Hovedbankavtale for Akershus fylkeskommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Akershus fylkeskommune Tilbudsfrist: kl RÅDGIVER:

2 A. GENERELLE TILBUDSREGLER INNLEDNING Hensikten med denne metoden er at det av bankens tilbud klart og tydelig skal fremgå hvilke rentebetingelser og gebyrer som gjelder for de tjenester Akershus fylkeskommune regner med å benytte seg av i avtaleperioden. Avtalen vil omfatte Akershus fylkeskommune, AFK Eiendom FKF og Akershus Kollektiv Terminaler FKF. Det skal også være anledning for andre fylkeskommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Akershus fylkeskommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner eller fylkeskommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper som fylkeskommunen er største eier av, for eksempel Vaterland Bussterminal AS eller annen virksomhet som fylkeskommunen er engasjert i skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen, når det gjelder innskudd og betalingsformidling. Eventuelle nye virksomheter i avtaleperioden som tilfredsstiller ovenstående kriterier, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen. TILBUDSPROSEDYRE Denne konkurransen følger forskrift om offentlige anskaffelser del I og II og gjennomføres som konkurranse med forhandlinger. Ved konkurranse med forhandling er det tillatt å forhandle om alle sider ved tilbudet. Gjennomføring av prosedyren konkurranse med forhandling reguleres i hovedsak av de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling, ikkediskriminering, god forretningsskikk, etterprøvbarhet og forutberegnelighet. For forhandlinger etter forskriftens del II er 11-8 sentral. Denne konkurransen gjennomføres som en ett trinns prosedyre. Det betyr at alle interesserte gis anledning til å innlevere et tilbud. Leverandørene sender inn dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig med tilbudet (derav navnet ett trinns prosedyre). Forhandlingene gjennomføres i tildelingsfasen. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til tildelingskriteriene og dermed skaffe et best mulig sluttprodukt for oppdragsgiver. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudet. Det kan ikke forhandles om absolutte vilkår oppdragsgiver har stilt i konkurransegrunnlaget. Før forhandlingene kan starte vil Akershus fylkeskommune ta stilling til om leverandøren er kvalifisert, jfr. kvalifikasjonskravene i dette konkurransegrunnlaget. Valg av leverandør som går videre til forhandling blir gjort på basis av de mottatte tilbud. Det tas sikte på å føre forhandlinger med alle tilbydere. Dersom det mottas tilbud fra mer enn 4 leverandører, vil en reduksjon skje i forkant av forhandlingene på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene.

3 Forhandlingene skal gjennomføres ved at hver enkelt tilbyder gis mulighet til muntlig å redegjøre for sitt tilbud. Oppdragsgiver vil samtidig gi konkrete tilbakemeldinger til tilbudet og leverandøren gis mulighet til å levere revidert skriftlig tilbud til fastsatt tilbudsfrist. Denne tidsfristen vil være felles for alle som er med i forhandlingsrunden. Revidert tilbud må være levert innen tidsfrist som oppgis under forhandlingsmøtene (ca. en uke etter forhandlingsmøtene). Det gis bare en mulighet til å innlevere revidert tilbud. De reviderte tilbudene vil deretter evalueres jfr. tildelingskriteriene i dette konkurransegrunnlaget og vinner av konkurransen innstilles. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. INFORMASJON OM FYLKESKOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige, og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om fylkeskommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/tor Christian Hansen eller v/ Torger M. Jonasen Postboks 1210 Vika Postboks 1210 Vika 0110 Oslo 0110 Oslo e-post: tch@kommunalbanken.no tmj@kommunalbanken.no Forespørsler skal være merket Konkurranse banktjenester Akershus fylkeskommune. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så seint at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier (hvor den ene kopien skal være sladdet for foretningshemmeligheter) + samt ett eksemplar elektronisk på for eksempel minnepenn i lukket forsendelse merket:

4 Konkurransegrunnlag - Hovedbankavtale for Akershus fylkeskommune til følgende adresse: Kommunalbanken AS v/ Tor Christian Hansen Postboks 1210 Vika 0110 Oslo Besøksadresse: Haakon VII s gt. 5, 5. etasje (inngang Munkedamsvn) Tilbudet må være nevnte saksbehandler i Kommunalbanken i hende på ovennevnte adresse, senest: Tirsdag , kl Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert til senderen i uåpnet tilstand. Tilbudene bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ringperm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist: Fristen for å be om deltakelse og få oversendt konkurransegrunnlaget elektronisk settes til 2 uker før fristen for å levere tilbud. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Kommunalbanken den , kl SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk.

5 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. Videre settes følgende krav til avtaletekst: - Dokumentrang: Denne avtalen består av Akershus fylkeskommunes konkurransegrunnlag samt skriftlig utformet avtale fra (tilbyders navn). Dersom konkurransegrunnlaget og skriftlig avtale fra (tilbyders navn) inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rangerte rekkefølge: a) Akershus fylkeskommunes konkurransegrunnlag b) Opprinnelig tilbud og eventuelt korrigert tilbud fra tilbyder c) Skriftlig avtale fra (tilbyders navn) KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Tilbyder må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget, og bør blant annet ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon som skal legges ved: Tilbyder må være en bank med konsesjon som også er registrert i foretaksregisteret. Det skal legges ved firmaattest e. l. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjon som skal legges ved: - HMS-attest Det skal legges frem garantier for at tilstrekkelige ressurser blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktspliktene. Som et minimum kreves at banken som inngir tilbud ved tilbudsfristen har en forvaltningskapital som overstiger NOK 200 mrd. og i tillegg har oppnådd en internasjonal kredittrating A- eller kredittrating A- ihht. tilsvarende norsk kredittvurdering. Dokumentasjon som skal legges ved: - Siste årsberetning vedlegges tilbudet. - Eventuell internasjonal rating må vedlegges tilbudet. - Skatteattest for skatt og merverdiavgift i samsvar til skjema RF Attestene (TO ATTESTER) skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentet.

6 Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil fylkeskommunen velge det som for fylkeskommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil fylkeskommunen vektlegge følgende: A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, valuteringsregler, betalingsterminaler, etc.). Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og event. også endring av filformat. Slike kostnader antas å utgjøre ca. kr ,-. B Service og teknisk bistand: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Praktiske løsninger på fylkeskommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av betalingsterminal, etc. Tilgjengelighet. I forbindelse med dekning av fylkeskommunens behov for jevnlig vedlikehold av kassabeholdningen mv., vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filialer i Oslo og ellers i Akershus fylke bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes (se vedlagte liste over hvor i Akershus fylkeskommunen har virksomheter). Oppetid på nettbank, betalingsterminaler og minibanker. Service og oppfølging i det daglige og sammensetning av kundeteamet. Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte C Cash management Følgende i bankens tilbud vil bli spesielt vektlagt: Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av fylkeskommunen. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området. Opplæring av ansatte i både fylkeskommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med fylkeskommunen innenfor dette fagfeltet. D Tilgang på rådgivningskompetanse

7 Hvilken kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys fylkeskommunen generelt og i det daglige innenfor vanlig drift, finansrådgivning, rentespørsmål, samfunnsøkonomi og bankens kompetanse innenfor kommunal økonomi. Rådgivning og informasjon om plasserings- og lånealternativ, nytt regelverk, nye bankløsninger osv. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Akershus fylkeskommune (eventuelt mot vederlag). Fylkeskommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives i konkurransegrunnlagets punkt D.7 Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A - Pris 55 % B - Service og teknisk bistand 20 % C - Cash management 20 % D - Tilgang på rådgivningskompetanse 5 % Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Innenfor kriteriene A - Priser, B Cash Management (underpunktene Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området, omfang av gratis CM analyse / gjennomgang av fylkeskommunen og Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med fylkeskommunen innenfor dette fagfeltet ) og C Service og teknisk bistand (underpunkt service i det daglige ) vil beste bank få karakteren 10. Innenfor kriterie C Service og teknisk bistand, underpunkt Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte, vil fylkeskommunens representanter under forhandlingsmøtene gi en scorevurdering på de ulike tilbyderne. Scorevurderingen vil bli gitt etter at alle tilbydere har presentert seg og sitt tilbud (scorevurdering fra 1 til 10). På de resterende underpunktene vil tilbydere som dekker fylkeskommunens behov fullt ut få karakteren 10. Presisering vedrørende de ovennevnte kriteriene A, B, C og D: Tildelingskriterie A-Pris vil beregnes slik. Det beregnes renteinntekter for forventet innskudd i avtaleperioden. Gebyrpriser ganges opp med forventet transaksjonshyppighet i avtaleperioden. Totalpris blir forventede renteinntekter minus forventede gebyrutgifter (samt andre eventuelle kostnader). En beskrivelse av hvordan og med hvilke frister en eventuell implementering av en ny bankavtale kan gjennomføres, bes vedlagt tilbudet. Vi ber tilbyder oppgi minst 2 referansebrukere for sin nettbank. Referansebrukerne bør være fra fylkeskommune eller relativt stor kommune. Referansene vil bli kontaktet og

8 deres opplevelse av fleksibilitet og brukervennlighet når det gjelder tilbyders nettbank vil få utslag i scoresetting for dette kriteriet. BESLUTNINGSPROSESSEN I FYLKESKOMMUNEN Alle deltakende banker kan bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med fylkeskommunen før den endelige beslutningen tas. Kommunalbanken vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt fylkesøkonomidirektøren. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av fylkesrådmannen, med bakgrunn i Kommunalbanken sine tilrådninger. MEDDELING OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått.

9 B. TILBUDSKRITERIUM AVTALENS LØPETID Akershus fylkeskommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i ett år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeid, nye tjenester eller lignende. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke fylkeskommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at fylkeskommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Fylkeskommunen ønsker en leverandør å forholde seg til når det gjelder behovet for alle disse banktjenestene. Dette bes bekreftet i tilbudet. Forslag til avtale må vedlegges tilbudet. Forslag til avtale skal ikke avvike vesentlig fra krav satt i dette konkurransegrunnlag. KONTOORGANISERING/KONSERNKONTOSYSTEM Akershus fylkeskommune ønsker å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til Akershus fylkeskommune skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser fylkeskommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter fylkeskommunen sine behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øvste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Akershus fylkeskommune å ha egne konti for skattetrekksmidler (bundne innskudd), med samme rente som innenfor k.konto. Som en del av konsernkontosystemet, ønsker en å etablere ei trekkramme på 500 mill. kr. Trekkrammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Fylkeskommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker fylkeskommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. RENTEVILKÅR OG GEBYR Akershus fylkeskommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert trekkrettighet.

10 Bundne innskudd som er nevnt ovenfor, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr Fylkeskommunen ønsker at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR, alternativt 1 mnd`s NIBOR. Renten skal beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Renten skal kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer skal fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. Fylkeskommunen ønsker at tilbyder gir pris på 3 mnd Nibor, dersom dette ikke er mulig kan pris på 1 mnd Nibor gis. For å sammenlikne tilbud gitt på 1 og 3 mnd Nibor vil historisk forskjell mellom 1 og 3 mnd Nibor bli benyttet. Tilbud gitt på 1 mnd Nibor vil omregnes til 3 mnd Nibor ved å trekke fra historisk forskjell lik 0,15 %. Dvs at tilbud på 1 mnd Nibor uten margin tilsvarer 3 mnd Nibor -0,15 %. BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD OG LÅN Akershus fylkeskommune ønsker å oppnå maksimal avkasting på sine likvide midler. Dersom fylkeskommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal fylkeskommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Det skal ikke finnes noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. BETALINGSFORMIDLING Akershus fylkeskommunes utbetalinger, leverandørfakturaer og tilskudd, skjer per i dag hovedsaklig som filoverførsler fra Agresso. Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at fylkeskommunen vil ha kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Lønnsutbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføring. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for fylkeskommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Fylkeskommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet.

11 NETTBANKSYSTEM/ELEKTRONISK BETALINGSFORMIDLING Fylkeskommunen ønsker tilbud på nettbanksystem levert av banken. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. Det forutsettes at tilbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del D.5. INFORMASJON/RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til fylkeskommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Tilbyder bes beskrive sin løsning nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.7. Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Akershus fylkeskommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Akershus fylkeskommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Kontaktpersoner ovenfor andre fylkeskommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Akershus fylkeskommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, B2Bteknologi osv. Det er for Akershus fylkeskommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i fylkeskommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av fylkeskommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av fylkeskommunen bes beskrevet. Banken bes også beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med fylkeskommunen.

12 RÅDGIVNING INNENFOR FINANSFORVALTNING Fylkeskommunen ønsker å ha mulighet for bistand med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor fylkeskommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Fylkeskommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt. KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Akershus fylkeskommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. BETALINGSKORT Akershus fylkeskommune ønsker tilbud på betalingskort til ansatte i fylkeskommunen. Formålet er å forenkle den interne administrasjonen i forbindelse med utgifter under reise, gjennom begrensing av reiseforskudd og reduksjon av antall innkomne fakturaer.

13 C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Fylkeskassens betalingsstrømmer (tusen kr), inkl. særbedrifter) Drift: Regnskap Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan Brukerbetalinger, salgs- og leieinntekter Refusjoner a a a 03. Rammeoverføringer og andre statstilskudd b b b 04. Andre overføringer Skatteinntekter mv Sum driftsinntekter Sum frie inntekter (budsjett) Renteinntekter og utbytte. Mottatte avdrag Sum driftsinntekter og eksterne finansinntekter Sum inntekter (budsjett) Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer (og fordelte utgifter) Sum driftsutgifter Sektoruavhengige utg/innt (budsjett) Netto driftsutgifter på programområdene (budsjett) Renteutgifter og omkostninger. Avdrag Sum driftsutgifter og eksterne finansutgifter Investering: Sum investeringsutgifter (brutto) a) b) kun mva refusjon kun rammetilskudd AFK Eiendom FKF er skilt ut som fylkeskommunalt foretak fra , men er med i ovennevnte tall. C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). TYPE Fylkeskassen Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet

14 Lån i sertifikatmarkedet Andre lån Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr Nye lån i avtaleperioden (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i kroner år C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr (i tusen kr.). Type Fylkeskassen Sum ordinære konti Særregnskap Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Innestående for alle fylkeskommunekassens konti siste dag i perioden januar desember 2010: Måned i kr Måned I kr Januar Juli Februar August Mars September April Oktober Mai November Juni Desember Innestående på fylkeskommunens konti i tidligere år:

15 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember C.4 TRANSAKSJONSMENGDE/BETALINGSFORMIDLING FOREGÅENDE ÅR - FYLKESKASSEN C.4.1 Innbetalinger(kommunale faktureringer) Type krav Årsbasis,ca. (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Statlig rammetilskudd 12 Fylkesskatt Refusjon sykepenger Trygderefusjoner poliklinikk 0 Egenandeler poliklinikk 0 Kursinntekter 0 Div. statstilskudd 435 a Refusjoner fra kommuner 250 a Diverse salgs- og b leieinntekter Andre innbetalinger 668 a Fordeling OCR % OCR % ikke OCR Sum a) hovedboksbilag b) fakturert i Agresso, fratrukket tilbakeføringer/kreditnotaer (totalt bilag)

16 C.4.2 Utbetalinger Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger hovedlønnskjøringer, 12 reiseregningskjøringer og 4-5 lønnskjøringer på enkeltpersoner hver mnd Utbetalinger utland med IBAN Utbetalinger utland uten 85 IBAN Andre utbetalinger (remitt.norske) + nettbank Sum

17 C.4.3 Innbetalingsmåte Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (antall ) Standardgiro 16 Cremul m/kid OCR-returfil 652 Cremul med/uten betalingsdetaljer 3789 Giromail/girofax 363 Innbet m/melding 6056 Avtalegiro uten melding 0 Avtalegiro med melding 0 E-faktura 0 Annet (kontant innbet.) Sum (jfr sum antall i tabell C.4.1) C.4.4 Utbetalingsmåte UTBETALINGSMÅTE Utbetalingsfordeling i dag (antall) Manuelle tjenester Sjekk 0 Brevgiro belastet konto 7 Annet (spesifiser) Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering/filoverførsel via BBS Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding 929 Filoverførsel m/kid nr. 128 Filoverførsel m/utbet.anv. 182 Annet(spesifiser) - Remittering/filoverførsel via bankens system Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding 3722 Filoverførsel m/kid nr Filoverførsel m/utbet.anv. 382 Utbetaling med strukturert fakturainformasjon Remittering/filoverførsel via egen nettbank Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding

18 Filoverførsel m/kid nr. Filoverførsel m/utbet.anv. Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank 351 Kontoreguleringer, fra kto i egen bank til kto i annen bank Valutagirering Annet(spesifiser) SUM (JFR. SUM ANTALL I TABELL C.4.2.) C.4.5 Dagens bruk av nettbanken Tjeneste Bruk Minutter pålogget gjennomsnitt pr. dag Antall brukere med online tilgang til banken (for 2010) 110 Antall brukere med systemtilgang lokalt Antall konti (for 2010) 127 Oppgjørsbehandling pr brukersted (bankaxsept 2010) 473 Antall transaksjoner via bet.terminal (Bankaxsept 2010) Antall betalingsterminaler 66 C.6 FYLKESKOMMUNENS DATALØSNING Akershus fylkeskommune er bruker av økonomisystemet Agresso levert av EDB Ergogroup ASA C.7 KOMMUNENS TREKKRAMME Som en del av konsernkontosystemet, kan det være ønskelig å etablere ei trekksramme. Trekkrammen kan fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Ønsket kredittramme: 500 Millioner kroner C.8 BETALINGSFORMIDLING /CASH MANAGEMENT Akershus fylkeskommune bruker i dag følgende: Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro I BRUK

19 Bank ID Sosialkort/kontantkort Planlegger å bruke E-handel/faktura format, myndighetenes krav C.9 KONTANTHÅNDTERING Akershus fylkeskommune består av sentraladministrasjonen og 46 virksomheter, herunder 36 skoler. Fylkeskommunen har 51 aktive håndkasser og 18 elevkantiner som er driftet av fylkeskommunen. I dag bruker en skole verditransport. 4-6 elevkantiner benytter nattsafe. Noen skoler bruker kort for uttak av kontanter til håndkasse. Øvrige innskudd/uttak skjer ved at ansatte reiser til nærmeste bankfilial. Fire skoler som benytter nattsafe oppgir følgende tall for volum: kr ,- pr år, kr ,- pr år kr pr. dag og kr pr dag. Ved eventuell henting/levering av kontanter, vil skoler med egne elevkantiner og/eller mye elevarbeid ha behov for henting 1-5 ganger i uka. Virksomheter som kun disponerer kontantkasse vil ha behov for henting/levering av kontanter ca. 1 gang i måneden. Skolene som har behov for henting/levering av kontanter er plassert i hele Akershus fylkeskommune. Avsidesliggende skoler som vil kunne ha behov for daglig henting av kontanter er bl.a. Kjelle vgs, Bjørkelangen vgs og Eidsvoll vgs. For virksomhetene er det også viktig at henting/levering kan skje på et tidspunkt som passer dem, f.eks. etter at kantina er stengt.

20 D. Tilbudsskjema D.1 KONTOORGANISERING/KONSERNKONTO/LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for fylkeskommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Kroner Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: Xxx D.2 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Ved p.t. betingelser oppgis innskudd/lånerente. Referanserente NIBOR 3 MND (NIBOR 1 MND) Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % 1 Med netto innskuddssituasjon menes at fylkeskommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at fylkeskommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet.

21 D.2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet en nominell rente hentet direkte fra skjerm (eks. omregnet fra 365/360 til 365/365), bes dette presisert. Jfr. Vedlegg nr.: D.2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisiering av netto lånerente, ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. Bet. Form. Og lignende, ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: D.3 BETALINGSFORMIDLING D.3.1 Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling Sjekk pr. belastet sjekk Utenlandssjekk pr. belastet sjekk Brevgiro belastet konto pr. giro Kroner

22 Remittering/filoverførsel BBS Medium Lønnsoverførsel Uten melding Med melding Med KID Utbetalingsanvisning Remittering/filoverførsel via BBS/Postbanken, kroner pr. transaksjon Overførsel via bankens system, kroner pr. transaksjon Remittering/filoverføring via egen bedriftsterminalsystem, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Uten melding Med melding Med strukturert melding Med KID E-faktura B2B-etableringskostnad E-faktura B2B-årsgebyr E-faktura B2B uten fakturahotell e-faktura B2B med fakturahotell Utbetalingsanvisning Pris pr. kontoregulering Swift med IBAN D.3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Betalingsinstrument Standardgiro - pr. stk. OCR-giro - pr. stk. Avtalegiro uten melding - pr. stk. Avtalegiro med melding - pr. stk. Elektroniske innbetalinger uten OCR - pr. stk. Cremuldata for bankavstemming, - pr. stk. (eller pr. fil?) Giromail - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura, engangsavgift E faktura uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura med fakturahotell - pr. stk. Kroner

23 Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura Inngående Swift fra utland Eventuelt andre aktuelle transaksjonsformer angis også Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i eget vedlegg. Jfr. Vedlegg nr.: D.3.3 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner / % Framskaffelse av bilag -Nettbank Fremskaffelse av bilag BBS Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Leie av dropsafe Verditransport henting av kontanter Verditransport levering av kontanter Andre kostnader forbundet med tilknyttede tjenester D.4 NETTBANKSYSTEMER Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Engangsbeløp Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Pris pr. bruker/operatør Overføring av konto-informasjon Pr. bruker Pr. overførsel

24 Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: INFORMASJONSTJENESTER Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: D. 5 BETALINGSTERMINALER Angi kostnader for fylkeskommunens Ved leie: bruk av kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: D. 6 Bank-ID Angi kostnader for fylkeskommunens bruk av Bank ID Kroner Etableringsgebyr Abonnement pr. år Andre kostnader D.7 UTFYLLENDE BESKRIVELSER