Hovedbankavtale for Stokke kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Stokke kommune Tilbudsfrist: Rådgiver: 0

2 A. GENERELLE TILBUDSREGLER... 3 Innledning... 3 Tilbudsprosedyre... 3 Generelt... 4 Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 4 Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget... 4 Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 4 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 5 Tilbudsåpning... 5 Språkkrav... 5 Krav til utforming av tilbudet... 5 Krav til utforming av kontrakt... 6 Kvalifikasjonskrav... 6 Kriterier for valg av tilbud... 6 Beslutningsprosessen i kommunen... 8 Meddeling og tildeling/kontraktsinngåelse... 8 B. TILBUDSKRITERIUM... 8 Avtalens løpetid... 8 Kontoorganisering/Konsernkontosystem/Låneramme... 9 Rentevilkår og gebyr... 9 Begrensninger på innskudd, trekkramme og nedbetalingslån Betalingsformidling Nettbanksystem/Elektronisk betalingsformidling Betalingsterminaler Informasjon/rapportering Kontaktpersoner Cash management / Fremtidige planer

3 Rådgivning innenfor finansforvaltning Kontanthåndtering og døgnsafetjenester Betalingskort C. GRUNNLAGSDATA C.1 Generelt C.2 Lån C.3 Innskudd C.4 Transaksjonsmengde/betalingsformidling foregående år - kommunekassen C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) C.4.2 Utbetalinger C.4.3 Innbetalingsmåte C.4.4 Utbetalingsmåte C.4.5 Dagens bruk av nettbank C.6 Kommunens dataløsning C.7 Kommunens trekkramme C.8 Betalingsformidling /Cash management C.9 Behov for kontanthåndtering D. TILBUDSSKJEMA D.1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme D.2 Rentebetingelser og gebyrer D.2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): D.2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: D.3 Betalingsformidling D.3.1 Utbetalinger D.3.2 Innbetalinger D.3.3 Andre tilknyttede tjenester D.4 Nettbanksystemer D. 5 Betalingsterminaler D. 6 Bank-ID D.7 Sosialkort/kontantkort D.8 Utfyllende beskrivelser

4 A. GENERELLE TILBUDSREGLER INNLEDNING Hensikten med dette konkurransegrunnlaget er at det av bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de banktjenester Stokke kommune regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Avtalen vil omfatte Stokke kommune, Stokke kirkelige fellesråd og overformynderiet i Stokke. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Stokke kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper, som kommunen er største eier av, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen. Evt. nye virksomheter og selskaper som kommunen oppretter i avtaleperioden skal også ha anledning til å slutte seg til avtalen. TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (FOA). Denne konkurransen følger forskriftens del I og II og gjennomføres som konkurranse med forhandlinger. Ved konkurranse med forhandling er det tillatt å forhandle om alle sider ved tilbudet. Gjennomføring av prosedyren konkurranse med forhandling reguleres i hovedsak av de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling, ikkediskriminering, god forretningsskikk, etterprøvbarhet og forutberegnelighet. Anskaffelsen gjøres som en konkurranse med forhandling i en-trinns prosedyre, dvs uten egen kvalifiseringsfase. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og får anledning til å levere inn tilbud. Oppdragsgiver vil forhandle med de leverandører som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene) og som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Forhandlingene gjennomføres som møter. Forhandlingene skal gjennomføres ved at hver enkelt tilbyder gis mulighet til muntlig å redegjøre for sitt tilbud. Oppdragsgiver vil samtidig gi konkrete tilbakemeldinger til tilbudet og leverandøren gis mulighet til å levere revidert skriftlig tilbud til fastsatt tilbudsfrist. Denne tidsfristen vil være felles for alle som er med i forhandlingsrunden. Revidert tilbud må være levert innen tidsfristen (ca. en uke etter forhandlingsmøtene). 3

5 Det gis bare én mulighet til å innlevere revidert tilbud. De reviderte tilbudene vil deretter evalueres jfr. tildelingskriteriene i dette konkurransegrunnlaget og vinner av konkurransen innstilles. Det foretas kunngjøring i DOFFIN-registeret. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige, og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om kommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/torger M. Jonasen Postboks 1210 Vika 0110 Oslo e-post: tmj@kommunalbanken.no Forespørsler skal være merket Konkurranse banktjenester Stokke kommune. Alle forespørsler vil bli besvart på SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier i tillegg til en elektronisk versjon, for eksempel minnebrikke el. (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurransegrunnlag - Hovedbankavtale for Stokke kommune til følgende adresse: 4

6 Kommunalbanken AS Postboks 1210 Vika 0110 Oslo Besøksadresse: Haakon VII s gt. 5, 5. etasje (inngang Munkedamsvn) Tilbudet må være Kommunalbanken i hende på ovennevnte adresse, senest: Fredag , kl 15:00. Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert til senderen i uåpnet tilstand. Tilbudene bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ringperm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist: Fristen for å få oversendt konkurransegrunnlaget elektronisk settes til 2 uker før fristen for å levere tilbud. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Kommunalbanken den kl 15:30. SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk.. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifisert i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. 5

7 KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlaget. Videre ønskes følgende punkt tatt inn i avtaleteksten: - Dokumentrang: Denne avtalen består av Stokke kommunes konkurransegrunnlag samt skriftlig utformet avtale fra (tilbyders navn). Dersom konkurransegrunnlaget og skriftlig avtale fra (tilbyders navn) inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rangerte rekkefølge: a) Stokke kommunes konkurransegrunnlag b) Opprinnelig tilbud og eventuelt korrigert tilbud fra tilbyder c) Skriftlig avtale fra (tilbyders navn) KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Obligatoriske og ufravikelige krav dokumentasjon Det kreves at leverandøren har ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og merverdiavgift. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Skatteattester (skjema RF-1244) ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen HMS-egenerklæring Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har økonomisk evne til gjennomføring av avtalen. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Foretakets siste revisorgodkjente årsberetning/årsregnskap og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag (totalleveranse). Følgende dokumentasjon vedlegges: Overordnet beskrivelse av virksomhetens organisering og kjernekompetanse relatert til anskaffelsen. Referanser: Foretakets tilsvarende/relevante leveranser de siste 2 årene, samt kontaktinformasjon. Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud basert på følgende vektlegging: A- Pris: 1. Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, valuteringsregler, betalingsterminaler mv). 6

8 2. Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og event. også endring av filformat. Slike kostnader antas å utgjøre ca. kr ,- og bør kunne dekkes av banken. B Cash management: 1. Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. 2. Avsatt kompetanse i bankens kundeteam mot Stokke kommune. 3. Omfanget av en kostnadsfri CM-analyse / gjennomgang av kommunen. 4. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor Cash management området. 5. Opplæring av ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. 6. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet. C Service og teknisk bistand: 1. Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). 2. Praktiske løsninger på kommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av nettbank, håndtering av parkeringsautomater. 3. Tilgjengelighet. I forbindelse med dekning av kommunens kontantbehov, vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filial i Stokke bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes. 4. Funksjonalitet, oppetid på nettbank, betalingsterminaler og minibanker. 5. Service og oppfølging i det daglige. 6. Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte. D Tilgang på rådgivningskompetanse: 1. Hvilken kompetanse, service og oppfølging som tilbys kommunen generelt og i det daglige innenfor vanlig drift, finansrådgivning, rentespørsmål, samfunnsøkonomi og bankens kompetanse innenfor kommunal økonomi. 2. Rådgivning og informasjon om plasserings- og lånealternativ, nytt regelverk, nye bankløsninger. 3. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Stokke kommune. 4. Finansiell rapportering: Hvilken bistand banken kan yte for regelmessig rapportering på kommunens samlede finansportefølje (aktiva og passiva), og i hvilken grad rapporteringen gir grunnlag for vurdering av finansiell risiko og for øvrig tilfredsstiller de krav til finansiell rapportering som følger av kommunens finansreglement og forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives i tilbudsskjema punkt D.8 7

9 Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A - Pris 60 % B Cash Management 10 % C Service og teknisk bistand 25 % D Tilgang på rådgivningskompetanse 5 % Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Innenfor kriterie A Pris, og B Cash management (underpunkt omfang av gratis CManalyse/gjennomgang av kommunen ) og C Service og teknisk bistand vil beste bank få score 10. Ved like besvarelser kan flere banker få score 10. På kriteriet C Service og teknisk bistand, underkriterie Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte vil kommunens representanter etter forhandlingsmøtene gi en scorevurdering på de ulike tilbyderne. Scorevurderingen vil bli gitt etter at alle tilbyderne har presentert seg og sitt tilbud (scorevurdering 1 til 10). På de resterende punktene vil tilbydere som tilfredsstiller kommunens behov fullt ut få karakteren 10. BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Alle deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Kommunalbanken vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt økonomisjefen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen, med bakgrunn i Kommunalbanken sine tilrådninger. MEDDELING OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av Kommunalbanken. B. TILBUDSKRITERIUM AVTALENS LØPETID Stokke kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i ett år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeid, nye tjenester eller lignende. 8

10 Avtalen forlenges med 1 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før utløpet av 3-årig avtale har varslet banken om at kommunen ikke ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. KONTOORGANISERING/KONSERNKONTOSYSTEM/LÅNERAMME Stokke kommune ønsker å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til Stokke kommune skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunens nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti for innskudd etter kommunens behov. Netto saldo på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Stokke kommune å ha egne konti for skattetrekk- og legatmidler (bundne innskudd), med samme rente som innenfor konsernkonto. Kommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Som en del av konsernkontosystemet, er det i avtaleperioden ønske om å etablere en trekkramme på 50 mill. kroner. Trekkrammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. RENTEVILKÅR OG GEBYR Stokke kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og bruk av trekkramme. Bundne innskudd som er nevnt ovenfor, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr Kommunen ønsker primært at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR, alternativt 1 mnd`s NIBOR. Renten skal beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter aktuelle dager/360 dager i året. Renten skal kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer skal fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. 9

11 For å sammenlikne tilbud gitt med 1 mnd NIBOR og 3 mnd NIBOR, vil tilbud på 1 mnd NIBOR bli omregnet til 3 mnd NIBOR. Omregningen vil skje på følgende måte: Historisk forskjell mellom 1 mnd NIBOR og 3 mnd NIBOR, 0,15 %, trekkes fra marginen gitt mot 1 mnd NIBOR. Marginen gitt mot 1 mnd NIBOR vil da være sammenliknbar med margin på 3 mnd NIBOR. Eksempelvis vil et tilbud gitt med 1 mnd NIBOR uten margin tilsvare 3 mnd NIBOR minus 0,15 % etter omregningen. BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD, TREKKRAMME OG NEDBETALINGSLÅN Stokke kommune ønsker å oppnå maksimal avkasting på sine likvide midler. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Kommunen skal ha fri adgang til opptrekk innenfor avtalen innen den trekkrammen som er avtalt. Det er en forutsetning at kommunen besørger alle formelle vedtak og godkjenninger før trekkrammen innvilges. Kommunen ønsker imidlertid å ta opp nedbetalingslån etter gjennomført tilbudsrunde. Nedbetalingslån er dermed ikke en del av denne konkurransen, og det skal ikke være noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. BETALINGSFORMIDLING Stokke kommune er bruker av økonomisystemet Agresso 5.5 levert av EDB/Ergo. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer fra Agresso Lønnsoverførsler skjer på samme måte via nettbanken. Transaksjonsmengden tilsier at kommunen vil ha kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. Sosialtjenesten i NAV har på vegne av Stokke kommune følgende behov: 1. Kommunen ved NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi. Dagens ordning fungerer godt. Kommunen ved NAV har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil 2 nettbankkonti pr klient hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte klient. Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). 10

12 2. NAVs klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Til dette brukes i dag kontantkort. Tilbyder må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. Tilbyders eventuelle alternative løsninger på dette ønskes i tillegg beskrevet. 3. Alle klienter ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsning de kan tilby. Dersom kortløsning (se punkt 1) medfører overtrekk bør dette dekkes av tilbyder. NETTBANKSYSTEM/ELEKTRONISK BETALINGSFORMIDLING Kommunen ønsker tilbud på nettbanksystem levert av banken. Det forutsettes at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. Tilbyder bes oppgi minimum 2 referansebrukere av tilbyders nettbank. Referansene bør være bruker av tilsvarende økonomisystem og fra kommunal/offentlig sektor. BETALINGSTERMINALER Det forutsettes at tilbyder selv, eller gjennom 3. part, kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del D.5. Dersom tilbyder selv ikke kan tilby installasjon og drift av betalingsterminalene, skal kommunen stå fritt til å inngå særskilt avtale direkte med leverandør. INFORMASJON/RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem hvor kommunen har løpende tilgang til egne data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Tilbyder bes beskrive sin løsning nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.7. Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. Kommunen skal ha tilgang til transaksjonssøk som bl.a. viser hvilken konto det er betalt både til og fra. 11

13 KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Stokke kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Stokke kommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Stokke kommune ser et potensiale mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, B2B-teknologi osv. Det er for Stokke kommune viktig at banken er innovativ og fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor Cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen bes beskrevet. Banken bes også beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen. RÅDGIVNING INNENFOR FINANSFORVALTNING Kommunen ønsker at tilbyder bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere dersom det skulle bli aktuelt. KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Stokke kommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. Den henvises til nærmere beskrivelse av behovet under pkt. C.9. BETALINGSKORT Stokke kommune ønsker tilbud på betalingskort for kommunen. Formålet er å forenkle den interne administrasjonen i forbindelse med utgifter under reise, gjennom begrensing av reiseforskudd og reduksjon av antall innkomne fakturaer. 12

14 C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Kommunekassens betalingsstrømmer (tusen kr), inkl. særbedrifter Drift: Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt 0 0 Andre direkte og indirekte skatter 0 0 Sum driftsinntekter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Regnskap Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan *) 2013*) 2014*) *) Ingen vesentlige endringer utover budsjett 2011 som påvirker kontantstrømmer og transaksjoner. 13

15 C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). Type Kommunekassen Lån i Husbanken Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet 0 Lån i sertifikatmarkedet. 0 Andre lån 0 Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr Nye lån i avtaleperioden (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i kroner *) år år år år *) Tall frå økonomiplanen Ny økonomiplan vedtas i desember 2011 og vil ha noen justeringar ifht tallene her. C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr ( i tusen kroner). Type Kommunekassen Sum ordinære konti Legatkonti og gavemidler Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Kommunen planlegger å realisere fullt ut salg av Fossnes AS i Salgsinntekten vil mest sannsynlig bli benyttet til reinvesteringer i eiendom og derfor ikke påvirke likviditet på lang sikt. Stokke kommune har ca 250 mill. kroner plassert i ulike rentebærende papirer og aksjer via eksterne forvaltere. Det vil bli foretatt uttak frå denne porteføljen og tilført likviditeten ved behov (tilsvarende årlig budsjettert avkastning og bruk av fondsmidler til finansiering av drift/investeringer). 14

16 Innestående for alle kommunekassens konti siste dag i måneden for perioden september 2010 august 2011 (ekskl. Overformynderiet og skattetrekkskonto): Måned i kr Måned i kr September Mars Oktober April November Mai Desember Juni Januar Juli Februar August C.4 TRANSAKSJONSMENGDE/BETALINGSFORMIDLING FOREGÅENDE ÅR - KOMMUNEKASSEN C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) Type krav Årsbasis,ca. (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Fordeling OCR % OCR % ikke OCR Vann, kloakk, renovasjon Byggegebyrer/tilknytning, oppmåling Opphold alders-/sykehjem Hjemmehjelp Barnehageopphold Skolefritidsordninger Musikkskole Husleie Andre innbetalinger Sum % 1 % C.4.2 Utbetalinger Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger Utbetalinger utland Færre enn 10 Andre utbetalinger Sum

17 C.4.3 Innbetalingsmåte Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (antall ) Standardgiro 875 OCR-giro OCR-returfil (avregningsfil) Elektroniske innbetalinger uten OCR Avtalegiro uten melding Avtalegiro med melding E-faktura B2C E-Faktura B2B Giromail Inngående SWIFT Kontant innbetaling 120 Sum C.4.4 Utbetalingsmåte Utbetalingsmåte Utbetalingsfordeling i dag (antall) Manuelle tjenester Sjekk 0 Utenlandssjekk 0 Brevgiro belastet konto 0 Annet (spesifiser) 0 Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering via bankens system(nettbank) Lønnsoverførsel Filoverførsel med strukturert melding Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr (ca 2 filer pr uke) (ca 2 filer pr uke) Filoverførsel m/utbet.anv. E-Faktura B2B Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank 70 Annet(spesifiser) SWIFT med IBAN Sum

