Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobiltlf Møteinnkalling. Møteprotokoll

Transkript

1 Møteinnkalling Risør kontrollutvalg Dato: kl. 12:30 Møtested: Kommunehuset, møterom Stemmen Arkivsak: 15/10153 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobiltlf Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Ordfører Per Kristian Lunden, sak 16-18/16 ca. kl. 13:00 Økonomisjef Halvor Halvorsen, sak 21/16 ca. kl. 15:00 Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 3/16 15/ Godkjenning av møteprotokoll fra Saker til behandling 15/16 16/ Prosjektplan for forvaltningsrevisjon Barnevern - Risør 5 16/16 15/ Oppfølging av selskapskontroll Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS 7 17/16 16/ Status i kommunestrukturreformen 8 18/16 16/ Politisk organisering og delegering i Risør kommune 9 19/16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Referatsaker

2 21/16 16/ Orientering om økonomisk situasjon pr. 1. tertial 2016 Risør 12 22/16 16/ Eventuelt Sakene legges også ut på Arendal, For kontrollutvalgsleder Per Anders Østerholt Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av møteprotokoll fra Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll Risør kontrollutvalg Vedlegg til sak Protokoll Risør kontrollutvalg

5 Saker til behandling 15/16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon Barnevern - Risør Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen Bakgrunn for saken: Risør bystyre vedtok i sitt møte sak 76/16 Plan for forvaltningsrevisjon Risør kommune, etter forslag fra kontrollutvalget. Foreliggende plan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernet i østre Agder vil utgjøre bestillingen av den første forvaltningsrevisjonen i perioden Forslaget til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernet i østre Agder bygger på den overordnede analysen Aust-Agder revisjon IKS har utført av Risør kommune. Gjennom behandlingen i kontrollutvalget valgte utvalget å prioritere dette prosjektet først i perioden. Bystyret har nå vedtatt plan for forvaltningsrevisjon , og de har ikke endret prioriteringen foretatt av kontrollutvalget. Dette er derfor den første prosjektplanen som legges frem i inneværende bystyreperiode. Kontrollutvalget skal gjennom denne saken vurdere om det forslaget til prosjektplan som er lagt frem, vil gi utvalget den kunnskap de ønsker. I plan for forvaltningsrevisjon er det lagt føring om at dette første forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barnevern skal fokusere på ressurser, organisering og styring knyttet til den nye organiseringen av barneverntjenesten i østre Agder. Det er planlagt som en koordinert forvaltningsrevisjon for alle eierkommunene, men det vil bli fremlagt en egen rapport til hvert by-/kommunestyre. Mot slutten av inneværende valgperiode er det planlagt en del 2 av forvaltningsrevisjon av barnevern i østre Agder, som skal ha fokus på tjenesteytelse, kvalitet og måloppnåelse i barnevernsamarbeidet. Dette vil derfor ikke være tema i det prosjektet som igangsettes nå. Forvaltningsrevisjoner gjennomføres som ledd i kommunens egenkontroll, og planen viser til RSK 001, som er revisjonsstandarden for forvaltningsrevisjon. I forvaltningsrevisjon er ikke bare kontroll- men også læringsaspektet fremtredende. Formålet er definert i forhold til dette i vedlagte plan. 5

6 Aust-Agder revisjon har gjennom forslaget til prosjektplan definert hva de ønsker å undersøke i forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder. Kontrollutvalget må avklare om de anser at det er disse problemstillingene de ønsker svar på, og om metodene som er tenkt brukt virker tilfredsstillende. Forvaltningsrevisjonen planlegges gjennomført høsten/vinteren 2016/2017, og ha et omfang på ca. 130 timer. Rapporten forventes å komme til behandling i Risør kontrollutvalg i løpet av våren Forvaltningsrevisor vil stille i møtet for å legge frem forslaget og svare på spørsmål Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet anser problemstillingene og avgrensningene for å være i tråd med vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bør be om å bli holdt orientert underveis i arbeidet. Vedlegg: Prosjektplan barnevern Oversendelse prosjektplan - Risør Vedlegg til sak Prosjektplan barnevern Oversendelse prosjektplan - Risør 6

