NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen Møteleder: Heider Sæther Saker: Sak Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte: Heider Sæther Arnfinn Haugvik Randi K Smalås Forfall Andre: Inger Johanne Bjørhusdal, 1. vara Svein Vikestad, KomRev Trøndelag IKS Heidi Galguften, KomRev Trøndelag IKS Vegard Wist, KomRev Trøndelag IKS (sak 013/14) Stian Brekkvassmo, ordfører Endre Skjervø, rådmann(sakene 004 og 005/14) Trond Smalås, personalsjef (sak 017 andre kulepunkt ) Maifrid Alsgård, øk.sjef (sak 017 første kulepunkt) Jorunn Sund, Komsek Trøndelag IKS Merknader: Referater sak 007/14 punkt 3 diskuteres under sak 0014/14 Ellers ingen merknader til innkalling og sakliste. Underskrifter Heider Sæther Arnfinn Haugvik Randi Smalås

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/14 Referatsaker 013/14 Selskapskontroll NAMAS vekst AS 014/14 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens regnskap og årsberetning /14 Forvaltningsrevisjon / samhandlingsreformen - ønske om omprioritering 016/14 Skatteoppkreverens Årsrapport for /14 Orientering fra rådmannen

3 SAK 012/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget Jorunn Sund 012/ ,3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. Direktoratet for Avslutning av overgangsordning i vedlegg mineralforvaltning mineralloven 2. KomRev Trøndelag IKS Møteinnkalling for vedlegg representantskapet 3. KomSek Trøndelag IKS Innkalling møte i vedlegg representantskapet 4. KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotatet fra årsregnskapet 2013 vedlegg Forslag i møtet Punkt 4 diskuteres under sak 14/14 Enstemmig : Kontrollutvalget tar punkt under referater til orientering. Punkt 4 diskuteres under sak 14/14 SAK 013/14 SELSKAPSKONTROLL NAMAS VEKST AS Kontrollutvalget Jorunn Sund 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Rapport Selskapskontroll NAMAS Vekst AS oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak:

4 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide eierskapsmelding som omfatter alle kommunens selskaper innen og at eierstyring tas med under folkevalgtopplæring. Eierskapsmeldingen behandles av kommunestyret. 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte et delegasjonsvedtak på hvem som skal representere kommunen på generalforsamling. 4. Kommunestyret tar opp med styret viktigheten av at styrets eget arbeid og kompetanse dokumenteres og evalueres. Forvaltningsrevisor Wist presenterte rapporten. Forslag i møtet Nytt punkt 2 Kommunestyret v/ordfører utarbeide eierskapsmelding som omfatter alle kommunens selskaper innen og at eierstyring tas med under folkevalgtopplæring. Eierskapsmeldingen behandles av kommunestyret. Enstemmig 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Rapport Selskapskontroll NAMAS Vekst AS oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret v/ordfører utarbeide eierskapsmelding som omfatter alle kommunens selskaper innen og at eierstyring tas med under folkevalgtopplæring. Eierskapsmeldingen behandles av kommunestyret. 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte et delegasjonsvedtak på hvem som skal representere kommunen på generalforsamling. 4. Kommunestyret tar opp med styret viktigheten av at styrets eget arbeid og kompetanse dokumenteres og evalueres.

5 SAK 014/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNES REGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2013 Kontrollutvalget Jorunn Sund 014/ ,8 Formannskapet Kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Det ble gjort små endringer i kontrollutvalgets brev til kommunens regnskap og årsberetning for Forslag i møtet Enstemmig 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. SAK 015/14 FORVALTNINGSREVISJON / SAMHANDLINGSREFORM ØNSKE OM OMPRIORITERING Kontrollutvalget Jorunn Sund 015/ Kommunestyre

6 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar å endre prioritering av plan for forvaltningsrevisjon : Forslag til prosjektplan for samhandlingsreformen godkjennes. 3. Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering Forslag i møte 1. Kontrollutvalget vedtar å endre prioritering av plan for forvaltningsrevisjon Økonomistyring 2. Samhandlingsreformen 3. helse og omsorg 4. Grunnskolen 5. Bruk av kraftfondsmidler 6. Vedlikehold av kommunens eiendom 7. Barnevern 8. Miljøforvaltning 2. Forslag til prosjektplan for samhandlingsreformen godkjennes. 3. Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering 1 Kontrollutvalget vedtar å endre prioritering av plan for forvaltningsrevisjon Økonomistyring (gjennomført) 2. Samhandlingsreformen 3. helse og omsorg 4. Grunnskolen 5. Bruk av kraftfondsmidler

7 6. Vedlikehold av kommunens eiendom 7. Barnevern 8. Miljøforvaltning 2 Forslag til prosjektplan for samhandlingsreformen godkjennes. 3 Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering SAK 016/14 SKATTEOPPKREVERENS ÅRSRAPPORT 2013 Kontrollutvalget Jorunn Sund 016/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 i kommunen til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i kommunen til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret med slik innstilling: 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 i kommunen til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i kommunen til orientering. Basert på de kontroller skattekontoret har gjennomført, har de ikke avdekket vesentlige svakheter og alt vesentlig og utførelse er i samsvar med gjeldende regler og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret i følge kontrollrapport i brev fra skatteetaten den Forslag i møte 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 i kommunen til orientering.

8 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i kommunen til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret med slik innstilling: 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport 2013 i kommunen til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i kommunen til orientering. SAK 017/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Jorunn Sund 017/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget har bedt rådmannen orientere i 2 saker. 1. kommunestyrets vedtak sak 78 / 13 Forvaltningsrevisjon / økonomistyring. Saken omhandler: Oppfølging av revisors anbefalinger. 2. Sykefravær i kommunen, primært innen helse og omsorg jm. HMS undersøkelse: Tiltak, mål sykefravær og arbeidsmiljø. Forslag i møtet Enstemmig Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering.