Utkast til fylkesrådet: Rutiner for finansforvaltning i Nord- Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Vår referanse Saksbehandler Dato 12/ Oddvar Andersen Utkast til fylkesrådet: Rutiner for finansforvaltning i Nord- Trøndelag fylkeskommune Fastsatt av fylkesrådet i Nord-Trøndelag den., i sak., i henhold til Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, gitt av Kommunal- og regionaldepartementet den , og vedtak i fylkestinget i Nord-Trøndelag i sak 10/32, den Innledning I henhold til forskrift om finansforvaltning (FOR nr. 635 med ikrafttreden ) og fylkeskommunens endring av finansreglementet i fylkestingets sak 10/32 pr , er det utarbeidet ajourført rutine for finansforvaltningen. Rutinen legges til grunn for rapportering så snart den er fastsatt. Den har som formål å sikre at finansforvaltningen utøves i tråd med fylkeskommunens til enhver tid gjeldende finansreglement og i henhold til gjeldende lov og forskrift. Den primære målsettingen med finans-forvaltningen er å sikre at fylkeskommunen til enhver tid er likvid, er betalingsdyktig og er lite eksponert for risiko. Fylkeskommunen skal ha en lav risikoprofil med fokus på å redusere i hvilken grad svingninger i finansmarkedene vil påvirke kommunens finansielle stilling. Løpende finansrapportering lagres elektronisk i saksstyringssystemet og inngår i tillegg i politisk rapportering pr. april, pr. september og ved årsskiftet (årsberetningen). I det følgende behandles: 1. Administrative rutiner 2. Rutine for vurdering og håndtering av finansiell risiko 3. Rutine for vurdering og rapportering av likviditet 4. Rutine for plassering 5. Rutine for finansiering, låneopptak 6. Rutine for avvikshåndtering 7. Kvalitetssikring av rutiner, godkjenning av finansreglementet 1. ADMINISTRATIVE RUTINER. For at fylkeskommunen skal kunne utøve finansforvaltningen i tråd med finansreglementet, kreves det et grunnlag. Dette grunnlaget fremskaffes gjennom ulike dokumenter og rapporter. Rapportene i henhold til denne rutinen skal utarbeides til internt bruk i administrasjonen og til politisk nivå.

2 Følgende dokumentasjon/rapporter utarbeides: Rapport Innhold Frekvens Ansvar distribusjon Likviditetsoversikt Månedlig Uttak fra konsernkontosystemet i banken for bearbeiding i Likviplan (prognosemodell for likviditet). Løpende administrativt. Politisk pr. april, september og i Låneportefølje Låneportefølje Protokoll. Vurdering av finansiell risiko i forkant av handler, samt særskilt vurdering av spesifiserte momenter. Utskrift fra anbudsresultat lagres. Kontrollrapport i henhold til punkt 10 i finansreglementet; passivasiden. Vurdering av bl.a. finansiell risiko og avvik fra finansreglementet Ved handel Ultimo måned 3, 4, 6, 9 og i Avvik: Ved måned 4, 9 og i /behov Administrativt Administrativt. Politisk pr. måned 4, 9 og i Kausjons-/ garantiansvar Plasseringsportefølje Eksterne bekreftelser og oversikt over fylkeskommunens samlede garantiansvar Protokoll. Vurdering av finansiell risiko i forkant av handler, samt særskilt vurdering av spesifiserte momenter. Utskrift fra evt. anbudsresultat. Kontrollrapport i henhold til punkt 10 i finansreglementet; aktivasiden. Vurdering av finansiell risiko. Avvik fra finansreglementet Pr som grunnlag for note i års-regnskapet. Ved handel Ultimo måned 4, 6, 9 og i Avvik ved måned 4, 9 og i / behov Stresstest Ultimo måned 4, 9 og i årsoppgjøret Låneportefølje Stresstest Ultimo måned 4, 9, og i Plasseringsportefølje Plasseringsportefølje Politisk og administrativt Politisk og administrativt Administrativt Administrativt. Politisk ved måned 4, 9 og i Politisk og administrativt

3 2. RUTINE FOR VURDERING OG HÅNDTERING AV FINANSIELL RISIKO Avsnittet gjelder som gjennomgående rutine for likviditet, plassering og finansiering. All handel skal utføres i tråd med rammene som er gitt i fylkeskommunens finansreglement. Før handel skjer, skal alle typer finansiell risiko vurderes. Tilsvarende skal de samme risikoer vurderes fortløpende ved utløpet av måned 4, 9 og ved Slik vurdering dokumenteres ved bruk av nedenstående skjema. Den finansielle risikoen vil som regel bestå av flere typer risikoer samtidig. Følgende kontrollskjema skal benyttes fortløpende (jfr. ovenfor) samt før nye handler etableres: Risiko Beskrivelse ja nei merknad Kredittrisiko Plassering: Finansreglement kap 5, avsnitt 1, 3 / kap 6, avsnitt 1, 4, 6, 7, 8. Lån/sikring: Finansreglement kap 5, avsnitt 1. Stikkord: kvalitet på motpart. Markedsrisiko Plassering: Finansreglement kap 6, avsnitt 3, 4, 5, 6, 7, 8. Lån/sikring: Finansreglement kap 5, avsnitt 1 / kap 7, avsnitt 2, 3 + kulepunkt 1, 2. Stikkord: verdisvingninger i markedet. Renterisiko Plassering: Finansreglement kap. 5, avsnitt 1 / kap 6 avsnitt 4. Lån/sikring: Finansreglement kap 7, avsnitt 2, 3 kulepunkt 6, 7, 8. Stikkord: stabil finansiering av kommunens virksomhet. Likviditetsrisiko Plassering: Finansreglement kap. 5 avsnitt 1, 2 / kap 6 avsnitt 1, 3, 5. Lån/sikring: Finansreglement kap 7, avsnitt 1, 3 kulepunkt 1, 2. Stikkord: mulighet for realisering på kort varsel. Valutarisiko Plassering og Lån/sikring: Finansreglementet Systematisk/ generell markedsrisiko Usystematisk/ spesifikk risiko Finansiell risiko samlet Rapportering/ rutiner kap 6 avsnitt 1. Stikkord: kun norske kroner. Plassering: Finansreglement kap. 6 avsnitt 4. Lån/sikring: Finansreglement kap 7 avsnitt 3 kulepunkt 6,7,8. Stikkord: sannsynlighet for verdiendring i et marked. Plassering: Finansreglement kap. 6, 7. Lån/sikring: Finansreglementet kap 7, avsnitt 2 (liten mulighet for denne risikoen her, gitt samme låntager). Stikkord: sannsynlighet for at avkastning på objektet avviker fra den generelle markedsutviklingen. Plassering og Lån/sikring: Finansreglementet kap 5, avsnitt 1. Stikkord: stabil finansiering, samt betalingsdyktig og lite eksponert for risiko. Finansreglementet kap 10. Er finansreglementets bestemmelser om rapportering oppfylt? Ja = i samsvar med finansreglement Nei = avvik fra finansreglement Dato: Utførende: en (utfyllende kommentar gis etter behov/situasjonen) Ansvarlig: en

4 3. RUTINE FOR VURDERING OG RAPPORTERING AV LIKVIDITET Grunnlag: Rapport Innhold Frekvens Ansvar Distribusjon Likviditetsoversikt Uttak fra konsernkonto-systemet i banken, som viser daglig saldo på konsern- /underkonti. Det benyttes spørringene «Likviditetshistorikk» og «Kontostruktur». Det siste viser konti utenom konsernsammendraget for likviditetsutviklingen pr. dag. Banktallene er tilgjengelig i 17 måneder. Tallene for dagutvikling på konsernkonto (- 29) legges inn i Likviplan for sammenligning med 12 måneders-prognosen og dag for dag-utvikling fra året før. Økonomisk oversikt drift og investering fra årets budsjett/økonomisystemet (bruttobetraktning), er grunnlaget for likviditets-prognosen i Likviplan. Månedlig oppdatering av Likviplan som grunnlag for vurdering rapportering. Administrativt. Politisk for månedene april, september og i Det skal foreligge en løpende prognose for utviklingen i kommunens likviditet for de neste 12 måneder. Denne er avgrenset til å gjelde årets vedtatte budsjett. Økonomiplanen for kommende år skal finansielt gå i balanse. Særlige forhold for planperioden (ut over budsjettet) kommenteres. Rutine Fylkeskommunens bankbeholdninger er løpende/daglig tilgjengelig ved oppslag i nettbanken (bl.a. konsernkonto og konti utenom konsernsammendraget). På rapporteringstidspunktene hentes «likviditetshistorikk» for konsernkontoen og limes inn i prognosemodellen Likviplans «avviksrapport» via regneark (hele 1000 kr samt bruk av «verdi» ved innliming). Denne viser da utviklingen i forhold til likviditetsbudsjettet, herunder effekten av utførte investeringer/låneopptak mv. Tilsvarende reelle utvikling fra året før er innspill til vurdering av sesongvariasjoner/periodisering. Prognosemodellen korrigeres på rapporteringstidspunktet for vesentlige moment som påvirker innbetalings-/utbetalingsforfall og andre forhold av betydning for en realistisk prognose. Grafene i Likviplan for dag-til -dag utvikling vil gi en prognosemarkering ut året. Denne er basert på virkelig hittil og budsjett for gjenstående perioder. Dette gir signal om forventet nivå i overgangen til ny 12-måneders periode. Likviplan har også månedsgrafer. Grunn-/driftslikviditet, overskuddslikviditet For å opprettholde en betryggende driftslikviditet og å oppfylle finansreglementets likviditetsbehov for minimum 30 dagers drift, legges til grunn at konsernkontoen ikke skal synke lavere enn 100 mill. kroner, med tillegg av 25 % av sentrale konti som ikke inngår i konsernkontobildet. Disse gjelder eksterne, øremerkede midler og omfatter bl.a.: Den kulturelle skolesekken Kultur, Den kulturelle skolesekken AVGO, Næringsfondet Regional utvikling, Tippemidler Kultur og

5 Kulturbyggmidler Kultur. Bankbeholdning utover dette knyttet til konsernkonto, oppfattes som overskuddslikviditet. Dersom det avdekkes mangelfullt likviditetsnivå eller tendens til slik utvikling, vurderes umiddelbart tiltak for å bedre likviditeten. I dette inngår vurdering av bruk av tilgjengelig kassakreditt på 200 mill. kroner. Dersom likviditetsframskrivingen gir grunnlag for plassering av midler ut av driftskonto, skal dette vurderes (se rutine for forvaltning av overskuddslikviditet). Eventuelle plasseringer realiseres dersom dette er nødvendig for å ha tilstrekkelig likviditet. Utførende: Faglig leder for regnskap i samarbeid med økonomisjef Ansvarlig: en. 4. RUTINE FOR PLASSERING Generelt skal forvaltningen av fylkeskommunens likvide midler utføres slik at den overordnede målsetningen for finansforvaltningen oppnås. Plasseringer skal gjøres slik at likviditetsbehovet dekkes, jfr. kravet til størrelse på grunnlikviditeten - samtidig som en forsvarlig avkastning oppnås innenfor rammene for risiko i fylkeskommunens finansreglement. Det skal utarbeides en protokoll fra plasseringen. Protokollen skal inneholde en beskrivelse av plasseringen, vurdering av finansiell risiko, evt. anbudsresultat og en vurdering gjennom eget skjema (se nedenfor). Før handler foretas, skal finansiell risiko vurderes, (jfr. pkt. 2 ovenfor). I tillegg skal følgende momenter vurderes: Kontrollskjema plasseringer Plassering utenfor bank ja nei merknad Er plasseringen vurdert opp mot likviditetsprognosen? Finansreglement kap. 6, avsnitt 1. Er plasseringen vurdert opp mot ulike typer finansiell risiko? Finansreglement kap. 5, avsnitt 1 og kap. 6, avsnitt 2 Er plasseringen vurdert opp mot begrensningene i finansreglementet? Finansreglement kap. 6, avsnitt 3, 4, 5, 6, 7, 8. Er avkastningspotensialet på plasseringen vurdert opp mot avkastning på konsernkonto? Finansreglementet kap 6, avsnitt 1. Ja = i samsvar med rutiner og finansreglement Nei = avvik fra rutiner og finansreglement Utførende: en Ansvarlig: en

6 5. RUTINE FOR FINANSIERING, LÅNEOPPTAK Generelt skal fylkeskommunens lån sammensettes slik at den overordnede målsetningen for finansporteføljen oppnås. Dette innebærer at kommunen til enhver tid er likvid og betalingsdyktig. Styringen av låneporteføljen skal primært gjennomføres slik at den ønskede utviklingen for kommunens finansutgifter oppnås. På kort sikt vektlegges forutsigbarhet i renteutgiftene og på lengre sikt vektlegges lavest mulig rentekostnad. Fylkeskommunen etablerer lån i henhold til det politisk vedtatte budsjettet. Lån etableres når det finnes hensiktsmessig ut fra en samlet vurdering av fremdrift i vedtatt investeringer, likviditetsprognose og forhold i rentemarkedet. Lån etableres i hovedsak med kort (flytende) rente. Ønsket renterisiko og forutsigbarhet i rentekostnader etableres gjennom sikringsinstrumenter som er angitt i finansreglementet. Om det er hensiktsmessig å anvende sikringsinstrumenter, besluttes ut fra en total vurdering av samlet eksponering og forventet utvikling i rentemarkedet. Det skal utarbeides en protokoll fra låneopptak/handel i sikringsinstrument. Protokollen skal inneholde en beskrivelse av handelen, vurdering av finansiell risiko, anbudsresultat og en vurdering av transaksjoner knyttet til lån/sikringsinstrumenter (jfr. nedenfor). Før handler foretas skal finansiell risiko vurderes, jfr. punkt 2. I tillegg skal følgende momenter vurderes: Kontrollskjema finansiering Lån og sikringsinstrumenter ja nei merknad Lån: Foreligger det politisk vedtak på låneetableringen? Lån: Er etableringen av lånet konkurranseutsatt? Finansreglement kap. 7, avsnitt 4. Lån: Størrelse på lån. Rammer i finansreglement kapitel 7, avsnitt 3, kulepunkt 1, 2. Sikring: Er bruken av det aktuelle sikringsinstrumenter hjemlet i finansreglementet? Finansreglement kap 8. Sikring: Vil etableringen av sikringen medføre at samlet eksponering er innenfor rammene i finansreglementet? Rammer i finansreglement kapitel 7, avsnitt 3, kulepunkt 6, 7, 8. Er det utarbeidet protokoll fra etablering av lån/sikring? Ja = i samsvar med rutiner og finansreglement Nei = avvik fra rutiner og finansreglement Utførende: en støttet av innleid ekspertise Ansvarlig: en.

7 6. AVVIKSHÅNDTERING. Vurdering av finansiell risiko foretas ved handler samt ved utløpet av månedene 4, 9 og i forbindelse med Kontroll av avvik fra finansreglementet foretas ved tilsvarende rapportpunkt. Opplysninger om eventuelle avvik og effekten av disse, inngår i de ordinære rapporteringene. Se punkt 1. Utførende: en Ansvarlig: Administrasjonssjefen. I arbeidet med likviditetsoversikt, plasseringer og finansiering/innlån, vises det til rutiner for hvert enkelt område. Det forutsettes herunder bruk av egne avkrysningsskjema. jfr. pkt 2, 4 og 5. Dersom det forekommer avvik fra rutiner/reglement, skal disse rapporteres til administrasjonssjefen. Utførende: en, dels faglig leder for regnskap Ansvarlig: en 7. KVALITETSSIKRING AV RUTINER, GODKJENNING AV REGLEMENTET Fylkeskommunens rutiner for området finansforvaltning er kvalitetssikret av KomRev Trøndelag IKS. Finansreglementet skal behandles og eventuelt justeres en gang pr. fylkestingperiode