1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 18. november 2009 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 025/09 Referatsaker 026/09 Orientering fra revisor 027/09 Gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /09 Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2009 Kommunen som arbeidsgiver Delegasjon og oppfølging av nytilsatte 029/09 Oppfølging av revisjonsnotat til regnskapet /09 Selskapskontroll valg av utfører og rullering av planen 031/09 Rapportering etter kontaktmøte med revisjonen 032/09 Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Eventuelt Grong Anne Lise Grøndal (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf Mob e-post gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 025/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 025/ Referat 1. KomSek Trøndelag IKS Vedr. tilsynsrapport Namsskogan alder og sykeheim Vedlagt 2. KomSek Trøndelag IKS Vedr. kontrollrapport fra forvaltningskontroll Namsskogan kommune 4. juni 2009 Vedlagt 3. KomSek Trøndelag IKS Oppfølging av sak 013/09 i Namsskogan kontroll utvalg Vedlagt 4. Namsskogan kommune Tilsvar fra kommunene ang. forv.kontroll og KU-sak 013/09 5. KomRev Trøndelag IKS Invitasjon til temadag for regnskaps- og Økonomiansvarlig 6. einfo 09/19 Kontrollutvalgets rolle ved revisjonsordningen og Valg av revisor 7. KomSek Trøndelag IKS Postjournal KomSek Trøndelag IKS, Gjeldene Namsskogan kontrollutvalg Namsskogan KU Publisering i Namsin 9. Namsskogan kommune Angående saker til kommunestyret Referatene tas til orientering SAK 026/09 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Gunnhild Berg 026/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. KomRev Trøndelag IKS Bistand / veiledning diverse regnskaps- / budsjettspørsmål 2009 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen)

3 Revisjonen arbeider med prosjekt innen etiske retningslinjer, misligheter og smøring i kommunene som er tilsluttet KomRev Trøndelag IKS. Revisor vil i møtet presentere resultatet av en spørreundersøkelse i Namsskogan kommune omkring dette arbeidet. KomRev Trøndelag IKS har fått forespørsel fra Namsskogan kommune angående bistand / veiledning regnskaps-/budsjettarbeid. Vedlagt følger brev sendt kommunen angående forespørselen. Revisor orienterer om dette i møtet. SAK 027/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 027/ Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2009 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret og kontrollutvalget ber kommunestyret merke seg revisors vurderinger og ta dette til etterretning slik at en innen utgangen av 2009 avklarer og retter opp de feil og mangler som er påpekt. 1. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 1.halvår 2009, datert 6. november 2009 Ikke trykte vedlegg Ingen Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon , men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden januar til juni 2009 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Vurderinger Rapporten avdekker flere forhold hvor de mener kommunen har et forbedringspotensiale. Dette gjelder bl.a. bruk / tildeling av næringsfond som i følge revisjonen er i strid med vedtektene. Rapporten viser også tilfeldig fondsbruk. Når det gjelder saker som omhandler investeringsprosjekt, viser gjennomgangen av protokollene uklarheter, feil og mangler både i

4 budsjett- og vedtaksbehandlingen i kommunen. Flere av de nevnte forhold vil bli ordnet opp i hvis investeringsbudsjettet for 2009 blir brakt i orden. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet SAK 028/09 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KOMMUNEN SOM ARBEIDSGIVER DELEGASJON OG OPPFØLGING AV NYANSATTE Kontrollutvalget Gunnhild Berg 028/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Kommunen som arbeidsgiver Delegasjon og oppfølging av nyansatte. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonen merke seg revisjonens vurderinger og anbefalinger og ta dette til etterretning. Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2009 Kommunen som arbeidsgiver Delegasjon og oppfølging av nyansatte Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret , sak 93/08 2. Prosjektplan, vedtatt av kontrollutvalget , sak 012/09 På bakgrunn av vedtatt plan igangsatte KomRev Trøndelag IKS (KomRev) arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget den 20.mai 2009 og følgende problemstilling ble valgt for prosjektet: Delegasjoner: Ivaretas delegasjonsreglementets overordnede prinsipp gjennom videredelegering fra rådmannen? Er praktiseringen av vedtaksmyndighet og myndighetsutøvelse i tråd med reglement og videredelegering? Lønns- og personalreglement Har ansatte arbeidsavtaler som forutsatt i reglementet? Praktiseres oppfølging i prøvetiden som forutsatt?