7 16/16 Oppfølging av selskapskontroll Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak legges frem i møtet på bakgrunn av orienteringen. Bystyret behandlet i sitt møte sak 152/15 Selskapskontroll i Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap AS. Selskapskontrollen var utført som en koordinert kontroll for alle eierkommunene av Arendal Revisjonsdistrikt IKS på oppdrag fra kontrollutvalget. Bystyret fattet følgende vedtak i saken: Rapporten Selskapskontroll i Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS tas til orientering. Bystyret sier seg fornøyd med hvordan anbefalingene fra selskapskontroll utført i 2009 er fulgt opp. Bystyret ber om at det iverksettes egen opplæring av eierrepresentanter i starten av ny bystyreperiode og senest i løpet av våren Kommunen utarbeider en eierskapsmelding i tråd med anbefalinger fra KS med styringsregler for hvordan eierskapet skal ivaretas i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Eierskapsmeldingen skal legges frem for behandling i bystyret senest i løpet av våren Ordfører Per Kristian Lunden er invitert til møtet for å orientere om oppfølgingen av dette vedtaket. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet kan ikke se at bystyrets vedtak er fulgt opp når det gjelder eierskapsmelding. Dette er noe kontrollutvalget har etterlyst i lang tid. Sekretariatet kjenner ikke til om vedtaket om egen opplæring av eierrepresentanter er fulgt opp. Vedlegg: Bystyrevedtak Selskapskontroll Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS Saksutskrift - Selskapskontroll Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS Rapport selskapskontroll RTA Risør Vedlegg til sak Selskapskontroll Saksutskrift - Rapport Risør og Tvedestrand-regionenes Selskapskontroll Avfallsselskap Risør selskapskontroll og Tvedestrand-regionens AS.pdf RTA Risør.pdf Avfallsselskap AS 7

8 17/16 Status i kommunestrukturreformen Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. I forbindelse med regjeringens kommunestrukturprosess har Risør kommune vært i samtaler og forhandlinger med andre kommuner i området om mulig sammenslåing. Det siste alternativet som har vært lansert, er en mulig sammenslåing med Gjerstad kommune. Kontrollutvalget har ingen formell oppgave knyttet til drøftinger og forhandlinger rundt kommunestrukturreformen, men kontrollutvalget har ansvar for å drive ordinær kontroll- og tilsynsvirksomhet også i en tid der både politisk og administrativ ledelse er opptatt av forhold som ligger utenfor ordinær drift. Dersom det på et senere tidspunkt er aktuelt å starte en sammenslåingsprosess med andre kommuner, kan kontrollutvalget i tillegg bli tillagt andre oppgaver, som f.eks. å innstille til valg av revisor og valg av sekretariat for kontrollutvalget i en ny kommune. Avklaringer omkring slike forhold vil komme på et senere tidspunkt. Kontrollutvalget vil få en orientering om status på møtetidspunktet av ordfører Per Kristian Lunden. 8

9 18/16 Politisk organisering og delegering i Risør kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Det har vært stor utskifting av medlemmer i kontrollutvalget i forbindelse med kommunevalget Det nye utvalget ønsker å få en oversikt over fordeling av makt og myndighet mellom de ulike politiske nivåer og enheter i kommunen. Blant annet ønsker de en orientering om komitéenes myndighet. Ordfører Per Kristian Lunden kommer i møtet og orienterer i saken. Vedlegg: Reglement for delegering til politiske organer 2013 Vedlegg til sak Reglement for delegering til politiske organ

10 19/16 Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseansvar for at det blir gjennomført forsvarlig revisjon i kommunen. For å holde utvalget orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Revisor orienterer om aktuelle saker i den løpende revisjonen og oppdrag den jobber med i Risør kommune. 10

11 20/16 Referatsaker Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i bystyret av saker fra kontrollutvalget: a : PS 99/16 Regnskap og årsberetning NOU 2016:4 Ny kommunelov 3. Neste møte 11

12 21/16 Orientering om økonomisk situasjon pr. 1. tertial 2016 Risør Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapportene fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunens økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 7), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Økonomisjef Halvor Halvorsen er invitert til møtet for å orientere om økonomisk situasjon pr. 1. tertial

13 22/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Risør kontrollutvalg /16 13