Kravspesifikasjon. Vedlegg til konkurransegrunnlaget KRAVSPESIFIKASJON 1 FORMÅL BEHOV / ANVENDELSESOMRÅDE I KORTE TREKK...

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON 1 FORMÅL BEHOV / ANVENDELSESOMRÅDE I KORTE TREKK LEVERANSEOMFANG KONTOORGANISERING / TREKKRETTIGHETER FORVENTET INNSKUDDSNIVÅ FOR KOMMENDE AVTALEPERIODE, GJENNOMSNITTELIG PR. MND TRANSAKSJONER PR. ÅR RENTEVILKÅR OG GEBYR BETALINGSKORT KONTANTHÅNDTERING, DØGNSAFETJENESTER OG BETALINGSTERMINALER Parkering Sosialhjelp Kassefunksjon Betalingsterminaler ELEKTRONISK OVERFØRING MV BETALINGSFORMIDLING INFORMASJON / RAPPORTERING VALUTERING KUNDEOPPFØLGING/ KONTAKTPERSONER ØVRIGE YTELSER OG BISTAND CASH MANAGEMENT / FREMTIDSPLANER FINANS... 6 Kravspesifikasjon side 1 av 6

2 1 Formål Kravspesifikasjon er et vedlegg til konkurransegrunnlaget og beskriver behovet for anskaffelsen med tilhørende krav. De kommersielle krav er fastsatt i konkurransegrunnlaget. Spesifikasjonen fastsetter de grunnleggende minimumskrav til ytelsen som skal anskaffes, og kravene skal oppfylles. Generelt avkrever kommunen at arbeidet eller ytelsen som vil bli utført eller levert av leverandør er ihht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 2 Behov / anvendelsesområde i korte trekk Gjøvik kommune skal fornye sin bankavtale. Bankavtalen vil fortrinnsvis dreie seg om dagligbanktjenester som innskudd, transaksjoner/ betalingsformidling, betalingskort, betalingsterminaler og kontanthåndtering. 3 Leveranseomfang 3.1 Kontoorganisering / trekkrettigheter Kommunen ønsker å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til kommunen skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg opprettes underkonti, både for innskudd og kassakreditter etter kommunen sine behov. Netto saldo på innskudd / lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Netto saldo av innskudd og lån skal være utgangspunkt for renteberegninger. Renten skal beregnes på bakgrunn av NIBOR 1 mnd. Kommunen vil i perioder kunne ha behov for finansiering av investeringer (herunder byggelån) og driftskreditt (kassakreditt) innenfor bankavtalen. Som en del av et konsernkontosystem ønsker kommunen etablert en trekkrettighet på inntil 50 mill. kr. Trekkrettigheten skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Utenfor konsernkontosystemet ønsker kommunen opprettet egne konti for bl.a. legatmidler og skattetrekkskonti. Disse konti skal gis samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. I tillegg til kommunen sine konti, vil eventuelle kommunale bedrifter (KF eller IKS) med tilhørende konti omfattes av avtalen. Det forutsettes at kommunalt eide stiftelser, legater og akseselskaper gis samme rente på sine innskudd som det kommunene oppnår i en netto innskuddsposisjon. Til orientering kan opplyses at Gjøvik kommune i dag har 138 konti, hvorav en driftskonto og 5 ocrkonti med til dels stor aktivitet. I tillegg har kommunen 10 konti med middels aktivitet, herav 3 konti for håndtering av formidlingslån/ tilskudd og 7 konti tilhørende 2 interkommunale foretak hvor Gjøvik kommune er kontofører (2 ocr-konti, 2 skattetrekk og 3 driftskonti). Kommunen har 5 kapitalkonti og 15 legatkonti med liten aktivitet. Ellers er det 77 disposisjonskonti tilhørende brukere hos NAV hvor NAV har disposisjonsrett. På disse er det liten til middels aktivitet. Det samme gjelder 25 brukerrelaterte konti for utbedringstilskudd. Kravspesifikasjon side 2 av 6

