RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 12.Februar 2015 Møtetid: 10:00 til Møtested: Røyrvik kommune, Kommunestyresalen Møteleder: Solveig Haugen Saker: 001/15-006/15 Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte: Solveig Haugen Trond Otto Devik Hans Øines Meldt forfall: Rune Skåren (fast møtende varamedlem) Forfall Andre: Ola Peder Tyldum, rådmann Arnt Mickelsen, ordfører Heidi Galguften KomRev Trøndelag IKS Jorunn Sund, KomSek Trøndelag IKS Merknader: Sak 007 / 15 som tilleggssak Underskrifter Solveig Haugen Trond Otto Devik Hans Øines

2 SAKLISTE 001/15 Referatsaker 002/15 Orientering fra revisor 003/15 Orientering fra rådmann 004/15 Kontrollutvalgets årsrapport /15 Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring 006/15 Besøk ved Røyrvik skole / tidsgjennomgang Sak 002/15 Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.

3 SAK 01/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget Jorunn Sund 01/ ,3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. kommunal og Høring - Forslag til endringer i lov vedlegg moderniseringsdepartement 2 kommunal og moderniseringsdepartement om interkommunale selskaper Høring Oppheving av kommuneloven kapittel 5B Samkommune 2 Sekretærer Kort fortalt om innføringen av A- melding med mnd. rapportering. vedlegg vedlegg Referatene tas til orientering SAK 02/15 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Jorunn Sund 02/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Revisor orienterte om revisjonsarbeidet. 1. Intern kontroll på enheter, lønnsområdet og salgsområdet. Unntatt offentlighet

4 2. Brev fra revisjonen datert bruk av unntatt off. paragrafen med svar fra kommunen brev datert Svar fra kommunen datert på revisjonsnotat til regnskapet for Andre orienteringer. 1. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering. 2. Revisjonen fortsetter oppfølging i 2015 for å se til at punktene i revisjonsnotatet fra 2013 er oppfulgt. 3. Kontrollutvalget oversender følgende uttalelse til kommunestyret: a. Kontrollutvalget ber kommunestyret merke seg konklusjonene fra rapportene internkontroll på enheter lønns- og salgsområde og etterspørre hos rådmannen innen nevnte felt gode rutiner jf. revisors konklusjoner og anbefalinger. b. Kontrollutvalget ber kommunestyret iverksette tiltak for å se til at kommunens bruk av unntatt off. paragrafer blir riktig. c. Kontrollutvalget ønsker at regnskapsavdelingen har fokus på gode, nøyaktige tilbakemeldinger til revisjonen på regnskapsavdelingens eget initiativ. 1. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering. 2. Revisjonen fortsetter oppfølging i 2015 for å se til at punktene i revisjonsnotatet fra 2013 er oppfulgt. 3. Kontrollutvalget oversender følgende uttalelse til kommunestyret: a. Kontrollutvalget ber kommunestyret merke seg konklusjonene fra rapportene internkontroll på enheter lønns- og salgsområde og etterspørre hos rådmannen innen nevnte felt gode rutiner jf. revisors konklusjoner og anbefalinger. b. Kontrollutvalget ber kommunestyret iverksette tiltak for å se til at kommunens bruk av unntatt off. paragrafer blir riktig. c. Kontrollutvalget ønsker at regnskapsavdelingen har fokus på gode, nøyaktige tilbakemeldinger til revisjonen på regnskapsavdelingens eget initiativ. SAK 03/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget Jorunn Sund 03/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering.

5 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. SAK 04/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 Kontrollutvalget Jorunn Sund 04/ Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til kommunestyret vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til kommunestyret vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering SAK 05/15 FORVALTNINGREVISJON ØKONOMISTYRING Kontrollutvalget Jorunn Sund 05/ Kontrollutvalget slutter seg til revisors notat om økonomistyring. 2 Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar notatet til orientering 2. Kommunestyret har merket seg at Røyrvik kommune har utfordringer innenfor økonomi jf. notat fra revisjonen. Kommunestyret ber rådmannen følge opp notatets konklusjoner og gi tilbakemelding til kommunestyret om kommunens videre arbeid og gjennomføring innen 1.oktober 2015.

6 Ingen 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors notat om økonomistyring. 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar notatet til orientering 2. Kommunestyret har merket seg at Røyrvik kommune har utfordringer innenfor økonomi jf. notat fra revisjonen. Kommunestyret ber rådmannen følge opp notatets konklusjoner og gi tilbakemelding til kommunestyret om kommunens videre arbeid og gjennomføring innen 1.oktober SAK 06/15 BESØK VED RØYRVIK SKOLE Kontrollutvalget Jorunn Sund 06/ Kontrollutvalget tar tidsskjema til orientering. Ingen Kontrollutvalget tar tidsskjema til orientering. SAK 007/15 OPPSTART AV GENERELL EIERSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Jorunn Sund 007/ Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for selskapskontroll :

7 Det gjennomføres generell kontroll av Røyrvik kommunes eierskap i stedet for kontroll av de selskapene som er prioritert i planen. 2. Kontrollutvalget ber KomRev Trøndelag IKS legge fram prosjektplan for utvalget aprilmøtet. 1. Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for selskapskontroll : Det gjennomføres generell kontroll av Røyrvik kommunes eierskap i stedet for kontroll av de selskapene som er prioritert i planen. 2. Kontrollutvalget ber KomRev Trøndelag IKS legge fram prosjektplan for utvalget aprilmøtet.