NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 8. juni 2012 Møtetid: Kl Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen Saker: Sak 017/12 024/12 Av 3 medlemmer møtte 3 Følgende medlemmer møtte: Heider Sæther, leder Arnfinn Haugvik Eileen J. Wiksaas Meldt forfall Andre: Inger Johanne Bjørhusdal. Permisjon fra kl Stian Brekkvassmo, Ordfører. Sak 017/12, 018/12 Geir Staldvik, Rådmann. Sak 017/12, 018/12 Ola Peder Tyldum, Etatsleder. Sak 017/12, 018/12 Aslaug Pettersen, Etatsleder oppvekst. Sak 017/12, 018/12, 019/12 Odd Bakken,Kultursjef Sak 017/12, 018/12 Trond Smalås, Personalsjef. Sak 017/12, 018/12 Ivar Kvalø, Etatsleder. Sak 017/12, 018/12 Maifrid Alsgård, Økonomisjef Sak 017/12, 018/12 Steven Johansen, KomRev Trøndelag IKS Einar Sandlund, KomRev Trøndelag IKS Gunnhild Berg, KomSek Trøndelag IKS Merknader: Underskrifter Heider Sæther Leder Arnfinn Haugvik Eileen J Wiksaas

2 SAKLISTE Saker 017/12 018/12 019/12 020/12 021/12 022/12 023/12 024/12 Årsberetning 2011 Årsregnskap 2011 Oppfølging av kommunestyrevedtak med fokus på saker fra oppvekstetaten Redegjørelse kraftfond, oppfølging sak 005/12 i kontrollutvalget Referatsaker Plan for selskapskontroll Rapport etter eierskapskontroll Holmensentret Eiendom AS Besøk på kommunal avdeling / institusjon Eventuelt

3 SAK 017/12 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2011 : 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning informativ, og den gir et bilde av kommunens aktivitet i Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning 2011 til orientering. 3. Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune endrer sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsberetning slik at de formelle frister overholdes. 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning informativ, og den gir et bilde av kommunens aktivitet i Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning 2011 til orientering. 3. Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune endrer sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsberetning slik at de formelle frister overholdes. SAK 018/12 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget henstiller i sin uttalelse til årsregnskapet for 2011 om at Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. En bør også sette fokus på den interne kontrollen som revisor omtaler i revisjonsnotatet. 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap 2011.

4 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget henstiller i sin uttalelse til årsregnskapet for 2011 om at Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. En bør også sette fokus på den interne kontrollen som revisor omtaler i revisjonsnotatet SAK 019/12 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYREVEDTAK MED FOKUS PÅ SAKER FRA OPPVEKSTETATEN Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering 1. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret å være bevisst sine vedtak og oppfølging av disse. 1. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret å være bevisst sine vedtak og oppfølging av disse. SAK 020/12 REDEGJØRELSE KRAFTFOND. OPPFØLGING AV SAK 005/12 I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Saken utsettes til møtet i september 2012 Saken utsettes til møtet i september 2012

5 SAK 021/12 REFERATSAKER Referatene tas til orientering Møtet lukket under punkt 5 i sak 021/12 jf Offl. 13, FL 13 Kontrollutvalget ønsker en oppfølging / orientering fra administrasjonen av forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling opplæring i forhold til rutiner rundt postjournalføring i møtet i september Kontrollutvalget ønsker en oppfølging / orientering fra administrasjonen av forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling opplæring i forhold til rutiner rundt postjournalføring i møtet i september SAK 022/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Namsskogan kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 2. Eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Namsskogan kommune med følgende prioriteringsliste: 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden.

6 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Namsskogan kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 2. Eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 4. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Namsskogan kommune med følgende prioriteringsliste: 5. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. SAK 023/12 RAPPORT ETTER EIERSKAPSKONTROLL - HOLMENSENTERET EIENDOM AS 1. Kontrollutvalget tar rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS til orientering 2. Kontrollutvalget vil spesielt fremheve viktigheten av -Eierstrategi / Eierskapsmelding -Opplæring / informasjon til folkevalgte angående forvaltning av eierskap -Habilitet / rolleavklaring 3. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret og innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS til orientering 2. Kommunestyret ber om at revisors konklusjoner i rapporten kapittel 8 følges opp. Avstemming : 1. Kontrollutvalget tar rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS til orientering 2. Kontrollutvalget vil spesielt fremheve viktigheten av -Eierstrategi / Eierskapsmelding

7 -Opplæring / informasjon til folkevalgte angående forvaltning av eierskap -Habilitet / rolleavklaring 3. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret og innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS til orientering 2. Kommunestyret ber om at revisors konklusjoner i rapporten kapittel 8 følges opp. SAK 024/12 BESØK PÅ KOMMUNAL AVDELING / INSTITUSJON Ønsket besøk på Plan og utviklingsetaten utsettes til høsten Dato fastsettes i møtet. Kontrollutvalget ønsker å besøke plan og utviklingsetaten 24. september 2012 Kontrollutvalget ønsker å besøke plan og utviklingsetaten 24. september 2012 *************************************************************************** Eventuelt