Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Kykkelsrud Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, tlf , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Askim, Jan Terje Kristiansen Leder (sign.) -1-

2 Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 15/19 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte PS 15/20 PS 15/21 PS 15/22 Askim kommune- kontroll av elektriske anlegg Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2015/13160 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /19 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning -3-

4 Saksnr.: 2015/13160 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /20 Kontroll av elektriske anlegg - Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjon angående Askim kommunes avtaleforhold om kontroll av elektriske anlegg, tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Angående avtale internkontroll elektriske anlegg Askim kommune Mail fra revisjonen Svarmail fra eiendom og intern service Tilbudsinnbydelse fra 2012 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksfremlegg 15/9 fra Kontrollutvalgets møte Forvaltningsrevisjonsrapport «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice» Kommunestyrevedtak 51/15 «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og intern service» Askim kommune. Saksopplysninger Kontrollutvalget tok under punkt 15/18 «Eventuelt» på møte opp en henvendelse fra daglig leder i Askim El-installasjon A/S Terje Garseg angående uklarheter i avtaleforholdet kommunen har med Caverion. Det ble vedtatt at revisjonen skulle undersøke forholdet i et forsøk på å belyse flere sider av saken. Gjennom mailkorrespondanse med eiendom og intern service kom det frem at Askim kommune ikke har noen bindende avtale -4-

5 med Caverion om internkontroll på dette tidspunkt. Den avtalen ble ifølge eiendom og intern service avsluttet i forbindelse med et tilbudsmøte der både Caverion og Askim Elinstallasjon hadde møtt for å diskutere tilbudsinnbydelsens innhold. På tilbudsmøte hadde man ikke kommet i mål med dette, og det ble bestemt at man skulle komme tilbake til saken på et senere tidspunkt. I den forbindelse ble det ifølge eiendom og intern service bestemt at Caverion skulle fortsette å utføre sitt arbeid i påvente av en helhetlig avtale hvor også Askim El-installasjon skulle få anledning til å fremme et anbud. Eiendom og intern service påpeker at manglende kapasitet som følge av blant annet sykdom og permisjon førte til at saken ble utsatt. I mai 2015 ble Askim El-installasjon og Caverion bedt om å komme med et nytt tilbud på internkontroll. Førstnevnte leverte et tilbud per mail til Marianne Carlsen hvor hun svarte tilbake at de allerede hadde en bindende avtale med Caverion. Dette er altså feil og bunner i en misforståelse innad i eiendom og intern service. Eiendom og intern service skriver også at de vil kontakte Askim El-installasjon for å holde et oppklaringsmøte om denne misforståelsen. Vurdering Det er sekretariatets oppfatning at det ikke finnes noen avtale på internkontroll i Askim kommune per dags dato, noe som også samsvarer med revisjonens konklusjon. Denne misforståelsen er et resultat av flere faktorer som kan dreie seg om manglende informasjonsflyt og rutiner internt i eiendom og intern service. Her kan vi også bemerke at Askim bystyre nylig har vedtatt kontrollutvalgets anbefalinger ved behandling av forvaltningsrevisjonsrapport «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og intern service», som tar sikte på å forbedre disse rutinene. Det kan også finnes rom for å peke på uheldige og uforskyldte forutsetninger som sykdom og permisjon som en del av årsaken til at denne misforståelsen oppsto. Det er positivt at eiendom og intern service selv ønsker å ta tak i saken. -5-

6 -6- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 1 av Fra: Rønningen Anita[rona@fredrikstad.kommune.no] Dato: :50:27 Til: Rovedal Anita Kopi: Støten Casper; Klavestad Svend-Harald; Elnes Rita Tittel: Angående avtale internkontroll elektriske anlegg - Askim kommune Viser til kontrollutvalget i Askim sin henvendelse og bestilling i forhold til hvorvidt det er inngått en avtale med Caverion for internkontroll på elektriske anlegg. Jeg videresender revisjonens mailforespørsel til eiendom og internservice, samt svarmailen fra eiendom internservice. Tilbudsinnbydelse for 2012 liger også som vedlegg. Revisjonen konkluderer med at det ikke finnes noen avtale. Ta gjerne kontakt hvis spørsmål Med vennlig hilsen Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Telefon: Mobil: rona@fredrikstad.kommune.no

7 -7-

8 -8-

9 -9-

10 -10-

11 -11-

12 -12-

13 -13-

14 Saksnr.: 2015/13160 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /21 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Vurdering Saksfremstillingen er først og fremst muntlig informasjon, og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. -14-

15 Saksnr.: 2015/13160 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /22 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder -15-