PS 14/10 Eidsberg kommunes Skatteregnskap for 2013 PS 14/11 PS 14/12 PS 14/13 Oppfølging av rapport om "NAV - økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet", Eidsberg kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt

3 Saksnr.: 2014/6688 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 43496/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /8 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte ,legges frem til godkjenning.

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 11:30 Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 3 Fra til saksnr.: 14/1-14/7 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell, meldt forfall X Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra administrasjonen: Rådmann Tom-Arne Tørrfoss og økonomisjef Ståle Ruud Møtende fra revisjonen: Svend-Harald Klavestad og Anita Rønningen... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste PS 14/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 PS 14/3 PS 14/4 PS 14/5 PS 14/6 PS 14/7 " 2014 budsjettet Eidsberg kommune - en kommentar" - Brev fra Hans Bjørnstad til Kontrollutvalget i Eidsberg mfl. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Oppfølging av politiske vedtak" i Eidsberg kommune Informasjon fra revisjonen Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Eventuelt

5 PS 14/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Den muntlige informasjonen fra Rådmann om budsjett 2014, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : 1. Den muntlige informasjonen fra Rådmann om budsjett 2014, tas til orientering 2. Kontrollutvalget ser fortsatt med bekymring på den økonomiske utvikling i Eidsberg kommune PS 14/3 " 2014 budsjettet Eidsberg kommune - en kommentar" - Brev fra Hans Bjørnstad til Kontrollutvalget i Eidsberg mfl. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

6 Redegjørelsen fra Rådmann tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Redegjørelsen fra Rådmann tas til orientering PS 14/4 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Oppfølging av politiske vedtak" i Eidsberg kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret Eidsberg: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av politiske vedtak» i Eidsberg kommune tas til etterretning. 2. De 4 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten vedtas. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kari Mette Fjell fremmet forslag til nytt punkt 3: «Kontrollutvalget henstiller møteledere om å bidra til at tilleggs- og endringsforslag som fremkommer i møtet er konkrete og således enklere for administrasjonen og følge opp» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak og innstilling som fremlegges til behandling for kommunestyret: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av politiske vedtak» i Eidsberg kommune tas til etterretning. 2. De 4 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten vedtas. 3. Det henstilles til møteledere om å bidra til at tilleggs- og endringsforslag som fremkommer i møtet er konkrete og således enklere for administrasjonen og følge opp.

7 PS 14/5 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Revisjonen orienterte om følgende punkter og svarte på spørsmål fra utvalget: - Fremdriftsplan 2014, forvaltningsrevisjon - Overordnet analyse - Oppfølgingsrapport «NAV» - Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 14/6 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for Eidsberg kommunestyre: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget drøftet saken og gjorde noen justeringer som sekretariatet rettet. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak og innstilling som fremlegges til behandling for kommunestyret: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget vedtas

8 PS 14/7 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Ingen saker under eventuelt Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling :

9 Saksnr.: 2014/6688 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 78095/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /9 Eidsberg kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Eidsberg kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2013 for Eidsberg kommune utkast 2. Revisors beretning 2013, datert Revisjonsbrev datert fra IØKR IKS ettersendes fra revisjonen 4. Eidsberg kommunes årsregnskap sendes direkte til KU av kommunen. 5. Rådmannens årsberetning sendes direkte til KU av kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal og regionaldepartementet den med hjemmel i kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet. I 7 i nevnte forskrift er følgende bestemt når det gjelder saksgang ved denne uttalelsen: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være

10 formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Om innholdet i kontrollutvalgets uttalelse kan man finne veiledning i forskriftens kapittel 4 som omhandler kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon. Nærmere om de enkelte dokumenter og behandlingsprosedyre i regnskapssaken: Med henvisning til hva departementet uttaler, bør Eidsberg kommunes budsjett og regnskap, rådmannens årsberetning og distriktrevisors revisjonsberetning og revisjonsbrev være dokumenter kontrollutvalget legger til grunn når det avgir uttalelse. Frister i prosedyren for behandling av årsregnskaper er nå: Regnskapet skal avlegges av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsberetning fra rådmann skal avgis med frist 31. mars Revisjonsberetning skal avgis med frist 15. april Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 1. juli Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bygge sin uttalelse på revisjonsbrevet utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisors beretning og de øvrige dokumenter i saken. Årsregnskapet og årsrapport er ikke avlagt innen frist fastsatt i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Revisjonsberetningen er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning, dvs at revisor ikke har funnet avvik av en slik størrelsesorden at det er nødvendig at de påpekes. Kommunens driftsregnskap 2013 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr ,25 og regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,41 Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader Kommunens netto driftsresultat utgjør 1,91 % av driftsinntekter i Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget. Sekretariatet anbefaler utvalget å benytte seg av denne muligheten, og viser for øvrig til revisjonsbrevet datert Sekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2013 for Eidsberg kommune som vist i vedlegg 1 i denne saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet.

11 Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Kommunestyret i Eidsberg Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2014/ /2014-ANIROV 510/ Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Eidsberg kommune utkast I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret, før det endelig vedtas i kommunestyre. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 14. mai 2014 behandlet årsregnskapet 2013 for Eidsberg kommune. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap, rådmannens årsberetning, revisjonsberetningen og revisjonsbrevet. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgir herved følgende uttalelse til kommunestyret: Årsregnskap er avlagt og årsberetning er avlagt Revisjonsberetning er avlagt Kommunens driftsregnskap 2013 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr ,25 og regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,41 Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2013/14. Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2013 utgjør 1,91 % av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget vedlegger revisjonsbrevet datert og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: - Xx - xx Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Besøks- og Postadresse: Industriveien Rakkestad Org.nr.: E-postadresse: anita.rovedal@iokus.no Webadresse: Telefon: Mobil: Bankkonto:

12 Saksnummer 2014/ /2014 Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2013 for Eidsberg kommune og slutter seg til revisors beretning av 7. mai Jostein Flåøien Leder i kontrollutvalget Kopi til eksterne mottakere: Formannskapet

13

14

15 Saksnr.: 2014/6688 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 77948/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /10 Eidsberg kommunes Skatteregnskap for 2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Eidsberg kommune 2013 til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Skatteoppkreverens årsrapport 2013, inkludert skatteregnskapet for 2013 Kontrollrapport 2013, fra Skatteetaten, Skatt Øst, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Etter at revisjonen av skatteregnskapet fra og med 2004 ble overført til Riksrevisjonen har kontrollutvalget ingen pålagt, formell oppgave med å behandle skatteregnskapet, eller skatteinnfordringen som funksjon. Skatteinnfordring er imidlertid en viktig lovpålagt kommunal oppgave, og i tråd med dette bør kontrollutvalget følge opp administrasjonens gjennomføring av denne oppgaven. I likhet med tidligere år har skatteoppkreveren lagt frem en årsrapport for hele området. I henhold til instruks plikter skatteoppkrever å gi kommune-/bystyret de opplysninger og oppgaver som er nødvendig for tilsyn med den kommunale forvaltningen. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer.

16 Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse om skatteregnskapet for 2013, til orientering.

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 Saksnr.: 2014/6688 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 78006/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /11 Oppfølging av rapport om "NAV - økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet", Eidsberg kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om "NAV - økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet", Eidsberg kommune, utarbeidet av IØKR IKS, tas til etterretning Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Oppfølging av rapport om "NAV - økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet", Eidsberg kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsrapport "NAV - økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet", Eidsberg kommune Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte sak 12/15, ble rapport om "NAV - økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet", Eidsberg kommune, behandlet og følgende vedtak ble fattet: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten. 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering og rapporten oversendes kommunestyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken et år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling til kommunestyret:

35 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport "NAV- økonomisksosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet i Eidsberg kommune, samt kontrollutvalgets vedtak i saken til etterretning. Saken ble behandlet i Eidsberg kommunestyre under sak 106/12, og følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet gjeldende Eidsberg kommune til etterretning. Vurdering Det vises til revisjonens konklusjon i vedlagte oppfølgingsrapport datert : «Revisjonen gjennomfører ikke nye mappegjennomganger ved oppfølgingsrapporter, slik sett er det ikke gjort kontroller i enkeltmapper for å se hvorvidt anbefalingene er fulgt opp. Imidlertid vurderer revisjonen ut fra rådmannens tilbakemelding i 2014 at det er gjort nødvendige vurderinger sett opp mot interne rutiner. Revisjonen vurderer slik sett at samtlige anbefalinger som ble gitt i 2012 er arbeidet med og fulgt. Revisjonen vurderer dette som positivt.»

36 OPPFØLGING AV RAPPORT OM NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet Eidsberg kommune

37 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN Innledning Hjemmel for oppfølging Formål og problemstilling OPPFØLGINGSKRITERIER OPPFØLGING Vedtatt anbefaling nr Vedtatt anbefaling nr Vedtatt anbefaling nr Vedtatt anbefaling nr KONKLUSJON VEDLEGG... 7 Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 1

38 1 BAKGRUNN 1.1 Innledning Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet i Eidsberg kommune kommer som følge av vedtak 12/15 i kontrollutvalget og vedtak 106/12 i kommunestyret. I vedtak 12/15 fra kontrollutvalget heter det: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer i rapporten. 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemeldinger til orientering og rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. 3. Revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. I vedtak 106/12 fra kommunestyret heter det: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet» gjeldende Eidsberg kommune til etterretning. Revisjonen takker kommunens ansatte for godt samarbeid i prosjektgjennomføringen. 1.2 Hjemmel for oppfølging Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr. 905) 12 om Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandling av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 1.3 Formål og problemstilling Formålet med undersøkelsen er å følge opp forvaltningsrevisjonsprosjektet NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet. Problemstilling: Er alle tiltak som ble vedtatt av kommunestyret ved behandlingen av rapporten iverksatt? Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 2

39 2 OPPFØLGINGSKRITERIER Oppfølgingskriteriene vi måler opp mot er kommunestyrets vedtak i sak 106/12. Det vil være anbefalingene som er gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten som danner utgangspunktet for oppfølgingen. I tillegg foreligger også administrasjonens bemerkninger til revisjonens anbefalinger forut for kommunestyrets vedtak, (vedlegg 1). Revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten var følgende: Anbefaling nr. 1: Revisjonen anbefaler at NAV Eidsberg ser på sine interne arbeidsrutiner, og gjør en vurdering på hvordan man kan unngå fristoversittelser på enkeltvedtak. Anbefaling nr. 2: Revisjonen anbefaler at NAV Eidsberg ser på sine arbeidsrutiner i forhold til mottak av søknader om økonomisk sosialhjelp slik at de interne prosedyrene vedrørende utfylling og mottak av søknader etterfølges. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler at NAV Eidsberg vurderer sine rutiner vedrørende utfylling av egenvurdering slik at alle klienter som tilstås kvalifiseringsprogram gjennomgår dette. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at rapporten følges opp ett år etter kommunestyrebehandling. På bakgrunn av revisjonens anbefalinger og administrasjonens bemerkninger fattet kommunestyret sitt vedtak. 3 OPPFØLGING Revisor har mottatt svarbrev fra administrasjonen, ved virksomhetsleder ved NAV, Ole Johnny Hansen, datert , brevet ligger med som vedlegg 2. Administrasjonen har således besvart revisjonens oppfølging av vedtatte anbefalinger. 3.1 Vedtatt anbefaling nr. 1 Revisjonen anbefaler at NAV Eidsberg ser på sine interne arbeidsrutiner og gjør en vurdering på hvordan man kan unngå fristoversittelser på enkeltvedtak. Forvaltningsloven setter en frist på 1 måned for svar på søknad om økonomisk sosialhjelp. NAV Eidsberg har i sine interne rutiner satt en frist for tilsvarende på 3 uker. Ved mappegjennomgang fant revisor at det var 5 vedtak som overskred den interne fristen på 3 uker. Revisjonen ga derfor en anbefaling om at NAV Eidsberg vurderte sine interne arbeidsrutiner slik at det ville være enklere å se når den enkelte sak nærmet seg fristen satt for vedtak. I sitt svar i 2012 sa rådmannen: «Kommunen operer med en intern saksbehandlingsfrist på 3 uker på disse sakene. I 5 av de undersøkte 28 vedtakene, var det fristoversittelse på 1 uke. Det er flere forhold som avgjør saksbehandlingstid. Pågangen av nye saker spiller inn, sammen med tilgjengelig saksbehandlingsressurs til enhver tid. Det er også vanlig at dokumentasjon må etterspørres, og at ulike forhold må avklares med den enkelte søker før vedtak kan fattes. Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 3