3 3.2 Forventet innskuddsnivå for kommende avtaleperiode, gjennomsnittelig pr. mnd. Driftskonto, gjennomsnittelig pr. mnd: Skattetrekk, gjennomsnittelig pr. mnd: Legatmidler, gjennomsnittelig pr. mnd: Ca 30 millioner. Ca 15 millioner. Ca 6 millioner. Øvrig overskuddslikviditet vil bli plassert i de banker/ finansieringsinstitusjoner og instrumenter som kommunen til enhver tid finner hensiktsmessig ihht. vedtatt finansreglement. 3.3 Transaksjoner pr. år Kommunen har årlig ca utbetalinger og ca innbetalinger. Se vedlegg 4 for spesifikasjon av utbetalings og innbetalingsmåter. 3.4 Rentevilkår og gebyr Kommunen sin rente overfor banken skal beregnes ut fra netto innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Andre krav til renteberegning og gebyr: Renten skal beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen skal kalkuleres etter act./360 dager i året. Renteberegningen skal skje med utgangspunkt 1 mnd. NIBOR som skal fastsettes innen utgangen av måneden, og gjøres gjeldende for inneværende periode. Renten skal fortrinnsvis beregnes daglig, eventuelle alternativ må beskrives detaljert. Renten skal kapitaliseres hver andre måned. Eventuelle gebyr skal belastes etterskuddsvis pr. måned. Kommunen er åpen for alternative løsninger som anbyder vurderer som fordelaktig for kommunen. 3.5 Betalingskort Kommunen ønsker tilbud på betalingskort til ansatte i kommunen. Formålet er å forenkle den interne administrasjonen i forbindelse med utgifter under reise, gjennom begrensning av reiseforskudd og reduksjon av antall innkomne fakturaer. Tilbyder skal redegjøre for sine muligheter på dette området. 3.6 Kontanthåndtering, døgnsafetjenester og betalingsterminaler Innbetaling av kontanter skjer i dag hovedsakelig ved bruk av innskuddskort eller nattsafe. Pt. benytter kommunen 34 innskuddskort (debettkort). Tilsvarende eller alternative løsninger bes nevnt Parkering Det kommer inn betydelige summer i parkeringsavgift via parkeringsautomatene. Pr. i dag leverer parkeringsbetjentene pengeboksene til banken, hvorpå banken er ansvarlig for å transportere boksene til Norges Bak på Lillehammer for opptelling av mynt. Betjentene trenger en skjermet adkomst for pengelevering fra bil og inn i banken (ikke på fortau og lignende). Pr. i dag har de adgang til banken også utenfor åpningstid (banken oppbevarer enkelte ting som betjentene kan få bruk for utenom bankens åpningstid). Kravspesifikasjon side 3 av 6

4 Pengebeløpet vil variere med antall myntbokser som tømmes hver dag. Antallet bokser varierer på forskjellige dager. Det varierer mellom 3 og 11 bokser. Hver boks er om lag ca. 35 cm x 20 cm x 20 cm. Det må være tralle tilgjengelig slik at alle myntbokser kan fraktes fra bil inn i bank i en vending. Myntboksene må kunne settes på et avlåsbart rom. Myntboksene kvitteres ut og inn etter egen praksis. Tomme bokser må ha en egen plass for avhenting. Tilbydere må oppgi hvorvidt de kan tilby slike tjenester samt redegjøre for hvilke løsninger og sikring de anbefaler på dette Sosialhjelp Tilbydere bes om å komme med konkrete forslag til rutiner for utbetaling av sosialhjelpsmidler som kan ta bort eller redusere bruken av utbetalingsanvisning til de som ordinært ikke får opprettet konti i bank. Dette må være ordninger som ikke krever omfattende oppfølging fra kommunen (skyggeregnskap oa), og at ordningene skal administreres av banken. Alle klienter ved sosialhjelpstjenesten, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti for kontantuttak (fortrinnsvis minibankkort som kun kan benyttes i minibank online og ikke i betalingsterminaler online/ offline), selv om de ikke er funnet kredittverdige. Det er ønskelig at flyktninger skal kunne få opprettet konto selv om de ikke har pass. Utbetalinger fra sosialkontoret til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo, men utbetales kontohaver. Tilbyder bes beskrive hvilke løsninger de kan tilby. Utbetalingsanvisninger Utbetalingsanvisninger skal kunne heves vederlagsfritt Kassefunksjon Kommunen har i dag kassefunksjon i Servicetorget i Rådhuset. Servicetorget har tidvis behov for større kontantuttak i bank, og tilbyder må klargjøre hvordan dette løses. Basert på erfaringstall har det vært behov for uttak i året (fra 1 3 hentinger pr. måned), og beløpene har variert fra kr ,- til kr ,-. Det er ønskelig at kontanter kan bestilles dagen før henting og at det legges opp til rask og fleksibel ekspedering. Det må stilles skjermet rom til disposisjon for henting/ kontrolltelling Betalingsterminaler Kommunen har i dag betalingsterminaler bl.a. på kino og i servicetorg. Videre er det ønskelig med betalingsterminaler i kommunen sine kantiner. Behovet for betalingsterminaler i kommunen er ca. ti 10 stk. Tilbyder må beskrive sine løsninger for betalingsterminaler. Det forutsettes at tilbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. pkt. A 5 i tilbudsmatrisen. 3.7 Elektronisk overføring mv. Gjøvik kommune er i dag bruker av økonomisystemet Visma Unique, i en ASP løsning, levert av Visma Unique AS. Betaling skjer ved direkte remittering. Tilbyder skal takle elektroniske overførsler fra kommunen sitt økonomisystem, samt sosialsystemet Socio, vedrørende remittering, utbetaling av lønn og lokal løsning for sosialutbetalinger. Kravspesifikasjon side 4 av 6

