Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Per Gunnar Stordal (s) Leder 1

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 17/16 Orientering fra Østfold Energi AS 3 PS 17/17 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/18 Rapport etter utført regnskapsrevisjon PS 17/19 Møteplan for 2. halvår PS 17/20 Referater og meldinger 17 PS 17/21 Eventuelt 19 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/74 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: 84604/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /16 Orientering fra Østfold Energi AS Sekretariatets innstilling 1. Informasjon fra Østfold Energi AS tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget i Sarpsborg har en praksis å invitere seg selv ut til virksomheter/selskaper (eiersiden), eller invitere selskapene til sitt møte. Dette gjøres for å bli bedre kjent med virksomheten/selskapet om eksempelvis dagens situasjon, fremtidige utfordringer og muligheter m.m. Under kontrollutvalgets møte den 14. februar ble det fremmet et forslag på å invitere Østfold Energi AS til utvalgets møte i juni Sekretariatet har fått positiv tilbakemelding fra selskapets direktør Oddmund Kroken. Informasjon fra selskapet gis i kontrollutvalgets møte den 13. juni i Sarpsborg rådhus. Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om selskapets organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på selskapets organisering, fremtid, utfordringer mv. Felles meningsutveksling Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Østfold Energi AS, tas til orientering. 3

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/73 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 96734/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /17 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 18:30 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 17/9 17/15 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp Meldt forfall Bente Opstad Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker og kommuneansvarlig revisor Jostein Ek Møtende fra administrasjonen: Kommunalsjef Reidar Handelsby, Økonomisjef Hilde Lind, rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen og konstituert kemner Terje Rolstad Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder) 5

6 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 17/9 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/10 PS 17/11 PS 17/12 PS 17/13 PS 17/14 PS 17/15 Skatteregnskapet Sarpsborg kommune Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 for Sarpsborg kommune Prosjektplan Refusjoner Prosjektplan - Avfallshåndtering ved Gatedalen miljøanlegg Referater og meldinger Eventuelt PS 17/9 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/10 Skatteregnskapet Sarpsborg kommune 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet 2016, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Konstituert kemner Terje Rolstad redegjorde for hovedtrekkene i sin årsrapport. Det ble i tillegg opplyst at Kristin Gerhardt er ansatt som ny kemner fra 1. juli Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet 2016, tas til orientering 6

7 PS 17/11 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 for Sarpsborg kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Sarpsborg kommune sitt årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Økonomisjef Hilde Lind orienterte kontrollutvalget for hovedtrekkene for kommunen økonomiske resultat for Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Jolanta Betker redegjorde for revisjonsberetningen Vedtaket ble som innstillingen. Uttalelsen ble signert i møtet og overlevert til Økonomisjef Hilde Lind i møte. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Sarpsborg kommune sitt årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 17/12 Prosjektplan Refusjoner 1. Prosjektplan «Refusjoner» vedtas Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt gjennomgikk prosjektplanen og besvarte kontrollutvalgets spørsmål. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Prosjektplan «Refusjoner» vedtas PS 17/13 Prosjektplan - Avfallshåndtering ved Gatedalen miljøanlegg 1. Prosjektplan «Avfallshåndtering ved gatedalen miljøanlegg», vedtas Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt gjennomgikk prosjektplanen og besvarte kontrollutvalgets spørsmål. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Prosjektplan «Avfallshåndtering ved gatedalen miljøanlegg», vedtas 7

8 PS 17/14 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/15 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Per Hugo Samuelsen informerte utvalget om at han er forhindret til å dra på kontrollutvalgskonferansen i Tromsø i juni. Sekretariatet avbestiller påmeldingen. 8

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/66 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 84614/2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /18 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 Sekretariatets innstilling 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. PowerPoints presentasjon om utført revisjonsarbeid 2016 regnskapsrevisjon. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU sak 16/37, den Overordnet revisjonsstrategi for Sarpsborg kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en PowerPoints presentasjon til kontrollutvalget om resultatet av utførte revisjonshandlinger for Formålet med denne presentasjonen er å gi en samlet oppsummering av utførte revisjonshandlinger, og resultater av disse kontrollene for revisjonsåret. 9

10 Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Sarpsborg kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 16/37 i kontrollutvalget den Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. Vurdering Østfold kommunerevisjon vil i møte redegjør for utførte revisjonshandlinger for året 2016 og resultater av disse kontrollene. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at alle vesentlige forhold som blir omtalt i rapporteringen er tatt med i revisjonsberetningen for 2016, og i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for 2016, til orientering 10

11 Rapport etter utført revisjonsarbeid - Sarpsborg kommune 2016 Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune

12 Revisjonsberetning for regnskap 2016 Det er avgitt beretning med forbehold om følgende forhold Vesentlig avvik mellom regulert budsjett og avlagt investeringsregnskap Merforbruk utover budsjettert nivå på bruk av, og avsetning til, disposisjonsfond Andre forhold: Selvkostfond eldre enn 5 år gamle for vann og husholdningsrenovasjon 12

13 Resultat etter utførte kontroller Bilagskontroller Prosjektregnskap/attestasjonsoppdrag Selvkostområder Merverdiavgift Årsavslutning Budsjett

14 Resultat etter utførte kontroller Rebudsjettering av investeringer Skriftliggjøring av mva-rutiner Gamle selvkostfond 14

15 Attestasjoner/notater Vi har levert til sammen 54 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd kommunen har rapporteringsplikt på som fordeler seg på 19 revisjonsuttalelser etter ISA 800, og 35 revisjonsuttalelser etter ISRS 4400 Ett revisjonsnotat om kontroll av spesifikk rammeavtale knyttet til Lov om offentlige anskaffelser. Henvendelser 15

16 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/74 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: 84364/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /19 Møteplan for 2. halvår 2017 Sekretariatets innstilling 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2017: 19. september kl desember kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2017 er det foreslått en møtefrekvens på fem til seks møter. I løpet av første halvår 2017 er det gjennomført tre møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på tirsdager med start kl Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer: 19. september kl desember kl

17 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/73 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /20 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Bystyrets behandling av FR-rapport Røde flagg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering 17

18 Arkivsak 16/07068 Saksbehandler Linn-Anett Gjerlaugsen Behandlet av Møtedato Saknr 1 Bystyret /17 SAKSPROTOKOLL Forvaltningsrevisjon Røde Flagg Behandling i Bystyret Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Ingen Votering Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Fakturaoppfølging Røde flagg til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune gjennomfører tilfredsstillende fakturakontroll. Bystyret merker seg videre at rådmannen vil rette fokus på de områdene der det er funnet avvik. 18

19 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/74 Dokumentnr.: 20 Løpenr.: 96729/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /21 Eventuelt Fredrikstad,