PROTOKOLL STYREMØTE 01/14 TIRSDAG, 11. FEBRUAR IDRETTENS HUS

Transkript

1 PROTOKOLL STYREMØTE 01/14 TIRSDAG, 11. FEBRUAR IDRETTENS HUS Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon. Til stede: Forfall: Fra adm.: Sven E. Maamoen, Vidar Bøe, Jon Syversen, Bent Ringvold, Gro-Helen Randem Svendsen og Kjell Kvifte. Oda Marie Often, Wenche Larsen og Rune Engeseth Heidi Annette Garthus, Guro Røen, Johan Conradson, Oddleif Dahlen og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Styreleder innleder om hvordan vi profilerer AIK ved de videregående skoler. Styreleder innledet og viste til dokumenter: - Årsrapport Akershus fylkeskommune med Befolkningstall, budsjett - Tilstandsrapport Videregående skoler 34 VGS i fylket, elever, 14 med idrettslinje - Opplæringskatalogen VGS Er vi flinke nok til å ivareta den frivillige idretten overfor elevene på idrettslinjene? Vi kunne markert de grunnleggende verdiene - Forslag til tiltak: - Kart som viser alle IL i Akershus, trykkes og distribueres - Formidle topputøvere som snakker til ungdommen - Fylkeskommunen og folkehelse: påvirke til investeringsmidler anlegg - Plan for folkehelse, mobilisere idrettslagene - Krav til 1 times fysisk aktivitet, knytte det også til VGS Momenter fra diskusjonen: - Vi har forsømt oss når det gjelder å formidle hva AIK står for. - Stiller spørsmål ved hva kretsen skal gjøre på VGS hvor omfattende? - Ikke så enkelt å komme inn, hvem bestemmer? - Behov for å lære elevene om organisasjonen vår, IL, IR, IK, frivilligheten - Lære de unge mer om helheten, 24t-utøveren - Avhengig av dagtid - Gjøre det enkelt og spenstig samarbeid med frivilligsentraler? - Gi ungdom god balast i dag kan man nå til topps uten å kunne noe - Viktig å fremme verdiene nedenfra - Ønskelig å ha med tre topputøvere til de 14 vgs med idrettslinjer - Inngå en allianse med fylkeskommunen - Fylkesdirektør Alf Skaset er en nøkkelperson 1

2 - Konkluderte med at Vidar, Sven og Gro-Helen følger opp dette videre. Tillegg fra administrasjonen: Som vanlig i diskusjonssaker tas saken opp på neste styremøte som en beslutningssak. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 01/14 Høring Strategi for idrettens rolle for et fysisk aktivt samfunn Vedlegg Et bredt sammensatt utvalgt nedsatt av Idrettsstyret vinteren 2013 har utarbeidet et utkast til en folkehelsestrategi for norsk idrett, kalt «Aktiv inspirasjon». Det vises til tidligere utsendt link til strategien. Se brev og høringsutkast. Idrettens viktigste bidrag til folkehelsen i samfunnet er økt fysisk aktivitet. Utkastet er sendt ut til høring til idrettskretser og særforbund. Samtidig anbefales det at idrettskretsene i sine høringssvar også lytter til innspill fra idrettsrådene. Administrasjonen har derfor sendt utkastet til alle idrettsrådene i Akershus, med frist for innspill satt til 7. mars. Med utgangspunkt i dette utkastet og mottatte høringssvar, vil endelig strategi vedtas i Idrettsstyret i juni Det oppfordres til å gi en generell tilbakemelding på helheten i strategien, en vurdering av om strategien er tydelig nok, med nødvendige avgrensninger. Det bes også om et særlig fokus på momentene: 1. Premissene som ligger til grunn i strategien 2. Inndeling av innsatsområder i strategien 3. Målene 4. Forslag til prosjekter som kan anbefales innen innsatsområdene 2 og 3 Nedenfor følger et forslag til momenter i strategien det bør gis innspill på i et høringssvar fra AIK. Det oppfordres til å gi en generell tilbakemelding på helheten i strategien, en vurdering av om strategien er tydelig nok, med nødvendige avgrensninger. - Det bør gis en tilbakemelding på at AIK er veldig fornøyd med at NIF er i gang med utarbeidelse av en egen strategi på folkehelsearbeidet. Det er viktig for at vi skal kunne være tydelige utad, samt sørge for at alle organisasjonsledd i norsk idrett trekker i samme retning. - Det savnes et hovedmål som hele strategien baseres på. Det er fint at visjonen «Idrettsglede for alle» skal ligge som overordnet for strategien, men det er ønskelig at strategien inneholder et stort (og ambisiøst nok) 2

