Hovedbankavtale for Hole kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Hole kommune Tilbudsfrist: kl RÅDGIVER:

2 A. GENERELLE TILBUDSREGLER INNLEDNING Hensikten med dette anbudet er at det av bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de tjenester Hole kommune regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Avtalen vil omfatte Hole kommune. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Hole kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper, som kommunen er største eier av, Hole Kirkelig Fellesråd/menighetsråd og Hole overformynderi, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen, når det gjelder innskudd og betalingsformidling. Evt. nye virksomheter som kommunen oppretter i avtaleperioden skal også ha anledning til å slutte seg til avtalen. TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen gjøres som en konkurranse med forhandling. Det foretas kunngjøring direkte i DOFFINregisteret. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om kommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/tor Christian Hansen eller v/ Steinar Olsen Postboks 1210 Vika Postboks 1210 Vika 0110 Oslo 0110 Oslo e-post: tch@kommunalbanken.no sto@kommunalbanken.no Forespørsler skal være merket Konkurranse banktjenester Hole kommune. 2

3 Alle forespørsler vil bli anonymiserte og alle tilbydere vil få tilsendt alle forespørsler og eventuelle svar fortløpende. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så seint at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier + elektronisk utgave på CD eller minnepinne (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurranse - Hovedbankavtale for Hole kommune til følgende adresse: Kommunalbanken AS v/ Tor Christian Hansen Postboks 1210 Vika 0110 Oslo Besøksadresse: Munkedamsveien). Haakon VII gt. 5B, 5. Etasje (inngang fra Tilbudet må være Kommunalbanken i hende på ovennevnte adresse, senest: onsdag kl Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet tilstand. Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Anbydernes eventuelle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive anbydere. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Tilbudet skal stå ved lag til

4 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Kommunalbanken den , kl SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Tilbyder må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget, og bør blant annet ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon som skal legges ved: Tilbyder skal være en bank registrert i foretaksregisteret og skal legge ved firmaattest e.l. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjon som skal legges ved: - HMS-attest Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktspliktene. Dokumentasjon som skal legges ved: - Skatteattest for skatt og merverdiavgift (TO attester) i samsvar til skjema RF Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. - Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det. Kommunens finansreglement har krav om at kommunens leverandør av hovedbankavtale skal ha en internasjonal eller tilsvarende kredittrating på minimum A-. Tilbyder skal legge fram dokumentasjon på at de tilfredsstiller kravet til kredittrating. Tilbudet skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentet. 4

5 Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Som del av tilbudet bes tilbyderne også oppgi referanser fra tilsvarende oppdrag. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, valuteringsregler, betalingsterminaler mv). Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og event. også endring av filformat. Slike kostnader antas å utgjøre ca. kr ,-. B Cash management Følgende i bankens tilbud vil bli spesielt vektlagt: Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Avsatt kompetanse i bankens kundeteam. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området. Opplæring av ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet. C Service og teknisk bistand: Det skal legges frem garantier for at tilstrekkelige ressurser blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Praktiske løsninger på kommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av bedriftsterminal. Tilgjengelighet. I forbindelse med dekning av kommunens kontantbehov, vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filial/er i kommunen bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes. Funksjonalitet, oppetid på nettbank, betalingsterminaler og minibanker. Service og oppfølging i det daglige. Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte 5

6 D Tilgang på rådgivningskompetanse Hvilken kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys kommunen generelt og i det daglige innenfor vanlig drift, finansrådgivning, rentespørsmål, samfunnsøkonomi og bankens kompetanse innenfor kommunal økonomi. Rådgivning og informasjon om plasserings- og lånealternativ, nytt regelverk, nye bankløsninger. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Hole kommune (eventuelt mot vederlag) Finansiell rapportering: Hvilken bistand banken kan yte for regelmessig rapportering på kommunens samlede finansportefølje (aktiva og passiva), og i hvilken grad rapporteringen gir grunnlag for vurdering av finansiell risiko og for øvrig tilfredsstiller de krav til finansiell rapportering som følger av kommunens finansreglement og ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives i tilbudsskjema punkt D.8 Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A Pris 60 % B Cash management 15 % C Service og teknisk bistand 20 % D Tilgang på rådgivningskompetanse 5 % Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Innenfor kriteriene A - Priser, B Cash Management (underpunktene Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området, omfang av gratis CM analyse / gjennomgang av kommunen og Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet ) og C Service og teknisk bistand (underpunkt service i det daglige ) vil beste bank få karakteren 10. Innenfor kriterie C Service og teknisk bistand, underpunkt Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte, vil kommunens representanter under forhandlingsmøtene gi en scorevurdering på de ulike tilbyderne. Scorevurderingen vil bli gitt etter at alle tilbydere har presentert seg og sitt tilbud (scorevurdering fra 1 til 10). På de resterende underpunktene vil tilbydere som dekker kommunens behov fullt ut få karakteren 10. BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. 6

7 Kommunalbanken vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt rådmannen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av rådmannen. MEDDELING OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av Kommunalbanken. B. TILBUDSKRITERIUM AVTALENS LØPETID Hole kommune ønsker å inngå en 2-årig avtale med opsjon på forlengelse i år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeid, nye tjenester eller lignende. Avtalen går ut etter 2 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Utkast til avtaletekst må vedlegges tilbudet KONTOORGANISERING/KONSERNKONTOSYSTEM/LÅNERAMME Hole kommune vurderer å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til Hole kommune skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser kommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter kommunen sine behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Hole kommune å ha egen konto for skattetrekksmidler. Hole kommune vil i perioder ha behov for finansiering av investeringer innenfor bankavtalen. Som en del av det utvidet konsernkontosystemet, ønsker en å etablere ei låneramme/trekksramme på 30 mill. kr. Lånerammen/trekkrammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Kommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker kommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte 7

8 underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. RENTEVILKÅR OG GEBYR Hole kommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd som er nevnt ovenfor, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr Kommunen ønsker at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR, alternativ 1 mnd NIBOR. Renten bør beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Renten bør kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer bør fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD, LÅNERAMME/TREKKRAMME OG NEDBETALINGSLÅN Hole kommune ønsker å oppnå tilfredsstillende avkasting på sine likvide midler i samsvar med kommunens finansreglement. Dersom kommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Kommunen skal ha fri adgang til opplåning innenfor avtalen innen den lånerammen/trekkrammen som er avtalt. Det er en forutsetning at kommunen besørger alle formelle vedtak og godkjenninger før lånerammen/trekkrammen innvilges. Kommunen ønsker imidlertid å ta opp nedbetalingslån etter gjennomført tilbudsrunde. Nedbetalingslån er dermed ikke en del av denne konkurransen, og det skal derfor ikke finnes noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. BETALINGSFORMIDLING Hole kommunes utbetalinger skjer per i dag hovedsaklig som filoverførsler fra kommunenes økonomisystem EDB Ressurs og virksomhetstyring via nettbank. Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at kommunen vil ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. 8

9 Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for kommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Kommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. Sosialtjenesten i NAV har på vegne av Hole kommune følgende behov: 1. Kommunen ved NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi. Dagens ordning fungerer godt. Kommunen ved NAV har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil 2 nettbankkonti pr klient hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte klient. Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). 2. NAVs klienter er tidvis avhengig av relativt raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. Til dette brukes i dag uttaksmelding. Tilbyder må beskrive hvordan dette behovet planlegges dekket. Tilbyders eventuelle alternative løsninger på dette ønskes i tillegg beskrevet. 3. Alle klienter ved NAV, med unntak av personer uten identitetspapirer og liknende, bør kunne få opprettet konti, selv om de ikke er funnet kredittverdige. Utbetalinger fra NAV til denne kontoen skal ikke dekke negativ saldo. Tilbyder bes beskrive hvilke løsning de kan tilby. Dersom kortløsning (se punkt 1) medfører overtrekk bør dette dekkes av tilbyder. NETTBANKSYSTEM/ELEKTRONISK BETALINGSFORMIDLING Hole kommune er i dag bruker av økonomisystemet EDB Ressurs og Virksomhetsstyring(ERV). Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer via nettbank. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer i Telepay-format fra ERV til dagens avtalebank ved bruk av NJE-kommunikasjon mellom ERVs datasentral og avtalebankens datasentral; automatisert filoverføring. Alle filer ettergodkjennes i nettbanken. Kommunen ønsker tilbud på nettbank levert av banken, som fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved eventuel overgang til ny løsning. 9

10 Det forutsettes at tilbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del D. 5. INFORMASJON/RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Ny forskrift for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning angir krav til innhold i rapportering til kommunestyret, det er ønskelig at tilbyder kan tilby kommunen rapporteringsverktøy som er tilpasset kravene i ny finansforskrift. Tilbyder bes beskrive sine løsninger nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.8 Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Hole kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Hole kommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. Andre områder. Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Hole kommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E-handelsløsninger, B2Bteknologi osv. Det er for Hole kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen bes beskrevet. Banken bes også beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen. 10

11 RÅDGIVNING INNENFOR FINANSFORVALTNING Kommunen ønsker at tilbyder bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt. KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Hole kommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. 11

12 C. GRUNNLAGSDATA C.1 Generelt Kommunekassens betalingsstrømmer (Negative tall representerer inntekter/overskudd) Regnskap Budsjett Drift: Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Inntekts- og formuesskatt Eiendomsskatt 0,00 Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 12

13 ØKONOMIPLAN Vedtatt av Kommunestyret i Hole kommune Hovedoversikt 1a Drift: DRIFTSOVERSIKT Rev.årsbudsj Årsbudsj. Økonomiplan 2009 (rev per (Tall i 1000 kr) august) Skatt på inntekt og formue Rammetilskudd Netto skatt og ramme Eiendomsskatt 0 Momskompensasjon drift Momskompensasjon investering Rentekompensasjon eldreomsorg Rentekompensasjon skole Andre statlige overføringer SUM FRIE INNTEKTER Renteinntekter og utbytte Renteutgifter eksisterende lån Renteutgifter nye lån Netto renteutgifter/-inntekter Mottatte avdrag på lån / utlån -140 Avdragsutgifter eksisterende lån Avdragsutgifter - nye lån Netto avdragsutgifter NETTO RENTE- OG AVDRAGSUTGIFTER TIL FORDELING Til driftsrammer: Tjenestekategori 1 - Politisk styring Tjenestekategori 2 - Administrasjon *Gjelder blant annet avsetning lønnsoppgjør og kompetanseprosjektet Tjenestekategori 3 - Skole Tjenestekategori 4 - Barnehage Tjenestekategori 5 - Helse Tjenestekategori 6 - NAV Hole Tjenestekategori 7 - Pleie, rehabilitering og omsorg Tjenestekategori 8 - Plan og utvikling Tjenestekategori 9 - Kultur og kirke Tjenestekategori 10 - Teknisk drift, eiendom og VA (vann og avløp) Tjenestekategori 13 - Finansiell virksomhet Sum fordelt til driftsrammer Disposisjoner: Inndekning av tidl. Underskudd / bruk av overskudd Avsetning til disposisjonsfond Avsetning til / bruk av bundne fond Avsetning til likviditetsreserven Bruk av disposisjonsfond Overføring investeringsbudsjett Netto disposisjoner Balanse

14 Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). TYPE Kommunekassen Lån i Husbanken Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet Lån i sertifikatmarkedet. Andre lån (pensjonsforpliktelse) Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr Nye lån i avtaleperioden (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i kroner C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr (i tusen kr.). Type Kommunekassen Sum ordinære konti Legatkonti og gavemidler Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Innestående for alle kommunekassens konti siste dag i måneden for perioden januar desember 2009, (ekskl. Overformynderiet): Måned i kr Måned i kr Januar Juli Februar August Mars September April Oktober Mai November Juni Desember

15 C.4 TRANSAKSJONSMENGDE/BETALINGSFORMIDLING FOREGÅENDE ÅR - KOMMUNEKASSEN C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) Type krav Årsbasis,ca. (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Vann, kloakk, renovasjon Byggegebyrer/tilknytning, oppmåling Opphold alders-/sykehjem Hjemmehjelp Barnehageopphold og skolefritidsordningen Musikkskole Husleie Andre innbetalinger Sum Fordeling OCR % OCR % ikke OCR Innbetalinger fra kommunal fakturering fordeler seg slik i 2009: OCR: transaksjoner Avtalegiro: transaksjoner Manuelle innbetalinger: transaksjoner Totalt: transaksjoner. C.4.2 Utbetalinger Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger Utbetalinger utland 7 Andre utbetalinger* Sum

16 C.4.3 Innbetalingsmåte Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (antall ) Standardgiro OCR-giro OCR-returfil Elektroniske innbetalinger uten OCR Avtalegiro uten melding 614 Avtalegiro med melding E-faktura Giromail 9 Inngående SWIFT Kontant innbetaling 49 Sum C.4.4 Utbetalingsmåte UTBETALINGSMÅTE Manuelle tjenester Sjekk Utenlandssjekk Utbetalingsfordeling i dag (antall) Ikke i bruk Brevgiro belastet konto Ikke i bruk Annet (spesifiser) Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering/filoverførsel via bankens system(nettbank) Lønnsoverførsel Filoverførsel med strukturert melding Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr Filoverførsel m/utbet.anv. 197 Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank 54 Kontoreguleringer, fra kto i egen bank til kto i annen bank Annet(spesifiser) Utbet. utland uten IBAN/BIC 4 SWIFT med IBAN 3 SUM

17 C.4.5 Dagens bruk av nettbank Tjeneste Bruk Minutter pålogget gjennomsnitt pr. dag Ingen statistikk Antall brukere med online tilgang til banken 10 brukere, herav 2 Antall brukere med systemtilgang lokalt administratorer Antall konti 34 Antall overf. av kontoinformasjon. Antall betalingsterminaler 0 C.6 KOMMUNENS DATALØSNING Hole kommune er bruker av økonomisystemet EDB Ressurs og virksomhetsstyring (ERV) (SAP-basert) levert av EDB Businesspartner. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføringer i Telepay-format fra ERV til DnBNor ved bruk av NJEkommunikasjon mellom ERVs datasentral og DnBNors datasentral; automatisert filoverføring. Alle filer ettergodkjennes i nettbanken. Lønnsutbetalinger gjøres som massefil som godkjennes i nettbanken, med samme kommunikasjonsløsning som andre utbetalinger. Divisjoner brukes i henhold til Telepays formatbeskrivelse. Kommunen har også barnevernsprogrammet Familia og sosialprogrammet Socioi som genererer bankfiler. C.7 KOMMUNENS TREKKRAMME Som en del av det utvida konsernkontosystemet, er det ønskelig å etablere ei låneramme/overtrekksramme, stor kr. 30 mill.. Lånerammen kan fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. 17

