Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid: kl 09:00-11:30 Møtested: Møtende medlemmer: Roar Kjerstadmo Jorulf Gumdal Øyvind Engvik Unni Dahl Erlend Liabø Sandvik Ikke møtt: Øyvind Engvik Rådhuset, møterom TLM Andre møtende: Wenche Vuttudal, Kemner i Hemne kommune (sak 2) Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge SA (sak 5, 10) Helene Hvidsten, Konsek Trøndelag IKS Arkivsak: 19/4 Merknader: Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1, 2, 10, 5, 3, 4, 6-9 Sakliste: Saksnr. Saktittel 01/19 Godkjenning av møteprotokoll 02/19 Orientering om kommunens utlån og oppfølging av disse 03/19 Orientering om forvaltningskontroll - Fylkesmannen i Trøndelag 04/19 Årsmelding for kontrollutvalget /19 Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll 06/19 Valg av sekretariat for kontrollutvalget i nye Heim kommune 07/19 Orientering om fellesnemda for nye Heim kommune /19 Referatsaker 09/19 Eventuelt 10/19 Forvaltningsrevisjon av internkontroll og avvikshåndtering

2 Sak 01/19 Godkjenning av møteprotokoll Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Protokollen godkjennes. Protokollen godkjennes. Sak 02/19 Orientering om kommunens utlån og oppfølging av disse Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Wenche Vuttudal, kemner i Hemne kommune orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget ønsker å få oversendt en oversikt over bankgarantier som kommunen har utstedt. Sak 03/19 Orientering om forvaltningskontroll - Fylkesmannen i Trøndelag Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Kontrollutvalget tar tilsynet til orientering. Leder i kontrollutvalget, Roar Kjerstadmo var teknisk sjef i Hemne kommune frem til oktober 2014, og ba utvalget om å vurdere hans habilitet. Kontrollutvalget fant Kjerstadmo inhabil, jfr. fvl. 6 andre ledd. Nestleder Jorulf Gumdal tiltrådte som leder. Kontrollutvalget tar tilsynet til etterretning, og ber rådmannen orienterer om hva som er gjort for å lukke avvikene.

3 Kontrollutvalget tar tilsynet til etterretning, og ber rådmannen orienterer om hva som er gjort for å lukke avvikene. Sak 04/19 Årsmelding for kontrollutvalget 2018 Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Kontrollutvalget slutter seg til årsmeldingen for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2018 til orientering. Sekretariatet foretar mindre redaksjonelle endringer før oversendelse til kommunestyret. Innstilligen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til årsmeldingen for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2018 til orientering. Sak 05/19 Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Kontrollutvalget bestiller avslutting av arkiv i Hemne kommune. Revisjonen legger fram en prosjektplan i neste kontrollutvalgsmøte den 9. mai. Saken utsettes til neste møte. Saken utsettes til neste møte. Sak 06/19 Valg av sekretariat for kontrollutvalget i nye Heim kommune Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Settesekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger frem saken for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda søker deltakelse i Konsek Trøndelag IKS. 2. Prosjektleder bes sette i verk nødvendige tiltak for å søke deltakelse i selskapet for Heim kommune.

4 Kontrollutvalget legger frem saken for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda søker deltakelse i Konsek Trøndelag IKS. 2. Prosjektleder bes sette i verk nødvendige tiltak for å søke deltakelse i selskapet for Heim kommune. Sak 07/19 Orientering om fellesnemda for nye Heim kommune Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Omforent tilleggsforslag: Utvalget ønsker en statusoppdatering fra leder for fellesnemda i siste møte før sommeren. Utvalget ønsker en statusoppdatering fra leder for fellesnemda i siste møte før sommeren. Sak 08/19 Referatsaker Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Referatsakene tas til orientering. Referatsakene tas til orientering. Sak 09/19 Eventuelt Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 Saken legges fram uten innstilling. Utvalget ønsker å delta på FKT sin årskonferanse i Kristiansand den juni.

5 Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om kommunens kriseteam og hvordan de jobber. I møtene fremover vil kontrollutvalget godkjenne protokoll i møtet. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om kommunens kriseteam og hvordan de jobber. I møtene fremover vil kontrollutvalget godkjenne protokoll i møtet. Sak 10/19 Forvaltningsrevisjon av internkontroll og avvikshåndtering Kontrollutvalget i Hemne kommune /19 1. Kontrollutvalget bestiller en tilleggsundersøkelse av internkontroll og avvikshåndtering, og ber om at revisor undersøker: a. Hvordan internkontrollsystemet etterleves b. Hvilke tiltak som iverksettes ved melding om avvik c. Hvordan ledelsen jobber for å forebygge og forhindre avvik 2. Kontrollutvalget ber om at undersøkelsen gjøres innenfor pleie- og omsorgssektoren Ansvarlig revisor, Espen Langseth, orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Pkt. a, legg til "sett fra brukerperspektivet" Pkt. b, endres til: "Har kommunen betryggende bruk av avvikssystemet?" Nytt pkt. c: Om det foregår det underrapportering på avvik, og eventuelle årsaker til dette. Prosjektplan godkjennes av utvalget per e-post. 1. Kontrollutvalget bestiller en tilleggsundersøkelse av internkontroll og avvikshåndtering, og ber om at revisor undersøker: a. Hvordan internkontrollsystemet etterleves sett fra brukerperspektivet b. Har kommunen betryggende bruk av avvikssystemet c. Om det foregår underrapportering på avvik, og eventuelle årsaker til dette. 2. Hvordan ledelsen jobber for å forebygge og forhindre avvik 3. Kontrollutvalget ber om at undersøkelsen gjøres innenfor pleie- og omsorgssektoren Prosjektplan godkjennes av utvalget per e-post.