Hovedbankavtale for Bergen kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Hovedbankavtale for Bergen kommune (Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III) Tilbudsfrist: , kl Rådgiver: FINANSinnkjøp AS

2 Innhold A. Generelle tilbudsregler... 4 A.1. Innledning... 4 A.2. Tilbudsprosedyre... 4 A.3. Generelt... 5 A.4. Informasjon om Kommunen og tilbudsgrunnlaget... 5 A.5. Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget... 5 A.6. Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 A.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 A.8. Tilbudsåpning... 7 A.9. Språkkrav... 7 A.10. Krav til utforming av tilbudet... 7 A.11. kontrakt... 7 A.12. Kvalifikasjonskrav... 7 A.13. beslutningsprosessen i kommunen... 8 A.14. Forbehold og avvik... 9 A.15. Avvisning... 9 A.16. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse A.17. tildeling/kontraktsinngåelse B. Tildelingskriterier B.1. Kriterier for valg av tilbud B.1.1 A Pris: B.1.2 B Service, teknisk bistand og rådgiving: B.2. Kravspesifikasjon B.2.1 Avtalens løpetid B.2.2 Prisbasis B.2.3 Renteberegning B.2.4 Revisjon B.2.5 Produkter, tjenester, rådgivning og opplæring B.2.6 Dagens og fremtidens produktbredde B.2.7 Dekningskontroll

3 B.2.8 Kommunikasjon, kryptering og forsegling B.2.9 Datautveksling B.2.10 Kortløsninger/Betalingskort B.2.11 Kontanthåndtering B.2.13 Implementering av hovedbankavtale C. Grunnlagsdata C.1 Generelt C.2 Innestående Konsernkonto C.3 Transaksjonshistorikk (foregående år kommunekassen) C.4 Kontanthåndtering C.5 Kommunens dataløsning C.6 Kommunens trekkramme C.7 Betalingsformidling /Cash management D. Tilbudsskjema D. 1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme D. 2 Rentebetingelser og gebyrer D. 3 Betalingsformidling D. 4 Nettbanksystemer D. 5 Betalingsterminaler D. 7 kontantkort D. 8 Utfyllende beskrivelser Vedlegg Vedlegg Vedlegg

4 A. GENERELLE TILBUDSREGLER A.1. INNLEDNING FINANSinnkjøp AS skal på vegne av den juridiske personen Bergen kommune gjennomføre en tilbudsrunde med henblikk på å inngå rammeavtale på: Banktjenester Hovedbankavtale med ensidig opsjon til forlengelse fra Andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Bergen kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, skal ha rett, men ikke plikt, til å knytte seg til hovedbankavtalen. Virksomhetenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper Aksjeselskaper som kommunen er største eier av skal ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale på samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Selskapenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper Dersom kommunen i avtaleperioden omdanner deler av egen virksomhet til 100 % eid aksjeselskap, skal også de nye AS'ene ha rett, men ikke plikt, til å inngå avtale til samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. For informasjon om virksomheter som har opsjon til å inngå avtale, vises det til eierskapsmelding som finnes på Bergen kommunes hjemmesider. ( ) Alle referanser til "Oppdragsgiver" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Bergen kommune v/finansinnkjøp AS. Alle referanser til "Leverandøren" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. A.2. TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsesverdien for denne anskaffelsen er større enn EØS-terskelverdi. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III og reglene i dette konkurransegrunnlaget. For å kunne delta i konkurransen må leverandøren oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt A.12 Kvalifikasjonskrav, og punkt B.2 Kravspesifikasjon. Deretter vil Bergen kommune foreta en vurdering av tilbudene ut i fra de tildelingskriterier som er fremmet i punkt B.1. 4

5 Denne anskaffelsen følger prosedyren for Åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og TED- Basen. A.3. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg kan eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. A.4. INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til FINANSinnkjøp AS ved: FINANSinnkjøp AS v/tor Kristian Hansen eller v/ Steinar Mørch-Olsen Dyrløkkeveien 13 Dyrløkkeveien Drøbak 1448 Drøbak e-post : tkh@finansinnkjop.no smo@finansinnkjop.no Forespørsler skal være merket Tilleggsspørsmål: Hovedbankavtale for Bergen kommune. A.5. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på A.6. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i: - en original papirutgave - en elektronisk kopi av tilbudet på minnepinne eller CD - en elektronisk kopi sladdet for forretningshemmeligheter på minnepinne (ved motstrid går originaleksemplaret fremfor de andre). 5

6 Kvalifikasjonskravene i punkt A.12 ønskes levert som vedlegg på minnepinne, dette for å redusere papirmengden. Dokumentene endes/leveres i lukket forsendelse merket: Hovedbankavtale for Bergen Kommune til følgende adresse: FINANSinnkjøp AS v/ Tor Kristian Hansen Dyrløkkeveien Drøbak Besøksadresse: Dyrløkkeveien 13, 1448 Drøbak Tilbudet må være FINANSinnkjøp AS i hende på ovennevnte adresse, senest: tirsdag , kl Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet tilstand. Originaltilbudet bes kopiert tosidig og festet i en enkel innbinding (ikke ringperm). Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderne. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist er A.7. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. 6

7 A.8. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos FINANSinnkjøp AS den , kl A.9. SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. A.10. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de krav og forutsetninger som er spesifisert i dette dokumentet. Vedlegg 2 tilbudsskjema, Vedlegg 3 miljøerklæring og kapittel D. Prisskjema skal fylles ut. Dokumentasjonskrav for kvalifikasjonskrav (se A.12) og besvarelse av tildelingskriteriene (punkt B.1) og utfyllende informasjon kan bli gitt i oversendingsbrev og i vedlegg. Huskeliste, tilbudet skal inneholde: Utfylt og signert tilbudsskjema. Besvarelse av tildelingskriteriene Utfylt prisskjema Kapittel D. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Vedlegg 2 (Merk at alle forbehold skal fremgå av vedlegg 2, inkl. forbehold mot B.2. Kravspesifikasjonen og vedlegg 1 Kontrakt). Punkt B.1 Kriterier for valg av tilbud. Skatteattest. Momsattest. HMS-Egenerklæring. Firmaattest. Konsesjonsbrev. Dokumentasjon kredittrating. Årsberetning. Siste delårsregnskap. Overordnet beskrivelse (organisering og kjernekompetanse). Referanser. Miljøerklæring (vedlegg 3). A.11. KONTRAKT Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt, se vedlegg 1. A.12. KVALIFIKASJONSKRAV For å redusere papirmengden gis det anledning til å levere samtlige kvalifikasjonskrav som vedlegg på minnepinne. 7

8 Obligatoriske og ufravikelige krav dokumentasjon Det kreves at leverandøren har ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og merverdiavgift. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Skatteattest (skjema RF-1244) ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen Merverdiavgiftsattest ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen HMS-egenerklæring Leverandøren organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren skal være en lovlig etablert bank. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Firmaattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Konsesjonsbrev fra tilsynsmyndighet om rett til å drive bankvirksomhet. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har økonomisk evne til gjennomføring av avtalen. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Leverandøren skal ha en dokumentert rating på minimum A- eller tilsvarende fra minst ett av de tre anerkjente ratingselskapene Moody`s, Standard & Poor eller Fitch. Leverandøren skal ha en forvaltningskapital på minimum NOK 150 mrd. Foretakets siste revisorgodkjente årsberetning og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Fremleggelse av foretakets siste revisorgodkjente delårsregnskap eller utdrag fra dette. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag (totalleveranse) Følgende dokumentasjon vedlegges: Overordnet beskrivelse av virksomhetens organisering og kjernekompetanse relatert til anskaffelsen. Referanser: Foretakets tilsvarende/relevante leveranser de siste to årene. Det er ønskelig at virksomheten har en spesielt uttalt miljøpolitikk. Vedlegg 3 Miljøerklæring skal besvares. A.13. BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN Deltakende banker kan bli invitert til oppklaringsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Det foreligger ingen plikt til å gjennomføre oppklaringsmøter. FINANSinnkjøp AS vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Vedtaket om valg av ny hovedbankforbindelse vil bli fattet av byrådet eller etter delegert myndighet. 8

9 Dages bankavtale utløper , og det forventes at endelig beslutning vedrørende ny hovedbankforbindelse treffes i løpet første halvdel av januar Fremdriftsplan for anskaffelsen: Planlagt dato Aktivitet Utsendelse av forespørsel Tilbudsfrist Tilbudsåpning Eventuelle oppklaringsmøter Evaluering ferdigstilt Estimert dato for tildeling Oppstart ny bankavtale Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen. Ved skifte av leverandør vil dato for oppstart av ny avtale forskyves med 2-3 måneder. A.14. FORBEHOLD OG AVVIK Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike forbehold kan bli avvist. Andre forbehold kan også føre til forkastelse av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Alle forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Tilbyder skal i vedlegg 2 Tilbudsskjema opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Det samme gjelder for avvik. A.15. AVVISNING Det gjøres oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil bli forkastet. 9

10 Oppdragsgiver kan/skal avvise tilbud på grunn av forhold ved tilbudet i henhold til FOA og skal 20-14, og skal avvise tilbud på grunn av forhold ved leverandøren i henhold til FOA A.16. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn FOA A.17. TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilket tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av FINANSinnkjøp AS. 10

11 B. TILDELINGSKRITERIER B.1. KRITERIER FOR VALG AV TILBUD Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. To tilbud som vurderes likt innenfor et kriterium kan godt få samme karakter. Tildelingskriterier: Vekting A - Pris (punkt B.1.1) 50 % B Service, teknisk bistand og rådgivning (punkt B.1.2) 50 % Kommunen ber om at hvert enkelt punkt (se B.1.1 til B.1.2) beskrives i leverandørens tilbud. B.1.1 A 1: A 2: A PRIS: Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, nettbank, betalingsterminaler, kontantkortløsninger og andre kostnader). Bergen kommune vil ta hensyn til de kostnader som vil påløpe ved et eventuelt skifte av hovedbankforbindelse. Omstillingskostnadene som legges til grunn i dette konkurransegrunnlaget er kr Utdyping vedrørende poengberegningen av A-Pris: Det beregnes renteinntekter for forventet innskudd (1.500 millioner 300 dager per år) i avtaleperioden og trekkrenter for forventet trekk (500 millioner 65 dager per år) i avtaleperioden. Gebyrpriser ganges opp med forventet transaksjonshyppighet (se kapittel C. Grunnlagsdata) i avtaleperioden. Totalpris blir forventede renteinntekter minus forventede trekkrenter minus forventede provisjoner og gebyrutgifter (samt andre eventuelle kostnader). I tillegg tas det hensyn til omstillingskostnader (kroner ) i beregningen. Forventede volumer for innskudd, trekk og transaksjoner som legges til grunn for prisberegning skal på ingen måte medføre noen binding for Bergen kommune. Dersom volum og/eller produktbruken avviker i avtaleperioden skal dette ikke være grunnlag for reforhandling av tilbudte priser. 11

12 Dersom tilbyder ønsker å dekke andeler av de interne kostnadene for Bergen kommune (omstillingskostnadene) ved å skifte bank, må dette beløpet oppgis i tilbudet. Konkurransegrunnlagets kapittel D: Tilbudsskjema skal fylles ut av tilbyder. B.1.2 B 1: B 2: B 3: B 4: B 5: B SERVICE, TEKNISK BISTAND OG RÅDGIVING: Nettbankens funksjonalitet (herunder brukervennlighet, fleksibilitet, historikk, rapportering, oppetid, rutiner rundt fullmaktsadministrasjon og fullmaktsregister, med særlig vekt på kommunens egen mulighet til administrasjon av fullmakter). Praktiske løsninger for inn- og utlevering av kontanter, herunder bruk av nattsafe. Service, oppfølging og tilgjengelighet i det daglige. Omfanget av en eventuell gratis CM-analyse / gjennomgang av kommunen. Oppdragsforståelse, herunder kundeteamets egnethet og relevante kompetanse Nærmere utdyping vedrørende poengberegningen av B Service, teknisk bistand og rådgivning: Vedrørende punkt B 1: Leverandøren bes beskrive sin nettbankløsning. I den grad leverandøren har flere løsninger, bes alternativene beskrives og prises i kapittel D Tilbudsskjema. Muligheten for flerfirmaremittering og automatiserte filkjøringer mellom nettbank og økonomisystem ønskes og vil tillegges vekt. Tilbyder bes beskrive løsninger for dette. Tilbyder bes beskrive sine løsninger rundt fullmaktsadministrasjon og fullmaktsregister, med særlig vekt på kommunens egen mulighet til administrasjon av fullmakter. Kommunen inkludert NAV Bergen administrerer enkelte brukeres personlige økonomi. Kommunen har derfor behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det opprettes inntil to nettbankkonti per bruker hvor brukers inntekter og utgifter forvaltes etter egne avtaler inngått med den enkelte bruker. Det er NAV Bergen kommune som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtale. Bruker skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte og styrer/forvalter bør kunne bestemme om det skal gis innsynsrett eller ikke. Det presiseres at midlene tilhører brukeren, og midlene skal derfor ikke inngå i kommunens balanseoppstilling. Tilbyder bes beskrive sin løsning i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi, herunder bes det beskrevet muligheten for selvadministrasjon og rutiner for opprettelse av ny bruker. Vi ber om at banken beskriver hvordan et kontosystem kan imøtekomme forskrift «om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i kommunal helse- og omsorgsinstitusjon og lignende og i helseinstitusjon i spesialisthelsetjenesten». Tilbyder bør også beskrive sine muligheter for arkivsøk. Kommunen ønsker å ha mulighet til å kontrollere at kontonummer og navn stemmer overens ved utbetalinger. Kontoutskrifter bør være MS Excel-kompatible. 12