18 C.8 BETALINGSFORMIDLING /CASH MANAGEMENT Hole kommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID Sosialkort/kontantkort (Kronekort) OCR v/innbetalinger Døgnsafe Betalingsterminaler Nettbank Bedrift m/remittering lønn og inngående fakturaer Konsernkontosystem Nettbank Bedrift frivillig forvaltning NAV I BRUK Nei, men ønsker det i bruk Nei, men ønsker det i bruk ja Nei Avtale utstedt og produkt i ferd med å tas i bruk ja Nei Nei Ja Nei, men ønsker det i bruk. Nei Andre ting som er viktige for oss: - Bruker Adra Match til bankavstemming - Ønsker online-godkjenning i nettbank av alle utbetalingsfiler for god kontroll. C.9 KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFE Kontantinnskudd er pt viktige hovedsakelig kontantinnskudd i forbindelse med gaver, salg av bøker på biblioteket og butikkutsalg. Kontantuttak er ikke aktuelt. 18

19 D. TILBUDSSKJEMA D. 1 KONTOORGANISERING/KONSERNKONTO/LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for kommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Kroner Sosialforvaltningen Kroner Abonnement hovedkonto pr år Abonnement sideklientkonto pr år Etablering av ny forvaltningskonto Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: 30 19

20 D. 2 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Ved p.t. betingelser oppgis innskudd/lånerente. Referanserente NIBOR 1 MND (NIBOR 3 MND) Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % D. 2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet en nominell rente hentet direkte fra skjerm (eks. omregnet fra 365/360 til 365/365), bes dette presisert. Jfr. Vedlegg nr.: D. 2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisiering av netto lånerente, ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. Bet. Form. Og lignende, ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 20

21 D. 3 BETALINGSFORMIDLING D. 3.1 Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling Sjekk pr. belastet sjekk Utenlandssjekk pr. belastet sjekk Brevgiro belastet konto pr. giro Kroner Remittering/filoverførsel BBS Medium Lønnsoverførsel Med melding Med KID Utbetalingsanvisning Remittering/filoverførsel via BBS/Postbanken, kroner pr. transaksjon Overførsel via bankens system, kroner pr. transaksjon Remittering/filoverføring via egen nettbanksystem, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Med melding Med strukturert melding Med KID Utbetalingsanvisning Avtalegiro E-Faktura B2B Pris pr. kontoregulering Swift med IBAN SEPA utland D. 3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Betalingsinstrument Standardgiro OCR-giro med melding på kontoutdrag OCR returfil - pr. stk. - pr. stk. - pr. henting Kroner 21

22 Avtalegiro uten melding - pr. stk. Avtalegiro med melding - pr. stk. Elektroniske innbetalinger uten OCR - pr. stk. Cremuldata for bankavstemming, - pr. stk. (eller pr. fil?) Giromail - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2C, engangsavgift E faktura B2C uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2C med fakturahotell - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2B, engangsavgift E faktura B2B uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2B med fakturahotell - pr. stk. Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura Inngående Swift fra utland Kontant innbetaling i skranke Eventuelt andre aktuelle transaksjonsformer angis også Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i eget vedlegg. Jfr. Vedlegg nr.: D. 3.3 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner / % Framskaffelse av bilag -Nettbank Fremskaffelse av bilag -BBS Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Verditransport henting av kontanter Verditransport levering av kontanter 22

23 D. 4 NETTBANKSYSTEMER Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Pris pr. bruker/operatør Overføring av konto-informasjon Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Engangsbeløp Pr. bruker Pr. overførsel INFORMASJONSTJENESTER Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: D. 5 BETALINGSTERMINALER Angi kostnader for kommunens bruk av Ved leie: kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: 23

24 D. 6 Bank-ID Angi kostnader for kommunens bruk av Bank ID Kroner Etableringsgebyr Abonnement pr. år Autorisering Signering Andre kostnader D. 7 SOSIALKORT / KONTANTKORT Angi kostnader for kommunens bruk av sosialkort/kontantkort/småpengekort Innkjøpskostnad kort Etableringsgebyr abonnement pr bruker pr år pris pr utsendt kort pris pr fylling pris pr transaksjon Andre kostnader med kort Kroner D. 8 UTFYLLENDE BESKRIVELSER 24