PROTOKOLL FRA MØTET KONTROLLUTVALGET I GRANE

Transkript

1 Side 1 av 5 Tid: kl Sted: Grane rådhus, formannskapssalen Tilstede: Kolbjørn Eriksen (leder), Monica Hoff (nestleder) John Kappfjell Torild Midtlien Tormod Thuseth Forfall: For øvrig møtte: Tone Larsen (rådmann), orienterte i sak 014, 015, 016, 018 Anita Mellingen (personalsjef), orienterte i sak 014 Arne Martin Husby (teknisk/nær.sjef),orienterte i sak 016 Karin E. Nilsen (helse/oms.sjef), orienterte i sak 018 Johannes Nestvold (forvaltningsrevisor) Bente Hansen (regnskapsrevisor) Knut Soleglad (KU-sekretær) Kolbjørn Eriksen åpnet møtet og innhentet følgende status: - Innkalling: Godkjent. - Saksliste: Godkjent. - Deltakere: 5 av 5 møtte, og møtet er beslutningsdyktig. I møtet ble følgende saker behandlet: Sak 008/18 Godkjenning av protokoll fra møte Kontrollutvalget godkjenner protokoll fra møtet Sak 009/18 Oppfølging av tidligere KU-vedtak Kontrollutvalget tar til orientering at alle tidligere KU-vedtak er iverksatt eller under iverksettelse.

2 Side 2 av 5 Sak 010/18 Kommunikasjon/dialog med revisor Revisjonen orienterte at oppdragsansvarlig regnskapsrevisor slutter med virkning fra og med Revisjon Midt-Norge SA har p.t. ikke oppnevnt ny oppdragsansvarlig. Fagrevisor regnskap er Wenche Holt. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak 011/18 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Arkivtjenesten organisering, opplæring og praksis». Forvaltningsrevisor Nestvold gav en orientering om rapportens hovedmomenter. KU mente rapporten er oversiktlig og fant ikke behov for revisor å presentere den ved kommunestyrets behandling. Rapportens tittel i innstillingen til kommunestyrets vedtak rettes fra: «Grunnskoleopplæring kompetanse og tidlig innsats», til: «Arkivtjenesten - organisering, opplæring og praksis». Innstilling til vedtak ble godkjent med følgende tillegg i innstillingen til vedtak i kommunestyret: «Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å forsere arbeidet med arkivplanen.» Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Arkivtjenesten - organisering, opplæring og praksis» til orientering, og vedtar å oversende rapporten for behandling i kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Arkivtjenesten - organisering, opplæring og praksis» til orientering og ber rådmannen imøtekomme rapportens anbefalinger. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å forsere arbeidet med arkivplanen.

3 Side 3 av 5 Sak 012/18 Utkast til prosjektplan for forv.revisjonen «Saksbehandlingen i administrasjonen». Innstilling til vedtak ble omformulert i møtet og godkjent med følgende ordlyd: «Kontrollutvalget ber revisor til neste møte utarbeide utkast til en prosjektplan for forvaltningsrevisjon innen «Saksbehandling i administrasjonen og i politiske organer» som hensyntar de momentene som fremkom i møtet. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering om at Grane har begrensede ressurser tilgjengelig for det resterende av 2018, og er innforstått med at start av forvaltningsrevisjonen mest sannsynlig må avvente til 2019.» Kontrollutvalget ber revisor til neste møte utarbeide utkast til en prosjektplan for forvaltningsrevisjon innen «Saksbehandling i administrasjonen og i politiske organer» som hensyntar de momentene som fremkom i møtet. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering om at Grane har begrensede ressurser tilgjengelig for det resterende av 2018, og er innforstått med at start av forvaltningsrevisjonen mest sannsynlig må avvente til Sak 013/18 KUs uttalelse om årsregnskap 2017, Grane kommune KU registrerer at beløp knyttet til investeringen i klubbhus på Stormoen oppgis i årsregnskapets regnskapsskjema 2B å være på kr. 8,3 mill., mens i kommunens redegjørelse til KU i sak 007/18 oppgis den totale investeringen å være på kr. 6,9 mill. KU ba i møtet administrasjonen gi en skriftlig tilbakemelding som redegjør for ulikhetene i den totale investeringskostnaden. I forhold til utkast til KUs uttalelse om årsregnskapet 2017, ba KU om å endre ordlyden i uttalelsens punkt 4 til følgende: «Kontrollutvalget er tilfreds med at det er avlagt et årsregnskap for 2017 med et mindreforbruk på kr ,-. Videre er kontrollutvalget tilfreds med at årsregnskapet er avlagt innen tidsfrist og at årsregnskapet også for 2017 er avlagt uten vesentlige merknader i revisors beretning.» Kontrollutvalget vedtar å oversende uttalelse om årsregnskapet 2017 til kommunestyret basert på vedlagte utkast med de endringer som fremkom i møtet.

4 Side 4 av 5 Sak 014/18 Arbeidet med kommunens internkontroll, rådmann orienterer Rådmann og personalsjef orienterte. Sak 015/18 Oppf. av KUs påpekninger vedr. Vefsna-fondet, rådmann orienterer Rådmann orienterte. «Kontrollutvalget vil presisere at det må være samsvar mellom vedtektene for Vefsnafondet og Vefsnafondets saksbehandling, jfr. vedtektenes 2.» Kontrollutvalget vil presisere at det må være samsvar mellom vedtektene for Vefsnafondet og Vefsnafondets saksbehandling, jfr. vedtektenes 2. Sak 016/18 Vedr. kommunens utleie av boliger, rådmann orienterer Rådmann og teknisk/næringssjef orienterte. Sak 017/18 Kontrollrapport 2017 fra Skatteetaten vedr. skatteoppkreverfunksjonen

5 Side 5 av 5 Kontrollutvalget tar Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grane kommune til orientering, og imøteser kontrollrapport for Sak 018/18 Oppf. av KST-vedtak 26/16, FR innen «Kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten. Til møtet forelå ikke skriftlig, oppdatert tilbakemelding på administrasjonens iverksettelse av kommunestyrevedtak 26/16. Rådmann og helse- og omsorgssjef gav en muntlig orientering. «Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, og imøteser den skriftlige tilbakemeldingen.» Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, og imøteser den skriftlige tilbakemeldingen. Sak 019/18 KUs uttalelse til budsjettutkast 2019, «Kontrollutvalget gir sin tilslutning til foreliggende budsjettutkast for 2019.» Kontrollutvalget gir sin tilslutning til foreliggende budsjettutkast for Kolbjørn Eriksen (leder) _ Monica Hoff (nestleder) John Kappfjell Torild Midtlien Tormod Thuseth