13 Tilbyder bes beskrive sin løsning for opprettelse av depositumskontoer. Herunder hvilke deler ved opprettelsen som kan gjøres gjennom nettbank og hva som må gjøres manuelt. Leverandøren bes beskrive hvilken annen informasjon og tjenester nettbankløsningen omfatter og om det er tatt hensyn til behovet for universiell utforming for eksempel for svaksynte/blinde. Ved problemer i nettbanken, bør det være en backup løsning for utbetaling samme dag. Løsningen bes beskrevet. Det er ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. Løsninger for oppbevaring av verdipapirer bes beskrevet samt beskrivelse av muligheten til administrasjon gjennom nettbank. Vedrørende punkt B 2: Bergen kommune har en del kontantomsetning fra blant annet kafeteriaer, skoler, idrettsanlegg mv. i samtlige bydeler (Arna, Bergenhus, Fana, Fyllingsdalen, Laksevåg, Ytrebygda, Årstad og Åsane). Kommunen har behov for å ha muligheten til å kunne levere inn kontanter (sedler og skillemynt) 24 timer i døgnet, 7 dager. Levering kan skje gjennom kontantkasse i bank, nattsafe, dropsafe, verditransport eller andre løsninger. Vi ber banken skissere hvilke løsninger de har for å dekke disse behovene, samt hvordan disse løsningene er planlagt implementert. Banker uten filialer eller andre løsninger med kontantkasser i kommunen bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes. Kommunen skal kunne bestille kontanter fra banken med levering på angitt dato med levering direkte til den enheten som skal bruke kontantene (dette gjelder f.eks. vekslepenger til forskjellige arrangementer). Banken skal ha et opplegg for å kunne hente større kontantomsetning ute i den enkelte enhet, sørge for opptelling og godskriving av kommunens driftskonto. Vi ber banken skissere hvilke løsninger de har for å dekke disse behovene, samt hvordan disse løsningene er planlagt implementert. Banker uten filialer eller andre løsninger med kontantkasser i kommunen bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes. Bergen kommune jobber med å erstatte kontantkasser med kontantfrie løsninger. Bankene bes beskrive sine løsninger og hvordan de tenkes implementert for å redusere antallet kontantkasser. Realistisk gjennomføringsevne og forventet resultat på bakgrunn av beskrivelse tillegges vekt. Det er ønskelig med innskuddskort, kontantkort og handlekort for bruk i de ulike enhetene. Kortløsninger bes beskrevet, herunder administrasjon av kortløsningene. Fleksibiliteten og brukervennlighetet for kortløsningene vektlegges og hvor godt systemet er for regnskapsføring i kommunen (med hensyn til at løsninger skal tilfredsstille bokføringsforskriften). 13

14 Vedrørende punkt B 3: Bergen kommune ønsker kontaktpersoner (med stedfortredere) hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Bergen kommune. Kontaktperson for NAV Bergen (kommunedel). Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, verdipapiroppgjør, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Kontaktpersonenes relevante kompetanse med tilsvarende kunder tillegges vekt. Leverandøren bes beskrive hvilket servicekonsept som tilbys, herunder organisering, dimensjonering, lokalisering, i hvilken grad dette apparatet er dedikert for kommunen, innen hvilke tidsperioder det kan garanteres tilgjengelighet (både telefonsupport og support ved fysisk oppmøte hos kommunen), og hvilke kvalitetsstandarder (herunder responstid) som kan avtalefestes. Planer (hyppighet, deltakelse, innhold mv.) tilbyder skisserer for oppfølgingsmøter, og planer for oppfølging mellom de halvårlige møtene, bes beskrevet. Beskrivelse av hvordan kompetanseoverføring om nye regelverk, nye bankløsninger og annen relevant bankfaglig og finansiell informasjon som har relevans for kommunen tenkes gjennomført. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle kommunen. Vedrørende punkt B 4: Leverandøren bes skissere hvordan en eventuell analyse tenkes gjennomført, hvilken tidshorisont og hvilke ressurser som kreves innsatt av kommunen. Leverandøren bes også beskrive hvorvidt de løpende vil gjennomføre analyser/rådgiving og hvordan leverandøren tenker å bistå oppdragsgiver med å få resultatene av analysen/rådgivingen implementert. Antall timer og økonomisk ramme for eventuell analyse/rådgiving i kommunen bør også konkretiseres. Vi ber tilbyder dokumentere at de tidligere har gjennomført tilsvarende analyser/rådgiving for større byer/fylkeskommuner. Kommunen skal ikke være bundet til å gjennomføre eventuelle tilbud om analyse. Vedrørende punkt B 5: For å vurdere kriteriet «Oppdragsforståelse, herunder kundeteamets egnethet og relevante kompetanse» vil en vurdering av bankens tilbud totalt sett bli lagt til grunn. Kommunen ønsker en bankforbindelse som har kommunal forståelse, dvs viser kompetanse og forståelse for Bergen kommunes behov og muligheter innen bank og finans. Leverandørens kompetanse på oppgjørsfunksjoner av verdipapirer bes også beskrevet. Med kompetanse bes det beskrevet erfaring med verdipapiroppgjør hos sammenliknbare kunder som Bergen kommune. 14

15 Beskrivelse av kundeteamets relevante erfaring fra sammenliknbare kunder og erfaring fra/med offentlig sektor vektlegges. 15

16 B.2. KRAVSPESIFIKASJON Vi viser til B.1. Tildelingskriterier. B.2. Kravspesifikasjon inneholder obligatoriske krav til tilbyder. Samtlige SKAL krav skal tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle SKAL-krav vil bli avvist. B.2.1 AVTALENS LØPETID Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Bergen kommune ønsker å inngå en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i 1 år. Hvert halvår skal det være oppfølgingsmøter. Avtalen går ut etter 3 år dersom ikke kommunen innen 6 måneder før dette tidspunktet har varslet banken om at kommunen ønsker å forlenge avtalen i ett år Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. I tilfeller som åpner for prisendring skal virkningene av de ekstraordinære forholdene dokumenteres av banken. Det skal opptas forhandlinger mellom partene før eventuelle endringer trer i kraft Leverandøren skal ikke belaste Bergen kommune for kostnader ved etablering av avtaleforholdet og forberedelse av oppstart av nye rutiner, eventuelle systemtilpasninger som følge av konkurransegrunnlagets krav til funksjonalitet, eller nødvendig informasjon og opplæring av Bergen kommunes ansatte, samt systemtilpasninger som følge av tilpasning til nytt økonomisystem Leverandørens tjenester i henhold til denne avtalen skal faktureres etterskuddsvis per kalendermåned eller kvartal, og leverandøren skal spesifisere faktureringsrutinene som tilbys. Det må kunne faktureres per konto, og i fakturaen skal transaksjonsmengden være spesifisert på transaksjonsform eller tilbudt fastpris. Fakturaen skal være utformet slik at transaksjonsformer og priser kan sammenholdes med det som er angitt i avtalen. Bergen kommune skal ha rett til å avvise fakturaer som ikke oppfyller kravene i dette punkt. Direkte debitering skal bare benyttes når dette er spesifikt avtalt. 16

17 2.1.5 Leverandøren skal ikke ha anledning til å tilbakeføre feilførte beløp, bortsett fra samme virkedag. Ut over dette må banken innhente skriftlig godkjenning fra Bergen kommune. Bergen kommune må få nødvendig dokumentasjon på de tilbakeføringer som gjøres av leverandøren. B.2.2 PRISBASIS Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse For betalingstjenester skal utgangspunktet for prisene i tilbudet være enhetspriser pr gjennomført transaksjon/pr utført tjeneste (telling, veksling m.v). Bruk av andre priselementer, herunder faste eller volumavhengige priselementer, og priser regnet i forhold til annet enn antall transaksjoner, vil kunne vurderes der dette representerer en vesentlig økonomisk fordel og incitament for Kommunen til riktig forbruk av en kostnadskrevende tjeneste. Leverandørene kan også tilby fastpriser for det samlede (eller deler av) tjenestebehovet. Uansett må annen eventuell prisbasis enn den som er spesifisert i tilbudsskjemaet, oppgis i tillegg til den forespurte prisbasis Dersom leverandøren tilbyr nye tjenester i løpet av avtaleperioden, skal nye priser avtales før disse tas i bruk I den grad noen av utbetalingstjenestene medfører gebyrbelastning av betalingsmottaker, skal dette presiseres i tilbudet. B.2.3 RENTEBEREGNING Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Renteberegning overfor Bergen kommune skal skje basert på nettoforholdet i den sentrale hovedkonto i konsernkontosystemet. Leverandøren skal ikke ha float på Bergen kommunes betalingsformidling. Start og stopp av renteberegning for de ut og innbetalingstjenester som inngår i denne avtalen, skal derfor som et minimum skje i henhold til bestemmelsene nedfelt i 27 i Finansavtaleloven (Lov om finansavtaler og finansoppdrag av 25. juni 1999 nr. 46) Eventuelle innskuddskonti som holdes utenfor konsernkontostrukturen, skal tilbys de samme rentebetingelser som de som er innenfor Renten skal både på kredit- og debetsaldi beregnes på daglig basis basert på flytende markedsrente 3 måned Nibor, og kommunen skal selv kunne velge renteberegningsbasis dersom flere tilbys. Det må som et minimum spesifiseres rentebetingelser basert på 3 måneds NIBOR pluss/minus en margin Leverandøren skal spesifisere hvordan renteberegningen skal gjennomføres og referanserenten fastsettes. Det legges i utgangspunktet til grunn at 17

18 referanserenten for en gitt måned skal fastsettes basert på daglige noteringer eller som et gjennomsnitt av referanserenten klokken hver bankdag i måneden. Renten skal kapitaliseres minimum kvartalsvis, og at renteberegningen bør baseres på faktisk antall dager over 360 dager (act./360) Leverandøren skal tilby internrenteberegning på underkonti med de rentesatser Bergen kommune til enhver tid fastsetter. B.2.4 REVISJON Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Den informasjon som Bergen kommunes internrevisor eller eksternrevisor etterspør i forbindelse med avtaleverket, skal gis uten kostnad for Bergen kommune, internrevisor eller eksternrevisor I den grad Bergen kommune ønsker det, skal kommunen stå fritt til å be leverandørens interne eller eksterne revisor bekrefte at det faktisk er de avtalte betingelser som er lagt til grunn for renteberegning og fakturering. Bekreftelsen skal baseres på et representativt antall stikkprøver. Kostnadene skal dekkes av leverandøren. B.2.5 PRODUKTER, TJENESTER, RÅDGIVNING OG OPPLÆRING B Kontoutskrifter/-opplysninger Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Bergen kommune benytter pr. i dag automatisk bankavstemming i Agresso for de to hovedkontiene for utbetalinger og innbetalinger via Agresso, der elektroniske kontoutskrifter leses inn og avstemmingen foretas i systemet. Leverandøren må levere elektroniske kontoutskrifter på et format som er kompatibelt med Agresso. De to kontoutskriftene som det her refereres til, bør leveres på samme fil slik at innlesningen til Agresso blir mest mulig effektiv Brukerstedet skal kunne ta ut kontoutskrifter fra nettbanken Bergen kommune skal ha tilgang til daglig transaksjonsliste ved å innhente utskrift elektronisk (datafil) for de konti kommunen ønsker. Bergen kommune må kunne hente bankavstemmingsfiler i nettbanken for aktuelle bankkonti De elektroniske transaksjonslistene skal være tilgjengelige senest på morgenen dagen etter bokføring av transaksjonene Bergen kommune skal ved bruk av nettbank kunne hente ut kontoopplysninger om bokførte transaksjoner på egen konto i form av saldo og alle bevegelser/transaksjoner på konto. 18

19 Kontoutskriften skal være fortløpende nummerert og skal minimum inneholde både inngående og utgående saldo, alle bevegelser siden siste utskrift, samt tidspunkt for renteberegning av disse. Navn på avsender og mottaker skal også komme frem (forskjellige kolonner for inn og ut). B Omnummerering Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Dersom Bergen kommune velger en annen bank enn i dag, er det aktuelt å foreta omnummerering av innbetalinger fra gammelt til nytt kontonummer. Leverandøren skal kunne tilby slik funksjonalitet. B Begrensninger på innskudd og lån Bergen kommune ønsker å oppnå en maksimal avkastning på sine likvide midler, både kortsiktig overskuddslikviditet og langsiktige likvider, som f.eks. fondsmidler. Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Bergen kommune skal alltid ha mulighet til å plassere sine midler andre steder enn avtalebanken. Det skal følgelig ikke finnes noen begrensning for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken Bergen kommune skal også ha anledning til å opprette driftskonti i andre banker, dersom dette av rent funksjonelle grunner vil være nødvendig. Kommunen kan også etablere/benytte nettbankløsning hos andre banker enn hovedbankforbindelsen i situasjoner der kommunen forvalter midler for andre brukere og hvor dette anses hensiktsmessig, eller at pårørende krever det På samme måte som for plassering av likvide midler, skal det heller ikke finnes noen begrensninger for låneopptak utenfor bankavtalen. B.2.6 DAGENS OG FREMTIDENS PRODUKTBREDDE B Kontostruktur og trekkrettigheter Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Kommunen skal opprette et konsernkontosystem hvor kommunens diftskonti inngår (ca. 50 konti). Konsernkontosystemet skal bestå av en hovedkonto for innskudd, med tilhørende underkonti også eventuelle kreditter. Konsernkontoen skal vise kommunens nettoposisjon ovenfor banken. Netto saldo av innskudd og kreditter på det øverste 19

20 nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker kommunen muligheten for å opprette egne konti for spesielle typer bundne innskudd Som en del av konsernkontosystemet ønsker kommunen etablert en driftskredittramme på kr. 750 mill. Lånerammen skal fritt kunne utnyttes til kortsiktige trekkrettigheter på konsernkonto for innskudd (driftskreditter). Kommunen ønsker videre å ha muligheten til selv å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti, og konsernkontosystemet må ha muligheten til å håndtere dette Kredittrammen for Bergen kommune er beskrevet i Det vil ikke stilles sikkerhet for denne kreditten. Bergen kommune er vektet 20 etter gjeldende BISregler. B Betalingstjenester Bergen kommune vil ha behov for et bredt spekter av betalingstjenester. Transaksjonstyper og estimerte årlige volumer er beskrevet i dette dokumentet, riktignok noe omtrentlig. En oversikt over hvilke økonomisystemer som kommunen benytter følger som kapittel C Grunnlagsdata. Transaksjonsmengden tilsier at Bergen kommune vil ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr. For å vurdere disse skal alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifiseres i samsvar med vedlagte skjema (Kapittel D pris). Følgende krav skal innfris: Nr Beskrivelse Leverandøren skal bekrefte at de elektroniske betalingsformidlingssystemene er tilpasset de angitte økonomi- og IT-systemer, og datasentraler Leverandøren skal bekrefte at de tilbyr relevante betalingstjenester og funksjonalitet, herunder forfallsregister, endrings-, stoppeinstrukser, kvitteringsfiler og lignende Bergen kommune benytter i dag Cremul-format på de innbetalinger som foretas via kommunens økonomistyringssystem Agresso, og tilbyr både e-faktura og avtalegiro samt kombinasjon av disse. Leverandøren skal tilby dette Leverandøren skal bekrefte at de tilbyr relevante løsninger og produkter på e- fakturaområdet Kommunen skal stå fritt til å kunne velge andre leverandører/ samarbeidspartnere innenfor efaktura B2B / EHF dersom dette skulle være hensiktsmessig. 20