STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite MØTEPROTOKOLL Møtested: Møterom Værnes Møtedato: Fredag 11. april 2008 Møtetid: 09:00-13:15 Saker: 010/08-017/08 Av kontrollkomiteens medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Følgende medlemmer var tilstede Ole Meier Kjerkol, leder Kim Danielsen, nestleder Tor Inge Pedersen Marit Wahl Erling Strand Forfall Ellers møtte Johan Arnt Elverum, ordfører Stjørdal kommune (til kl. 11:00) Kjell Fosse, rådmann Stjørdal kommune (til kl. 11:00) Torstein Skulbustad, regnskapsansvarlig Stjørdal kommune (til kl. 11:00) Tove Melgård, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Rikke Haave, KomRev Trøndelag IKS (til kl. 11:00) Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS Merknader Saksbehandler delte ut nytt sett med saksdokumenter Underskrifter Ole Meier Kjerkol leder Kim Danielsen nestleder Marit Wahl Tor Inge Pedersen Erling Strand

2 SAKSLISTE: 010/08 Orientering fra ordføreren oppfølging av kontrollkomiteens sak 009/08 011/08 Referatsaker 012/08 Orientering om de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper 013/08 Stjørdal kommunes årsregnskap for /08 Stjørdal kommunes årsmelding for /08 Henvendelse fra Stjørdal FrP vedr. effektuering av politiske vedtak 016/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt /08 Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS

3 SAK 010/08 ORIENTERING FRA ORDFØREREN - OPPFØLGING AV KONTROLLKOMITEENS SAK 009/08 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Ordføreren delte ut stillingsbeskrivelse for de politiske sekretærer, datert , og ga en orientering om sine vurderinger av saken i møte. t 1. Stillingsbeskrivelsen for de politiske sekretærer ble omdelt til kontrollkomiteens medlemmer 2. Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering 1. Stillingsbeskrivelsen for de politiske sekretærer ble omdelt til kontrollkomiteens medlemmer 2. Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering SAK 011/08 REFERATSAKER Referatene tas til orientering. Sekretær refererte følgende dokumenter 1 Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Stjørdal kommune 2 KomRev Trøndelag IKS Innkalling til representantskapsmøte 3 KomSek Trøndelag IKS Innkalling til representantskapsmøte 4 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for Fylkesmannen i Nord- ROBEK Innrapportering Økonomiplan Trøndelag Stjørdal kommune 6 KomRev Trøndelag IKS Tilbakekalling av revisjonsberetning, datert KomRev Trøndelag IKS Tilbakekalling av brev nr 1, datert Klage på (beordret) taushetsbrudd etter Brev fra ansatte i Kommunehelsetjenesteloven 6-6 jfr. omsorgstjenesten Forvaltningslovens 13 til 13e Brevet fra de ansatte i omsorgstjenesten ble drøftet i møte.

4 t Referatene tas til orientering. SAK 012/08 ORIENTERING OM DE KOMMUNALE ØKONOMI- OG REGNSKAPSPRINSIPPER Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. t Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. SAK 013/08 STJØRDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollkomiteen ber rådmannen om en orientering om arbeidet med mht. internkontroll og rutiner i neste møte. 2. Kontrollkomiteen vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Stjørdal kommunes årsregnskap for Kontrollkomiteens uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Rådmannen og den regnskapsansvarlige svarte på spørsmål i møte.

5 1. Kontrollkomiteen ber rådmannen om en orientering om arbeidet med mht. internkontroll og rutiner i neste møte. 2. Kontrollkomiteen vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Stjørdal kommunes årsregnskap for Kontrollkomiteens uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. SAK 014/08 STJØRDAL KOMMUNES ÅRSMELDING FOR Kontrollkomiteen finner at Stjørdal kommunes årsmelding for 2007 gir et godt bilde av kommunens virksomhet i Kontrollkomiteen vil imidlertid oppfordre rådmannen til å vurdere form og innhold 1. Kontrollkomiteen finner at Stjørdal kommunes årsmelding for 2007 gir et godt bilde av kommunens virksomhet i Kontrollkomiteen vil imidlertid oppfordre rådmannen til å vurdere form og innhold SAK 015/08 HENVENDELSE FRA STJØRDAL FRP VEDR. EFFEKTUERING AV POLITISKE VEDTAK 1. Kontrollkomiteen slutter seg til revisors vurderinger og konklusjoner og ber rådmannen om å følge disse opp. 2. Kontrollkomiteen ber videre om en orientering mht. status for saken, og om rådmannen har funnet grunn til å endre noen av sine rutiner i møte den

6 1. Kontrollkomiteen slutter seg til revisors vurderinger og konklusjoner og ber rådmannen om å følge disse opp. 2. Kontrollkomiteen ber videre om en orientering mht. status for saken, og om rådmannen har funnet grunn til å endre noen av sine rutiner i møte den SAK 016/08 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Da det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt i perioden, legges saken frem for kontrollkomiteen til drøfting og forslag til prioritering av prosjekt for gjennomføring i perioden Planen inneholder 7 foreslåtte prosjekter utvalgt etter vesentlighet og risiko. Aktuelle problemstillinger vedrørende de ulike prosjekter er angitt på siste side i plandokumentet. Nr Prosjekt Barneverntjenesten Følge byggeprosjekt Innkjøp IKT Tilpasset opplæring og spesialundervisning Tildeling av pleie og omsorgtjenester Etiske retningslinjer Stjørdal kommune som arbeidsgiver Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollkomiteen gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden 1. Kontrollkomiteen slutter seg til Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt 1 Barneverntjenesten 2 Følge byggeprosjekt 3 Stjørdal kommune som arbeidsgiver 4 Innkjøp IKT 4 Tilpasset opplæring og spesialundervisning 4 Tildeling av pleie og omsorgtjenester 4 Etiske retningslinjer

7 1. Kontrollkomiteen slutter seg til Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt 1 Barneverntjenesten 2 Følge byggeprosjekt 3 Stjørdal kommune som arbeidsgiver 4 Innkjøp IKT 4 Tilpasset opplæring og spesialundervisning 4 Tildeling av pleie og omsorgtjenester 4 Etiske retningslinjer Kontrollkomiteens innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollkomiteen gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden SAK 017/08 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL I INNHERRED RENOVASJON IKS 1. Kontrollkomiteen slutter seg til rapporten 2. Rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Stjørdal kommune oversendes kommunestyret Saksbehandlers forslag til innstilling Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Stjørdal kommune til orientering. Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide en eierskapsmelding som omhandler mål og resultatkrav (eierstrategi) for kommunens ulike eierskap i selskaper. Kommunestyret ser det som naturlig at eierstrategiene sees i sammenheng med kommunens øvrige virksomhet, planer og lovpålagte krav. 1. Saken utsettes til neste møte 2. Rådmannen og selskapets direktør inviteres til dette møte 1. Saken utsettes til neste møte 2. Rådmannen og selskapets direktør inviteres til dette møte