A K E R S H U S I D R E T T S K R E T S

Transkript

1 A K E R S H U S I D R E T T S K R E T S PROTOKOLL FRA STYREMØTE 05/12 ONSDAG 23. MAI 2012 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon. Til stede: Sven E. Maamoen, Oda Marie Often, Bent Ringvold, Wenche Larsen, Jon Syversen, Kjell Kvifte og Gro-Helen Randem Svendsen. Fra administrasjonen: Johan Conradson og Runar Sveen Forfall: Vidar Bøe og Rune Engeseth. A: DISKUSJONSSAK Aktuelle saker til ekstraordinært Idrettsting. Det vises til tidligere utsendte sakspapirer, informasjon og innlegg på kretstinget samt saksdokumenter på Følgende sakliste er sendt ut: SAKLISTE EKSTRAORDINÆRT TING 2012 Sak 1: Godkjenning av fremmøtte representanter Sak 2: Godkjenning av saklisten Sak 3: Godkjenning av forretningsorden Sak 4: Valg av dirigenter, sekretærer, redaksjonskomite Sak 5: Eventuell norsk søknad om de olympiske leker og paralympics 2022 Sak 6: Endring i NIFs lov 3-2 representasjon (vedlegg) Styret diskuterer sakene og utfyller/orienterer hverandre etter behov. Momenter fra diskusjonen: Ledermøtet, forventer hovedpunkter fra idrettsmeldingen Ref notat om utviklingen av rammetilskudd, administrasjonen bes å videreføre oversikten AIKs protokolltilførsel fra idrettstinget i Oslo o Følges opp på ledermøtet, underbygger med tall o Ref Drammenskonferansen hvor det ble sagt mye om idrettsrådenes løft etterlyses o Vår oppgave er å støtte opp under lokal-leddet Ekstraordinært Idrettsting Viktig at alle møter på tinget, 5 fra styret deltar OL-saken blir presentert 1

2 Ref mulighetsstudie fra Oslo (delt ut på AIKs ting) Gjennomslag for anlegg i Nittedal, Lørenskog og Asker Ref innspill fra Gunn Karin Gjuul 11% anses som en forutsetning fra NIFs side Kun de 7 kommunene som er involvert blir berørt vedrørende fremtidige spillemiddeltildelinger. Ovennevnte er ikke en garanti, ref hvordan fordelingen skjer basert på prinsipper om 1. prioritet fra hver kommune Hvorfor betale mer (dvs opp mot 22,3 %) enn det idretten normalt får i spillemidler? Ref hvor mye man normalt får i spillemidler (maksimumssatser) Styret fordeler arbeidsoppgaver/ innlegg i forkant av Idrettstinget. Fredag kveld blir det anledning for å gjøre avtaler. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 37/12 Presentasjon/konstituering av nytt styre Styremedlemmer og administrasjonen gir en kort presentasjon av seg selv. Det vil bli anledning til å bli nærmere kjent på styreseminar senere. Orientering om rutiner som er fulgt i tidligere perioder: - Styremøter starter kl 16 med middag - Saker settes i kategorier A, B og C - Styremøtene holdes normalt på Idrettens Hus, men det skjer også at man besøker et idrettslag - Sakliste settes opp av leder og organisasjonssjef - Sakspapirer sendes ut pr post og e-post torsdag før møtet - Varamedlemmer møter på lik linje med resten av styret - Protokoll fra styremøtene sendes ut (kun elektronisk) etter 3 arbeidsdager og godkjennes etter en uke dersom ingen melder feil/mangler - Organisasjonssjef og nestleder i administrasjonen møter på alle styremøter, og andre saksbehandlere møter dersom egne saker behandles. Momenter/ tillegg: - Åpenhet i møtene og styreprotokoller legges ut på nettsiden - Ikke tradisjon for komiteer - Tradisjon for god økonomistyring - Informasjonsvirksomhet - Gode relasjoner - Ulik kompetanse er representert - Arbeidsdelingen styret og administrasjonen - Fadderordning i styret 2

3 - CVer sendes over - Ref IR-forum er p.t. AIKs eneste komité (som nå utvides) - Kort presentasjon av den enkelte - Ingen Sak 38/12 Evaluering av kretstinget AIKs kretsting 2012 ble gjennomført i kombinasjon med fagseminar, tingmiddag og overnatting hvor AIK dekket kostnadene. Dette var et ledd i å gjøre mer ut av kretstinget som arena samt bidra til få bedre oppslutning om kretstinget. Det har ikke vært 2-dagers ting i AIK siden Deltagerantallet på de to siste tingene var slik: I 2009 var det 106 representanter, av disse hadde 83 stemmerett. I 2012 var det 128 representanter, av disse hadde 95 stemmerett. År Idrettsråd Idrettslag Særkrets/ region personer fra 18 idrettsråd personer fra 19 idrettsråd 40 9 personer fra 5 SK 48 7 personer fra 5 SK + 4 SK som observatører Følgende evaluering foreslås fra administrasjonen: 1. Styret gir sin reaksjon/kommentar muntlig i styremøtet Administrasjonen summerer opp egne erfaringer 3. Vi ber om tilbakemelding fra tingdelegatene i en spørreundersøkelse (elektronisk) 4. Det legges frem en styresak på neste møte hvor elementene ovenfor tas med i en samlet evaluering. Kretstinget 2012 evalueres i tråd med ovennevnte plan. 3

4 Sak 39/12 Møteplan 2012 Det legges normalt opp til 7 styremøter i AIK per år. Styremøtene må plasseres i forhold til andre allerede planlagte arrangement. Nedenfor nevnes datoer som er viktige / opptatte. Med fet skrift vises hvem som bør påregne å delta. - Vi bør ikke legge styremøter i skolens sommerferie ( ) - Kretsledermøte Gjøvik, (leder, evt nestleder, org.sjef) - Høstferie uke 8, DSK (Den Store Kurshelgen), AIKs store kursarrangement i samarbeid med særidrettene, Hovedvekt på lørdag 20. (Alle). - NIFs Lov & Domsseminar i Oslo, oktober. (Adm + åpent for alle) AIK har lenge hatt tirsdager som fast møtedag, unntatt siste halvår. Det foreslås å følge tidligere praksis videre. Følgende møteplan foreslås for resterende del av 2012: Kort styremøte (budsjettmøte) etterfulgt av middag med tillitsvalgte og æresmedlemmer. I tillegg foreslås det å avholde et styreseminar med tillitsvalgte og ansatte for å etablere felles plattform og bli bedre kjent. Styreseminarer har tidligere vært avholdt på fredag-lørdag på egnet sted i Akershus (f.eks Losby Gods og Leangkollen Hotell i Asker). Administrasjonen foreslår at styret diskuterer om det kan være interessant å legge seminaret til en by i utlandet, eksempelvis Øst-Europa hvor man kan få billig opphold samt en noe større opplevelse. Det vil da være en fordel med fredag-søndag. Som aktuell helg for et styreseminar foreslås siste helg i september: Forslaget til datoer for styremøter og styreseminar vedtas. Administrasjonen utarbeider forslag til innhold på styreseminaret og fremmer forslag til destinasjon i tråd med styrets signaler. Administrasjonen foreslår to alternativer til neste styremøte. Sak 40/12: Midler til tiltak for funksjonshemmede i rideklubber. (ekstrasak) Akershus idrettskrets har mottatt kr etter nedleggelsen av Dalbo Rideklubb. Klubben ønsket at disse midlene skal gå til tiltak for 4

5 funksjonshemmede i rideklubber i Akershus. Midlene ble lyst ut til alle rideklubber. Vi mottok 3 søknader, og det er gledelig at vi har en fra hver region. Det innstilles på tildeling av søknadsbeløpet til hver av de tre. Se vedlagte søknader. Klubb: Søkt til: Innstilling: Årungen Ride og Oppstigingsrampe, gjord og pute. Kurs Kjøreklubb trening av terapihester. Vestre Bærum Ulike typer spesialtøyler, Gjord med Rideklubb bøyle og markedsføring. Nes Rideklubb Kurs for instruktører for funksjonshemmede Gro-Helen Randem Svendsen erklærte seg inhabil. Tildeling vedtas i tråd med ovenstående tabell. C: ORIENTERINGSSAKER Referatsaker: a) Regnskap Q1 b) Innføring av elektronisk saksflyt c) Endringer og permisjoner i staben: Johan C.: ferie fra permisjon til Ny administrasjons- og idrettskonsulent er utlyst etter Geir Andersen som slutter d) Møte UIR og AIK vedr anlegg interkommunalt samarbeid, Sven orienterte. Anleggspark i Ullensaker. Svømmeanlegg ser det ut til at man får vanskeligheter med i samarbeidsprosjekter. Ref også opplæringsloven, problem med bussing. a. Styret ønsker det som sak senere, skylder svømmeidretten det. Ønskelig med ekspertise utenfra. Hvordan/ hvorfor interkommunale svømmeanlegg. e) Årsmøte i Nannestad IR, Bent orienterte. a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Bærum Kampsport Klubb Kate G. Bache Larsen Kampsport Bærum b) Navneendring: Amasone Asker Fotballklubb endret navn til: Amasone Fotballklubb c) Endring av IK-tilhørighet: Sunyata Aikido Dojo fra Oslo IK til Akershus IK 5

6 samt navnendring til: Sunyata Aikdo Dojo Heggedal d) Representasjon styret: 2012 Sted Dato Representert av: Aurskog/Høland IR - årsmøte Arild Nyheim IR ledermøte, UKI-Arena, Jessheim Sven, Jon, Kjell, Rune, Bent Frivillighetspris Nittedal IL, tennisgruppe May Evensen Ås IR - årsmøte Kjell Kvifte IK-samling Helsfyr 27.- Sven E. Maamoen 75-års jubileumsmarkering Norges Håndballforbund Sven E. Maamoen Adm. 6