Hovedbankavtale for Hordaland fylkeskommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Hordaland fylkeskommune Tilbudsfrist: kl

2 A. Generelle tilbudsregler... 3 Innledning... 3 Tilbudsprosedyre... 3 Generelt... 4 Informasjon om fylkeskommunen og tilbudsgrunnlaget... 4 Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget... 5 Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 Tilbudsåpning... 6 Språkkrav... 6 Krav til utforming av tilbudet... 6 Krav til utforming av kontrakt... 6 Kvalifikasjonskrav... 7 Kriterier for valg av tilbud... 7 Beslutningsprosessen i fylkeskommunen Meddeling og tildeling/kontraktsinngåelse B. Kravspesifikasjon Avtalens løpetid Kontoorganisering/Konsernkontosystem/Låneramme Rentevilkår og gebyr Begrensninger på innskudd og lån Betalingsformidling Nettbanksystem Betalingsterminaler Informasjon/rapportering Kontaktpersoner Cash management / Fremtidige planer Rådgivning innenfor finansforvaltning Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester Kortløsninger C. Grunnlagsdata C.1 Generelt C.2 Lån C.3 Innskudd C.4 Transaksjonsmengde/betalingsformidling foregående år - fylkeskassen C.4.1 Innbetalinger C.4.2 Utbetalinger C.4.3 Innbetalingsmåte C.4.4 Utbetalingsmåte C.4.5 Dagens bruk av nettbanken C.5 Fylkeskommunens dataløsning C.6 Fylkeskommunens trekkramme C.7 Betalingsformidling /Cash management C.8 Kontanthåndtering D. Tilbudsskjema D.1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme

3 D.2 Rentebetingelser og gebyrer D.2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): D.2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: D.3 Betalingsformidling D.3.1 Utbetalinger D.3.2 Innbetalinger D.3.3 Andre tilknyttede tjenester D.4 Nettbanksystemer D. 5 Betalingsterminaler D. 6 Bank-ID D.7 Kontantkort D.8 Utfyllende beskrivelser

4 A. GENERELLE TILBUDSREGLER INNLEDNING Bakgrunnen for anskaffelsen er at Hordaland fylkeskommune skal inngår ny rammeavtale for banktjenester. Avtalen skal omfatte banktjenester for fylkeskommunens samlede virksomhet. For informasjon om fylkeskommunens virksomhet generelt, vises det til Årsmelding for Hordaland fylkeskommune 2010 som finnes på fylkeskommunens hjemmeside Nødvendige opplysninger med relevans for denne konkurransen går frem av kravspesifikasjonen under. TILBUDSPROSEDYRE Denne konkurransen følger forskrift om offentlige anskaffelser del I og II og gjennomføres som konkurranse med forhandlinger. Ved konkurranse med forhandling er det tillatt å forhandle om alle sider ved tilbudet. Gjennomføring av prosedyren konkurranse med forhandling reguleres i hovedsak av de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling, ikkediskriminering, god forretningsskikk, etterprøvbarhet, gjennomsiktighet og forutberegnelighet. Denne konkurransen gjennomføres som en ett trinns prosedyre. Det betyr at alle interesserte gis anledning til å innlevere et tilbud. Leverandørene sender inn dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig med tilbudet. Forhandlingene gjennomføres i tildelingsfasen. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til tildelingskriteriene og dermed skaffe et best mulig sluttprodukt for oppdragsgiver. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudet. Det kan ikke forhandles om absolutte vilkår oppdragsgiver har stilt i konkurransegrunnlaget. Før forhandlingene kan starte vil Hordaland fylkeskommune ta stilling til om leverandøren er kvalifisert, jfr. kvalifikasjonskravene i dette konkurransegrunnlaget. Valg av leverandør som går videre til forhandling blir gjort på basis av de mottatte tilbud. Det tas sikte på å føre forhandlinger med alle tilbydere. Dersom det mottas tilbud fra mer enn 4 leverandører, vil en reduksjon skje i forkant av forhandlingene på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. Forhandlingene skal gjennomføres ved at hver enkelt tilbyder gis mulighet til muntlig å redegjøre for sitt tilbud. Oppdragsgiver vil samtidig gi konkrete tilbakemeldinger til tilbudet og leverandøren gis mulighet til å levere revidert skriftlig tilbud til fastsatt 3