40 Likevel tilstrebes det en kort behandlingstid fordi man vil unngå at søker kommer i en vanskelig situasjon, noe som kan slå uheldig ut med ytterligere henvendelser og krisehjelpsøknader til NAV-kontoret. Som et tiltak for å styre den samlede saksbehandlingstiden bedre tas det nå ut restanselister ukentlig fra saksbehandlingssystemet. Disse listene gås gjennom av avdelingsleder i møte med saksbehandlerne, og man søker å gjøre de rette prioriteringene av hvilke søknader som må tas raskt for å unngå for lang saksbehandlingstid. Saksbehandlingstid blir for øvrig sjekket i kontorets internkontroller.» Revisjonen gjennomfører ikke nye mappegjennomganger i oppfølgingsrapporter, men viser til rådmannen sitt svar i 2014: «Som nevnt i opprinnelig tilsvar, ble det i etterkant av rapporten innført en mer systematisk styring av restansesituasjonen, med ukentlig gjennomgang av lister over ubehandlede saker. Denne rutinen er videreført. Det er gjennomført en kontroll av faktisk saksbehandlingstid som i henhold til våre rutiner skal være på maksimalt 3 uker. Kontrollen er gjort ved å gjennomgå 10 saker hvert kvartal. Av de 40 sakene sjekket i 2013, var det 5 saker med fristoversittelse. Dog var disse 5 sakene behandlet innen 4 uker. Dermed vurderer vi situasjonen til å være tilfredsstillende.» Revisor ser ut fra dette at kommunen har iverksatt tiltak som for eksempel å kjøre ut restanselister for å sjekke saksbehandlingstiden i de ulike sakene. Kommunen har slik sett vurdert sine interne arbeidsrutiner og gjort vurdering på hvordan man kan unngå fristoversittelser på enkeltvedtak. Dette vurderer revisjonen som positivt, og anser anbefalingen som fulgt opp. 3.2 Vedtatt anbefaling nr. 2 «Revisjonen anbefaler at NAV Eidsberg ser på sine arbeidsrutiner i forhold til mottak av søknader om økonomisk sosialhjelp slik at de interne prosedyrene vedrørende utfylling og mottak av søknader etterfølges». Revisor fant ved mappegjennomgang i 2012 at det i en mappe manglet søknad på økonomisk sosialhjelp. I det interne rutineheftet står det at grønne tosiders skjemaer skal benyttes ved alle henvendelser, og at søknader skal utfylles så korrekt og fullstendig som mulig. Revisor fremmet på bakgrunn av dette en anbefaling om at NAV Eidsberg vurderer sine arbeidsrutiner slik at prosedyrer rundt saksbehandlingen av søknader etterfølges. Rådmannen svarte i 2012: «Når det gjelder søknadsform skal det kun ved få unntak foreligge skriftlige søknader. Eventuelle unntakstilfeller drøftes med beslutter, og årsak fremkommer i vedtakene.» I 2014 svarer rådmannen: «Revisor fant at det manglet søknadsskjema i 1 tilfelle. Det er ikke kjent hvorfor søknad manglet i dette tilfellet. Generelt kan det helt unntaksvis være tilfeller der søker ikke er i stand til å fylle ut søknad, f.eks. på grunn av sykdom. Som et tiltak for å få mer klarhet i saker der det ikke kan fremsettes skriftlig søknad, er internrutinen presisert. Eventuelle unntakssaker skal drøftes med beslutter, og grunnen til at skriftlig søknad ikke foreligger skal fremkomme av det aktuelle vedtaket. Søknad med tilhørende dokumentasjon blir for øvrig sjekket i kontorets internkontroller.» Revisor ser at kommunen har presisert internrutinen slik at det skal fremgå tydeligere hvorfor en sak ikke har en tydelig og skriftlig søknad. Revisjonen vurderer anbefalingen som fulgt. Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 4

41 3.3 Vedtatt anbefaling nr. 3 «Revisjonen anbefaler at NAV Eidsberg vurderer sine rutiner vedrørende utfylling av egenvurdering slik at alle klienter som tilstås kvalifiseringsprogram gjennomgår dette». Revisor fant ved mappegjennomgang at det manglet egenvurderinger i 7 av de kontrollerte mappene. I rutineheftet til NAV Eidsberg står det beskrevet at det skal samtales med bruker om egenvurdering, og det skal avtales om søker skal fylle ut egenvurdering på egenhånd eller med bistand fra veileder. Revisor fant via mappegjennomgang at egenvurdering manglet i 7 av de kontrollerte mappene. En egenvurdering som klienten selv fyller ut vil være til god hjelp ved vurdering av den enkeltes ønsker, behov og ressurser for tilbakeføring til arbeidslivet. Rådmannen sa i 2012: «Arbeidsevnevurdering, som er lovens krav, foreligger i alle sakene. I tillegg tilsier internrutinen at det også skal være en egenvurdering i forkant. Denne manglet i 7 tilfeller. Arbeidsevnevurderinger besluttes i det statlige NAV, hvor det fra 2012 er gjort en omfattende kvalitetssikring av beslutterrollen, med opplæring, rutinebeskrivelse og sjekklister. Vår vurdering er at dette sikrer at alle nye arbeidsevnevurderinger nå underlegges en tilstrekkelig kvalitetssikring. Punktet vil i tillegg følges opp i kontorets internkontroller.» Revisjonen gjennomfører ikke mappegjennomganger i oppfølgingsprosjekter, men Rådmannen sier i 2014 følgende: «Det er innført nye rutiner på dette slik at dette alltid gjøres. En gjennomgang av alle løpende saker viser at dette nå er på plass.» Revisor vurderer ut fra dette at NAV Eidsberg har innført rutiner som bidrar til at egenvurdering blir gjennomført. Revisor vurderer dette som positivt, og vurderer anbefalingen som fulgt. 3.4 Vedtatt anbefaling nr. 4 «Revisjonen anbefaler at rapporten følges opp ett år etter kommunestyrebehandling». Denne anbefalingen følges opp i, og med, utarbeidelsen av denne oppfølgingsrapporten. Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 5

42 4 KONKLUSJON Revisjonen gjennomfører ikke nye mappegjennomganger ved oppfølgingsrapporter, slik sett er det ikke gjort kontroller i enkeltmapper for å se hvorvidt anbefalingene er fulgt opp. Imidlertid vurderer revisjonen ut fra rådmannens tilbakemelding i 2014 at det er gjort nødvendige vurderinger sett opp mot interne rutiner. Revisjonen vurderer slik sett at samtlige anbefalinger som ble gitt i 2012 er arbeidet med og fulgt. Revisjonen vurderer dette som positivt. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad 6. mai 2014 Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anne Widnes Forvaltningsrevisor Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 6

43 5 VEDLEGG 1. Administrasjonens bemerkninger til forvaltningsrevisjonsrapport i brev av «Svar oversendelse av forvaltningsrevisjonsrapport» 2. Administrasjonens redegjørelse for hvordan kommunen har fulgt opp de vedtatte anbefalingene i brev av «Svar Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt NAV». Oppfølging av rapport om NAV- økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet 7

44

45

46

47

48

49 Saksnr.: 2014/6688 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 78259/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /12 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling.

50 Saksnr.: 2014/6688 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 43492/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /13 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder