Harald Bjøran (H) for Terje Pettersen (H) Terje Pettersen (H), Leif Oskar Hopland (AP) Vara kunne ikke møte

Transkript

1 Møteprotokoll Kristiansand kontrollutvalg Dato: kl. 14:00 Sted: Rådhuskvartalet, møterom Anna Jakobsen Arkivsak: 17/00010 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Makvan Kasheikal (DEM), Vidar Karlsen (KRF), May Erna Karlsen (SV) Harald Bjøran (H) for Terje Pettersen (H) Terje Pettersen (H), Leif Oskar Hopland (AP) Vara kunne ikke møte Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Forvaltningsrevisor Henriette Svendsen Regnskapssjef Arne Henrik Lukashaugen (sak 47-48/17) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 6/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 6/17 17/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 47/17 17/ Orientering om økonomisk situasjon pr. 2. tertial /17 17/ Orientering - Rådmanns forslag til handlingsprogram for

2 49/17 15/ /17 17/ Kristiansand kommune Tilbakemelding på kontrollutvalgets vedtak i sak 27/17 Oppfølging av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS Oppfølging vedrørende utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte og brukere /17 17/ Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 9 52/17 17/ Møte- og arbeidsplan for /17 17/ Mislighetssak helse- og sosialsektoren - Foreløpig innberetning 11 54/17 17/ Undersøkelse foretatt av revisjonen knyttet til rabattordninger for ansatte i Kristiansand kommune - Kontorsted Aquarama 12 55/17 17/ Orientering fra revisjonen /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Kristiansand, Makvan Kasheikal Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 6/17 Godkjenning av møteinnkalling Kristiansand kontrollutvalg /17 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 6/17 Godkjenning av protokoll fra møte Kristiansand kontrollutvalg /17 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 47/17 Orientering om økonomisk situasjon pr. 2. tertial Kristiansand kontrollutvalg /17 Redegjørelsen tas til orientering. Regnskapssjef Arne Henrik Lukashaugen var invitert til møtet for å orientere om økonomiske situasjon pr. 2. tertial. Redegjørelsen tas til orientering. 5

6 48/17 Orientering - Rådmanns forslag til handlingsprogram for Kristiansand kommune 1 Kristiansand kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Regnskapssjef Arne Henrik Lukashaugen var invitert til møtet for å orientere om rådmannens forslag til handlingsprogram for Saken tas til orientering. 6

7 49/17 Tilbakemelding på kontrollutvalgets vedtak i sak 27/17 Oppfølging av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 1 Kristiansand kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar rådmanns tilbakemelding til orientering og avslutter med det oppfølgingen av selskapskontrollen i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS. Rådmann har utarbeidet en skriftlig tilbakemelding knyttet til oppfølging av selskapskontroll i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS som fulgte ved denne saken. Kontrollutvalget tar rådmanns tilbakemelding til orientering og avslutter med det oppfølgingen av selskapskontrollen i Nye Kristiansand Bompengeselskap AS. 7

8 50/17 Oppfølging vedrørende utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte og brukere 1 Kristiansand kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommuneoverlegen har utarbeidet en tilbakemelding i forbindelse med oversendelsen av den nye prosedyren for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte og brukere, den fulgte ved denne saken. Det fremkom av tilbakemeldingen at Fylkesmannen har konkludert med at kommunen nå har tilfredsstillende rutiner for håndtering av uønskede hendelser. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 8

9 51/17 Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Kristiansand kontrollutvalg /17 Saken legges frem uten innstilling. Sekretariatet redegjorde innledningsvis for saken. Med bakgrunn i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon og overordnet analyse drøftet kontrollutvalget de ulike prosjektene som framgår av planen og foretok en bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Fellesforslag fremsatt i møte: Kontrollutvalget bestiller prosjektplan fra Agder Kommunerevisjons IKS for forvaltningsrevisjonsprosjekt «Teknisk sektor - Tema: Kommunens tilsyn med byggesaker og ulovlighetsoppfølging. Prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i neste møte. I neste omgang vil kontrollutvalget vurdere følgende prosjekter: - Oppvekst «Kommunen som barnehagemyndighet» - Oppvekst «Barnevern» Enstemmig for fellesforslag fremsatt i møte. Kontrollutvalget bestiller prosjektplan fra Agder Kommunerevisjons IKS for forvaltningsrevisjonsprosjekt «Teknisk sektor - Tema: Kommunens tilsyn med byggesaker og ulovlighetsoppfølging. Prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i neste møte. I neste omgang vil kontrollutvalget vurdere følgende prosjekter: - Oppvekst «Kommunen som barnehagemyndighet» - Oppvekst «Barnevern» 9

10 52/17 Møte- og arbeidsplan for Kristiansand kontrollutvalg /17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2018 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Torsdager kl. 12:00: (mandag) et oversendes bystyret til orientering. Sekretariatet redegjorde for forslag til møte- og arbeidsplan for Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2018 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Torsdager kl. 12:00: (mandag) et oversendes bystyret til orientering. 10

11 53/17 Mislighetssak helse- og sosialsektoren - Foreløpig innberetning 1 Kristiansand kontrollutvalg /17 Revisors foreløpige innberetning tas til orientering. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. I henhold til Revisjonsforskriften 3 la revisjonen frem deres foreløpige innberetning. Revisors foreløpige innberetning tas til orientering. 11

12 54/17 Undersøkelse foretatt av revisjonen knyttet til rabattordninger for ansatte i Kristiansand kommune - Kontorsted Aquarama 1 Kristiansand kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar revisors undersøkelse og redegjørelse til orientering. Revisjonen redegjorde for de undersøkelser som er foretatt knyttet til rabattordninger for ansatte i Kristiansand kommune - Kontorsted Aquarama. I tillegg redegjorde revisjonen for deres anbefaling. Kontrollutvalget tar revisors undersøkelse og redegjørelse til orientering. 12

13 55/17 Orientering fra revisjonen Kristiansand kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Agder Kommunerevisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om løpende revisjon. 2. Sluttregnskap for investeringsprosjekter: a. Uttalelse - Nødboliger Rodeneset b. Uttalelse Hellemyr flerbrukshall c. Uttalelse Hellemyrhallen - klubbhus Vigør 2017 Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om sluttregnskapene for de overnevnte innvesteringsprosjektene. 3. Notat fra revisjonen vedr. arbeidskraft i Fellesnemnda «innleid» fra Søgne og Songdalen Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen redegjorde kort for notatet som revisjonen har utarbeidet. 4. Undersøkelse knyttet til Teknisk sektor (notat er U.OFF. og ettersendes direkte fra revisjonen) Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Revisjonssjef Tor Ole Holbek redegjorde for revisjonens undersøkelse halvårsrapportering ifbm. løpende selskapskontroll i Returkraft AS Revisjonssjef Tor Ole Holbek redegjorde for hovedpunktene som revisjonen har jobbet med det siste halvåret. På oppfordring fra revisjonen avslutter kontrollutvalget den løpende selskapskontrollen i Returkraft AS. Men fortsatt oppfølging ifht. avfallsforskriften. 6. Fidje kilen Reguleringsplan Forvaltningsrevisor Henriette Svendsen redegjorde for revisjonens foreløpige undersøkelser knyttet til saken. Saken er også sendt til Sivilombudsmannen. 13

14 7. Status Pågående prosjekter Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte kort om pågående prosjekter. a. Selskapskontroll AKT Legges trolig frem i neste møte b. Forvaltningsrevisjon knyttet til sykefravær Legges trolig frem i april Saken tas til orientering. 14

15 56/17 Referatsaker Kristiansand kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker: a. Referat fra Temark sin høstkonferanse i Arendal Sekretariatet refererte kort fra høstkonferansen. b. Artikkel i Kommunerevisoren nr. 6 «Hva er økonomisk aktivitet i kulturhusene?» Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen redegjorde kort Artikkelen i Kommunerevisoren. c. Arbeid i nærheten av skole ved skolestart - Tordenskjoldsgate skole Revisjonen har sendt en henvendelse til beredskapssjefen der revisjonen ber om en redegjørelse for denne hendelsen. Kontrollutvalget får svaret forelagt når det foreligger. 2. Innkommen/utgående post: a. Klage over saksbehandlinger i forliksrådet Kristiansand datert Kontrollutvalget vurderer at henvendelsen ligger utenfor utvalgets mandat. Sekretariatet svarer på henvendelsen. b. Klage på plan- og bygningsetaten Kristiansand kommune vedr. oppføring av garasje Bordalsbakken c. Svar fra Plan-, bygg- og oppmålingsetaten på henvendelse vedr. klage på Plan-, bygg- og oppmålingsetaten fremsatt av eier av Bordalsbakken 16 datert Forvaltningsrevisor Henriette Svendsen redegjorde for revisjonens foreløpige undersøkelser så langt. Kontrollutvalget konstaterer at henvendelsen tidligere har vært gjenstand for klagebehandling hos kommunen, Fylkesmannen og Sivilombudsmannen. Kontrollutvalget vurderer at henvendelsen ligger utenfor utvalgets mandat. Sekretariatet svarer på henvendelsen. 15

16 d. Henvendelse fra Birkenes kontrollutvalg til de andre kommunene i barnevernssamarbeidet for Kristiansandsregionen med ønske om felles forvaltningsrevisjon Sekretariatet redegjorde for henvendelsen. Kontrollutvalget ønsker ikke å prioritere ett prosjekt rettet mot barnevernssamarbeidet på det nåværende tidspunkt ref. sak 51/17 (Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt). Kontrollutvalget kommer tilbake dersom det skulle bli aktuelt på ett senere tidspunkt. 3. Saker behandlet i bystyret: a sak 126/17 Orientering om rentesaken - Returkraft AS 4. Neste møte kl. 12:00 a. Virksomhetsbesøk Kristiansand Havn KF Saken tas til orientering. 16

17 57/17 Eventuelt Kristiansand kontrollutvalg /17 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker ble behandlet under eventuelt. 17