Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato/tid: kl 17:00-19:45 Møtested: Formannskapssalen Møtende medlemmer: Randi Eikevik, leder Jahn Harry Kristiansen Kerstin Leistad (Sak 9-10 og 12. Til kl 19:00) Torkel Ystgaard Forfall: Erling Foss Halvard Dahle, vara for Foss Andre møtende: Randi Rasmussen, rådmann Tone Østvang, kommunalsjef (Sak 11) Randi Grøndal, økonomisjef (Sak 10) Svein Stræte, byggesak Malvik kommune (Sak 12) Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 10) Torbjørn Brandt, Konsek (Sak 10 og 12) Arvid Hanssen, Konsek Arkivsak: 16/58 Merknader: Det fremkom ingen merknader til innkalling og saksliste. Sakliste: Saksnr. Saktittel 09/16 Godkjenning av protokoll fra møtet /16 Regnskap Malvik kommune kontrollutvalgets uttalelse. 11/16 Orientering om erfaringer etter innføring av samhandlingsreformen. 12/16 Ny henvendelse vedrørende Svehøgda /16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - Malvik kommunes arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen. 14/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /16 Eventuelt. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge:

2 Sak 09/16 Godkjenning av protokoll fra møtet Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Protokollen godkjennes. Protokollen godkjennes. Sak 10/16 Regnskap Malvik kommune kontrollutvalgets uttalelse. Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Økonomisjefen orienterte om regnskapet. Hun og rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte om revisjonsarbeidet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.

3 Sak 11/16 Orientering om erfaringer etter innføring av samhandlingsreformen. Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og vurderer videre oppfølging i tilknytning til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. Kommunalsjef Tone Østvang orienterte om kommunens arbeid på områdene kontrollutvalget hadde bedt om gjennom vedtak i sak 7/16 i kontrollutvalget. Rådmannens vurderinger av status for Malvik fremgår av dokumentet Orientering i Kontrollutvalget , som vedlegges protokollen. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og vurderer videre oppfølging i tilknytning til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. Sak 12/16 Ny henvendelse vedrørende Svehøgda 166. Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Kontrollutvalget er ikke riktig organ til å realitetsbehandle denne klagen. Sekretariatet orienterte om vurderinger gjort i forbindelse med behandling av saken i januar 2015 og i saksfremlegget i denne saken. Sekretariatet og rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ga tiltakshaverne mulighet til å kommentere enkelte punkter som ble diskutert. Denne muligheten ble benyttet.

4 Kontrollutvalget er ikke riktig organ til å realitetsbehandle denne klagen. Sak 13/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - Malvik kommunes arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen. Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innen en timeressurs på 300 timer med avtalt levering til Konsek 31.oktober Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innen en timeressurs på 300 timer med avtalt levering til Konsek 31.oktober Sak 14/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Referatsakene tas til orientering.

5 Følgende saker ble presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 23/16 Årsmelding 2015 kontrollutvalget i møtet Årsmeldingen ble tatt til orientering. 2. Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar. Sammendrag av KS FoUprosjekt (Vedlagt innkallingen) 3. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS (Vedlagt innkallingen) Referatsakene tas til orientering. Sak 15/16 Eventuelt. Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saken legges fram uten innstilling. Kontrollutvalgets leder delte først i møtet ut brev datert 22.mars fra Per Arne Midtsand. Da brevet inneholder mye informasjon ønsket utvalget at sekretariatet gjennomgår brevet til neste møtet, før de tar standpunkt til eventuell videre oppfølging. Vedtak knyttet til forutsetninger for innføring av eiendomsskatt (sak behandlet i kommunestyret ) berøres i brevet. Rådmannen opplyste at bruken av eiendomsskatten tas inn i kommunens årsmelding for Forutsetningen om informasjon til hver husstand vil iflg rådmannen avklares politisk. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget ber sekretariatet vurdere innholdet i brevet til neste møte. Kontrollutvalget ber sekretariatet vurdere innholdet i brevet til neste møte.

6