Styremøte / Protokoll onsdag 28. februar 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord

Transkript

1 Styremøte / Protokoll onsdag 28. februar 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord Fra styret: Rune Huseby, Per-Eivind Johansen, Arne Svardal, Merete Danielsen på Skype (sak ) Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Trude Tansø, Inger-Johanne Warholm og Stein Olaf Olsen Saker Sak 131/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Sak 132/16-18: Regnskap 2017 før revisjon Sak 133/16-18: Budsjett 2018 Sak 134/16-18: Høring: Endring av regelverket om momskompensasjon (varer og tjenester) Sak 135/16-18: Høring: Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet Sak 136/16-18: Oslofjord Convention Center - Sak 137/16-18: Idrettskretstinget Sak 138/16-18: Overføring av fagkonsulent paraidrett Sak 139/16-18: Søke om Idrettstinget 2023 Sak 140/16-18: Orienteringssaker Sak 141/16-18: Eventuelt Sak 131/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Per-Eivind og Lisbeth orienterte fra de første møtet i interimsstyret, som ble avholdt 14. februar 2018 på Skagerak Arena i Skien. Dagen etter møtet ble det sendt ut en pressemelding til organisasjonen og til pressen med 10 minutters mellomrom. Statusen tas til etterretning. NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionvien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak 132/16-18: Regnskap 2017 før revisjon Regnskapet viser før revisjon et overskudd på kr Regnskapsoversikt presentert per avdeling og prosjekt, samt resultatregnskap og balanse var sendt ut til styret i forkant. Styret behandlet regnskapet og diskuterte disponering av overskuddet. Gjennomgangen tas til etterretning. Kr ,- av overskuddet for 2017 disponeres på følgende måte: - Kr avsettes til utvikling og oppgradering av Idrettens Hus - Kr avsettes til Aktiv365 - Kr avsettes til regionaliseringsprosessen - Kr avsettes til Vestfold Idrettsgalla Sak 133/16-18: Budsjett 2018 Tilskuddet fra NIF og fra VFK er klart. NIF: kr andel IT-basisfinansiering fastsatt: kr ,-, trekkes direkte fra beløpet før utbetaling. 90% utbetales i disse dager. VFK: kr Budsjettet vist på tre måter var sendt styret i forkant av møtet. - Prosjektbasert oversikt med inntekter, utgifter og resultat - Avdelingsbasert oversikt med inntekter, utgifter og resultat - Avdelingsbasert resultatbudsjett med alle hovedbokkonti Forslag til budsjettet vedtas enstemmig med de korreksjoner som framkom i møtet. Budsjettet vedtas med et underskudd på kr Det dekkes inn av egenkapitalen. Eventuell oppgradering/skifte av ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus tas også fra egenkapitalen. Side 2 av 9

3 Sak 134/16-18: Høring: Endring av regelverket om momskompensasjon (varer og tjenester) Kulturdepartementet har sendt ut høring om endring i regelverket om momskompensasjon (varer og tjenester). NIF har laget en oppsummering av de foreslåtte endringene som påvirker idretten og sagt hva de støtter. Høringen og NIFs høringssvar var vedlagt samen med innkallingen. Vestfold idrettskrets støtter NIFs uttalelser til høringen. Vestfold ber samtidig NIF om se på risikoen for at idretten ser seg nødt til å organisere seg annerledes, for å få maks utbytte med den foreslåtte trappetrinnmodellen. Sak 135/16-18: Høring: Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet Kulturdepartementet utgir hvert år «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet». Her fastsettes regelverk og tilskuddssatser for spillemiddelordningen. Norges idrettsforbund hadde sendt ut denne på høring til idrettskretsene og særforbundene. Vestfold idrettskrets er bekymret for etterslepet som er, og vil øke ytterligere på grunn av stimulering til byggeaktivitet. Vestfold idrettskrets støtter NIFs innspill og forslag til høringen. Sak 136/16-18: Oslofjord Convention Center Bakgrunn NFF Vestfold har søkt om å arrangere Landsturnering i fotball for utviklingshemmede. De ønsker å arrangere det på Oslofjord Convention Center (OCC). NFF har i den sammenheng stilt spørsmål rundt hvilke verdier OCCs eiere; Brunstad Christian Church (BCC) har, og om det harmonerer, eller er i konflikt med NFFs verdier. Som følge av det er det naturlig at Vestfold idrettskrets også ser på om vi mener deres verdier er i konflikt med våre verdier og hvem idretten skal være åpen for. Oversikt over BCCs verdier var sendt styret sammen med innkallingen. Vestfold idrettskrets ser ingen hindringer i å benytte Oslofjord Convention Center som arena for møter, konferanser og arrangement. Side 3 av 9

