Møteprotokoll. Idrettskretsstyremøte nr /2019. Dato/tid: Onsdag 3. april 2019, kl Sted: Idrettens Hus, Sandefjord, møterom 4

Transkript

1 Møteprotokoll Idrettskretsstyremøte nr /2019 Dato/tid: Onsdag 3. april 2019, kl Sted: Idrettens Hus, Sandefjord, møterom 4 Stadionveien 5 Til stede: Fra styret Per-Eivind Johansen, Trude Tansø, Madeleine Nilsen og Julie Larsen Fra adm.: Line Bere Paulsen (sak 91-92) og Lisbeth Danielsen Fra valgkom. Trond Inge Haugen Forfall: Cecilie Lund, Bjørn Walle og Gisle Johnson Sakliste Saknummer Saksnavn Side Sak /2019: Godkjenne protokoll fra styremøte / Sak /2019: ALLEMED presentasjon nr. 2 undersøkelse om kostnadsnivå i idrettslagene. Sak /2019: Regionalisering status og saker 4 Sak /2019: Ungdomsutvalget i Vestfold idrettskrets 5 Sak /2019: Årsregnskap Sak /2019: Idrettstinget Sak /2019: Representasjoner 8 Sak /2019: Orienteringssaker 9 Sak /2019: Eventuelt 10 3 Valgkomiteens leder, Trond Inge Haugen orienterte om valgkomiteen plan og arbeid. Han gjennomførte intervju med Madeleine Nilsen og Julie Larsen i løpet av styremøtet. Han deltok også på presentasjonene av ALLEMED NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak nummer: /2019 Godkjenne protokoll fra styremøte / Protokoll fra styremøte / godkjennes uten kommentarer Det framkom ingen kommentarer til protokollen 1. Protokoll fra styremøte / godkjennes uten kommentarer Side 2 av 10

3 Sak nummer: /2019 Saksbehandler: Line Berre Paulsen Møtedato ALLEMed presentasjon nr. 2 undersøkelse om kostnadsnivå i idrettslagene 1. Presentasjon og rapport tas til orientering og danner grunnlag for videre diskusjon om hvordan Vestfold idrettskrets kan bidra til å øke barn og unges deltakelse i idretten. Line Berre Paulsen presenterte resultater og vurderinger fra spørreundersøkelsen. 91 svar, hvorav 55 fullførte svar. Styret kom med spørsmål underveis i presentasjonen. Presentasjonen sendes styret. 1. Presentasjon og rapport tas til orientering og danner grunnlag for videre diskusjon om hvordan Vestfold idrettskrets kan bidra til å øke barn og unges deltakelse i idretten. Side 3 av 10

4 Sak nummer: /2019 Regionalisering status og saker 1) Styret i Vestfold idrettskrets gir sin tilslutning til vedtakene gjort i interimsstyrets møte ) Informasjon om Fellesnemdas vedtak tas til orientering a) Administrasjonen følger opp arbeidet med nye retningslinjer til felles tilskuddsordning for idrettsarrangement og idrettsanlegg i Vestfold og Telemark fylkeskommune, og kommer eventuelt til styret med forslag til retningslinjer som spilles inn for politikerne. b) Styret spiller inn et forslag om at utdeling av priser og stipender innenfor idrett gjøres på det årlige idrettsgallaarrangementet. c) Styret i Vestfold idrettskrets spiller inn til interimsstyret om å gjøre vedtak om at administrasjonen følger opp arbeidet med fylkeskommunens utarbeidelse av forslag til retningslinjer for samarbeidsavtaler, partnerskapsavtaler og rammetilskudd, og kommer eventuelt til styret med forslag som ønskes spilt inn til politikerne. Styret hadde en gjennomgang av interimsstyremøtets saker og behandlingen. 1) Styret i Vestfold idrettskrets gir sin tilslutning til vedtakene gjort i interimsstyrets møte ) Informasjon om Fellesnemdas vedtak tas til orientering a) Administrasjonen følger opp arbeidet med nye retningslinjer til felles tilskuddsordning for idrettsarrangement og idrettsanlegg i Vestfold og Telemark fylkeskommune, og kommer eventuelt til styret med forslag til retningslinjer som spilles inn for politikerne. b) Styret spiller inn et forslag om at utdeling av priser og stipender innenfor idrett gjøres på det årlige idrettsgallaarrangementet. c) Styret i Vestfold idrettskrets spiller inn til interimsstyret om å gjøre vedtak om at administrasjonen følger opp arbeidet med fylkeskommunens utarbeidelse av forslag til retningslinjer for samarbeidsavtaler, partnerskapsavtaler og rammetilskudd, og kommer eventuelt til styret med forslag som ønskes spilt inn til politikerne. Side 4 av 10

