PROTOKOLL FRA MØTET KONTROLLUTVALGET I HATTFJELLDAL

Transkript

1 Side 1 av 5 Tid: kl Sted: Hattfjelldal rådhus, møterom «Unkervatn» Tilstede: Jo Sjåvik (leder) Siv Marit Stormo (medlem), f.o.m. sak 020/14 Siri Kobberød (medlem) Bjørn Rasmussen (medlem) Brynjar Dalen (vara for Mathias Sjåvik) Forfall: Mathias Sjåvik (medlem) For øvrig møtte: Aksel Sivertsen (revisjonsdirektør), t.o.m. sak 020/14 Knut Soleglad (KU-sekretær) Jo Sjåvik åpnet møtet og innhentet følgende status: - Innkalling: Godkjent. - Saksliste: Godkjent. - Deltakere: 5 av 5 møtte, og møtet er beslutningsdyktig. I møtet ble følgende saker behandlet: Sak 017/14 Godkjenning av protokoll fra møte Kontrollutvalget godkjenner protokoll fra møte Sak 018/14 Oppfølging av tidligere KU-vedtak Revisor opplyste at forvaltningsrevisjon om spesialundervisning mv., antas å bli klar til behandling i KU-møte Kontrollutvalget tar til orientering at alle tidligere KU-vedtak er effektuerte eller under effektuering.

2 Side 2 av 5 Sak 019/14 Dialog med revisor. Revisor orienterte bl.a.: - Vedr. regnskapsrevisjon 2014: Regnskapsrevisjon 2014 blir startet som vanlig høsten 2014 med planlegging og interimsrevisjon. - Vedr. levering av eksisterende bestillinger:: Det er stor sjanse for at bestilte oppdrag blir levert innen Vedr. dekning av løpende kontrollbehov frem til ny revisor er på plass: Revisjonen vil imøtekomme revisjonsforskriften 17 hvilket betyr at ny revisor vil få tilgang på all dokumentasjon når ny revisor ber om dette. Kontrollutvalget tar momentene i dialogen med revisor til orientering. Sak 020/14 KU s uttalelse om årsregnskapet 2013 for Hattfjelldal kommune Revisor gav supplerende informasjoner til momenter i revisors beretning. Revisor bekreftet i møte at kommunestyrets vedtak ved behandlingen av regnskapet for 2012 er effektuert som forutsatt av administrasjonen dette med referanse til uttalelsens punkt. 3. Til vedlagte utkast til uttalelse, ønsket KU følgende endringer: - Vedrørende uttalelsens punkt 2, første strekpunkt: Forholdet dreier som om manglende kalkyler (for-/etterkalkyler) fra SHMIL IKS når kommunestyret skal fastsette gebyret for husholdningsavfall. KU setter inn følgende ordlyd til dette punkt i uttalelsen: Til ovennevnte påpekning fra revisor ønsker kontrollutvalget å kommentere følgende: I henhold til påpekningen er det selve grunnlaget for gebyrfastsettelsen som mangler, dvs. dokumentene som viser forkalkyle og etterkalkyle. Kommunen har ansvaret for at de nødvendige dokumentene er lagt til grunn når gebyret for husholdningsavfall skal fastsettes av kommunestyret SHMIL IKS sitter på det grunnlaget som er nødvendig for å utarbeide forkalkyle/etterkalkyle. Kontrollutvalget mener forholdet bør kunne bringes i orden, - enten ved at rådmannen etterlyser manglende dokumentasjoner fra SHMIL IKS - eller, dersom dette ikke fører frem, at kommunens eierrepresentanter bringer mangelen inn for de styrende organer i SHMIL IKS. Nøkkelen til løsning er at SHMIL IKS gjøres oppmerksom på hva som mangler.

3 Side 3 av 5 - Vedrørende uttalelsens punkt 3: Uttalelsens 3 avsnitt forenkles til å lyde: Revisor har bekreftet overfor kontrollutvalget at kommunestyrets vedtak (KST-sak 32/13 den ) vedrørende disponeringen av overskudd er effektuert av administrasjonen som forutsatt. - Vedrørende uttalelsens punkt 4: Med bakgrunn i revisors beretning kap. 4.3 ønsker KU å ta inn et punkt 4 i uttalelsen med følgende ordlyd: 4. Øvrige forhold. Til kommunestyrets orientering - som supplerende informasjon til kapittel 4.3 i revisors beretning vedlegges brev datert fra Næringsog Fiskeridepartementet. Brevet omtaler ulovligheten i kommunens bruk av Vefsna-fondet. Innstilling til vedtak ble godkjent: Kontrollutvalget vedtar å oversende uttalelse om årsregnskapet 2013 til formannskap og kommunestyre basert på vedlagte utkast med de endringene som fremkom i møtet. Sak 021/14 Ny revisor for Hattfjelldal kommune Notat datert var ettersendt pr. til medlemmene. I møtet ble ny versjon av pkt. 1.3 i «Innstilling til vedtak» delt ut, det nye punktet lyder: Kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomføre de praktiske avklaringene vedrørende revisjonstjenestene med det omsøkte selskap, samt trekke inn rådmannen i avklaringene der dette er relevant. Revisjonsdirektør var tilstede ved innledningen for å meddele sin inhabilitet i saken. Før han forlot møtet gav han supplerende faktainformasjon til notatet vedr. revisjonsutgift 2013 i Vefsn som skal være kr i stedet for kr (differansen skyldes revisjonens forskuttering av kommunens utgifter ved flytting av kontor og vedrører ikke utgiften for revisjonstjenesten). Tilhørende tall og tekst i notatet endres tilsvarende, i tillegg endres notatets prisantydning fra KomRev Trøndelag som er relatert til revisjonsutgift for KU-medlem Rasmussen, som har deltatt i møtene med begge de to aktuelle selskapene, supplerte notatets informasjon med at KomRev Nord var tydelig på sine ambisjoner om at medarbeidernes kompetanse i størst mulig grad skal dekke de vesentlige fagområdene av den kommunale forvaltningen og at det

4 Side 4 av 5 allerede nå kan registreres forskjeller i fagbredden i de to alternative selskapene til fordel for KomRev Nord IKS. Videre supplerte Rasmussen med informasjonen fra KomRev Nord IKS at selskapet har et klart uttrykt ønske om å utvide sin virksomhet, noe som også gav seg uttrykk i at selskapet fremstår som mer bevisst/profesjonell i tilnærmingen til nye kunder. KU mente at ovennevnte faktiske kompetanseforskjeller, ambisjoner i kompetanseutviklingen samt bevissthet ved utvidelse av sin virksomhet, er til klar fordel for KomRev Nord IKS. Innstilling til vedtak ble godkjent med følgende endringer: «- KomRev Nord IKS fases inn som «selskapets navn». - Vedtakets punkt. 2 utgår. Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i sak 82/13 og kommuneloven 78 nr. 4, vedtar kontrollutvalget å oversende denne sakens notat til kommunestyret vedr. ny revisor med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret viser til sitt vedtak 82/13 samt kommunelov 78 nr. 4 og vedtar på denne bakgrunn å søke tilslutning til KomRev Nord IKS. 2. Kommunestyret ber rådmannen søke tilslutning til selskapet og imøteser egen sak fra rådmannen når selskapsavtale for det omsøkte selskap foreligger klar til behandling. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomføre de praktiske avklaringene vedrørende revisjonstjenestene med det omsøkte selskap, samt trekke inn rådmannen i avklaringene der dette er relevant. Sak 022/14 Gjennomgang av kommunens bruk av Vefsn-fond, del 1 Kontrollutvalget tar brev datert fra Nærings- og Fiskeridepartementet til foreløpig orientering og avventer endelig behandling av saken når resultatet fra undersøkelsene av problemstilling 2 foreligger.

5 Side 5 av 5 Sak 023/14 Oppfølging av KST-vedtak 54/08 (selskapskontroll HK AS) Kontrollutvalget tar informasjonen til foreløpig orientering, og ber om ny status etter at eierskapsmeldingen er vedtatt av kommunestyret. Jo Sjåvik (leder) _ Siv Marit Stormo (medlem) Siri Kobberød (medlem) Bjørn Rasmussen (medlem) Brynjar Dalen (vara for Mathias Sjåvik)