5 Kommunen benytter Match bankavstemmingssystem fra Adra Match ASA, og ber tilbyderne beskrive i sitt tilbud om de kan foreta filoverføringer til dette systemet. Kommunen ønsker tilbud på nettbanktjenester levert av banken. Ved bruk av nettbankløsning levert av banken, vil det være en forutsetning at de systemer som leveres, fullt ut kan integreres med kommunen sitt reskontrosystem. Tilbyder skal beskrive sine løsninger på dette i tilbudet som innleveres, samt legge ved dokumentasjon / veiledning på hvordan systemet fungerer. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuell overgang til ny løsning. 3.8 Betalingsformidling Betalingsformidling skjer i hovedsak ved filoverføringer fra kommunens økonomisystem til banken. Som vedlegg 4 viser, har kommunen en relativt stor transaksjonsmengde. Det er ønskelig å minimere kostnader tilknyttet dette. Alle kostnader tilknyttet betalingsformidlingstjenester bes spesifisert i vedlagte tilbudsskjema. 3.9 Informasjon / rapportering Tilbyder skal ha lett tilgjengelig nettløsning / informasjonssystem med løpende tilgang til kommunen sine data. Pt. er det om lag 20 brukere i kommunen. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og lage prognoser. Tilbyder må beskrive løsningene for dette nærmere i sitt tilbud. Det forventes av tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet Valutering Alle transaksjoner mellom Gjøvik kommune sine konti skal skje 0-float uansett beløp. 4 Kundeoppfølging/ kontaktpersoner Tilbyder skal ha tilstrekkelig kompetanse til å oppfylle oppdraget og bør ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal ha kapasitet til å betjene kommunen totalt og med dag til dag tjenester på en fleksibel og serviceorientert måte. Tilbyder skal gi en beskrivelse av hvordan de tenker å organisere kundeforhold og oppfølging. Herunder levere en oversikt over hvilke sentrale personer med tilhørende CV de har tenkt å stille til disposisjon ovenfor kommunene på de ulike arbeidsområder. Kravspesifikasjon side 5 av 6

6 5 Øvrige ytelser og bistand 5.1 Cash Management / fremtidsplaner Gjøvik kommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende bl.a.; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E-handels løsninger (betaling på nett, som f.eks. håndtering av kinobilletter, kulturarrangementer, gebyr ved søknadsbehandling som byggesaksgebyr, m.m.), B2B teknologi, B2C teknologi, osv. Det er for Gjøvik kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utvikling i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en CM analyse / gjennomgang av kommunen bes beskrevet i tilbudet. Banken bes også beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. 5.2 Finans Gjøvik kommune har pt. langsiktige fondsmidler på om lag 740 mill. kr. og en låneportefølje på omlag 990 mill. kr. Kommunen utøver i egenregi en omfattende finansforvaltning som ikke skal omfattes av bankavtalen. Kommunen imøteser imidlertid forslag til hvordan bankforbindelsen kan bidra med nyttig kunnskap og innspill rundt kommunens forvaltning. Dette kan for eksempel være innspill omkring forvaltning av overskuddslikviditet, låneopptak, rente- og valutasikring mv. Kravspesifikasjon side 6 av 6