Regionaliseringsprosessen Vestfold og Telemark idrettskrets

Transkript

1 Interimsstyret Møte nr Protokoll Torsdag kl , Oslofjord Convention Center, Stokke Interimsstyre: Per-Eivind Johansen, leder Geir Berge Nordtveit, nestleder Bjørn Walle, styremedlem Veslemøy Wåle, styremedlem Øyvind Gonsholt, ansattes representant Camilla Nilsen, ansattes representant Adm.: Forfall: Ikke møtt: Sondre Fjelldalen, Prosjektleder og Org.sjef Lisbeth Danielsen, Konstituert Org.sjef Dag Nielsen, styremedlem Trude Tansø, styremedlem Inviterte: Jorunn Horgen, avd.leder OLT Sørøst (til sak 33/2018) Eirik Hanssen, prosjektleder OLT Sørøst (til sak 33/2018) Sakliste Sak 27/2018: Sak 28/2018: Sak 29/2018: Sak 30/2018: Sak 31/2018: Sak 32/2018: Sak 33/2018: Sak 34/2018: Sak 35/2018: Sak 36/2018: Sak 37/2018: Godkjennelse av protokoll fra forrige møte Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Økonomi Vestfold- og Telemark idrettskrets Fremdriftsplan på beslutningssaker i VIK og TIK Tidsplan for arbeidet med strategiplan og budsjett Dialogmøte med særforbund, -regioner og -kretser 18. september Olympiatoppen Sørøst Idrettsgalla Stavanger Leie av tilleggsarealer Idrettens Hus Telemark Orientering-/diskusjonssaker Eventuelt Side 1 av 8

2 Sak 27/2018: Godkjennelse av protokoll fra forrige møte Protokoll fra Interimsstyremøte lagt i prosjektrommet. Ingen innkomne merknader Protokoll fra interimsstyremøte godkjennes enstemmig og signeres. Protokoll fra interimsstyremøte godkjennes enstemmig og signeres. Sak 28/2018: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Fellesnemda har avholdt møter 27.juni og august siden forrige interimsstyremøte i mai. Temakomité kultur, idrett og folkehelse har avholdt ett møte 31.august. Per-Eivind Johansen orienterte. Møteplan ut 2018 for Fellesnemda; 25.september, oktober og 27.november. Temakomité Kultur, idrett og folkehelse; 28.september og 23.november. Viser for øvrig til fylkeskommunenes felles nettside med møteplan og tilgjengelige saksdokumenter Geir Berge Nordtveit har vært i kontakt med leder av Temakomiteen, og gjort avtale om at Interimsstyrets leder og administrativ prosjektleder inviteres til møtet som avholdes fredag 23.november. Tas til orientering. Tatt til orientering. Til møte med Temakomiteen møter leder Per-Eivind Johansen, nestleder Geir Berge Nordtveit og prosjektleder Sondre Fjelldalen. Side 2 av 8

3 Sak 29/2018: Økonomi Vestfold- og Telemark idrettskrets Interimsstyret vedtok 14. februar at forslag til felles driftsbudsjett legges fram på møtet 31. mai. Saken ble utsatt på sist møte. Sammenstilt budsjett og regnskapsoversikt på avdeling og prosjekt er nå mottatt fra Idrettens regnskapskontor (IRK). Sammenstilling av nøkkeltallsrapportering for 2017, sammenstilt driftsbudsjett for 2018 og en oppstilling av fylkeskommunale tilskudd fra Vestfold og Telemark i siste 4-års perioden legges frem som grunnlag for diskusjon. Sammenstillingen av rapporter og felles økonomi brukes som grunnlag til utarbeidelse av utkast til budsjett for Vestfold og Telemark idrettskrets fra Sammenstillingen av rapporter og felles økonomi brukes som grunnlag til utarbeidelse av utkast til budsjett for Vestfold og Telemark idrettskrets fra Sak 30/2018: Fremdriftsplan på beslutningssaker i VIK og TIK Interimsstyremøte 31.mai 2018 vedtok et mål å utarbeide en kortfattet og oversiktlig plan for sentrale og lovpålagte beslutningssaker frem mot endelige vedtak kretstingene i november Forankring av planer, lov og øvrige saker gjøres i dialogmøter og gjennom høringer med organisasjonsleddene. Det er videre viktig at strukturen er lik på tvers av VIK og TIK når det gjelder styrebehandling av saker som vedtas, eller skal vedtas, i Interimsstyret. Dette være seg saksfremstilling og saksdokumenter. Foreløpig fremdriftsplan er utarbeidet. Fremdriftsplan bearbeides og oppdateres med sentrale saker og milepæler i den videre prosessen frem mot kretstingene i november Fremdriftsplan bearbeides og oppdateres med sentrale saker og milepæler i den videre prosessen frem mot kretstingene i november Side 3 av 8

4 Sak 31/2018: Tidsplan for arbeidet med strategiplan og budsjett NIF Idrettsting 2019 avholdes på Lillehammer mai Idrettstinget vedtar Idrettspolitisk dokument for perioden , Langtidsbudsjett , lovendringsforslag i NIF s lov og øvrige forslag. Dokumentene til idrettstinget skal jf. NIF s lov være tilgjengeliggjort én måned før tinget avholdes. I forbindelse med utarbeidelsen av Idrettspolitisk dokument vil idrettskretsene være involvert i prosessen. Det betyr at forslagene til de overordnede mål- og satsingsområder vil være kjent i løpet av første kvartal Ut fra det vil arbeidet og rammene med strategiplan og budsjett for Vestfold og Telemark idrettskrets kunne påbegynnes på samme tidspunkt. Dette er igjen viktig med tanke på dialog og samarbeid med Vestfold og Telemark fylkeskommune på felles målområder og rammebetingelser. Utkast til tidsplan utarbeidet. Tidsplan for arbeidet med strategiplan og budsjett kvalitetssikres i prosessen videre. Tidsplan for arbeidet med strategiplan og budsjett kvalitetssikres i prosessen videre. Sak 32/2018: Dialogmøte med særforbund, -regioner og -kretser 18. september Dialogmøte med særforbund, -regioner og -kretser avholdes 18.september kl på Idrettens Hus Vestfold. Invitasjon er sendt ut til organisasjonsleddene 24.august Styremedlemmer og ansatte oppfordres også til å delta. Formen på møtet vil være informasjon, enkel prosessarbeid og åpen diskusjon. Interimsstyret vedtar organisering og ansvarsfordeling knyttet til forberedelser og gjennomføring. Side 4 av 8

5 Interimsstyrets leder, Per-Eivind Johansen, tar ansvar som møteleder og innleder i/til møtet. Konstituert org.sjef i Vestfold idrettskrets, Lisbeth Danielsen, tar ansvar for organisering og gjennomføring av prosessarbeid. Prosessen gjennomføres etter mal og erfaringer fra lignende prosess knyttet til ting Interimsstyrets leder, Per-Eivind Johansen, tar ansvar som møteleder og innleder i/til møtet. Konstituert org.sjef i Vestfold idrettskrets, Lisbeth Danielsen, tar ansvar for organisering og gjennomføring av prosessarbeid. Prosessen gjennomføres etter mal og erfaringer fra lignende prosess knyttet til ting Sak 33/2018: Olympiatoppen Sørøst Olympiatoppen Sørøst er inne i sitt andre driftsår i prosjektperioden som går ut Videre drift er avhengig av offentlig finansiering, og bør sees i sammenheng med fremtidige Vestfold og Telemark idrettskrets sitt arbeid med rammebetingelsene fra Vestfold og Telemark fylkeskommune fra Avdelingsleder, Jorunn Horgen, informerer om status og milepæler for fremtidig organisering av Olympiatoppen Sørøst. Tas til orientering Tas til orientering. Interimsstyret ber om en sak om den nye kretsens toppidrettssatsing. Side 5 av 8

6 Sak 34/2018: Idrettsgalla Stavanger Administrasjonen i VIK/TIK hadde møte 31.august hvor møteplan og møteplasser fremover ble diskutert og avtalt. Med tanke på felles møteplasser for administrasjonene og styrene i VIK/TIK er det forslag om å knytte dette opp til deltakelse på Idrettsgallaen lørdag 5.januar 2019 i Stavanger. Forslaget er da å reise fredag 4.januar med middag/sosialt på kvelden og et felles møte lørdag formiddag med aktuelle saker. Rogaland IK planlegger også et dagseminar fredag som kunne være aktuelt å delta på hvis tema er aktuelt og interessant. Overslag på total kostnadsramme legges frem. Ansatte og styremedlemmer inviteres til deltakelse på Idrettsgalla 2019 av de respektive idrettskretsene. Det legges opp til mulig deltakelse på dagseminar i regi av RIK fredag, felles middag/sosialt fredag kveld, felles møte lørdag formiddag og deltakelse på seminar, middag, TVshow og nachspiel knyttet til Idrettsgalla Prosjektleder for sammenslutningen, og fremtidig Fylkesrådmann, for Vestfold og Telemark fylkeskommune inviteres også med. Ansatte og styremedlemmer inviteres til deltakelse på Idrettsgalla 2019 av de respektive idrettskretsene. Det legges opp til mulig deltakelse på dagseminar i regi av RIK fredag, felles middag/sosialt fredag kveld, felles møte lørdag formiddag og deltakelse på seminar, middag, TV-show og nachspiel knyttet til Idrettsgalla Prosjektleder for sammenslutningen, og fremtidig Fylkesrådmann, for Vestfold og Telemark fylkeskommune inviteres også med. Side 6 av 8

7 Sak 35/2018: Leie av tilleggsarealer Idrettens Hus Telemark Idrettens Hus Telemark vurderer leie av tilleggsarealer i form av et møte-/kursrom knyttet til eksisterende lokaler i 5.etg. på Skagerak Arena. Dette av praktiske årsaker og grunnet økt aktivitet i forbindelse med flere ansatte og leietakere. Avtale om leie vil avhenge av totalkostnadene og viljen fra leietakere (idrettskrets, særkretser, særforbund og idrettslag) til inndekning av disse. En leie av tilleggsarealer vil forplikte idrettskretsen som leietakere og fremleier ut 2021, og med det to år inn i tiden etter sammenslutningen med Vestfold idrettskrets. Kostnadsoverslag- og fordeling utarbeidet. Interimsstyret for Vestfold og Telemark idrettskrets støtter en leie av tilleggsarealer i form av møte- /kursrom ved Idrettens Hus Telemark ut Organisasjonssjefen trakk saken. Sak 36/2018: Orientering-/diskusjonssaker Milepælsplan - Plan for administrative møter og individuelle samtaler/oppfølging - Regionale idrettsrådssamlinger Telemark - Dialogmøte IL/IR 8.november 2018? Intern kommunikasjon- og dialogform i/mellom Interimsstyre og prosjektleder - leder og prosjektleder - leder og styremedlemmer - prosjektleder og styremedlemmer Vestfold Toppidrett NM-Veka 2020 Side 7 av 8

8 Sak 37/2018: Eventuelt Antall fremtidige interimsstyremøter og allerede datofestede møter vurderes av leder og prosjektleder Stokke, Per-Eivind Johansen Leder Geir Berge Nordtveit Nestleder Bjørn Walle Styremedlem Dag Nielsen Styremedlem Trude Tansø Styremedlem Veslemøy Wåle Styremedlem Sondre Fjelldalen Prosjektleder Organisasjonssjef TIK Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef VIK Side 8 av 8