Hovedbankavtale for Vestnes kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Vestnes kommune (Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II. Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering) Tilbudsfrist: kl Rådgiver: FINANSinnkjøp AS

2 Innhold A. Generelle tilbudsregler... 4 A.1. Innledning... 4 A.2. Tilbudsprosedyre... 4 A.3. Generelt... 5 A.4. Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 5 A.5. Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget... 5 A.6. Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 A.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 A.8. Tilbudsåpning... 6 A.9. Språkkrav... 6 A.10. Krav til utforming av tilbudet... 6 A.11. Krav til utforming av kontrakt... 7 A.12. Kvalifikasjonskrav... 7 A.13. beslutningsprosessen i kommunen... 8 A.14. Forbehold og avvik... 8 A.15. tildeling/kontraktsinngåelse... 8 B. Tilbudskriterium... 9 B.1. Kriterier for valg av tilbud... 9 B.1.1 A Pris:... 9 B.1.2 B Service, teknisk bistand og rådgivning: B.1.3. C Cash management B.2. Kravspesifikasjon B.2.1. Avtalens løpetid B.2.2. Kontoorganisering/Konsernkontosystem/ Trekkrettighet B.2.3. Rentevilkår og gebyr Andre krav til renteberegning og gebyr B.2.4. Begrensninger på innskudd, låneramme/trekkramme og nedbetalingslån B.2.5. Betalingsformidling B.2.6. Nettbanksystem B.2.7. Informasjon/rapportering B.2.8. Kontaktpersoner B.2.9. Implementering av hovedbankavtale C. Grunnlagsdata

3 C.1 Generelt C.2 Lån C.3 Innskudd C.4 Transaksjonsmengde/betalingsformidling foregående år - kommunekassen... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer)... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.4.2 Utbetalinger... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.4.3 Innbetalingsmåte... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.4.4 Utbetalingsmåte... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.4.5 Dagens bruk av nettbank... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.5 Kommunens dataløsning... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.6 Kommunens trekkramme... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.7 Betalingsformidling /Cash management... Feil! Bokmerke er ikke definert. C.8 Behov for kontanthåndtering... Feil! Bokmerke er ikke definert. D. Tilbudsskjema D. 1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme D. 2 Rentebetingelser og gebyrer D. 2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): D. 2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: D. 3 Betalingsformidling D. 3.1 Utbetalinger D. 3.2 Innbetalinger D. 3.3 Andre tilknyttede tjenester D. 4 Nettbanksystemer D. 5 Betalingsterminaler D. 7 sosialkort / kontantkort D. 8 Utfyllende beskrivelser

4 A. GENERELLE TILBUDSREGLER A.1. INNLEDNING FINANSinnkjøp AS skal på vegne av den juridiske personen Vestnes kommune gjennomføre en tilbudsrunde med henblikk på å inngå rammeavtale på: Banktjenester Hovedbankavtale med ensidig opsjon til forlengelse fra Andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Vestnes kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, skal ha rett, men ikke plikt, til å knytte seg til hovedbankavtalen. Virksomhetenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper Aksjeselskaper som kommunen er største eier av, Vestnes Kirkelig Fellesråd/menighetsråd og Vestnes overformynderi skal ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale på samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Selskapenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper Dersom kommunen i avtaleperioden omdanner deler av egen virksomhet til 100 % eid aksjeselskap, skal også de nye AS'ene ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale til samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Alle referanser til "Oppdragsgiver" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Vestnes kommune v/finansinnkjøp AS. Alle referanser til "Leverandøren" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. A.2. TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se 4

5 A.3. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg kan eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. A.4. INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til FINANSinnkjøp AS ved: FINANSinnkjøp AS v/tor Kristian Hansen eller v/ Steinar Mørch-Olsen Dyrløkkeveien 13 Dyrløkkeveien Drøbak 1440 Drøbak e-post : tkh@finansinnkjop.no smo@finansinnkjop.no Forespørsler skal være merket Tilleggsspørsmål hovedbankavtale for Vestnes kommune. A.5. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på A.6. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original papirutgave + elektronisk utgave og utgave sladdet for forettningshemmeligheter på minnepinne (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre). Kvalifikasjonskravene i punkt A.12 ønskes levert som vedlegg på minnepinne, dette for å redusere papirmengden. Dokumentene sendes/leveres i lukket forsendelse merket: Konkurranse - Hovedbankavtale for Vestnes kommune til følgende adresse: FINANSinnkjøp AS v/ Tor Kristian Hansen Dyrløkkeveien Drøbak 5

6 Besøksadresse: Dyrløkkeveien 13, 1440 Drøbak Tilbudet må være FINANSinnkjøp AS i hende på ovennevnte adresse, senest: torsdag kl Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet tilstand. Originaltilbudet bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ringperm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist er A.7. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. A.8. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos FINANSinnkjøp AS den , kl A.9. SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. A.10. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de krav og forutsetninger som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. 6

7 A.11. KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. Videre settes følgende krav til avtaletekst: - Dokumentrang: Denne avtalen består av Vestnes kommunes konkurransegrunnlag samt skriftlig utformet avtale fra (tilbyders navn). Dersom konkurransegrunnlaget og skriftlig avtale fra (tilbyders navn) inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rangerte rekkefølge: a) Vestnes kommunes konkurransegrunnlag b) Opprinnelig tilbud og eventuelt korrigert tilbud fra tilbyder c) Skriftlig avtale fra (tilbyders navn) A.12. KVALIFIKASJONSKRAV For å redusere papirmengden gis det anledning til å levere samtlige kvalifikasjonskrav som vedlegg på minnepinne. Obligatoriske og ufravikelige krav dokumentasjon Det kreves at leverandøren har ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og merverdiavgift. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Skatteattest (skjema RF-1244) ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen Merverdiavgiftsattest HMS-egenerklæring Leverandøren organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Firmaattest ikke eldre enn 12 mndr. regnet fra tilbudsfristen Konsesjonsbrev fra tilsynsmyndighet om rett til å drive bankvirksomhet Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har økonomisk evne til gjennomføring av avtalen. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Leverandøren skal minimum ha en kredittrating BBB eller tilsvarende kredittvurdering. Foretakets siste revisorgodkjente årsberetning og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste revisorgodkjente årsregnskap eller utdrag fra dette Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag (totalleveranse) Følgende dokumentasjon vedlegges: Overordnet beskrivelse av virksomhetens organisering og kjernekompetanse relatert til anskaffelsen 7

8 Referanser: Foretakets tilsvarende/relevante leveranser de siste to årene. A.13. BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Forhandlingene vil bli avholdt i Vestnes i månedskiftet februar/mars. FINANSinnkjøp AS vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt rådmannen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen. Dages bankavtale utløper , og det forventes at endelig beslutning vedrørende ny hovedbankforbindelse treffes innen utløpet av mars A.14. FORBEHOLD OG AVVIK Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. A.15. TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av FINANSinnkjøp AS. 8

9 B. TILBUDSKRITERIUM B.1. KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. To tilbud som vurderes likt innenfor et kriterium kan godt få samme karakter. Tildelingskriterier: Vekting A - Pris (punkt B.1.1) 60 % B Service, teknisk bistand og rådgivning (punkt B.1.2) 25 % C - Cash management (punkt B.1.3) 15 % Kommunen ber om at hvert enkelt punkt (se B.1.1 B.1.3) beskrives i leverandørens tilbud. B.1.1 A PRIS: Vektes 60 %: A 1: A 2: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, nettbank, betalingsterminaler, kontantkortløsninger og andre kostnader). Vestnes kommune vil ta hensyn til de kostnader som vil påløpe ved et eventuelt skifte av hovedbankforbindelse. Omstillingskostnadene som legges til grunn i dette konkurransegrunnlaget er kr Utdyping vedrørende poengberegningen av A-Pris: Det beregnes renteinntekter for forventet innskudd i avtaleperioden og eventuelle trekkrenter for forventet trekk i avtaleperioden. Gebyrpriser ganges opp med forventet transaksjonshyppighet i avtaleperioden. Totalpris blir forventede renteinntekter minus forventede trekkrenter minus forventede gebyrutgifter (samt andre eventuelle 9

10 kostnader). I tillegg tas det hensyn til omstillingskostnader (kroner ) i beregningen. Dersom tilbyder ønsker å dekke andeler av de interne kostnadene for Vestnes kommune (omstillingskostnadene) ved å skifte bank, må dette beløpet oppgis i tilbudet. B.1.2 RÅDGIVNING: Vektes 25 %: B 1: B SERVICE, TEKNISK BISTAND OG Nettbankens funksjonalitet (herunder brukervennlighet, fleksibilitet, historikk, rapportering, oppetid, rutiner rundt fullmaktsadministrasjon og fullmaktsregister, med særlig vekt på kommunens egen mulighet til administrasjon av fullmakter). B 2: Praktiske løsninger på kommunens behov for installering og drift av betalingsterminaler og inn- og utlevering av kontanter, herunder bruk av nattsafe. B 3: B 4: Service, oppfølging og tilgjengelighet i det daglige. Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte. Nærmere utdyping vedrørende poengberegningen av B Service, teknisk bistand og rådgivning: Vedrørende punkt B 1: Vi ber tilbyder oppgi minst 1 referansebruker for sin nettbankløsning. Referansebruker bør være fra tilsvarende kunde. Referanse vil bli kontaktet og deres opplevelse av fleksibilitet og brukervennlighet når det gjelder tilbyders nettbankløsning vil få utslag i scoresetting for dette kriteriet. Leverandøren bes beskrive sin nettbankløsning, herunder hvilken informasjon og tjenester nettbankløsningen omfatter. I den grad leverandøren har flere løsninger, bes alternativene beskrives og prises i kapittel D Tilbudsskjema. Nav Vestnes administrerer enkelte brukeres personlige økonomi. Kommunen har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil to nettbankkonti per bruker hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte bruker. Bruker bør ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Leverandør bes beskrive sin løsning. Tilbyder bes beskrive sine løsninger rundt fullmaktsadministrasjon og fullmaktsregister, med særlig vekt på kommunens egen mulighet til administrasjon av fullmakter. Det er ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage 10

11 prognoser. Kontoutskriften bør være fortløpende nummerert og bør minimum inneholde både inngående og utgående saldo, alle bevegelser siden siste utskrift, samt tidspunkt for renteberegning av disse. Navn på avsender og mottaker bør også komme frem. Kontoutskriftene bør være MS Excel-kompatible. Vedrørende punkt B 2: Vestnes kommune søker å erstatte kontaktkasser med kontantfrie løsninger, bankene bes beskrive sine løsninger og hvordan de tenkes implementert for å redusere antallet kontantkasser. Realistisk gjennomføringsevne og forventet resultat på bakgrunn av beskrivelse tillegges vekt. NAVs brukere er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at brukerne trenger pengene samme dag. Flere av brukerne har i dag ikke legitimasjon eller personnummer. Kommunen ønsker størst mulig bruk av kortløsning for slike utbetalinger. Tilbyder bes beskrive hvordan dette behovet planlegges løst. Løsningene: - bør være best mulig tilpasset brukergruppen, herunder personer uten identitetspapirer eller manglende kredittverdighet. - bør kunne ha mulighet for å velge om det er kommunen eller bruker som belastes overtrekk, gebyr og lignende ved enkelte korttyper. Tilbyder bes også beskrive hvordan behov for raske utbetalinger kan skje dersom en eventuell kontantkortløsning skulle svikte. Banker uten filialer i Vestnes kommune bes redegjøre for hvordan kommunens behov for kontanthåndtering kan dekkes. Vedrørende punkt B 3: Leverandøren bes beskrive hvilket servicekonsept som tilbys, herunder organisering, dimensjonering, lokalisering, i hvilken grad dette apparatet er dedikert for kommunen, innen hvilke tidsperioder det kan garanteres tilgjengelighet (både telefonsupport og support ved fysisk oppmøte hos kommunen), og hvilke kvalitetsstandarder som kan avtalefestes. Kommunen ønsker halvårlige oppfølgingsmøter. De planer (hyppighet, deltakelse, innhold mv.) tilbyder skisserer for oppfølgingsmøter vektlegges, også planer for oppfølging mellom de halvårlige møtene vektlegges. Beskrivelse av hvordan kompetanseoverføring om nye regelverk, nye bankløsninger og annen relevant bankfaglig og finansiell informasjon som har relevans for kommunen tenkes gjennomført. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Vestnes kommune. Vedrørende punkt B 4: Kommunens representanter under forhandlingsmøtene vil gi en scorevurdering på de 11

12 ulike tilbyderne, basert på totalinntrykket av tilbyders tilbudsbeskrivelse og presentasjon under forhandlingsmøtene. B.1.3. C CASH MANAGEMENT Vektes 15 %: C 1: Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlings-løsninger, E- handelsløsninger, E-faktura, B2B-teknologi og tilpasninger til prosjektet ekommune C 2: Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. C 3: Plan for opplæring og samarbeid med ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Utdyping vedrørende poengberegningen av C Cash management: Vedrørende punkt C 1: Vestnes kommune ser et potensial med hensyn til utvikling av nye løsninger og effektivisering. Leverandøren må derfor ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. I sammenheng med dette bes tilbyder med utgangspunkt i punkt C 1, gi en beskrivelse av hovedtrekkene i sine framtidige planer innenfor dette området. Det er for Vestnes kommune viktig at leverandøren er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Leverandøren bør vise villighet til å satse på nye løsninger og effektivisering av kommunen, samt at leverandøren bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Bankens beskrivelse av produkter og tilpasninger som vil hjelpe Vestnes kommune å nå ekommune 2012 bes beskrives. Vedrørende punkt C 2: Leverandøren bes skissere hvordan analysen tenkes gjennomført, hvilken tidshorisont og hvilke ressurser som kreves innsatt av Vestnes kommune. Leverandøren bes beskrive hvorvidt de løpende vil gjennomføre analyser og hvordan banken tenker å bistå oppdragsgiver med å få resultatene av analysen(e) implementert. Antall timer og økonomisk ramme for analysen må også konkretiseres. Vedrørende punkt C 3: Leverandørens beskrivelse av hvordan man vil gjennomføre opplæring innenfor nettbank og cash management i vid forstand vil vektlegges. Videre vektlegges leverandørenes beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide, herunder vilje til løpende kompetanseoverføring, med kommunen innenfor disse fagfeltene. 12

13 Det forutsettes at all nødvendig opplæring tilbys kostnadsfritt. I motsatt fall skal leverandøren spesifisere hvilken opplæring som det kreves betaling for og prisen/kostnadene for disse tjenestene. 13

14 B.2. KRAVSPESIFIKASJON B.2.1. AVTALENS LØPETID Vestnes kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i 1 år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. B.2.2. KONTOORGANISERING/KONSERNKONTOSYSTEM/ TREKKRETTIGHET Vestnes kommune skal ha et konsernkontosystem. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter kommunen sine behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Vestnes kommune å ha egne konti de andre selskapene Vestnes kommune, og for bl.a. skattetrekksmidler. Innskuddskonti som ikke tilhører konsernkontosystemet skal renteregnes atskilt og basert på innskudd tilhørende den enkelte konto. Kommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker kommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. Vestnes kommune ønsker å etablere ei trekkramme på 50 millioner kroner. Lånerammen/trekkrammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. 14

15 B.2.3. RENTEVILKÅR OG GEBYR Vestnes kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr Renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd NIBOR. Renten beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter aktuelle dager/360 dager i året. Renten kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer belastes etterskuddsvis pr. kvartal. B.2.4. BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD, LÅNERAMME/TREKKRAMME OG NEDBETALINGSLÅN Vestnes kommune ønsker å oppnå tilfredsstillende avkasting på sine likvide midler i samsvar med kommunens finansreglement. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Kommunen skal ha fri adgang til opptrekk innenfor avtalen innen den lånerammen/trekkrammen som er avtalt. Det er en forutsetning at kommunen besørger alle formelle vedtak og godkjenninger før lånerammen/trekkrammen innvilges. Kommunen ønsker imidlertid å ta opp nedbetalingslån etter gjennomført tilbudsrunde. Nedbetalingslån er dermed ikke en del av denne konkurransen, og det skal derfor ikke finnes noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. B.2.5. BETALINGSFORMIDLING Vestnes kommunes økonomisystem med mer er beskrevet i konkurransegrunnlagets punkt C.5 Kommunens dataløsning. 15

16 Transaksjonsmengden tilsier at kommunen vil ha vesentlige kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. B.2.6. NETTBANKSYSTEM Kommunen ønsker tilbud på nettbank levert av banken, som fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuell overgang til ny løsning. Det forutsettes at tilbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del D. 5. B.2.7. INFORMASJON/RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Det skal månedlig oversendes detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. B.2.8. KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Vestnes kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Vestnes kommune Kontaktperson for NAV Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. 16

17 B.2.9. IMPLEMENTERING AV HOVEDBANKAVTALE Ved etablering av ny bankforbindelse skal tilbyder bistå i avviklingen av gamle konti og opprettelsen av nye, herunder ferdigstille alle nødvendige dokumenter samt bistå i innkallelse til underskrift av disse med mer. Data skal i utgangspunktet leveres og mottas på det formatet Nets har i dag. Tilbyder bør allikevel komme med alternative løsninger. Leverandør skal kommentere i hvilken utstrekning deres IT-løsninger kan integreres med de systemer som er nevnt i konkurransegrunnlaget, og under hvilke forutsetninger (grensesnitt etc.) det kan gjennomføres. Leverandøren skal opplyse for hvilke av de oppgitte systemer leverandøren har utviklet kommunikasjonsløsninger for, og hvilke som det må lages nye kommunikasjonsløsninger for. Leverandøren skal beskrive krav til kunden relatert til integrasjon og dokumentasjon av tilbudte integrasjonsløsning. Leverandøren skal oppgi navn og kvalifikasjoner på hovedansvarlig for gjennomføringen av bankbyttet, og som vil være hovedkontakten for kommunen. En beskrivelse av hvordan og med hvilke frister en eventuell implementering av en ny bankavtale kan gjennomføres, bes vedlagt tilbudet. 17

18 C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Budsjett, økonomiplan, årsregnskap, årsrapporter og finansreglement kan bestilles på C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). Type Kommunekassen Lån i Husbanken Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet Andre lån Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr (i tusen kr.). Type Kommunekassen Sum ordinære konti Legatkonti og gavemidler Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Innestående for alle kommunekassens konti siste dag i måneden for perioden Januar Desember 2011, (ekskl. Overformynderiet): Måned i kr Måned i kr Januar 2011 Juli Februar August Mars September April Oktober

19 Mai November Juni Desember 2011 C.4.3 INNBETALINGSMÅTE Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (antall ) Standardgiro 1694 OCR-giro OCR-returfil Elektroniske innbetalinger uten OCR Avtalegiro uten melding Avtalegiro med melding 4769 E-faktura B2C 2120 E-faktura B2B Giromail Inngående SWIFT 1 Kontant innbetaling 130 Andre brukte transaksjoner? Sum C.4.4 UTBETALINGSMÅTE Utbetalingsmåte Utbetalingsfordeling i dag (antall) Manuelle tjenester Sjekk Utenlandssjekk Brevgiro belastet konto Annet (spesifiser) Enkelttransaksjoner 300 Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering/filoverførsel via BBS Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding 5 Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr. Filoverførsel m/utbet.anv. Annet(spesifiser) - Remittering/filoverførsel via bankens system(nettbank) Lønnsoverførsel Filoverførsel med strukturert melding 4490 Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding 19

20 Filoverførsel m/kid nr Filoverførsel m/utbet.anv. 77 E-Faktura B2B Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank 24 Kontoreguleringer, fra kto i egen bank til kto i annen bank Annet(spesifiser) SWIFT med IBAN Andre brukte transaksjonstyper? Sum C.4.5 DAGENS BRUK AV NETTBANK Tjeneste Bruk Minutter pålogget gjennomsnitt pr. dag Antall brukere med online tilgang til banken 16 Antall brukere med systemtilgang lokalt Antall konti 26 Antall NAV-klientkonti Antall overf. av kontoinformasjon. Antall betalingsterminaler 2 (leie) Betalingsterminaler antall transaksjoner 2163 Betalingsterminaler antall oppgjør Ca 340 C.5 KOMMUNENS DATALØSNING Vestnes kommune er bruker av økonomisystemet Visma Enterprise levert av Visma Unique. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer over bankens system. For lønnsoverførsler gjelder det samme. C.6 KOMMUNENS TREKKRAMME Som en del av konsernkontosystemet, kan det være ønskelig å etablere ei låneramme/overtrekksramme. Kredittramme: 50 Millioner kroner 20

21 C.7 BETALINGSFORMIDLING /CASH MANAGEMENT Vestnes kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort I BRUK X X X C.8 BEHOV FOR KONTANTHÅNDTERING Kommunen har nattsafe, men er lite i bruk. Mest innskudd over skranke som har vært brukt (ca 130 ganger i løpet av 2011, og totalt kr ). Her vil det helt sikkert komme endring i rutine, som gjør at nattsafe blir mer brukt. 21

22 D. TILBUDSSKJEMA D. 1 KONTOORGANISERING/KONSERNKONTO/LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for kommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Kroner Sosialforvaltningen Kroner Abonnement hovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: 50 22

23 D. 2 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER Spesifiser rentebetingelsene i tabellene under. Referanserente Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % NIBOR 3 MND D. 2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet en nominell rente hentet direkte fra skjerm (eks. omregnet fra 365/360 til 365/365), bes dette presisert. Jfr. Vedlegg nr.: D. 2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisiering av netto lånerente, ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. Betalingsformidling og lignende, ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 23

24 D. 3 BETALINGSFORMIDLING D. 3.1 Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling Sjekk pr. belastet sjekk Utenlandssjekk pr. belastet sjekk Brevgiro belastet konto pr. giro Kroner Remittering/filoverførsel Nets Medium Remittering/filoverførsel via Nets/Postbanken, kroner pr. transaksjon Overførsel via bankens system, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Med melding Med KID Utbetalingsanvisning Remittering/filoverføring via egen nettbanksystem, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Med melding Med strukturert melding Med KID Utbetalingsanvisning Avtalegiro E-Faktura B2B Pris pr. kontoregulering Swift med IBAN SEPA utland D. 3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Betalingsinstrument Standardgiro OCR-giro med melding på kontoutdrag OCR returfil Avtalegiro uten melding - pr. stk. - pr. stk. - pr. henting - pr. stk. Kroner 24

25 Avtalegiro med melding - pr. stk. Elektroniske innbetalinger uten OCR - pr. stk. Cremuldata for bankavstemming, - pr. stk. (eller pr. fil?) Giromail - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2C, engangsavgift E faktura B2C uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2C med fakturahotell - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2B, engangsavgift E faktura B2B uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2B med fakturahotell - pr. stk. Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura Inngående Swift fra utland Kontant innbetaling i skranke Eventuelt andre aktuelle transaksjonsformer angis også Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i eget vedlegg. Jfr. Vedlegg nr.: D. 3.3 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner / % Framskaffelse av bilag -Nettbank Fremskaffelse av bilag -NETS Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Leie av dropsafe Andre kostnader ved Dropsafe Verditransport henting av kontanter Verditransport levering av kontanter 25

26 D. 4 NETTBANKSYSTEMER Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Pris pr. bruker/operatør Overføring av konto-informasjon Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Engangsbeløp Pr. bruker Pr. overførsel INFORMASJONSTJENESTER Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: D. 5 BETALINGSTERMINALER Angi kostnader for kommunens bruk av Ved leie: kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: 26

27 D. 6 Bank-ID Angi kostnader for kommunens bruk av Bank ID Kroner Etableringsgebyr Abonnement pr. år Autorisering Signering Andre kostnader D. 7 SOSIALKORT / KONTANTKORT Angi kostnader for kommunens bruk av sosialkort/kontantkort/småpengekort Innkjøpskostnad kort Etableringsgebyr abonnement pr bruker pr år pris pr utsendt kort pris pr fylling pris pr transaksjon Andre kostnader med kort Kroner D. 8 UTFYLLENDE BESKRIVELSER 27