Tron Erik Hovind (leder), Anne-Grethe Borgen (nestleder), Stein Vegard Leidal

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Ullensaker kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Dragonen, Ullensaker rådhus Arkivsak: 15/00018 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Tron Erik Hovind (leder), Anne-Grethe Borgen (nestleder), Stein Vegard Leidal Knut Fjell Halldis Helleberg, Dag Bakke Andre: Økonomisjef Pål Chr. Jacobsen (under sak 38/16) Kommunaldirektør Mette Gro Iversen (under sak 38/16) Folkehelsekoordinator Ingrid Bergande (under sak 38/16) Daglig leder Nina Neset, Romerike revisjon IKS Forvaltningsrevisor Ellen Bjørkum, Romerike revisjons IKS (under sak 38/16) Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik, Romerike revisjon IKS (under sakene 37/16 og 39/16) Forvaltningsrevisor Ragnhild Grøndahl Faller, Romerike revisjon IKS (under sak 37/16) Protokollfører: Rådgiver Kjell Nordengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 37/16 15/ Referater 3 38/16 15/ Orientering fra administrasjonen 4 39/16 15/ Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) 5 1

2 40/16 15/ Revisjonsåret 2015/2016 rapport fra Romerike revisjon 6 41/16 15/ Orientering ved revisjonen 7 42/16 15/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 8 43/16 15/ Eventuelt 9 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet hevet kl Jessheim, Tron Erik Hovind Leder Stein Vegard Leidal 2

3 Saker til behandling 37/16 Referater 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering Avdelingsleder og forvaltningsrevisor orienterte om revisjonsrapport barnehagekostnadene i Ullensaker. Saken tas til orientering 3

4 38/16 Orientering fra administrasjonen 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering Folkehelsekoordinator og kommunalsjef orienterte om folkehelsearbeidet i Ullensaker. Økonomisjef orienterte om oppfølgingen av revisjonsbrev 4. Saken tas til orientering 4

5 39/16 Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon med følgende problemstillinger: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden som et vedlegg. 4. Det legges til grunn en tidsramme med et utgangspunkt på 300 timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide en plan for gjennomføringen av prosjektet. Prosjektplan er ettersendt. Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden som et vedlegg. 4. Det legges til grunn en tidsramme på timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar

6 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon styreansvar og økonomioppfølging i ØRU/ØRIK vedtas. 6

7 40/16 Revisjonsåret 2015/2016 rapport fra Romerike revisjon 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. Kontrollutvalget tar rapport fra Romerike Revisjon for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. 7

8 41/16 Orientering ved revisjonen 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Daglig leder Nina Neset orienterte om pågående omstillingsprosjekt innen regnskapsrevisjon. Saken tas til orientering 8

9 42/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 9

10 43/16 Eventuelt 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Stein Vegard Leidal ble valgt til å underskrive protokollen i Halldis Hellebergs fravær Utvalgets sakslister og protokoller sendes Romerikes Blad og Eidsvoll Ullensaker Blad. 10