Kontrollutvalget Sør - Varanger kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget Sør - Varanger kommune Kontrollutvalgan IS Saksbehandler: Mette Rushfeldt SAK 04/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL Bakgrunn Kontrollutvalget godkjenner selv sine protokoller. Protokollen fra møtet 1. desember 2014 ble sendt ut 5. desember. Hvis ingen har merknader til protokollen anbefales den godkjent. Sekretariatets forslag til vedtak Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 1. desember 2014 godkjennes. Vedlegg Protokollen fra møte 1. desember 2014

2 Kontrollutvalget, Sør-Varanger kommune MØTEPROTOKOLL Dato: 1. desember 2014 Tid: Kl Sted: Møterom Viksjøen Disse møtte Jan Kurt Kristiansen, Reidun Kolpus og Jorunn Haug som vara for Staal Nilsen. Ellers møtte Yngvar Mækelæ fra Finnmark kommunerevisjon IKS og Mette Rushfeldt fra Kontrollutvalgan IS. Avisen Sagat hadde en reporter til stede. Innkalling Innkallingen til møtet var sendt ut 24. november Saksliste Saksliste og sakspapirer ble sendt ut med innkallingen. Sak 25/14 ble sendt ut 26. november. Sak 29/14 Tilsyn i Varanger Invest AS ble utsatt da utvalget ikke hadde fått saken. SAKER TIL BEHANDLING Sak nr. Sak 21/14 Orienteringer 22/14 Godkjenning av innkalling 23/14 Godkjenning av saksliste 24/14 Godkjenning av protokoll 25/14 Forvaltningsrevisjon Barentshallene KF 26/14 Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet 27/14 Revisorbrev 28/14 Budsjett 2015 for kontroll og tilsyn 29/14 Tilsyn i Varanger Invest AS - UTSATT 30/14 Eventuelt Sak 21/14 ORIENTERINGER Referat Styretmøteprotokoll fra Kontrollutvalgan IS, 4. september 2014 Orienteringer Vedtak fra kontrollutvalget til kommunestyret Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskapet 2013 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 Barentshallene KF Eierskapskontroll Brenselsutsalget AS Andre vedtak Bestilling av selskapskontroll Sør-Varanger Invest AS (intern bestilling) Bestilling selskapskontroll Varanger Kraft AS 2

3 Bestilling av forvaltningsrevisjon Mottak av flyktninger Kommunens rutiner vedrørende kontrollutvalget. Fra Sør-Varanger kommune Kommunens rutiner vedrørende kontrollutvalget Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak 22/14 GODKJENNING AV INNKALLING Innkallingen til kontrollutvalgets møte den 1. desember 2014 godkjennes. Sak 23/14 GODKJENNING AV SAKSLISTE Sakslisten til kontrollutvalgets møte den 1. desember 2014 godkjennes. Sak 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokollen fra kontrollutvalgets møte 10. juni 2014 godkjennes. Sak 25/14 FORVALTNINGSREVISJON BARENTSHALLENE KF Kontrollutvalget har i sitt møte dem 1. desember behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomi- og personalforvaltning ved Barenshallene Sør-Varanger KF. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret, slutter seg til revisors anbefaling og innstiller til kommunestyret følgende: Selskapet bør innrette sin personalforvaltning i henhold til de regler som gjelder for kommunale foretak. Selskapet budsjettrutiner bør endres. Budsjettene bør endres i samsvar med endrede forutsetninger og det må gjøres budsjettendringer for å dekke opp for et eventuelt merforbruk i løpet av året. Udekkede underskudd må dekkes inn innen fristen på 2 år. I den grad selskapet ikke klarer å holde seg til vedtatte budsjettrammer bør selskapet ta initiativ til en gjennomgang av selskapet økonomi og se til at budsjettrammene er tilpasset de oppgaver men er pålagt å gjennomføre. Det er kommunestyret som da må 3

4 prioritere hvilke oppgaver som skal gjennomføres innenfor de budsjettrammene som tildeles selskapet. Det er styrets ansvar å fremlegge grunnlaget for en slik prioritering. Kontrollutvalget har i sitt møte den 1. desember behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomi- og personalforvaltning ved Barenshallene Sør-Varanger KF. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret, slutter seg til revisors anbefaling og innstiller til kommunestyret følgende: Selskapet må innrette sin personalforvaltning i henhold til de regler som gjelder for kommunale foretak. Selskapets budsjettrutiner må endres. Budsjettene må endres i samsvar med endrede forutsetninger og det må gjøres budsjettendringer for å dekke opp for et eventuelt merforbruk i løpet av året. Udekkede underskudd må dekkes inn innen fristen på 2 år. I den grad selskapet ikke klarer å holde seg til vedtatte budsjettrammer må selskapet ta initiativ til en gjennomgang av selskapet økonomi og se til at budsjettrammene er tilpasset de oppgaver men er pålagt å gjennomføre. Det er kommunestyret som da må prioritere hvilke oppgaver som skal gjennomføres innenfor de budsjettrammene som tildeles selskapet. Det er styrets ansvar å fremlegge grunnlaget for en slik prioritering. Kontrollutvalget ber Finnmark kommunerevisjon IKS om å utvide rapporten i forhold til Turnus Ferie avvikling Tillitsvalt ordning Vikar innleie o Permisjon med lønn Sak 26/14 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS VURDERING AV UAVHENGIGHET Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet i forhold til Sør- Varanger kommune til orientering. Sak 27/14 REVISORBREV Kontrollutvalget har gjennomgått revisjonsbrevet og konkluderer med følgende forslag til vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2014 oversendes til kommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Kommunestyret pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2014. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget. 4

5 Sak 28/14 BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Det samlede forslaget er som følger: Kontrollutvalget Art Poster Budsjett 2014 Budsjett Fast godtgj. leder Møtegodt.gjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Revisjonen Betaling til IKS Totalt Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsyn for Sør-Varanger kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sør-Varanger kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. Sak 30/14 EVENTUELT Det var ingen saker under Eventuelt. Møtet ble hevet kl Staal Nilsen leder kontrollutvalget Mette Rushfeldt saksbehandler 1 Telefongodtgjørelse gruppeledergodtgjørelse kr 3 000,-. 2 Beregnet etter et medlemstall på 3 og 5 møter kr. 300,- pr. møte 3 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 4 120,- pr. t beregnet 3 t., 5 møter, 2 person, jf reglementet pkt. 4. Gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere. 5 Medlemskontingent NKRF/FKT = 900 / Sekretariatets konferanse/nkrf og FKT`s årlige konferanser 5