5 Sak nummer: /2019 Ungdomsutvalget i Vestfold idrettskrets Ungdomsutvalget opprettholdes. Justert mandat for ungdomsutvalget ut 2019: 1. Arrangere 2 nettverkssamlinger med aktuelle tema/saker for unge tillitsvalgte i idrettslag, idrettsråd og særkretser i løpet av året 2. Rekruttere 2 nye medlemmer i ungdomsutvalget 3. Følge opp deltakere på lederkurs for ungdom ved å delta på kurset og orientere om utvalgets arbeid, samt invitere disse og tidligere deltakere på Lederkurs for ungdom til nettverkssamlinger. 4. Besøke minst 5 idrettslag for å snakke om å gi plass til unge i styret og/eller opprette ungdomsutvalg i idrettslaget. Madeleine Nilsen og Julie Larsen orienterte om hvordan de har behandlet saken. et var enstemmig Ungdomsutvalget opprettholdes. Justert mandat for ungdomsutvalget ut 2019: 1. Arrangere 2 nettverkssamlinger med aktuelle tema/saker for unge tillitsvalgte i idrettslag, idrettsråd og særkretser i løpet av året 2. Rekruttere 2 nye medlemmer i ungdomsutvalget 3. Følge opp deltakere på lederkurs for ungdom ved å delta på kurset og orientere om utvalgets arbeid, samt invitere disse og tidligere deltakere på Lederkurs for ungdom til nettverkssamlinger. 4. Besøke minst 5 idrettslag for å snakke om å gi plass til unge i styret og/eller opprette ungdomsutvalg i idrettslaget. Side 5 av 10

6 Sak nummer: /2019 Årsregnskap Årsregnskapet for 2018 med bokført overskudd på kr ,- vedtas. 2. Egenkapital med selvpålagte restriksjoner oppheves og overføres til den frie egenkapitalen slik: a. Kr ,- regionaliseringsprosessen, som innebærer en rest på kr. 0,- b. Kr ,- Vestfold Toppidrett, som innebærer en rest på kr ,- 3. Overskuddet disponeres på følgende måte a. Kr ,- til oppgradering Idrettens Hus, som sammen med fjorårets disponering på kr ,- utgjør kr ,-. b. Kr ,- til Vestfold idrettsgalla og jubileumsarrangement, som sammen de fjorårets disponering på kr ,- utgjør kr ,-. Det framkom ingen nye forslag. 1. Årsregnskapet for 2018 med bokført overskudd på kr ,- vedtas. 2. Egenkapital med selvpålagte restriksjoner oppheves og overføres til den frie egenkapitalen slik: a. Kr ,- regionaliseringsprosessen, som innebærer en rest på kr. 0,- b. Kr ,- Vestfold Toppidrett, som innebærer en rest på kr ,- 3. Overskuddet disponeres på følgende måte a. Kr ,- til oppgradering Idrettens Hus, som sammen med fjorårets disponering på kr ,- utgjør kr ,-. b. Kr ,- til Vestfold idrettsgalla og jubileumsarrangement, som sammen de fjorårets disponering på kr ,- utgjør kr ,-. Side 6 av 10

7 Sak nummer: /2019 Idrettstinget De fire representantene og de to observatørene deltar fra og med fredag kl De som ønsker det, kan overnatte fra torsdag 23. mai. 2. Den fire øvrige i administrasjonen tilbys å delta som observatører på Idrettstinget mai. 3. Vestfold idrettskrets inviterer valgkomiteen og innstilt presidentskap til å møte Vestfoldidretten på ledermøtet 15. mai når vi inviterer idrettslag, idrettsråd og særidretter. 1. De fire representantene og de to observatørene deltar fra og med fredag kl De som ønsker det, kan overnatte fra torsdag 23. mai. 2. Den fire øvrige i administrasjonen tilbys å delta som observatører på Idrettstinget mai. De som ønsker det kan overnatte fra torsdag 23. mai. 3. Vestfold idrettskrets inviterer valgkomiteen og innstilt presidentskap til å møte Vestfoldidretten på ledermøtet 15. mai når vi inviterer idrettslag, idrettsråd og særidretter. Side 7 av 10

8 Sak nummer: /2019 Representasjoner 1. Representant på Vestfold Skøytekrets sitt ting 30. april blir???? 2. Representant på Re idrettsråds årsmøte 4. april blir???? 1. Per-Eivind Johansen representerer på kretstinget til Vestfold Skøytekrets sitt ting 30. april. 2. Cecilie forespørres om å representere på årsmøtet til Re idrettsråd 4. april. Side 8 av 10

9 Sak nummer: /2019 Orienteringssaker 1. Informasjonen tas til orientering. Madeleine og Julie orienterte for ungdomsutvalgets arbeid. Representantene på de ulike kretstingene og årsmøtene orienterte. Madeleine orienterte også om mentorprogrammet for unge ledere som ble avsluttet i helgen som var. Hun anbefaler andre unge å delta i mentorprogrammet. 1. Informasjonen tas til orientering. 2. RPBA sjekkes opp og administrasjonen gjør en vurdering om det skal gis høringssvar. Side 9 av 10

10 Sak nummer: /2019 Eventuelt Ingen forslag til vedtak Ingen behandling. Ingen vedtak Underskrifter: Sett: Per-Eivind Johansen Leder Bjørn Walle Nestleder Trude Tansø Styremedlem Sett: Madeleine Nilsen Styremedlem Cecilie Lund Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Julie Larsen Varamedlem Gisle Johnson Varamedlem Side 10 av 10