5 Høringsutkast til Forvaltningsrevisjonsrapporten, dater ble sendt rådmannen og rådmannens oppklarende kommentarer er føyd til i aktuelle avsnitt. Rådmannens svar ligger som vedlegg i rapporten Prosjektet er avgrenset til å se på bruk av delegasjonsreglementet i perioden 1. august 2008 til 15. september 2009 og det er rådmannens delegerte vedtak for kommunestyret som ligger til grunn for undersøkelsen. Det dreier seg om saker innenfor personal, kultur og teknisk. Når det gjelder lønn- og personalreglement ble det sett på status for et begrenset utvalg av stillinger. Vurdering / anbefalinger Gjennomgangen viser at intensjonene i delegasjonsreglementet om at avgjørelser skal tas på lavest mulig nivå i stadig større grad etterleves, selv om det fortsatt er mulig å gå lenger bl.a. videredelegering fra alle avdelingsledere og fra rådmann i kurante saker som er styrt av detaljerte retningslinjer. Det ser ut som om praktiseringen av gitte delegasjoner ikke har fulgt opp gitte delegasjoner. I følge rådmannen er mangel på erfaring og kompetanse viktigste årsak til at delegasjonene ikke er fulgt opp. Rådmannens delegerte vedtak som legges frem for kommunestyret viser ikke hvem som faktisk har fattet vedtaket. Det har vært et etterslep med manglende arbeidsavtaler. Dette kan en se en bedring i, og det er viktig at en har fokus på å opprette avtaler som mangler, samt inngåelse av avtaler ved nytilsettelser. Kommunen har ifølge rapporten også et forbedringspotensiale angående oppfølging i prøvetiden. Rapporten viser en gjennomgang av kommunen som arbeidsgiver, samt delegasjon og oppfølging av nyansatte. Kommunen har fortsatt et forbedringspotensiale på områdene som belyses i rapporten, - oppfølging av intensjonene i delegasjonsreglementet, - kompetanseoppbygging hos medarbeidere, - arbeidsavtaler, - oppfølging i prøvetiden. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Revisor vil også orientere nærmere angående arbeidet med prosjektet og rapporten i møtet. SAK 029/09 OPPFØLGING AV REVISJONSNOTAT TIL REGNSKAPET 2008 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 029/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppfølgingen av revisjonsnotatet til orientering. Revisjonsnotat til regnskapet for 2008 med kommunens tilsvar, datert Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen

6 Kontrollutvalget ønsket i septembermøte en gjennomgang av - og orientering angående revisjonsnotatet datert 6.mai 2009 om hvordan oppfølging av de påpekte momenter er gjennomført. Dette ble utsatt, og ny avtale angående oppfølging og svar på revisjonsnotat til regnskapet 2008 ble avtalt med rådmannen i møte den 16. september og gis i møte den 18. november SAK 030/09 SELSKAPSKONTROLL VALG AV UTFØRER OG RULLERING AV PLAN Kontrollutvalget Gunnhild Berg 030/ Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for i kommunen. Eierskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2. Kontrollutvalget foretar følgende endring i prioriteringen i Plan for selskapskontroll , Namsskogan kommune 1) 2) 3) 1. Vedtak i Namsskogan kommunestyre i sak 084/08 - Plan for selskapskontroll Namsskogan kommune. 2. Oversikt over Namsskogan kommunes eierinteresser i ulike selskap Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Vedtak i kontrollutvalget i sak 021/08 - Plan for selskapskontroll , Namsskogan kommune. 2. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Eiendom. 3. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Drift. : I møter vedtok representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS å flytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra sekretariatet til revisjonen, med virkning fra denne datoen. Formelt sett er det nå KomRev Trøndelag IKS som utfører denne tjenesten. Kontrollutvalget vedtok i sak 021/08 KomSek Trøndelag IKS som utfører av selskapskontrollen, men grunnet representantskapenes vedtak fører endringen til at kontrollutvalget må gjøre nytt vedtak angående valg av utfører. Kommunestyret har vedtatt planen og prioriteringslisten, og kontrollutvalget er gitt myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Jf. planen ble følgende prioriteringer vedtatt

7 1) Holmensenteret AS 2) IKS Namdal rehabilitering Høylandet - drift 3) Namas AS (Namdal Arbeidssamvirke AS) For kommuner der det har skjedd endringer i den formelle statusen til prioriterte selskap, må også prioriteringslisten revurderes. IKS Namdal Rehabilitering Høylandet Drift og IKS Namdal Rehabilitering Høylandet Eiendom har vedtatt en sammenslåing av disse to selskapene fra , jf. vedtak sak 5/09 i representantskapene den Vurdering Vedtaket om valg av utfører er en formalitet som må gjøres for å være i samsvar med den nye oppgavefordelingen mellom sekretariats- og revisjonsselskapet. Grunnet endringer i prioriterte selskaper bør kontrollutvalget vurdere prioriteringen på nytt. SAK 031/09 RAPPORTERING ETTER KONTAKTMØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget Gunnhild Berg 031/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. 1. Notat etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Namsskogan kommune. Deles ut i møtet. Unntatt off. Off.l. 14 og Rapport etter ekstern kvalitetskontroll av revisjonen. Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6, og det heter bl.a. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen.

8 Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Sekretariatet har faste, årlige kontaktmøter med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalg mottar også jevnlig muntlig orientering og status angående fremdriften i revisjonsarbeidet. Det er avholdt et møte den mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet. SAK 032/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2010 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 032/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2010 for sin virksomhet i 2010 i Namsskogan kommune. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for Forslag til Kontrollutvalgets møteplan for 2010 Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2010 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2010 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres. Revisjonsstrategien er førende for revisjonsarbeidet KomRev Trøndelag IKS skal gjennomføre. Kontrollutvalget har fått presentert revisjonsstrategien for regnskapsåret 2009 i møte den 16. september 2009 sak 018/09. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken diskuteres i møte.

9 Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær