«KONKURRANSEGRUNNLAG - HOVEDBANKAVTALE» FOR KRISTIANSAND KOMMUNE

Transkript

1 «KONKURRANSEGRUNNLAG - HOVEDBANKAVTALE» FOR KRISTIANSAND KOMMUNE 2011 Innhold: 1. Informasjon om konkurransen 2. Nærmere om tjenesten 3. Grunnlagsdata 4. Tilbudsskjema 5. Sjekkliste Vedlegg: Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring HMS Egenerklæring vedrørende sosial dumping Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester Oversikt over de selskaper som benytter betingelsene i kommunens bankavtale. 1

2 Innholdsfortegnelse DEL 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktpersoner Konkurransen gjelder Omfang Varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning...7 1,14 Vedståelsesfrist Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon/forhandlinger Avlysning/forkastelse Kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon Kriterier for valg av tilbud...10 DEL 2. NÆRMERE OM TJENESTEN Konto-organisering/Konsernkontosystem/Låneramme Rentebetingelser og gebyrer ,3 Begrensninger på innskudd og lån Betalingsformidling Bedriftsterminalsystem/Elektronisk betalingsformidling Informasjon/rapportering Kontaktpersoner hos leverandør Cash management/ Fremtidige planer Service, teknisk bistand og rådgivning Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester Betalingskort Kontrakt...15 DEL 3. GRUNNLAGSDATA Kommunens drift og investeringer Lån Innskudd Utfakturert Utbetalinger Innbetalingsmåte Utbetalingsmåte Utbetaling til sosialklienter ved bruk av bankens kortløsninger og nettbankstyring

3 3.9 Dagens bruk av bedriftsterminalsystem/nettbank Kommunens dataløsning...19 DEL 4. TILBUDSSKJEMA Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme Rentebetingelser Rentefastsettelsesmetode Kapitalisering og gebyrer Betalingsformidling Utbetalinger Innbetalinger Andre tilknyttede tjenester Bedriftsterminalsystem/nettbanksystemer Betalingsterminaler Kostnad betalingsformidling basert på fast pris pr. år...24 DEL 5. SJEKKLISTE

4 DEL 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune ved regnskapstjenesten. 1.2 Kontaktperson KLP Kommunekreditt er engasjert av Kristiansand kommune til å bistå med anskaffelse av ny hovedbankavtale. Forespørsler om konkurransegrunnlaget kan rettes til: Knut A. Meier KLP Kommunekreditt Tlf E-post: Ragnar Norstad KLP Kommunekreditt Tlf E-post: 1.3 Konkurransen gjelder Kristiansand kommune ber om tilbud på levering av hovedbankavtale. Se del 2 for nærmere informasjon om tjenesten. 1.4 Omfang Avtalen skal omfatte Kristiansand kommune. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Kristiansand kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner/fylkeskommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Aksjeselskaper, som kommunen eier mer enn 50 % av, og Kirkelig Fellesråd/menighetsråd, skal også ha anledning til å knytte seg til avtalen. Per i dag er det ca. 40 slike virksomheter som betjenes av kommunen. Vedlagt følger liste over de selskaper som benytter betingelsene i kommunens bankavtale. De gebyrer og de rentemarginer som fremgår av avtalen skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden (3+2 år). Det åpnes imidlertid for at det i avtalen legges inn en klausul som gir anledning til en suspendering av den avtalte renteberegningsmekanisme under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. 4

5 1.5 Varighet Det innbys til inngåelse av en 3-årig avtale med opsjon på forlengelse i inntil 2 år, der man har halvårlige oppfølgingsmøter om det generelle samarbeid, nye tjenester og lignende. Kristiansand kommune står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom kommunen ønsker å utløse opsjonen skal det gis beskjed senest 6 mnd før opsjonen skal tre i kraft. 1.6 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling (over terskelverdi), i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Etter at tilbudene er mottatt, vil tilbyderne få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i punkt For å kunne delta i konkurransen må leverandørene oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav. Alle deltakende banker kan bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutning tas. Oppdragsgiver har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. KLP Kommunekreditt vil utarbeide en fortrolig rapport med vurderinger og anbefalinger som vil bli oversendt Kristiansand kommune. Vedtaket om inngåelse av ny hovedbankavtale foretas av Rådmannen. 1.7 Avtaletype Bindende rammeavtale. 1.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen DOFFIN database for offentlige anskaffelser og i EU`s TED Database. 1.9 Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 2 komplette kopier i lukket forsendelse merket: Konkurranse Konkurransegrunnlag - Hovedbankavtale for Kristiansand kommune til følgende adresse: KLP Kommunekreditt v/ Knut A. Meier Postboks 400 Sentrum 0103 Oslo Besøksadresse: Dronning Eufemias gate 10 5

6 1.9.1 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til onsdag , kl. 15:00. Tilbudet skal være KLP Kommunekreditt i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming: Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal være undertegnet. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderer Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. 6

7 1.10 Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil være lukket, og vil skje hos KLP Kommunekreditt Avvisning Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 4 måneder fra tilbudsfristen Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg føre opp alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Til dette skal vedlagte Avviksskjema benyttes. Avvik som ikke er ført opp i dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot det vedlagte Generelle avtalevilkår. 7

8 1.16 Presentasjon / forhandlinger Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn leverandører til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. Alle deltakende banker kan bli invitert til oppklaringsmøter/forhandlingsmøter med kommunen før den endelige beslutningen tas. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av KLP Kommunekreditt. Det vil normalt bli gjennomført ett forhandlingsmøte etter kommunens behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette ett revidert tilbud på kommunens oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Kommunen v/klp Kommunekreditt vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter kommunens vurdering, har reell mulighet til å få tildelt Avlysning/forkastelse Kristiansand kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Tilbyder og eventuelle underleverandører Krav til å fremlegge skatteattest for skal ikke ha restanser på skatter og avgifter merverdiavgift (Mva-attest). som tilbyder ikke har fått fastsatt en (Skatteattest for merverdiavgift nedbetalingsavtale for med skatte- og skrives ut av skattefogden i det fylket avgiftsmyndighetene hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) 8 Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest

9 skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlagte HMS egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert Firmaattest (Norske firmaer) foretak Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert ( utenlandske firmaer) Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god soliditet. Foretakets siste årsregnskap og års beretning, samt nyere opplysninger Bankens forvaltningskapital må være større som har relevans til foretakets enn 10 mrd kr regnskapstall. Kun konsernets eller morselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Kopi av Rating fra etablert Ratingbyrå eller annen kredittvurdering. Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har betydelig Bemanning for dette oppdraget og årlig kompetanse fra tilsvarende oppdrag gjennomsnittlige bemanning de 3 siste år.(organisasjonsplan) med navn og CV for Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Tilbyder skal legge ved skriftlige referanser som viser foretakets viktigste leveranser fra tilsvarende oppdrag. 9

10 Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har et Dokumentasjon som bekrefter at velfungerende kvalitetssikringssystem arbeidstakere er sikret normale lønns- og arbeidsvilkår, se eget dokument, viser til vedlegg Egenerklæring vedrørende sosial Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket dumping Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Kristiansand kommune forbeholder seg retten til å sjekke at leverandøren er ajour med betaling av skatter og avgifter, til enhver tid i avtaleperioden. For å delta i konkurransen skal tilbyder legge ved dokumenter som beskrevet i de overnevnte kriterier Kriterier for valg av tilbud Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: A - Pris Prisen på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, valuteringsregler, betalingsterminaler, etc.) og alternativt fastpris på hele betalingsformidlingen. Eventuelle påviselige omstillingskostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse, herunder konsulentbistand fra edb-leverandøren ved tilpasning av filoverføring og eventuell endring av filformat, som vil dekkes av banken. B Cash management Følgende i bankens tilbud vil bli spesielt vektlagt: Beskrivelse av produktutvikling innenfor nye betalingsformidlingsløsninger, E- handelsløsninger, B2B teknologi osv. Avsatt kompetanse i bankens kundeteam innenfor cash management. Bankens vilje til løpende kompetanseoverføring innenfor cash management området. Opplæring av ansatte i både kommunen og virksomheter som inngår i bankavtalen. Bankens beskrivelse av hvordan de i kontraktsperioden vil samarbeide med kommunen innenfor dette fagfeltet. C Service, teknisk bistand og rådgivning Det skal legges frem dokumentasjon på hvilke ressurser som blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale, etter mottatt spesifikasjon. Praktiske løsninger på kommunens behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt, installering av bedriftsterminal, etc. 10

11 Tilgjengelighet. I forbindelse med dekning av kommunens behov for jevnlig vedlikehold av kassabeholdningen mv., vil de løsninger som tilbys bli vektlagt. Banker uten filial/er i kommunen bes redegjøre for hvordan disse behovene kan dekkes. Oppetid på nettbank, betalingsterminaler og minibanker. Løsninger i forhold til administrering av enkelte vanskeligstilte brukeres økonomi (nettbankstyring) eller løsninger for de utbetalinger som ikke går til ordinære bankkonti. Krav stilles om elektronisk kortløsning eller andre fullgode tilsvarende løsninger. Hvilken kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys kommunen innen vanlig drift, finansrådgivning, nye bankløsninger, endret regelverk, m.m. Tilgang til markedsinformasjon som kurser, grafer, nyheter, analyser etc. Tilgang til aktuelle kurs, seminarer og konferanser som vil bidra til å utvikle Kristiansand kommune.(eventuelt med vederlag) Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives. Kriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterie: Vekting A - Pris 65 % B - Cash management 15 % C Service, teknisk bistand og rådgivning 20 % 11

12 DEL 2. NÆRMERE OM TJENESTEN 2.1 Konto-organisering/Konsernkontosystem/Låneramme Kommunen ønsker å opprette et konsernkontosystem, hvor det totalt kommer til å inngå ca. 15 konti. Konsernkontosystemet skal bestå av en hovedkonto for innskudd, med tilhørende underkonti også eventuelle kreditter. Konsernkontoen skal vise kommunens nettoposisjon ovenfor banken. Netto saldo av innskudd og kreditter på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker kommunen muligheten for å opprette egne konti for spesielle typer bundne innskudd. Kristiansand kommune ved sosialavdelingen hos NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi. Dette fungerer godt. Sosialtjenesten har imidlertid behov for beskrivelse av løsninger i forhold til følgende to aspekter: 1) Må ha en løsning for utbetalinger som ikke kan gå til ordinære bankkonti. Pr. i dag brukes kontantkort. En tilsvarende eller alternativ ordning må kunne tilbys/beskrives. 2) Må ha løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi. I enkelte tilfeller administrerer sosialtjenesten brukers personlige økonomi, dvs at sosialtjenesten tilbyr nettbankstyring. Det opprettes en nettbankkonto pr. bruker hvor alle brukerens inntekter kommer inn. Denne kontoen er det sosialtjenesten som administrerer. Herfra betales regninger og foretas overføringer til brukskonto. I forbindelse med nettbankstyring må løsningen kunne takle: -at alle betalinger kan legges inn på en fortløpende og brukervennlig måte. -avtalegiro må vises i betalingsoversikten -det må finnes løsning for kunder med betalingsanmerkninger. -løsning for de brukere som er for svake til å ha minibankkort selv om de har stor hjelp fra saksbehandler, dvs en løsning for å kunne hente ut penger fra egen konto uten å måtte gå innom bankens ekspedisjon, det ideelle er en løsning på linje med kontantkortet som beskrevet under 1). -ha en fast kontaktperson i banken med stedfortreder hvis behov for hjelp ved problemer. Det forutsettes at virksomheter nevnt i punkt 1.4 gis samme rente på sine innskudd som det kommunen oppnår i en netto innskuddsposisjon, dersom de ønsker det. Som en del av konsernkontosystemet ønsker kommunen etablert en driftskredittramme på 100 mill. kr. Lånerammen skal fritt kunne utnyttes til kortsiktige trekkrettigheter på konsernkonto for innskudd eller lån(driftskreditter). Kommunen ønsker videre å ha muligheten til selv å fastsette internrentebetingelser på ulike underkonti, og konsernkontosystemet må ha muligheten til å håndtere dette. 12

13 Vi ber banken beskrive hvordan konsernkontosystemet kan organiseres og hvordan det kan tilpasses nye rapporteringsbehov som følge av nye behov, nye enheter osv. Bankene bes forklare hvordan andre kommunale virksomheter utenom bykassen som inngår i hovedbankavtalen kan få dekket sine særskilte behov for kontoorganisering. 2.2 Rentebetingelser og gebyrer Renten skal beregnes ut i fra rente på netto av innskudd og lån innenfor etablert låneramme, jfr Bundne innskudd holdes som angitt i 2.1 utenfor konsernkontosystemet, men disse konti skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Øvrige krav til renteberegning og gebyrer: 1. Tilbyder skal gi tilbud på rentebetingelser med utgangspunkt i både 1 mnd NIBOR og 3 mnd NIBOR. 2. Renten skal beregnes ut fra daglig saldo, og renteberegningen kalkuleres om mulig etter act./360 dager i året. Det er også ønskelig at renteobservasjonene innenfor en enkelt måned benyttes for kalkulasjon gjeldende for samme måned, enten daglig eller som et gjennomsnitt. 3. Renten skal kapitaliseres hvert kvartal. 4. Eventuelle gebyrer skal fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal, alternativer kan imidlertid oppgis. 2.3 Begrensninger på innskudd og lån Kristiansand kommune ønsker å oppnå en maksimal avkastning på sine likvide midler, både kortsiktig overskuddslikviditet og langsiktige likvider, som for eksempel fondsmidler. Dersom kommunen kan oppnå en bedre avkastning på sine midler ved å plassere midler andre steder enn i avtalebanken, skal kommunen ha mulighet til å gjøre dette. Det skal ikke finnes noen begrensning for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken. Det skal heller ikke finnes noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. 2.4 Betalingsformidling Kristiansand kommunes utbetalinger skjer pr. i dag hovedsakelig som filoverførsler fra kommunens økonomisystem Visma Enterprise, levert av Visma. For lønnsoverførsler gjøres disse som filer fra Visma Enterprise HMR. Kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester skal spesifiseres i samsvar med vedlagte skjema. Gebyrene skal spesifiseres med antall for hver periode ved belastning av konto. 2.5 Bedriftsterminalsystem/Elektronisk betalingsformidling Kommunen har 14 betalingsterminaler i bykassen. Kommunen ønsker tilbud på bedriftsterminalsystemer/nettbanksystemer levert av banken. Ved bruk av nettbank levert av banken, vil det være en forutsetning at de systemer som leveres, fullt ut kan integreres med kommunens reskontrosystem. Det forutsettes videre at anbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. Det forutsettes at anbyder kan tilby installasjon og drift av betalingsterminaler og eventuelle fremtidige betalingsterminaler, og at priser spesifiseres ihht. dette dokumentets del 4. 13

14 2.6 Informasjon/rapportering Anbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til tilgjengelige data. Videre er det ønskelig med eventuelle likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser, rapporter og likviditetsoversikter. Det bør også opplyses om disse tilbys utenfor konsernkontosystem. 2.7 Kontaktpersoner hos leverandør: Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner Kristiansand kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: Hovedansvarlig for at avtalen fungerer mellom banken og Kristiansand kommune Kontaktperson/er innenfor hovedområder; cash management, betalingsformidling, plassering og lånesiden, nettverks- og IT-løsninger og evt. andre områder. Det skal oppgis hvorvidt disse kontaktpersoner er lokalisert i Kristiansand. Kontaktpersoner ovenfor andre kommunale virksomheter som inngår i hovedbankavtalen Cash management / Fremtidige planer Kristiansand kommune ser et stort potensial mht. utvikling av nye løsninger og effektivisering. Banken bør ha moderne og fremtidsrettede løsninger som et satsningsområde. Banken bes i hovedtrekk beskrive sine fremtidige planer vedrørende blant annet; Nye produktområder, utvikling av betalingsformidlingsløsninger, E-handelsløsninger, B2B-teknologi osv. Det er for Kristiansand kommune viktig at banken er en pådriver og er fleksibel med hensyn til utviklingen i kommunesektoren. Banken bør vise villighet til å satse på nye løsninger / effektiviseringer av kommunen, samt at banken bør være en pådriver for å få disse løsningene / effektiviseringene gjennomført. Løpende kompetanseoverførsel og tilgang på kompetanse innenfor cash management området vil vektlegges. Banken bes også beskrive hvordan de i kontraktsperioden vil arbeide sammen med kommunen Service, teknisk bistand og rådgivning Kommunen ønsker at tilbyder bistår med kompetanse, service og oppfølging overfor kommunen innen vanlig drift, finansrådgivning, nye bankløsninger, eventuelt ved endret regelverk, m.m. Innenfor finansområdet spesielt bemerkes det at kommunen skal stå fritt til å benytte seg av andre rådgivere, eventuelt også kapitalforvaltere 14

15 2.10. Kontanthåndtering og Døgnsafetjenester. Kristiansand kommune ønsker tilbud på tjenester innenfor kontanthåndtering og døgnsafe. Pr. i dag innleveres det på årsbasis (ekskl. Kristiansand Parkeringsselskap KF) ca kontantinnskudd via døgnsafe (50 brukere). Volumet i kr er ca. 7,5 mill. Kristiansand Parkeringsselskap KF innleverer bulkoppgjør direkte til NOKAS. Volumet i kr er ca. 24 mill pr. år Betalingskort Kommunen har i dag en løpende avtale om kredittkort. Dette er derfor ikke aktuelt nå. Når det gjelder debetkort brukes dette spesielt innen sosial- og flyktningetjenesten og vil være aktuelt i ny bankavtaleperiode Kontrakt Vi ber om at forslag til kontrakt, som ikke er i strid med Kristiansand kommunes generelle avtalevilkår for tjenestekjøp, oversendes sammen med tilbudet. Se Vedlegg: Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 15

16 DEL 3. GRUNNLAGSDATA Alle tall i del 3. gjelder kun bykassen. 3.1 Kommunens drift og investeringer (tusen kr.) Kommunens drift for 2010 NOK 1000: Regnskap (tall i hele 1000 kr) 2010 Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter 863 Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån 716 Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdragsutgifter Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat

17 Investeringer iflg handlingsprogram: Investering: Regnskap Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan Sum investeringsutgifter (brutto) regnskapstall er i 2010 priser (tusen kr.) Fra 2011 er tallene i faste priser (tusen kr.). 3.2 Lån Lånegjeld fordelt på kreditor pr. 31. des (tusen kr.). Type Kommunekassen Lån i Husbanken Lån i finansinstitusjoner Lån i obligasjonsmarkedet Lån i sertifikatmarkedet Andre lån Samlet gjeld totalt Samlet garantiansvar pr Nye langsiktige låneopptak: 3.3 Innskudd Opptaksår Forventet nedbetalingstid Volum i NOK Innskudd/innestående pr (i tusen kr.). Type Kommunekassen Sum ordinære konti Legatkonti og gavemidler Skattetrekkskonto Plasseringer i andre banker Total sum Samlet likviditetsbeholdning i bykassen inkludert utplassert kortsiktig likviditet i andre banker var regnet som daglig gjennomsnitt på ca. 407 mill. kr. (herav gjennomsnittlig utplassert ca. 260 mill. kr.) og skattetrekkskontoen tilsvarende ca. 120 mill. kr. i Utover bykassen var det i kommunale foretak, interkommunale selskaper IKS, stiftelser/legater, aksjeselskap og menigheter også likviditetsbeholdning på betydelige beløp. 17

18 3.4 Utfakturert 2010 Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Fordeling OCR % OCR % ikke OCR Vann, kloakk, eiendomsskatt Byggegebyrer/tilknytning, oppmåling Hjemmehjelp og opphold på alders-/sykehjem Barnehage Skolefritidsordninger Kulturskolen Andre innbetalinger Sum % 4% 3.5 Utbetalinger 2010 Type krav Årsbasis (antall) Hyppighet (antall ganger pr. år) Lønnsutbetalinger Månedlig Utbetalinger utland 300 Fordeler seg jevnt over året Andre utbetalinger Sum Innbetalingsmåte Innbetalingsmåte og volum Type transaksjon Antall OCR-giro m/kid Avtalegiro uten melding Årsavgift Avtalegiro E- faktura B2C og B2B uten fakthotell Årsavgift E-faktura. Annet innbetaling med melding

19 3.7 Utbetalingsmåte Type transaksjoner Antall Lønn overførsel Remittering m/melding Remittering m/kid Remittering m/utbet. anvisning Kontoreguleringer i egen bank 50 Til utlandet m/iban/swift Utbetaling til sosialklienter ved bruk av bankens kortløsninger og nettbankstyring Tjenester Antall Engangskort pr år Nettbankstyrte brukere 150 Transaksjoner nettbankstyring Dagens bruk av bedriftsterminalsystem/nettbank Tjeneste Bruk Antall brukere med online tilgang til banken 38 Antall konti 14 *) *) I tillegg er det ca. 15 kontokort for håndkasse og ca. 50 innen flyktningetjenesten. Dette varierer, men er økende Kommunens dataløsning Kristiansand kommune er bruker av økonomisystemet Visma Enterprise. Utbetalingene skjer hovedsakelig som filoverførsler til banken. Lønnsoverførsler foretas i dag ved filoverførsler til banken. 19

20 DEL 4. TILBUDSSKJEMA 4.1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme Tilbys konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. Vedlegg nr.: Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem for kommunen (om det er felt som ikke er utfylt antas det at det ikke finnes noe gebyr for dette): Kroner Inngangsgebyr Årlige administrasjonsgebyr hele systemet Årlige gebyr pr. underkonto Årlige gebyr pr. konto med rapportering Årlige gebyr for internrenteberegning pr. konto Opprettelse av nye konti pr. konto Endring av vilkår pr. konto Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår: Jfr. Vedlegg nr.: Innvilget låneramme, mill. kr.: 100 Trekkrettighet, årlig provisjon i % 4.2 Rentebetingelser Spesifiser rentebetingelsene i tabellen under. Referanserente NIBOR 1 MND NIBOR 3 MND Netto innskudd 1 margin mot basis i prosentpoeng Netto lån 2 margin mot basis i prosentpoeng 1 Med netto innskuddssituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. 2 Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet. 20

21 4.2.1 Rentefastsettelsesmetode: Spesifiser den rentefastsettelsesmetode som banken benytter. Dersom en ved referanse til NIBOR benytter noe annet enn nominell rente hentet direkte fra skjerm (f.eks. omregnet fra act./360 til act./365), bes dette presisert. Jfr. vedlegg nr.: Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. vedlegg nr.: Kapitalisering av netto innskuddsrente, ganger pr. år: Kapitalisiering av netto lånerente, ganger pr. år: Belastning av gebyrer ifm. bet. form. og lignende, ganger pr. år: Renteberegningsmetode: Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. vedlegg nr.: 4.3 Betalingsformidling Utbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Type transaksjon Lønn overførsel Remittering m/melding Remittering m/kid Remittering m/utbet. anvisning Kontoreguleringer i egen bank Til utlandet m/iban/swift Pris pr remittering. 21

22 4.3.2 Innbetalinger Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Type transaksjon Pris pr. stk. OCR-giro /KID Avtalegiro uten melding *) Årsavgift Avtalegiro E- faktura B2C og B2B uten fakthotell Årsavgift E-faktura. Annet Innbetaling med melding *) Oppdragsgiver sender eventuell melding selv. Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i eget vedlegg. Jfr. vedlegg nr.: Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer De vil beregne for følgende tjenester (oppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Tjeneste Enhet, spesifiser: Kroner/% Framskaffelse av bilag Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (i kroner pr. opptelling eller i % av opptalt beløp) pr. opptelling Ekstern leverandør av myntopptelling, kostnader til opptelling og transport? Tjeneste Utbetaling til sosialklienter ved bruk av bankens kortløsninger Etableringskostnad Brukergebyr pr. kort, pris pr innlastningstransaksjon/uttak Pris pr fylling Pris pr transaksjon Kroner 22

23 4.4 Bedriftsterminalsystem/nettbanksystemer Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis) : Tjeneste Enhet Kroner pr. enhet Nødvendig programvare Engangsbeløp Innmelding/etableringsavgift Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang - F.eks pr mnd for alle tjenester - - Pris pr. bruker/operatør Pris på tid pålogget pr. min Overføring av konto-informasjon Andre faste kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Engangsbeløp Pr. bruker Pr. min Pr. overførsel Andre variable kostnader tilknyttet bruk av elektronisk bet. form., spesifiser: Informasjonstjenester Spesifiser nærmere i eget vedlegg hvilke informasjonstjenester som vil kunne være tilgjengelig innenfor det bedriftsterminalsystemet som tilbys. Jfr. vedlegg nr.: 23

24 4.5 Betalingsterminaler Angi kostnader for kommunens bruk Ved leie: av kort-/betalingsterminal Installasjon terminal Månedsleie* 4-timers bytteservice 12-timers bytteservice 24-timers bytteservice Abonnement pr terminal Transaksjonskostnader *Månedsleien skal inkludere kundeservice og nødvendig programvare Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr.: 4.6 Kostnad betalingsformidling basert på fast pris pr. år TILBUD FAST PRIS BETALINGSFORMIDLINGEN Kommunen ønsker også tilbud på en fast årlig totalpris for betalingsformidlingen i henhold til de oppgitte transaksjonsvolumer Totale årlige kostnader for betalingsformidling: - For alle kommunens transaksjoner NOK NB: Banken bes oppgi de transaksjoner/forhold som ikke inngår i den faste totalpris med angivelse av priser pr transaksjon (dersom slike forbehold må tas). Dersom volumet endres i avtaleperioden ber en om at banken spesifiserer de kostnadsmessige konsekvensene. 24

25 DEL 5. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet. Dokumentasjon 3 eksemplarer av tilbudet (1 original og 2 kopier) Tilbudsskjema- priser (eget vedlegg) Tilbyderskjema (eget vedlegg) Avvik fra konkurransegrunnlaget, jfr. pkt og vedlagte tabell/skjema Kvalifikasjonskrav, jfr. pkt Skatteattest MVA-attest (eget vedlagt skjema) HMS-erklæring Firmaattest Årsregnskap Kredittvurdering/rating Oversikt over bemanning for oppdraget og gjennomsnittsbemanning 3 siste år CV for nøkkelpersoner. Foretakets viktigste leveranser, inkludert tidspunkt, mottaker og referanser. Redegjørelse vedr. kvalitetssikrings- og styringssystem Egenerklæring vedrørende sosial dumping(eget vedlagt skjema) Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Tildelingskriteriene, jfr Dokumentasjon på hvilke ressurser som blir satt inn ved oppstart av ny bankavtale. Forslag til kontrakt Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. Skjema Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring HMS Egenerklæring vedrørende sosial dumping Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester Oversikt over de selskaper som benytter betingelsene i kommunens bankavtale. 25