3 hovedmål som sier noe om hvor vi skal og hva vi ønsker å oppnå med idrettens folkehelsearbeid. - Det er ønskelig at ordlyden i strategien presiseres og konkretiseres noe mer, slik at også tekstomfanget kan forkortes. Per nå oppleves særskilt innledningen på strategien som for lang og tunglest. 1. Premissene som ligger til grunn i strategien - AIK bør støtte premissene som legges til grunn for strategien, særskilt det som omhandler at idrettslagene skal være leverandør av aktivitetene og at det skal følge finansiering utover de ordinære spillemidlene dersom man skal jobbe med tiltak rettet mot målgrupper som ordinært ikke anses som idrettens. 2. Inndeling av innsatsområder i strategien Innsatsområde 1: Påvirke til et mer fysisk aktivt samfunn. AIK bør støtte viktigheten av dette innsatsområde. Det er viktig at norsk idrett fortsetter å fremstå som en positiv samfunnsaktør, og særskilt for folkehelseområdet, nemlig med hensikt å øke aktivitetsnivået i befolkningen. Innsatsområde 2: Flere i aktivitet innenfor norsk idrett Innsatsområde 3: Tilrettelegge for lokale idrettslag som ønsker å jobbe med folkehelse. Her ønskes det en tydeligere konkretisering rundt målgrupper, en beskrivelse av disse, med underliggende målsetninger for hver målgruppe. 3. Målene - Det savnes noe mer konkretisering av målsetningene, som innebærer blant annet en tallfesting av mål på hvor vi skal. AIK bør også etterspørre et tidsperspektiv i strategien, som sier noe om når målsetningene skal være nådd. Det foreslås at folkehelsestrategien kobles på en satsning mot OL 2022, dersom Norge blir arrangør av lekene. - I stedet for en beskrivelse av ulike modeller, er det ønskelig at det utvikles ett konsept per målgruppe, som skal være «det NIF går for» for å nå denne målgruppen. 4. Forslag til prosjekter som kan anbefales innen innsatsområdene 2 og 3 - I stedet for å liste opp forslag til prosjekter som allerede eksisterer rundt om i organisasjonen, bør det satses på utvikling av felles konsepter med NIF som overordnet «leverandør». Felleskonseptene kan hjelpe oss i kommunikasjonen utad på folkehelseområdet og sier noe konkret om «Dette er det norsk idrett leverer på folkehelse». 3