18 C.4.5 Dagens bruk av nettbank Tjeneste Minutter pålogget gjennomsnitt pr. dag Bruk 3 personer a min pr dag Antall brukere med online tilgang til banken 11 Antall brukere med systemtilgang lokalt 1 Antall konti 23 Antall overf. av kontoinformasjon Antall betalingsterminaler C.6 KOMMUNENS DATALØSNING Stokke kommune er bruker av økonomisystemet Agresso 5.5 levert av EDB/ERGO. Løsningen kjøres lokalt hos Nøtterøy kommune Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer. Lønnsoverførsler skjer på samme måte. C.7 KOMMUNENS TREKKRAMME Som en del av det utvida konsernkontosystemet, er det ønskelig å etablere ei overtrekksramme. Ønsket trekkramme: 50 mill. kroner. C.8 BETALINGSFORMIDLING /CASH MANAGEMENT Stokke kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort I BRUK Nei (i ferd med å etablere nå) Nei Ja Ja Ja C.9 BEHOV FOR KONTANTHÅNDTERING 17

19 Kommunen har behov for tilgang til noe kontanter. Nattsafe benyttes av to enheter i dag. Dette gjelder Engveiensenteret (eldresenter med kafe som er open i helger og kvelder) og Soletunet (sykehjem med kafedrift). I tillegg har regnskapsavdelingen hatt en nattsafe-mulighet som kun blir benyttet i veldig få tilfeller. 18

20 D. TILBUDSSKJEMA D.1 KONTOORGANISERING/KONSERNKONTO/LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for kommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Kroner Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: D.2 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Referanserente 3 mnd NIBOR (1 mnd NIBOR) Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 19

21 D.2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet enn nominell rente hentet direkte fra skjerm (eks. omregnet fra 365/360 til 365/365), bes dette presisert. Jfr. Vedlegg nr.: D.2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisering av netto trekkrente, ganger pr år: Belastning av gebyrer ifm. betalingsformidling og lignende., ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: D.3 BETALINGSFORMIDLING D.3.1 Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling Sjekk pr. belastet sjekk Utenlandssjekk pr. belastet sjekk Kroner 20

22 Lønnsoverførsel Uten melding Med melding Med KID Utbetalingsanvisning Medium Overførsel via bankens system, kroner pr. transaksjon Remittering/filoverføring via egen nettbank, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Uten melding Med melding Med strukturert melding Med KID E-faktura B2B-etableringskostnad E-faktura B2B-årsgebyr E-faktura B2B uten fakturahotell E-faktura B2B med fakturahotell Utbetalingsanvisning Pris pr. kontoregulering Swift med IBAN D.3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Betalingsinstrument Standardgiro - pr. stk. OCR-giro - pr. stk. Avtalegiro uten melding - pr. stk. Avtalegiro med melding tt- pr. stk. Elektroniske innbetalinger uten OCR - pr. stk. Cremuldata for bankavstemming, - pr. stk. (eller pr. fil?) Giromail - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura, engangsavgift Kroner 21

23 E faktura uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura med fakturahotell - pr. stk. Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura Inngående Swift fra utland Eventuelt andre aktuelle transaksjonsformer angis også Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angitt i eget vedlegg. Jfr. Vedlegg nr.: D.3.3 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner / % Framskaffelse av bilag -Nettbank Fremskaffelse av bilag - NETS Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Verditransport henting av kontanter D.4 NETTBANKSYSTEMER Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Engangsbeløp Pris pr. bruker/operatør Overføring av konto-informasjon Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Pr. bruker Pr. overførsel 22

24 INFORMASJONSTJENESTER Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: D. 5 BETALINGSTERMINALER Angi kostnader for kommunens bruk av Ved leie: kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: D. 6 BANK-ID Angi kostnader for kommunens bruk av Bank ID Kroner Etableringsgebyr Abonnement pr. år Autorisering Signering Andre kostnader 23

25 D.7 SOSIALKORT/KONTANTKORT Angi kostnader for kommunens bruk av sosialkort/kontantkort/småpengekort Innkjøpskostnad kort Etableringsgebyr Abonnement pr bruker pr år Pris pr utsendt kort pris pr fylling pris pr transaksjon Andre kostnader med kort Kroner D.8 UTFYLLENDE BESKRIVELSER 24