PROTOKOLL FRA MØTET KONTROLLUTVALGET I NESNA KOMMUNE

Transkript

1 Side 1 av 8 Tid: KL Sted: Nesna rådhus, kommunestyresalen Tilstede: Einar Gullesen (leder) Gunnhild Forsland (nestleder) Gretha Bye (medlem) Øyvind Fagervik (medlem) Myrtle Visnes (medlem) Forfall: For øvrig møtte: Kristin E. Nordøy (rådmann), sak 028, 029, 030 Hanne C. Thomassen (revisjonen) Per Sperstad (revisjonen) Knut Soleglad (KU-sekretær) Einar Gullesen åpnet møtet og innhentet følgende status: - Innkalling: Godkjent. - Saksliste: Godkjent. - Deltakere: 5 medlemmer av 5 møtte, og møtet er beslutningsdyktig. I møtet ble følgende behandlet: Sak 025/12 Godkjenning av protokoll fra møtet Innstilling til vedtak ble godkjent ved å korrigere navnet Aillin Flynn Jensen til Hanne C. Thomassen som deltaker fra revisjonen. Kontrollutvalget godkjenner protokoll fra møtet Sak 026/12 Oppfølging av tidligere KU-vedtak. Kontrollutvalget tar til orientering at alle tidligere KU-vedtak er effektuerte eller under effektuering.

2 Side 2 av 8 Sak 027/12 Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 028/12 Oppfølging av KST-sak 066/06 Saksbehandlingsrutiner. Rådmannen orienterte om administrasjonens gjennomføring av de resterende delene av vedtak i KST-sak 066/06, herunder bl.a. at: - vedr. arkivplan: - det ikke har vært jobbet med arkivplan i store deler av 2011 og frem til i dag på grunn av mangel på bemanning til formålet, - det jobbes i dag med en omorganisering som også innbefatter å overføre bemanningsressurser til arbeidet med arkivplan tidlig i høst, - en del oppdateringer må gjøres med arkivplan før den implementeres. - vedr. Kontor 2000 («K2000»): - dagens versjon av K2000 (ESA 6 = webversjon) har svakheter som gjør at det er bestilt versjon ESA 8 for implementering i høst, - svakheten med dagens versjon er bl.a. at ledere ikke kan følge opp saksbehandling, vedtaksgjennomføring m.m. som utføres av andre, - opplæring på systemet starter når ny versjon er implementert. - Ansvarlig for gjennomføring av ovennevnte er leder Servicetorg Yvonne Larsen. «Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, vil be om ny orientering av status i gjennomføringen i løpet av høst 2012.» Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, vil be om ny orientering av status i gjennomføringen i løpet av høst Sak 029/12 Oppfølging av KST-sak 006/07 HAF IKS (eierskapskontroll) Rådmannen orienterte om administrasjonens gjennomføring av de resterende delene av vedtak i KST-sak 066/06, herunder bl.a. at:

3 Side 3 av 8 - det er riktig at ingen har jobbet med gjennomføring av KST-sak 006/07, - Bjørn Glistrup blir bedt om å ta tak i oppfølgingen av dette vedtaket. «Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, vil be om ny orientering av status i gjennomføringen i løpet av høst 2012.» Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, vil be om ny orientering av status i gjennomføringen i løpet av høst Sak 030/12 Oppfølging av KU-sak 016/07 kommunens innkjøpsrutiner. Rådmannen orienterte om administrasjonens gjennomføring av de resterende delene av KU-sak 016/07, herunder bl.a. at: - reglement for innkjøp blir fremmet for kvalitets- og forvaltningsstyret 12. juni, - kommunen vurderer å ta i bruk innkjøpssystemet «Ajour» i løpet av 2013 dersom det reises midler til dette «Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, vil be om ny orientering av status i gjennomføringen i løpet av høst 2012.» Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, vil be om ny orientering av status i gjennomføringen i løpet av høst Sak 031/12 Budsjettutkast 2013 for KU-Sekretariatet «Kontrollutvalget tar budsjettutkastet til orientering.» Kontrollutvalget tar budsjettutkastet til orientering.

4 Side 4 av 8 Sak 032/12 Brev til KU-Nesna fra Nesna Senterparti KUs nestleder Forsland ønsket sin habilitet vurdert i og med at hun er medlem av Senterpartiet. Hun er nå medlem av kommunikasjonsnemnda, men ikke medlem på det tidspunkt henvendelser gjelder. KU mente at ovennevnte forhold ikke gjør Forsland inhabil i denne saken. KU ble orientert om at en rask undersøkelse avdekket at kommunens delegasjonsreglement (oppgitt til å være «Reglement for folkevalgte organer i Nesna kommune», datert ) ikke omtaler «Kommunikasjonsnemnda». Videre ble KU orientert om at en rask undersøkelse av hva som for øvrig måtte være bestemt i forhold til nemnda s mandat m.v. er å finne i formannskapssak 29/12 den I denne saken vedtar formannskapet bl.a. følgende: - Nemnda er et politisk organ valgt av kommunestyret. - Organet skal gi uttalelse i saker som berører kommunikasjon og samferdsel (med nærmere beskrivelser av uttalelsenes minimumsinnhold). - Leder setter opp saksliste. - Innkalling sendes medlemmene med nødvendig varsel. - Nemnda skal føre møtebok. - Formannskap og kommunestyre skal orienteres om uttalelser gitt av nemnda. Det er p.t. ikke undersøkt om formannskapet er delegert fullmakt til å avgjøre ovennevnte, eller om ovennevnte må sluttbehandles i kommunestyret. «Kontrollutvalget ber sekretær oversende protokollutskrift av KU-sak 032/12 til Nesna Senterparti v/styreleder Lars Evan Lauritzen.» Kontrollutvalget ber sekretær oversende protokollutskrift av KU-sak 032/12 til Nesna Senterparti v/styreleder Lars Evan Lauritzen. Sak 033/12 Mulig brudd på taushetserklæring (barnevern) Kontrollutvalget tar saken og revisjonsnotatets konklusjon til orientering.

5 Side 5 av 8 Sak 034/12 Problemstillinger/kriterier til FR-rapport om ansettelser Innstilling til vedtak ble godkjent med følgende presiseringer av undersøkelsens omfang og kriterier: «Omfang av undersøkelsene er: Det gjøres undersøkelser av halvparten av ansettelser i faste stillinger som er foretatt i avdelingene Aktivt Liv, Nesna Mottak og Barnevernavdeling for årene 2009, 2010, 2011 og hittil i år. Kriterier for undersøkelsene er: - Arbeidsmiljølov og habilitetsbestemmelser, - Hovedavtale (HA) og Hovedtariffavtale (HTA), - Kommunens egne reglementer ved ansettelser samt kommunens etiske retningslinjer.» Kontrollutvalget ber revisjonen gjennomføre forvaltningsrevisjonen basert på beskrivelsene som fulgte datert fra revisor, og med følgende omfang og kriterier: Omfang av undersøkelsene er: Det gjøres undersøkelser av halvparten av ansettelser i faste stillinger som er foretatt i avdelingene Aktivt Liv, Nesna Mottak og Barnevernavdeling for årene 2009, 2010, 2011 og hittil i år. Kriterier for undersøkelsene er: - Arbeidsmiljølov og habilitetsbestemmelser, - Hovedavtale (HA) og Hovedtariffavtale (HTA), - Kommunens egne reglementer ved ansettelser samt kommunens etiske retningslinjer. Sak 035/12 KUs «påse-ansvar» overfor regnskapsrevisor; veilederens pkt Kontrollutvalget tar informasjonen fra gjennomgangen av veilederens pkt til orientering.

6 Side 6 av 8 Sak 036/12 Nummerert brev nr. 1/10 fra revisor. Innstilling til vedtak ble godkjent med følgende tilleggsordlyd: «, og ber revisor gi en status av hvilke påpekninger administrasjonen har gjennomført og fremdriftsplan for imøtekommelse av gjenstående påpekninger. Status presenteres i KUs septembermøte.» Kontrollutvalget tar nummerert brev nr. 1/10 til orientering, og ber revisor gi en status av hvilke påpekninger administrasjonen har gjennomført og fremdriftsplan for imøtekommelse av gjenstående påpekninger. Status presenteres i KUs septembermøte. Sak 037/12 KUs uttalelse om årsregnskapet 2011, Nesna kommune KU sluttet seg til «utkast» til uttalelse, men endret ordlyden «påse at» til «påse om». Kontrollutvalget vedtar «utkast» til uttalelse om årsregnskapet 2011 for Nesna kommune korrigert for de momenter som fremkom i møtet. Sak 038/12 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget vedtar å oversende plan - inneholdende de prosjekter som ble protokollert i møtet til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret vedtar «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ». Kontrollutvalget gis fullmakt til å bringe inn nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i løpet av planperioden dersom kontrollutvalget mener dette er hensiktsmessig, dette for å sikre at prosjektene i planen er aktuelle når disse bestilles.

7 Side 7 av 8 Sak 039/12 Plan for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget vedtar å oversende plan - inneholdende de prosjekter som ble protokollert i møtet til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret vedtar «Plan for gjennomføring av selskapskontroll ». Kontrollutvalget gis fullmakt til å bringe inn nye prosjekter for selskapskontroll i løpet av planperioden dersom kontrollutvalget mener dette er hensiktsmessig, dette for å sikre at prosjektene i planen er aktuelle når disse bestilles. Sak 040/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: «Sykefravær» KU ba om at forsinkelsene av rapporten ved innhenting av rådmannens uttalelse til rapporten tas med i saksorienteringen til kommunestyret. Innstilling til vedtak ble godkjent ved å tilpasse ordlyden til den aktuelle rapporten. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sykefravær rapporteringsrutiner og forebyggende tiltak» til orientering. 2. Kontrollutvalget vedtar å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sykefravær rapporteringsrutiner og forebyggende tiltak» til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjonen imøtekomme anbefalingene i rapportens kapittel 6.2. Eventuelt: Vedr. ønsket orientering i septembermøtet: KU ber rådmannen orientere om hvordan kommunen har innrettet seg i forhold til samhandlingsreformen.

8 Side 8 av 8 Vedr. Utheim Gård kloakkløsningen: KU ber sekretær purre svar på tidligere forespørsel til rådmannen vedr. angivelig pålegg om kloakk gitt til Utheim Gård. Videre bes sekretær forberede til neste møte et utkast til notat ment som orienteringssak til kommunestyret vedrørende tematikken «Utheim Gård kloakk». Vedr. videoopptak fra sykehjem lagt ut på «YouTube»: Saken drøftes i neste møte. Vedr. tips innenfor barnevernområdet: Som videreføring av tidligere sak drøftet under «Eventuelt» i møte , har KU-leder nå mottatt skriftlig henvendelse til KU med dokumentasjoner. Dokumentene var omfattende og ble mottatt kort tid før møtet, og KU valgte derfor å drøfte saken i neste møte. Einar Gullesen (leder) Gunnhild Forsland (nestleder) Gretha Bye (medlem) Myrtle Visnes (medlem) Øyvind Fagervik (medlem)