4 - I stedet for innhenting av informasjon for eksemplifisering av allerede eksisterende prosjekter, bør vi oppfordre NIF til å innhente nåtidens «best practice», med mål om å utvikle fremtidens «next practice» på vegne av hele norsk idrett. - AIK bør oppfordre til at det under målsetningene til innsatsområdene, legges inn konkrete mål om konseptutvikling for idrettslag i folkehelsearbeidet, slik det eksempelvis er lagt inn i mål 1 (Idrettsskole for ungdom) under innsatsområde 2. - Det bør tillegges at en økt satsning i folkehelsearbeidet kan kobles til en økt satsning på klubbutvikling og styrking av idrettslagene. - AIK bør nevne Aktiv på Dagtid og MERIdrett YouMe som eksempler på folkehelsetiltak i regi idretten for idrettslagene. Økonomiske og administrative konsekvenser av strategien - Hvordan NIF har tenkt å håndtere disse konsekvensene bør det sies noe mer konkret om i strategien. - Med en strategi for folkehelsearbeidet bør det også følge ressurser øremerket arbeidet med implementering av strategien i egen organisasjon. Idretten bør ansette en egen folkehelsekoordinator i NIF, og sette av midler årlig i tiden fremover for å styrke dette arbeidet. - En annen konsekvens av tilrettelegging for mer og ny aktivitet i idrettslagene, og som ikke nevnes i særlig grad i strategien, er anleggsutvikling. Hvordan skal anleggsutviklingen henge sammen med målsetningene NIF har på folkehelse? Strategien bør si noe om mål for anleggsutviklingen / politisk påvirkningsarbeid rundt bygging av anlegg. - Det nevnes under Utfordringer at signalene fra statlig hold har vært entydig negative til en økt finansiering. Utvikling av tydelige konsepter og en egen dedikert person på feltet, vil sannsynligvis gjøre det enklere å utløse friske midler til dette arbeidet. Vedtak Administrasjonen utarbeider et høringssvar basert på ovenstående momenter og styrets signaler i møtet. Eventuelle innspill fra idrettsrådene legges til i et felles høringssvar fra AIK. Sak 02/14 Høring - Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2014 Følgende ble lagt frem på møtet: Norsk Idrett vil jobbe for å få større innflytelse på fordelingen av spillemidlene og har gjennom de siste år kommet med meget gode analyser og forslag på hvordan tildelingskriteriene for spillemidler bør endres. Noen store endringer er ikke foreslått, men heller små skritt i riktig retning. Gjennom de analyser NIF har foretatt viser de til at flere anleggstyper får en urimelig liten andel av 4

5 kostnadene dekket gjennom spillemidlene og har for disse anleggstypene foreslått en økning. Dette år foreslår NIF en fortsatt økning for is-, svømmeanlegg og friidrettshaller, da analysene viser at disse anleggene får en lav tildelingsprosent. En økning i satsene vil medføre at etterslepet ikke vil bli redusert så raskt som man ønsker, og dette er selvfølgelig uheldig. Kommentarene fra særforbundene håndball, bandy og basket mener vi ikke gir et helt korrekt bilde. Det bygges i dag svært få små idrettshaller og forskjellen i tildelt spillemidler er i dag på hele 6 mill. mellom disse halltypene, og dette mener vi er korrekt. Akershus Idrettskrets støtter utkastet til brev. Administrasjonen utarbeider et høringssvar innen Sak 03/14 Høring «Tiltaksplan mot doping» Vedlegg Det vises til høringsdokumentet fra NIF som ble oversendt Høringsfrist er 1.3. AIK ble invitert til å delta i utvalgsarbeidet, og styret oppnevnte Vidar Bøe som representant og Johan Conradson som vara. Begge har møtt i hver sine møter, totalt tre møter. Tiltaksplanen er omfattende, og i utvalgets rapport er det beskrevet 49 tiltak. Idrettskretsene er omtalt i tiltak 40-41, og oppgavene gjelder informasjonsvirksomhet og holdningsskapende arbeid. Det er viktig at hele norsk idrett støtter opp under det viktige antidopingarbeidet, og hvert organisasjonsnivå må finne sin plass i systemet. Det er naturlig at AIK støtter det fremlagte dokumentet, ettersom vi har deltatt i utvalget. Vidar Bøe ga uttrykk for at det var positivt å få lov til å delta. Arbeidet i utvalget ble meget godt ledet av Henriette Hillestad Thune. Styret kommenterte at man er glad for at det vises åpenhet. Styret støtter den fremlagte tiltaksplanen, og administrasjonen gis fullmakt til å formulere høringssvaret. 5