5 tilbudsfrist. Denne tidsfristen vil være felles for alle som er med i forhandlingsrunden. Revidert tilbud må være levert innen tidsfristen og følger for øvrig Forskriftens Det gis bare en mulighet til å innlevere revidert tilbud. De reviderte tilbudene vil deretter evalueres jfr. tildelingskriteriene i dette konkurransegrunnlaget og vinner av konkurransen innstilles. Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den andre part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følgjer av forvaltningslova, jf lova 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikke regulering, samt offentleglova, se pkt 4.2 nedenfor. Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at leverandør er valgt se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova) 23 tredje ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiveren er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Se elles 4.1 punkt 12. Dersom leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter offentleglova 13, eller som av andre grunner skal være unntatt frå innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument. Opplistingen skal skje ved klar og utvetydig tilvising til hvilke opplysninger leverandøren ser som taushetsbelagte og hvor i tilbudet disse opplysningene er inntatt. Oppdragsgiveren gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren kun er rettledende, da oppdragsgiveren er forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av innsynsbegjæring opp mot lovverket, jf offentleglova 29. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. INFORMASJON OM FYLKESKOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige, og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om fylkeskommunen eller om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til Kommunalbanken ved: Kommunalbanken AS v/marit Ødegård eller v/ Torger M. Jonasen Postboks 1210 Vika Postboks 1210 Vika 0110 Oslo 0110 Oslo e-post: moe@kommunalbanken.no tmj@kommunalbanken.no 4

6 Forespørsler skal være merket Konkurranse banktjenester Hordaland fylkeskommune. Alle forespørsler vil bli anonymiserte og alle tilbydere vil få tilsendt alle forespørsler og eventuelle svar fortløpende. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristen løper ut. Dersom endringer kommer så seint at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil slike endringer bli presenterte for alle tilbydere i forhandlingsmøte. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt skriftlig til samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet framfor tidligere mottatte konkurransegrunnlag. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original, 2 komplette kopier samt en elektronisk versjon på minnepinne eller lignende (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre) i lukket forsendelse merket: Konkurranse Konkurransegrunnlag - Hovedbankavtale for Hordaland fylkeskommune til følgende adresse: Hordaland Fylkeskommune v/ Bjørn E. Linde Sentralarkivet Postboks Bergen Tilbudet kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden på følgende adresse: Hordaland Fylkeskommune Sentralarkivet Agnes Mowinckels gt Bergen Kontortiden er kl. 08:00 15:00 i tidsrommet til 15.09, og kl. 08:00-15:45 i tidsrommet Tilbudet må være nevnte saksbehandler i Hordaland Fylkeskommune i hende på ovennevnte adresse, senest: Torsdag , kl Innen denne dato og klokkeslett, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet tilstand. Tilbudene bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ringperm). 5

7 Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist: Fristen for å be om deltakelse og få oversendt konkurransegrunnlaget elektronisk settes til 2 uker før fristen for å levere tilbud. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som ett nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos Hordaland Fylkeskommune den , kl SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de kriteriene som er spesifiserte i dette dokumentet. Utfyllende kommentarer skal bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. KRAV TIL UTFORMING AV KONTRAKT Vi ber om at utkast til avtaletekst blir lagt ved tilbudet. Avtaleteksten skal ikke ha vesentlige forbehold fra konkurransegrunnlag. Videre settes følgende krav til avtaletekst: - Dokumentrang: Denne avtalen består av Hordaland fylkeskommunes konkurransegrunnlag samt skriftlig utformet avtale fra (tilbyders navn). Dersom konkurransegrunnlaget og skriftlig avtale fra (tilbyders navn) inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rangerte rekkefølge: a) Hordaland fylkeskommunes konkurransegrunnlag b) Opprinnelig tilbud og eventuelt korrigert tilbud fra tilbyder c) Skriftlig avtale fra (tilbyders navn) 6

8 KVALIFIKASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfylling av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Tilbyder må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget, og bør blant annet ha tidligere erfaring med tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon som skal legges ved: Tilbyder må være en bank med konsesjon som også er registrert i foretaksregisteret. Det skal legges ved firmaattest e. l. Tilbyder må oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjon som skal legges ved: - HMS-attest Det skal legges frem garantier for at tilstrekkelige ressurser blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Tilbyder bes oppgi minimum en referanse på bankbytte. Referanse bør være en relativt stor offentlig virksomhet (kommune, fylkeskommune, stat eller offentligrettslig organ) Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktspliktene. Som et minimum kreves at banken som inngir tilbud ved tilbudsfristen har en forvaltningskapital som overstiger NOK 35 mrd. og i tillegg har oppnådd en internasjonal kredittrating A- eller kredittrating A- ihht. tilsvarende norsk kredittvurdering. Dokumentasjon som skal legges ved: - Siste årsberetning. - Eventuell internasjonal rating. - Skatteattest for skatt og merverdiavgift i samsvar til skjema RF Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal utformes i henhold til de kriterier som er spesifisert i dette dokumentet. Ved levering av tilbud skal de vedlagte skjema under del D benyttes. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev og i vedlegg til de enkelte skjema. KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Basert på de tilbud som mottas vil fylkeskommunen velge det som for fylkeskommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil fylkeskommunen vektlegge følgende: A-Pris: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, valuteringsregler, betalingsterminaler, etc.). B Service og teknisk bistand: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Praktiske løsninger på fylkeskommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av betalingsterminal, etc. 7

9 Service og oppfølging i det daglige. Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/forhandlingsmøte C Cash management Følgende i bankens tilbud vil bli spesielt vektlagt: Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av fylkeskommunen. Opplæring og samarbeid med ansatte i både fylkeskommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. D Tilgang på rådgivningskompetanse Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Hordaland fylkeskommune (eventuelt mot vederlag). Finansiell rapportering: Hvilken bistand banken kan yte for regelmessig rapportering på fylkeskommunens samlede finansportefølje (aktiva og passiva), og i hvilken grad rapporteringen gir grunnlag for vurdering av finansiell risiko og for øvrig tilfredsstiller de krav til finansiell rapportering som følger av fylkeskommunens finansreglement og ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Fylkeskommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives i konkurransegrunnlagets punkt D.8 Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A - Pris 50 % B - Service og teknisk bistand 25 % C - Cash management 20 % D - Tilgang på rådgivningskompetanse 5 % Bankene vil bli vurdert på en skala fra 1-10 hvor 10 er beste poengsum. Innenfor kriteriene A - Priser, B Cash Management (underpunkt omfang av gratis CM analyse / gjennomgang av fylkeskommunen ), C Service og teknisk bistand og D Tilgang på rådgivningskompetanse vil den beste bank få score 10. Merk; ved like besvarelser fra bankene kan flere banker få score 10. På kriteriet C- Service og teknisk bistand, under kriteriet Inntrykk av tilbyders presentasjon i oppklaringsmøte/ forhandlingsmøte vil fylkeskommunens representanter etter forhandlingsmøtene gi en scorevurdering på de ulike tilbyderne. Scorevurderingen vil bli gitt etter at alle tilbydere har presentert seg og sitt tilbud (scorevurdering fra 1 til 10). 8

10 På de resterende underpunktene vil tilbydere som dekker fylkeskommunens behov fullt ut få karakteren 10. Presisering vedrørende de ovennevnte kriteriene A, B, C og D: Tildelingskriterie A-Pris vil beregnes slik. Det beregnes renteinntekter for forventet innskudd i avtaleperioden og eventuelle trekkrenter for forventet trekk i avtaleperioden. Gebyrpriser ganges opp med forventet traksaksjonshyppighet i avtaleperioden. Totalpris blir forventede renteinntekter minus forventede trekkrenter minus forventede gebyrutgifter (samt andre eventuelle kostnader). Vedrørende kriteriet Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering) : Vi ber tilbyder oppgi minst 2 referansebrukere for sin nettbank. Referansebrukerne bør være fra fylkeskommune eller relativt stor kommune. Referansene vil bli kontaktet og deres opplevelse av fleksibilitet og brukervennlighet når det gjelder tilbyders nettbank vil få utslag i scoresetting for dette kriteriet. Vedrørende kriteriet Praktiske løsninger på fylkeskommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av betalingsterminal, etc. ber vi banken skissere hvilke løsninger de har for å dekke disse behovene, samt hvordan disse løsningene er planlagt implementert. Hordaland Fylkekommune ønsker å redusere antall kontantkasser i fylket, og løsninger bankene skisserer sammen med planlagt implementering av løsninger for å redusere kontantbehovene vil tillegges vekt. Bankenes tilgjengelighet i forbindelse med dekningen av behovet for jevnlig vedlikehold av kassabeholdninger vil bli vektlagt. Banker uten filialer i Bergen og ellers i Hordaland fylke bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes (se vedlagte liste over hvor i Hordaland fylkeskommunen har virksomheter). Vedrørende kriteriet Service og oppfølging i det daglige, vil de planer tilbyder skisserer for halvårlige oppfølgingsmøter vektlegges, også planer for oppfølging mellom de halvårlige møtene vektlegges. Responstid for å yte service og oppfølging i det daglige vektlegges, herunder vektlegges både telefonsupport og support med fysisk oppmøte hos oppdragsgiver. Vedrørende kriteriet Opplæring og samarbeid med ansatte i både fylkeskommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen : Bankens beskrivelse av hvordan de ønsker å gjennomføre opplæring innenfor nettbank, cash management og kommunal finansforvaltning i vid forstand vil vektlegges. I tillegg ber vi om bankenes beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide (herunder vilje til løpende kompetanseoverføring) med fylkeskommunen innenfor disse fagfeltene. En beskrivelse av hvordan og med hvilke frister en eventuell implementering av en ny bankavtale kan gjennomføres, bes vedlagt tilbudet. 9

11 BESLUTNINGSPROSESSEN I FYLKESKOMMUNEN De 4 best rangerte banker vil bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med fylkeskommunen før den endelige beslutningen tas. Det legges opp til at forhandlingsmøte avholdes i uke 40. Hordaland fylkeskommune vil benytte Kommunalbanken AS som uavhengig konsulent til å utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt fylkeskommunen. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av økonomisjefen, med bakgrunn i konsulentens tilrådninger. MEDDELING OG TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. B. KRAVSPESIFIKASJON AVTALENS LØPETID Hordaland fylkeskommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i ett år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter der en diskuterer det generelle samarbeid, nye tjenester eller lignende. Avtalen forlenges med 1 år dersom ikke fylkeskommunen innen 6 måneder før utløpet av 3-årig avtale har varslet banken om at fylkeskommunen ikke ønsker å forlenge avtalen i ett år. Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Fylkeskommunen ønsker en leverandør å forholde seg til når det gjelder behovet for alle disse banktjenestene. Dette bes bekreftet i tilbudet. Forslag til avtale må vedlegges tilbudet KONTOORGANISERING/KONSERNKONTOSYSTEM/LÅNERAMME Hordaland fylkeskommune ønsker å ha et konsernkontosystem der alle konti som hører til Hordaland fylkeskommune skal inngå. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser fylkeskommunen sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter fylkeskommunen sine behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. 10

12 Utenfor konsernkontosystemet ønsker Hordaland fylkeskommune å ha egne konti for skattetrekk- og legatmidler (bundne innskudd), med samme rente som innenfor konsernkonto. Som en del av konsernkontosystemet, ønsker en å etablere ei låneramme/overtrekksramme på 500 mill. kr. Lånerammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Fylkeskommunen ønsker å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti selv. Dessuten ønsker fylkeskommunen å legge inn beløpsavgrensing og disposisjonsrett for de enkelte underkonti. Konsernkontosystemet og nettbankløsningen må ha mulighet til å håndtere dette. RENTEVILKÅR OG GEBYR Hordaland fylkeskommunes rente overfor banken skal beregnes ut fra netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme. Bundne innskudd som er nevnt ovenfor, skal holdes utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Andre krav til renteberegning og gebyr Fylkeskommunen ønsker at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd s NIBOR, alternativt 1 mnd`s NIBOR. Renten skal beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Renten skal kapitaliseres hvert kvartal. Eventuelle gebyrer skal fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. Fylkeskommunen ønsker at tilbyder gir pris på 3 mnd Nibor. Dersom dette ikke er mulig kan pris på 1 mnd Nibor gis. For å sammenligne tilbud gitt på 1 og 3 mnd Nibor vil historisk forskjell mellom 1 og 3 mnd Nibor bli benyttet. Tilbud gitt på 1 mnd Nibor vil omregnes til 3 mnd Nibor ved å trekke fra historisk forskjell lik 0,15 %. Dvs at tilbud på 1 mnd Nibor uten margin tilsvarer 3 mnd Nibor -0,15 %. BEGRENSNINGER PÅ INNSKUDD OG LÅN Hordaland fylkeskommune ønsker å oppnå maksimal avkasting på sine likvide midler. Dersom fylkeskommunen kan oppnå bedre avkasting på midlene ved å plassere andre steder enn i avtalebanken, skal fylkeskommunen ha rett til dette. Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Det skal ikke finnes noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. 11

13 BETALINGSFORMIDLING Hordaland fylkeskommunes utbetalinger, leverandørfakturaer og tilskudd, skjer per i dag hovedsaklig som filoverførsler fra Oracle. Hvert år er det ca inngående fakturaer og utgående fakturaer. Transaksjonsmengden tilsier imidlertid at fylkeskommunen vil ha kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalings-formidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Lønnsutbetalingene skjer hovedsakelig som filoverføring. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. Ved plassering av overskuddslikviditet kan det også være aktuelt for fylkeskommunen å ta ut og sette inn relativt store beløp fra banken. Fylkeskommunen forventer imidlertid at bankene vil tilby 0-float. Avvik fra dette bes kommentert i tilbudet. NETTBANKSYSTEM Fylkeskommunen ønsker tilbud på nettbanksystem levert av banken. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. Følgende krav settes til nettbanksystem: Tilgangsstyring: Administrator bør kunne åpne tilganger for nye brukere samt opprette nye konti. Oppetid: Nettbanken skal ha en gjennomsnittlig oppetid siste år på over 99 %. Historikk som viser oppetiden siste år bes vedlegges tilbudet. BETALINGSTERMINALER Det forutsettes at tilbyder selv, eller gjennom 3. part, kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del D.5. Hordaland fylkeskommune ønsker primært å leie betalingsterminaler. Dette gjelder ikke betalingsterminaler tilknyttet Skyss (egen avdeling under samferdselsavdelingen i fylkeskommunen) ettersom fylkeskommunen eier de aktuelle betalingsterminalene. Oppgjørskostnader og transaksjonskostnader for betalingsterminalene tilknyttet Skyss forutsettes vil gå gjennom hovedbank og beregnes inn under priskriteriet. INFORMASJON/RAPPORTERING Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til fylkeskommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og lage prognoser. 12

14 Tilbyder bes beskrive sin løsning nærmere under konkurransegrunnlagets punkt D.8. Det forventes at tilbyder månedlig oversender detaljert oversikt som viser beregning av perioderenten under konsernkontosystemet. KONTAKTPERSONER Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Hordaland fylkeskommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Hordaland fylkeskommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Her vil vi at tilbyder skal levere en oppstilling over aktuelle kontaktpersoner på ulike områder i et eget vedlegg. Ved utskifting av kontaktpersoner, skal fylkeskommunen ha beskjed om dette. Kontaktpersoner ovenfor andre fylkeskommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen. CASH MANAGEMENT / FREMTIDIGE PLANER Hordaland fylkeskommune ser et potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, B2Bteknologi osv. Det er for Hordaland fylkeskommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i fylkeskommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av fylkeskommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av fylkeskommunen bes beskrevet. Banken bes også beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med fylkeskommunen. RÅDGIVNING INNENFOR FINANSFORVALTNING Fylkeskommunen ønsker at tilbyder bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor fylkeskommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Fylkeskommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt. KONTANTHÅNDTERING OG DØGNSAFETJENESTER Hordaland fylkeskommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. 13

15 Kontanthåndtering (henting, levering og telling) for billettautomater tilknyttet Skyss har en egen avtale som løper og utgår derfor fra denne konkurransen. Virksomheter som i dag har behov for kontanthåndtering fremkommer av punkt C.9. KORTLØSNINGER Hordaland fylkeskommune ønsker tilbud på betalingskort til ansatte i fylkeskommunen. Formålet er å forenkle den interne administrasjonen i forbindelse med utgifter under reise, gjennom begrensing av reiseforskudd og reduksjon av antall innkomne fakturaer. Fylkeskommunen bruker i dag reiseregningssystemet AD Travel. BETALINGSKORT Hordaland fylkeskommune ønsker tilbud på løsning som kan bidra til å minimalisere bruken av kontanter. Formålet er å redusere behovet for alle sider ved kontanthåndtering i Hordaland fylkeskommune. Dette kan være for eksempel kontantkort eller liknende) som kan erstatte enkelte av dagens kontantkasser. Den foreslåtte løsningen bes priset etter vedlegg D.7. 14

16 C. GRUNNLAGSDATA C.1 GENERELT Fylkeskassens betalingsstrømmer (tusen kr). Regnskap Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan Drift: 01. Brukerbetalinger, salgs- og leieinntekter Refusjoner Rammeoverføringer og andre statstilskudd Andre overføringer Skatteinntekter mv Sum driftsinntekter Renteinntekter og utbytte. Mottatte avdrag Sum driftsinntekter og eksterne finansinntekter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer Sum driftsutgifter Renteutgifter og omkostninger. Avdrag Sum driftsutgifter og eksterne finansutgifter Investering: Sum investeringsutgifter (brutto) C.2 LÅN Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). Type Fylkeskassen Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet Lån i sertifikatmarkedet Andre lån 100 Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr

17 Nye lån i avtaleperioden (som vil bli tatt opp etter tilbudskonkurranse): Opptaksår Antatt nedbetalingstid Volum i kroner C.3 INNSKUDD Innskudd/innestående pr (i tusen kone):. Type Fylkeskassen Sum ordinære konti Særregnskap Skattetrekkskonto Fondsplasseringer Total sum Innestående for alle fylkeskassens konti siste dag i perioden januar desember 2010 (i tusen kroner):: Måned volum Måned volum Januar Juli Februar August Mars September April Oktober Mai November Juni Desember

18 C.4 TRANSAKSJONSMENGDE/BETALINGSFORMIDLING FOREGÅENDE ÅR - FYLKESKASSEN C.4.1 Innbetalinger Type krav Årsbasis,ca. (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Fordeling OCR % OCR % ikke OCR Statlig rammetilskudd Fylkesskatt Refusjon sykepenger Trygderefusjoner poliklinikk Egenandeler poliklinikk Kursinntekter Div. statstilskudd Refusjoner fra kommuner Diverse salgs- og Daglig 100 leieinntekter Andre innbetalinger Daglig 100 Sum C.4.2 Utbetalinger Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger Utbetalinger utland Andre utbetalinger Daglig Sum

19 C.4.3 Innbetalingsmåte Innbetalingsmåte Innbetalingsfordeling i dag (antall ) Standardgiro OCR-giro OCR-returfil Elektroniske innbetalinger uten OCR Giromail/girofax Avtalegiro uten melding Avtalegiro med melding E-faktura Annet (kontant innbet.) Sum (jfr sum antall i tabell C.4.1) C.4.4 Utbetalingsmåte Utbetalingsmåte Utbetalingsfordeling i dag (antall) Manuelle tjenester Sjekk Brevgiro belastet konto Annet (spesifiser) Utgående elektroniske transaksjoner - Remittering/filoverførsel via BBS Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr Filoverførsel m/utbet.anv Annet(spesifiser) - Remittering/filoverførsel via bankens system Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr. Filoverførsel m/utbet.anv. Annet(spesifiser) - Remittering/filoverførsel via egen nettbank Lønnsoverførsel Filoverførsel uten melding Filoverførsel m/melding Filoverførsel m/kid nr. 18

20 Filoverførsel m/utbet.anv. Kontoreguleringer, konto til konto i egen bank Kontoreguleringer, fra kto i egen bank til kto i annen bank Valutagirering Annet(spesifiser) Sum (jfr. sum antall i tabell C. 4.2) C.4.5 Dagens bruk av nettbanken Tjeneste Bruk Minutter pålogget gjennomsnitt pr. dag Antall brukere med online tilgang til banken 23 Antall brukere med systemtilgang lokalt 23 Antall konti 32 Antall overf. av kontoinformasjon. Antall betalingsterminaler som inngår i konkurranse 80 (opsjon for leie) Antall betalingsterminaler Skyss 100 C.5 FYLKESKOMMUNENS DATALØSNING Hordaland fylkeskommune er bruker av økonomisystemet Oracle financial For lønnsoverførsler nyttes Bluegarden utbetalingsadministrasjon. Utbetalingene fra begge systemer skjer via filoverføringer. C.6 FYLKESKOMMUNENS TREKKRAMME Som en del av det utvida konsernkontosystemet, kan det være ønskelig å etablere ei låneramme/overtrekksramme. Lånerammen skal fritt kunne utnyttes som kortsiktig trekk på konsernkonto for innskudd. Krav til kredittramme: NOK 500 mill. 19

21 C.7 BETALINGSFORMIDLING /CASH MANAGEMENT Hordaland fylkeskommune har som målsetning å komme i gang med følgende systemer (se også avsnittet om betalingskort eller lignende på side 14): Tjeneste E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtalegiro Bank ID kontantkort I BRUK C.8 KONTANTHÅNDTERING Fylkeskommunen har med dagens løsninger behov for henting og levering av kontanter, samt behov for nattsafe. Behovet for enhetene er nødvendig tilførsel av kontanter samt mulighet til å få levert fra seg kontanter på en sikker måte. I snitt er behovet for henting og levering av kontanter en gang per uke per lokasjon. Vedlagt følger lenker til oversikt over videregående skoler i fylket, samt fylkestannhelsetjenesten, hvor det er større eller mindre grad av kontanthåndtering

22 D. TILBUDSSKJEMA D.1 KONTOORGANISERING/KONSERNKONTO/LÅNERAMME Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for fylkeskommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Kroner Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.:

23 D.2 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Ved p.t. betingelser oppgis innskudd/lånerente. Referanserente NIBOR 3 MND (NIBOR 1 MND) Netto innskudd 1 margin mot basis i % Netto lån 2 margin mot basis i % Trekkrettighet, årlig provisjon i % D.2.1 Rentefastsettelsesmetode (ved bruk av referanserente): Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet en nominell rente hentet direkte fra skjerm (eks. omregnet fra 365/360 til 365/365), bes dette presisert. Jfr. Vedlegg nr.: D.2.2 Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisiering av netto lånerente, ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. Bet. Form. Og lignende, ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. Vedlegg nr.: 1 Med netto innskuddssituasjon menes at fylkeskommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at fylkeskommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 22

24 D.3 BETALINGSFORMIDLING D.3.1 Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling Sjekk pr. belastet sjekk Utenlandssjekk pr. belastet sjekk Brevgiro belastet konto pr. giro Kroner Remittering/filoverførsel BBS Medium Lønnsoverførsel Uten melding Med melding Med KID Utbetalingsanvisning Remittering/filoverførsel via BBS/Postbanken, kroner pr. transaksjon Overførsel via bankens system, kroner pr. transaksjon Remittering/filoverføring via egen bedriftsterminalsystem, kroner pr. transaksjon Lønnsoverførsel Uten melding Med melding Med strukturert melding Med KID E-faktura B2B-etableringskostnad E-faktura B2B-årsgebyr E-faktura B2B uten fakturahotell e-faktura B2B med fakturahotell Utbetalingsanvisning Pris pr. kontoregulering Swift med IBAN 23

25 D.3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Betalingsinstrument Standardgiro - pr. stk. OCR-giro - pr. stk. Avtalegiro uten melding - pr. stk. Avtalegiro med melding - pr. stk. Elektroniske innbetalinger uten OCR - pr. stk. Cremuldata for bankavstemming, - pr. stk. (eller pr. fil?) Giromail - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura, engangsavgift E faktura uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura med fakturahotell - pr. stk. Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Årsavgift e-faktura Inngående Swift fra utland Eventuelt andre aktuelle transaksjonsformer angis også Kroner Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i eget vedlegg. Jfr. Vedlegg nr.: 24

26 D.3.3 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner / % Framskaffelse av bilag -Nettbank Fremskaffelse av bilag BBS Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Verditransport henting av kontanter Verditransport levering av kontanter D.4 NETTBANKSYSTEMER Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Engangsbeløp Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Pris pr. bruker/operatør Overføring av konto-informasjon Pr. bruker Pr. overførsel Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Informasjonstjenester Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: 25

27 D. 5 BETALINGSTERMINALER Angi kostnader for fylkeskommunens Ved leie: bruk av kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: D. 6 BANK-ID Angi kostnader for fylkeskommunens bruk av Bank ID Kroner Etableringsgebyr Abonnement pr. år Andre kostnader D.7 KONTANTKORT Angi kostnader for fylkeskommunens bruk av kontantkort/småpengekort Innkjøpskostnad kort Etableringsgebyr abonnement pr bruker pr år pris pr utsendt kort pris pr fylling pris pr transaksjon Andre kostnader med kort Kroner 26

28 D.8 UTFYLLENDE BESKRIVELSER (jfr. kriterier for valg av tilbud, side 7-8 og informasjon/rapportering, side 13) 27