Styremøte / Protokoll onsdag 20. juni 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord

Transkript

1 Styremøte / Protokoll onsdag 20. juni 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord Til stede: Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle, Trude Tansø, Madeleine Nilsen og Julie Larsen Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Cecilie Lund og Gisle Johnson Saker Sak 14/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte / Sak 15/18-19: Sak 16/18-19: Sak 17/18-19: Sak 18/18-19: AlleMED-stafetten gjennomføring og utfordring Regionaliseringsprosessen status Ungdomsutvalget leder og mandat Delegasjonsreglement for Vestfold idrettskrets Sak 19/18-19: Retningslinjer for særkretstilskudd 2018 og 2019 Sak 20/18-19: Retningslinjer for idrettsrådstilskudd 2018 og 2019 Sak 21/18-19: Vestfold Idrettsgalla Sak 22/18-19: Regnskap per Sak 23/18-19: Sak 24/18-19: Orienteringssaker Eventuelt NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak 14/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte / Protokollen er lagt ut i styrerommet til gjennomsyn. Protokollen skrives under på styremøtet. De som ikke var til stede i møtet skriver under som sett. I tillegg skriver nye styremedlemmer under som sett på protokoll fra møtet Protokoll fra styremøte / godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Sak 15/18-19: ALLEMED-stafetten gjennomføring og utfordring På Ledermøtet 26. mai ble alle i salen utfordret til å delta på en ALLEMED-stafett. Vestfold idrettskrets v/styreleder reiste seg og tok utfordringen. Vi er da forpliktet til å gjennomføre en ALLEMED-prosess, samt vedta hvilke tre vi utfordrer. ALLEMED-prosessen skal munne ut i 1-3 tiltak som skal meldes på den samme siden som vi meldte oss på. Styret gjennomførte en ALLEMED-prosess Vestfold idrettskrets kartlegger kostnadsnivået i idrettslagene og anleggsleie i kommunene. Opplysningene benyttes til å gå i dialog med idrettslag og det offentlige. Tiltakene synliggjøres på nettsiden og i nyhetsbrev. Larvik kommune, Færder idrettsråd og IL Ivrig sendes utfordring om å gjennomføre tilsvarende prosess. Sak 16/18-19: Regionaliseringsprosessen status Status Per-Eivind orienterer. - Møte i fellesnemda 30. mai - Møte i interimsstyret 31. mai - Status på rekrutteringsprosess org.sjef/prosjektleder - Andre ting Orientering om status i regionaliseringsprosessen tas til orientering. På neste møte settes saker som skal avgjøres i regionaliseringsprosessen opp til behandling i styret. Per-Eivind i samarbeid med Lisbeth setter opp sakene. Side 2 av 8

3 Sak 17/18-19: Ungdomsutvalget leder og mandat Ungdomsutvalget ble opprettet etter kretstinget i Daværende styremedlem under 26 år; Inger- Johanne Bentzen Warholm ble utpekt av idrettskretsstyret til å være leder av ungdomsutvalget. Det er igjen tid for å fastsette hvem som skal være leder av ungdomsvalget. I tillegg er det naturlig å se på mandatet som ble vedtatt i 2016, for å se om det trenger å justeres. Vedtaket ble gjort i styremøtet og supplert via e-post 22. juni: Ungdomsutvalget i Vestfold idrettskrets ledes av Madeleine Nilsen for perioden Ungdomsutvalget i Vestfold idrettskrets Størrelse, alder, mandat og økonomi Størrelse Ungdomsutvalget fastsetter selv størrelsen på utvalget, men ikke færre enn 3 eller flere enn 9 medlemmer. Alder Medlemmer i ungdomsutvalget kan tas opp fra og med det året de fyller 16 og til og med det året de fyller 26. Medlemmer som er tatt opp kan fullføre tingperioden selv om alderen overskrider 26 år. Mandat - Jobbe for at idrettslag og idrettsråd har med ungdommer i styret og/eller oppretter ungdomsutvalg. - Spille inn saker til idrettskretsens styre som er av betydning for arbeidet med økt ungdomsdeltakelse i idretten. - Arrangere nettverkssamlinger for idrettsungdom 1-3 ganger i året. - Hvis formålstjenlig; samarbeide med andre frivillige organisasjoner og ungdomsrettede tiltak. - Følge opp deltakere på Lederkurs for ungdom for å rekruttere til både ungdomsutvalget og ungdomsnettverket. - Delta på nasjonale samlinger for ungdom. Økonomi Ungdomsutvalget tildeles en sum penger via idrettskretsens budsjett hvert år. I tillegg søkes det eventuelt om andre tilskudd. Midlene brukes ut fra vedtatt mandat, idrettskretsens retningslinjer og kriterier for eventuelle tilskudd. Side 3 av 8

4 Sak 18/18-19: Delegasjonsreglement for Vestfold idrettskrets Ved ny tingperiode er det naturlig å se på kretsens delegasjonsreglement, og finne ut om det favner hensikten. Vedlagt innkallingen var gjeldende delegasjonsreglement og forslag til revidert delegasjonsreglement. Forslag til revidert delegasjonsreglement vedtas enstemmig. Organisasjonssjefen har myndighet til å gjøre innkjøp opp til kr ,-. Innkjøp over skal styrebehandles. Organisasjonssjefens reiseregninger kontrolleres kvartalsvis av styreleder. Sak 19/18-19: Retningslinjer for særkretstilskudd 2018 og 2019 I budsjettet vårt er det avsatt kr ,- som skal benyttes som særkretstilskudd. Særkretstilskuddet har hatt tradisjon på seg å være et tilskudd som innehar ulike deler: aktivitet, grunntilskudd (administrasjon) og kompetansetiltak. Ut fra det jeg har klart å finne ut av, så har det de siste årene ikke vært noen konkrete kriterier. Det har tidligere vært bedt om rapporter for bruk av midlene. Dette har ikke blitt fulgt opp når disse uteble. De siste årene har det ikke blitt etterspurt rapport. Administrasjonen opplever at det er nødvendig å fastsette noen retningslinjer for tildeling av særkretstilskuddet. For å unngå unødvendig byråkrati, kan vi forenkle dette til ren tildeling ut fra aktivitetstall for barn og ungdom uten søknad, eller vi kan gjøre kriteriene veldig enkle, slik at det ikke oppleves som vanskelig å søke. Noen andre idrettskretsers tildeling, utlysninger og/eller søknads-/rapporteringsskjema ble gjennomgått for styret. Vestfold har tildelt følgende beløp de siste årene : kr , : kr , : kr , : kr , : kr , : kr ,- Særkretstilskuddet fordeles til søkende særidretter innenfor fristen, og fordelingen baseres på antall aktive i særidretten for lag som er i Vestfold og som er registrert via samordnet rapportering. Særkretsene skal rapportere tilbake hva pengene er brukt til. De særkretsene som ikke rapporterer, kan ikke få tilskudd ved neste tildeling. Side 4 av 8

5 Sak 20/18-19: Retningslinjer for idrettsrådstilskudd 2018 og 2019 Idrettsrådstilskuddet i 2015 ble tildelt ut fra antall idrettslag i kommunen/idrettsrådet. Det er forutsigbart for idrettsrådene å få midler basert på antall idrettslag. Det er avsatt kr ,- i budsjettet til dette formålet. Idrettsrådstilskuddet tildeles idrettsrådene basert på antall idrettslag i kommunen/idrettsrådet. Tildelingen for 2018 blir med avrundede beløp følgende: Færder kr ,- Holmestrand kr ,- Horten kr ,- Larvik kr ,- Re kr ,- Sande kr ,- Sandefjord kr ,- Svelvik kr ,- Tønsberg kr ,- Totalt kr ,- Sak 21/18-19: Vestfold Idrettsgalla Det er løftet inn en sak fra administrasjonen for avklaring rundt to ting: 1. Alkoholservering eller ikke under Vestfold Idrettsgalla? 2. Økonomisk støtte til arrangementet Alkoholservering eller ikke? I forbindelse med idrettsgallaen har det i 2017 og i forbindelse med Tønsbergsregionens idrettsgalla i 2015 og 2016, vært mulig å kjøpe alkohol i forbindelse med maten før prisutdelingsarrangementet, og i salen under prisutdelingen. Det er ulik praksis rundt i de ulike lokale arrangementene, og det er ønskelig med et konkret vedtak om at det skal være anledning til å servere/kjøpe alkohol, eller at hele arrangementet skal være alkoholfritt. Det kan serveres alkohol til maten og i under prisutdelingen. Hver enkelt person/hvert enkelt organisasjonsledd/enhet bestiller og betaler dette selv. Side 5 av 8

6 Økonomisk støtte til Vestfold Idrettsgalla Som følge av overføring av arrangementet fra Tønsberg idrettsråd til Vestfold idrettskrets, har det vært ønskelig å profesjonalisere arrangementet på en slik måte at vi får til en utvikling og fornying, samt at vi henter inn krefter utefra. Det må vi forvente å betale noe for. Tidligere har arrangementsansvarlig vært Nick Sandberg, som ble utlånt fra Pulserende Kystperle, uten kostnad. Det er inngått muntlig avtale om at han skal fungere som arrangementsansvarlig også i 2018, men da vil det koste noe. Foreløpig økonomi: Kr ,54 Overført fra forrige arrangement kr ,54 overskudd + kr ,- i tilskudd fra Tønsberg kommune for 2018 Kr ,- Vestfold idrettskrets har satt av fra forrige års overskudd kr ,-. Kr ,54 Sum. Det planlegges å sende søknader til alle de andre kommunene, samt til fylkeskommunen. Vi forventer følgende kostnader som ikke var i fjor: - Arrangementsansvarlig kr ,- - Konferansierer kr ,- (brukte kr ,- i fjor) - Påmeldings- og betalingssystem har ingen pris per nå - Premier kr ,- (fikk sponset dette i fjor) Vestfold idrettskrets setter av inntil kr ,- i tillegg til disponering av overskuddet fra 2017 på kr ,-; til sammen kr ,-. Sak 22/18-19: Regnskap per Regnskapet vårt føres av Idrettens Regnskapskontor (IRK). I løpet av tiden fra september i fjor til nå, har vi hatt tre ulike regnskapspersoner, og det med varierende tilstedeværelse og kompetanse. Det har vært krevende, og det har gått ut over ajourføring av regnskapet. Nå tror jeg vi har fått en person som både er dyktig og som jeg håper blir værende i alle fall ut Jeg er usikker på om alt er ajourført per Det skal jeg sjekke før møtet, sånn at det er på det rene. Vedlagt finner du følgende rapporter per alle mangler dessverre budsjett: - Resultatrapport - Balanserapport - Avdelingsrapport - Prosjektrapport Regnskapsoversikten per tas til orientering. Org.sjefen tar med kommentarer på eventuelle avvik i neste rapportering, samt at budsjett også framkommer i rapportene. Side 6 av 8

7 Sak 23/18-19: Orienteringssaker - Tildeling kompetansemidler prosess etter forrige møte Det er tatt kontakt med NIF vedrørende kriteriene og avgrensningene i bruk av kompetansemidlene. Lisbeth sammen med org.sjef i Telemark; Sondre Fjelldalen, og leder kompetanseavdelingen i Oslo; Kathe Langvik har snakket sammen og tatt et Skype-møte med NIF ved Kompetanseutviklingsavdelingen. De vår positivt lyttende og var imøtekommende. Deres behov var å kunne sette retning på hva kompetansemidlene ble brukt til, uten å kneble fleksibiliteten vi trenger for å imøtekomme idrettslagenes behov. - Rammetilskudd fra fylkeskommunen for 2019 status og hva jobbes det med Lisbeth har vært i dialog med fylkeskommunen ved Yvonne Pleym, som har ansvar for paraplyorganisasjonene. Status er at vi får tildelt midler ut 2019 uten ytterligere søknader. Det jobbes med å få videreført Vestfolds modell med langsiktig (fireårig) tildeling. Det jobbes for å unngå «vakum» i tildelingen. Alternativt kan det være aktuelt å foreslå at hvert fylke tildeler midler også for 2020, slik at det unngås dette tildelingsvakuumet. - Vestfold Toppidrett uttak En stall på 20 utøvere er valgt ut. o 11 som er i stallen og fortsetter, mens 9 er nye utøvere. o 11 gutter og 9 jenter o 11 idretter og 14 grener: Fekting (1), Friidrett (5), Håndball (1), Langrenn (3), Roing (2), Skyting (2), Skøyter (1), Stup (1), Svømming (1), Sykling (2), Triatlon (1) o Endelig godkjenning finner sted i løpet av torsdag 21. juni. Pressemelding går ut fredag, eller mandag. - Madeleine Nilsen uttatt til å delta på Mentorprogrammet for unge ledere Til sammen 20 unge ledere har blitt tatt ut. Da vi søkte var det kun 10 ledige plasser. - Madeleine Nilsen er valgt til styremedlem i Norges Ishockeyforbund. På forbundstinget til Norges Ishockeyforbund helgen juni, ble Madeleine Nilsen valgt inn som ungdomsrepresentant i forbundsstyret. - Representasjon o Per-Eivind Johansen o 50-årsjubileum Eik Tønsberg 21. april o Idrettsrådsårsmøter: Larvik 23. april, Færder 25. april, Re 12. april o NIFs ledermøte mai, Gardermoen o Arne Svardal o Sandefjord idrettsråd 10. april o o Trude Tansø o Sande idrettsråd 26. april, Svelvik idrettsråd 15. mai Bjørn Walle o NIFs ledermøte mai, Gardermoen Orienteringssakene tas til orientering. Side 7 av 8

8 Sak 24/18-19: Eventuelt Ingen saker på eventuelt. Møtet ble avsluttet kl Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Bjørn Walle Nestleder Madeleine Nilsen Styremedlem Trude Tansø Styremedlem Julie Larsen Varamedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Sett: Cecilie Lund Styremedlem Gisle Johnson Varamedlem Side 8 av 8