6 Sak 04/14 Kriterier for AIKs tilskuddsordninger I budsjett for 2014 er det lagt opp til videreføring av følgende tilskuddsordninger til idrettslag i Akershus: 1. Ungdomsløftet «Lederkurs for ungdom» 2. 20pluss 3. 60pluss 4. Egendefinerte prosjekter 5. Midler til idrett for funksjonshemmede 6. Frivillig pluss Administrasjonen har nå gjennomgått søknadskriteriene for hver enkelt ordning, samt de felles kriteriene for alle tilskuddsordningene. I 2013 mottok vi 350 søknader i de ovennevnte tilskuddsordningene. Dette er en formidabel økning fra tidligere år, og vi ser at mange klubber som tidligere ikke har søkt om tilskudd har sendt inn søknader. Mange av disse søknadene har vært meget gode. Det har også kommet tilbakemeldinger fra flere klubber om at søknadsskjema var enkelt og greit å forholde seg til. Administrasjonen opplever også at det er en effektiv måte å koordinere søknader i én ordning med felles frist. Vi foreslår derfor å beholde kriteriene for de enkelte ordningene tilsvarende som i 2013, samt de samme generelle søknadskriteriene. Generelle søknadskriterier felles for alle tilskuddsordninger: Kun idrettslag i Akershus kan søke. Tiltaket kan gjerne være i samarbeid med andre idrettslag. Midlene er ment å gå til oppstartsstøtte og/eller videreutvikling av allerede etablerte tiltak. Aktiviteter som er ment å pågå regelmessig over en lengre periode vil bli prioritert. Tiltaket må være forankret i styret i idrettslaget. Alle tildelinger må anses som enkelttilskudd. Søkere må derfor belage seg på å søke hvert år, eller forsøke å finne andre finansieringskilder underveis for videreføring. Idrettslaget sier automatisk ja til å delta i felles markedsføring av aktivitetskonseptet på AIKs nettsider, Facebook og i nyhetsbrev. Ved tildeling av midler må idrettslaget svare på en questback (enkel elektronisk rapportering), ca. tre-seks måneder etter mottatt beløp. To søknadsrunder: Søknadsfrist 6. april (behandles 6. mai) og 21. september (behandles 21. oktober), med unntak av Ungdomsløftet hvor frister er 11. mai (behandles 3. juni) og 23. november (behandles 2. desember) i forbindelse med gjennomføring av «Lederkurs for ungdom». Fristene er samlet for enklere markedsføring og administrasjon, samt forutsigbarhet for søkere. 6

7 Vi foreslår i tillegg til disse kriteriene, å legge til informasjon om følgende: I søknadsrunde 2 vil tiltak/prosjekter som ikke ble tildelt midler i søknadsrunde 1 bli prioritert. Det er mulig for idrettslag å søke om midler til samme tiltak/prosjekt som de søkte på i søknadsrunde 1, og det vil i søknadsrunde 2 åpnes for å opprettholde «ikke innvilgede» søknader fra runde 1. Tilskuddsordningene med tilhørende kriterier som beskrevet ovenfor vedtas. Sak 05/14 Utvikling av Den Store Kurshelgen AIK og særkretsene på Idrettens hus har deltatt på tre møter med Norges Varemesse (NV) i forbindelse med en storsatsing de skal ha i september Prosjektet kalles Aktiv 2014, og involverer 23 særidretter. Det vises til egen o- sak. I forbindelse med Aktiv 2014, har det blitt drøftet en mulighet for også å flytte Den Store Kurshelgen (DSK) fra Norges idrettshøgskole (NIH) til Norges Varemesse. NV har store lokaler og god kompetanse på arrangement av stort format. Dette kan være en god mulighet for utvidelse og fornyelse. En slik flytting vil kreve at DSK flyttes fra å være et arrangement på høsten, til å gjennomføres på våren. Våren 2014 vil dette av tidsmessige årsaker ikke være mulig å gjennomføre, men varemessen har kommet med et forslag helgen 27.februar-1. mars Dersom man går for å flytte arrangementet til denne helgen ser vi det mest fornuftig å ikke arrangere DSK i 2014, men utsette arrangementet til denne helgen i Dette både på grunn av økonomi og kapasitet. DSK krever betydelige ressurser når det gjelder planlegging, koordinering og markedsføring. DSK har blitt arrangert 11 ganger på NIH, og for å kunne videreutvikle arrangementet ser vi på dette som en god mulighet. På NIH er det lite fleksibilitet, og kapasiteten er sprengt. Det er også blitt bestemt at NIH skal pusses opp de neste årene, og det er derfor noe usikkert om det er mulig å leie lokaler der i denne perioden. Ved å arrangere DSK på varemessen åpner man opp for å kunne ha med langt flere idretter og deltakerantallet kan flerdobles. Aktiv2014 har i dag 23 særforbund/kretser som deltakere. Varemessen sier seg villige til å bidra med å «selge» inn DSK til disse, slik at Aktiv 2014 og DSK kan «spille» på hverandre. For at varemessen skal «selge» inn dette vil de ha en % sats av deltakeravgiften som dekning for jobben. 7

8 Vi vil også se på muligheten for å kunne få til et arrangement/samling i samarbeid med NIF for å kunne øke antall deltakere. Særkretsene som sitter på Idrettens hus på Strømmen er positive til å flytte arrangementet. I tillegg til håndball og ski, som har vært med tidligere er fotball og bedrift også interessert i å delta. Kostnadene ved å leie varemessen kontra NIH er vesentlig høyere, ca Men ved å kunne øke deltakerantallet vil det være gode muligheter for å øke inntektene tilsvarende. En annen mulig inntektskilde ved å flytte arrangementet er å selge utstillerplasser, samt å ha et sponsortorg. Deltakerprisen bør også vurderes dersom det bestemmes å flytte DSK. I dag er det flere av særkretsene som tjener gode penger på helgen, og det bør vurderes om deltakeravgiften for de som deltar på trenerkurs o.l. skal økes. Et annet moment som må vurderes er om et så stort arrangement kan avholdes annethvert år, i stedet for årlig, slik det er nå. Dersom kostnadene på arrangementet kun kommer annethvert år vil det være forsvarlig å bruke noe mer midler på hvert arrangement. Dersom det er ønskelig at administrasjonen jobber videre med denne ideen om utviklingen av DSK, må DSK 2014 måtte flyttes til vinter/vår 2015, selv om vi endre opp med å arrangere på NIH. Dette av tidsmessige årsaker. Administrasjonen fortsetter å jobbe med Norges Varemesse for å kunne gi mer detaljer på neste styremøte. Neste DSK flyttes til mars 2015, uavhengig av sted, og budsjett reguleres i neste styremøte. Sak 06/14 Idrettsrådsutvikling Vedlegg I forbindelse med behandling av plan og budsjett for 2013 (styremøte 07-13), ble det drøftet hvordan AIK kunne bidra med ytterligere støtte til idrettsråd. Et arbeidsutvalg (Sven, Jon, Vidar, Kjell og Runar) møttes for å diskutere saken, og styreleder utarbeidet et notat som tidligere er sendt hele styret (17.1.). Administrasjonen har bearbeidet det aktuelle tallmaterialet og sammenstilt tallene. Se vedlegg. Den tilgjengelige dokumentasjonen benyttes der hvor det anses riktig og i samråd med det enkelte idrettsråd. Det er viktig å lytte til lokale forhold og forklaringer. Dette initiativet kommer i tillegg til AIKs tilbud om idrettsrådsutvikling, hjelp til å utvikle virksomhetsplaner, styrekurs osv. Styret tilbyr bistand til idrettsrådene i tråd med ovennevnte. De fire som utgjorde arbeidsutvalget tiltrer i møter etter forespørsel fra det enkelte styremedlem. 8

9 Sak 07/14 Partnerskapsavtale med Akershus fylkeskommune vedlegg Se vedlagt utkast til partnerskapsavtale. Styret har tidligere behandlet grunnlag for avtalen, og dette har vært administrasjonens utgangspunkt. I møte 13.desember fremgikk det at avtalen fra fylkeskommunens side vil bli en avtale med administrasjonen i AF (Avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse). Administrasjonen har ikke fullmakt til å inngå en avtale som omfatter de midler vi søker om til folkehelse (Aktiv på Dagtid, MER-idrett og Lederkurs ungdom). Dette var fra vår side en viktig årsak til å få på plass en avtale. Vedlagte dokument er basert på de samtaler og de fullmakter administrasjonen i AF har. AIK bør nå ta kontakt med sentrale politikere i Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse for å drøfte saken. Vi forventer også at det blir lagt frem en sak for politisk behandling. Styret la vekt på å diskutere følgende momenter med representanter for hovedutvalget: Midler til folkehelse, fylkeskommunale investeringsmidler til anlegg samt AIKs innspill til skolesektoren. Det fremlagte dokumentet utgjør grunnlaget for en partnerskapsavtale med Akershus fylkeskommune, og leder gis fullmakt til å signere den endelige versjonen. AIK jobber videre med å utvide avtalen til å inkludere de store prosjektene innen folkehelse som per dato er basert på årlige søknader. I oversendelsesbrevet gjøres det oppmerksom på at AIK ønsker en dialog med politikerne. Sak 08/14 Kretstingets dokumenter virksomhetsplan og årsrapport 2013 AIKs virksomhetsplan Den gjeldende virksomhetsplanen for AIK ble vedtatt på kretstinget i 2012, og den er vedtatt for perioden I 2012 sa kretstinget at virksomhetsplanen burde fremstilles på en mer informativ og mer utfyllende måte. Tanken sist gang var at videoen om virksomhetsplanen også var en del av den. Det ble dessverre ikke oppfattet slik av delegatene. Planens grunnlag og struktur anses meget godt gjennomarbeidet og forankret i styret. Den bygger på god forståelse for idrettskretsens rolle i organisasjonen, samt at den har tydelige mål som støtter opp under hovedmålet. Virksomhetsplanen er altså fortsatt gyldig, men den kan og bør forklares mer utdypende og illustreres slik at den fremstår mer komplett for leseren. 9

10 Tidspunktet for å fornye selve planens innhold bør være neste kretsting. Da har Idrettstinget i mellomtiden vedtatt nytt Idrettspolitisk dokument, og organisasjonen har vært gjennom en prosess i forkant av dette. Idrettskretsene vil derved kunne innarbeide ny politikk i egne planer. Arbeidet vil foregå i andre del av 2015 og begynnelsen av Administrasjonen foreslår at det legges frem en ny utforming av den gjeldende virksomhetsplanen. Det lages en trykksak med utfyllende tekst, men det legges ikke opp til ny prosess eller ny visjon, virksomhetsidé, verdigrunnlag, hovedmål eller delmål. I tillegg kan en legge inn de tiltakene en har i den årlige handlingsplanen, slik at omfanget av AIKs arbeid blir mer synlig. Presentasjon av årsrapporten Strukturen for årsrapport 2013 vil følge strukturen til virksomhetsplanen for Det foreslås ikke å lage noen større forandringer av selve formatet. Strukturen og kapittelinndelingen vil naturlig nok bli noe bearbeidet. Det vises til vedtak i sak 58/13 vedrørende kapittel 1. Forslag til struktur: Forord Kapittel 1 - om klubbutvikling. Kapittel 2 - Situasjonsbeskrivelse Akershus - overordnet statistikk for idretten i Akershus. Denne statistikken skal beskrives i forhold til virksomhetsplanens hovedmål «Forbedre idrettslagenes forutsetning til å drifte sin virksomhet». Kapittel 3 - Om delmål Organisasjon - Vi beskriver hvilket grunnlag dette delmålet har i IPD. I tillegg gir vi en kort (grafisk) situasjonsbeskrivelse for situasjonen innenfor klubbutvikling/organisasjon. Resterende deler av kapittel 3 vil inneholde resultater fra de tiltak som inngår i delmål 1. Kapittel 4 - Om delmål Anleggsutvikling. Vi beskriver hvilket grunnlag tiltakene i dette delmålet har i IPD. I tillegg lager vi en situasjonsbeskrivelse for Akershus, med overordnet statistikk for anlegg. Resterende deler av kapittel 4 vil inneholde resultater fra de tiltak som inngår i delmål 2. Kapittel 5 - Om delmål samfunn. Her innleder vi med å linke tiltakene i delmålet til IPD. Resterende deler av kapittel 5 vil inneholde resultater fra de tiltak som inngår i delmål 3. Kapittel 6 - Økonomiske forhold - samme struktur som tidligere. Kapittel 7 - Organisasjonsoversikt - samme struktur som tidligere. I tillegg til årsrapporten foreslås det å lage en videoversjon av resultatet for 2013, presentert av styremedlemmer som sist. I tillegg foreslås også å invitere idrettsledere som har deltatt på noen av de aktuelle tiltakene i rapporten, for at de skal få uttale seg om AIKs arbeid. Dersom styret går inn for en slik løsning, vil selve produksjonen kunne skje i april-mai. Videoen kan presenteres i sin 10

11 helhet på kretstinget, men også i deler gjennom de digitale kanaler idrettskretsen har. Utsagn fra idrettslagsledere vil også kunne benyttes for å promotere de tiltakene de omtaler. De vil med andre ord også være grunnlag for reklamesnutter AIK kan benytte ved invitasjoner til kurs og klubbutvikling. Forslag til årsrapport legges frem i tekstformat til styrebehandling 18. mars. Deretter vil en ferdigstilt pdf-versjon kunne sendes ut for å få med eventuelle korrigeringer før trykk. Alle dokumenter skal sendes ut senest 14. mai. Administrasjonen forbereder tingdokumentene for plan og rapportering i tråd med ovennevnte samt styrets signaler i møtet. Forslag til begge dokumenter legges frem til styrebehandling Sak 09/14 Ny valgkomité i AIK Valgkomiteen velges på kretstinget 14. juni, og det er styret som skal innstille. Administrasjonen har rettet en forespørsel til den sittende valgkomiteen om de ønsker gjenvalg. Praksis fra forrige tingperiode var at styret via et Ad hocutvalg fant kandidater og la frem innstilling for styret. Styret oppnevnte følgende Ad hoc-utvalg: Gro-Helen Randem Svendsen, Vidar Bøe og Jon Syversen. Innstilling legges frem 18.mars. Sak 10/14 Samarbeidsprosjekt hopp og kombinert vedlegg Det vises til tidligere utsendt informasjon fra kretsleder vedrørende et samarbeidsprosjekt på tvers av skikretser og idrettskretser i regi av Kollenhopp. Styreleder deltok på møtet og det ble forespurt om AIK ville delta i finansieringen med kr ,- Det ble vist til utsendt notat. Administrasjonen ble bedt om å sjekke ut om dette prosjektet blir iverksatt og om de øvrige bidrar i henhold til skisse. Det innarbeides en bevilgning på kr i budsjett for 2014, under forutsetning av at de øvrige partnere bidrar som skissert. Sak 11/14 Frivillighetsprisen - saken unntas offentlighet Vidar Bøe erklærte seg inhabil. 11

12 Frivillighetsprisen for 2013 tildeles i tråd med tabellen ovenfor og finalister i Årets Ildsjel. Utdeling skjer etter avtale med idrettslaget/idrettsrådet. Prisen holdes hemmelig inntil utdeling skjer. Sak 12/14 Forespørsel om studiebesøk fra England Vedlegg AIK har fått en forespørsel om vi kan bistå med å legge opp et syv dagers studiebesøk fra England. Det er tre partnere fra England som ønsker å besøke og lære hvordan norsk idrett arbeider med å rekruttere og beholde frivillige. De tre partnerne er: County Sports Partnership Network, Aston Sports and Community Club og Black County BeActive Partnership. Se vedlagt søknad for presentasjon av de tre organisasjonene. De ovennevnte partnere står selv for alle kostnader ved besøket. AIKs del av studiebesøket vil være å finne rimelig overnatting og legge opp et program. Et program kan inneholde besøk hos forskjellige idrettslag, Oslo idrettskrets, Norges idrettsforbund, Ullevål stadion, Holmenkollen, noen større interkommunale anlegg, samt en gjennomgang av hvordan AIK arbeider med YouMe (hvor ideen faktisk kommer fra England), Aktiv på dagtid, inkludering i idrettslag, funksjonshemmede, klubbutvikling og idrettsråd. Et besøk hos fylkeskommunen og en eller flere kommuner kan også være en del av studiebesøket. Dersom de får finansiert studiebesøket, vil det skjer i tidligst i september De skal sende inn søknad senest 17. mars. Administrasjonen mener at denne rollen som vertskap inngår som en del av vår rolle som internasjonal ressurs i norsk idrett, og derfor er det administrasjonens innstilling at vi svarer positivt på søknaden. Styret spurte om dette kunne utløse merinntekter og eventuelt merkostnader. Administrasjonen opplyste at det ikke skulle innebære vesentlige kostnader, og at det kan være en mulighet for fylkeskommunalt bidrag. Akershus idrettskrets besvarer søknaden fra England positivt. Administrasjonen får fullmakt til å signere eventuelle intensjons- og partnerskapsavtaler med søkerorganisasjonene. Program utarbeides i tråd med ovenstående, ønsker fra de besøkende samt signaler fra styret. 12

13 C: Orienteringssaker a) Kommunikasjonsarbeidet: Følgende rutiner er etablert. i. Nyhetsbrev, sendes ut andre tirsdag i mnd. Frister for tekst er satt til en uke før (møte i adm.gruppe, som velger ut overskriftene). Stoff fra styret går via leder. Org.sjef følger opp. ii. Det er startet et arbeid med opprydding og ny struktur på nettsider. Ny versjon fra NIF i løpet av året? iii. Profilhåndbok (bruk av maler og lik bruk av logo f.eks.) utarbeides. iv. Bruk av sosiale medier videreutvikles v. Eget nyhetsbrev med kursinfo etableres vi. Kommunikasjon i forbindelse med arrangement standardiseres vii. Styresak forberedes til b) Møte med Kultur, folkehelse og frivillighet Se referat. c) Møtet med ØRU og idrettsrådene d) Møter i IR-forum e) OL 2022 møter med Stortingsrepresentanter f) Regnskap 13/budsjett 2014, de store linjer g) Aktiv 2014, september. Se presentasjon. h) VoFo: Vidar har sittet i styret flere år, og vil nå tre ut. Dersom AIK ønsker å ha en plass i styret er det mulig å fremme forslag til kandidat. Les om VoFo Akershus her: Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Jessheim Bokseklubb Jens Hartvik Quanvik Boksing Ullensaker Asker Biljardklubb Torstein Hall Biljard Asker b) Sammenslått: Soon IF og Vestby IL, fotball sammenslått med HSV Fotball Bærums Verk IF Navneendring til: Bærums Verk og Hauger Idrettsforening c) Nedlagt/Opphørt: Aurskog-Høland Turn og Gym Lillestrøm/Fram FC

14 Representasjon styret: 2013 Dato Representert av: Desember NIFs verdiseminar Oslo Sven E. Maamoen,Vidar Bøe 2014 Januar: Åpning av Hurdal Skole og kultursenter idr.hall Sven E. Maamoen Møte med fylkeskommunen og frivillige org Jon Syversen Møte med idrettsrådene på Øvre Romerike, Øru Jon Syversen Februar: Heggedal IL 100 år Oda M. Often Adm. 14