4 Sak 137/16-18: Idrettskretstinget Forslag til Idrettskretstinget Det har ikke kommet noen forslag fra organisasjonen innenfor forslagsfristen. Forslag fra styret: Lovforslag VIKs lov 13 Vår 13 er noe forskjellig fra Lovnormen for IK. Det er noe tekst som kommer dobbelt og den kommer i litt forskjellig rekkefølge enn i lovnormen. I tillegg har vi forskjellige representasjonsregler på idrettskretstinget enn det Telemark idrettskrets har. Vi har representasjon fra IR (1), SK (1) og IL (1-3), mens Telemark har IR (2+) og SK (1+) til sammen 120 delegater fordelt likt på IR og SK. Ved sammenslåing av idrettskretsene, er det nødvendig at representasjonen er lik med tanke på antall representanter. Halvparten av idrettskretsene har kun representasjon fra IR og SK, mens halvparten har fra IR, SK og IL. Oversikt over representasjonsreglene i alle idrettskretsene var vedlagt innkallingen. Styret fremmer forslag til endring av 13 på idrettskretstinget Teksten i 13 foreslås endret til: 13 Representasjon på idrettskretstinget (1) På idrettskretstinget møter med stemmerett: a) Idrettskretsens styre. b) 60 representanter fra idrettsrådene: Representanter fordeles på grunnlag av antall medlemmer i idrettslagene innen det enkelte idrettsråd, dog slik at hvert idrettsråd har anledning til å møte med minimum to representanter. 60 representanter fra særidrettene: Minimum 1 representant fra hver særidrett (særkrets/region) som har et regionalt ledd hvor Vestfold er inkludert. Særidretten må være representert med idrettslag i Vestfold. Resterende representanter fordeles på grunnlag av antall idrettslag i den enkelte særidrett. (2) Videre møter uten stemmerett: a) Lederne i de faglige utvalg/komiteer, eventuelt nestleder eller styremedlem dersom leder er forhindret fra å møte. b) Kontrollkomiteens medlemmer. c) Valgkomiteens medlemmer. d) Revisor. (3) Organisasjonssjefen møter med tale- og forslagsrett. (4) Representasjon etter første ledd bokstav b) fordeles av idrettskretsens styre. Idrettskretstinget fastsetter hvor mange som til sammen skal kunne møte og vedtar regler for hvordan fordelingen skal skje. Fordelingen av representanter kunngjøres fra idrettskretsen ved innkalling til idrettskretstinget. Representanter må være valgt på årsmøte eller oppnevnt av styret etter fullmakt og meldt idrettskretsen senest én uke før tinget. (5) Idrettskretsens styre fastsetter hvor stor del av representantenes reiseutgifter som skal dekkes av idrettskretsen. Reiseutgiftsfordeling kan benyttes. Side 4 av 9

5 Årsberetning 2017 Forslag til årsberetning for 2017 var vedlagt saklista. Den ble gjennomgått og kommentert Årsberetning 2017 vedtas med de korreksjoner som framkom i møtet, og underskrives på neste møte. Valgkomité Styret skal innstille til ny valgkomite på idrettskretstinget. De skal jobbe sammen med valgkomiteen i Telemark idrettskrets for å finne kandidater til styret i ny sammenslått idrettskrets fra Saken ble diskutert og noen forslag kom fram under møtet. Styrets forslag til valgkomite vedtas på neste møte. Aktuelle kandidater forespørres før neste møte. Huskeliste før neste møte - Dirigent - Strategidokument og rammebudsjett - Inviterer valgkomiteens leder - Årsregnskapet - Program til fredag kveld og lørdag etter idrettskretstinget Lisbeth sjekker med NIF om de har en dirigentliste. Valgkomiteens leder inviteres til neste styremøte. Administrasjonen legger fram forslag til program for dialogseminaret i tilknytning til idrettskretstinget, på neste styremøte. Årsregnskapet legges fram og underskrives sammen med årsberetningen. Gjesteinvitasjoner Hvem som skal inviteres som gjester ble diskutert. Som gjester inviteres - Kulturminister Trine Skei Grande - NIFs generalsekretær Karen Kvalevåg - Ordfører Vestfold fylkeskommune Rune Hogsnes - Leder Hovedutvalg kultur, idrett og folkehelse, Ellen Eriksen - Ordfører Sandefjord kommune, Bjørn Ole Gleditsch - VIKs Hedersmerkeinnehavere Side 5 av 9

6 Sak 138/16-18: Overføring av fagkonsulent paraidrett Bakgrunn NIF sentralt har 8 personer / 7,4 årsverk tilsatte som regionale fagkonsulenter paraidrett. Fra 1. mars 2018 foreslår NIF å overføre arbeidsledelsen av de 8 regionale fagkonsulentene fra NIF sentralt til idrettskretsene ved organisasjonssjef. Det er 8 idrettskretser som vil få tilført en fagressurs på paraidrettsområdet. Disse har i dag arbeidssted i de respektive idrettskretsene. Overføringen skal være permanent. De aktuelle idrettskretsene får i 2018, og etter planen også i 2019 dersom spillemiddeltildelingen opprettholdes i tilsvarende omfang, et tilskudd fra NIF sentralt som skal dekke lønns- og driftsmidler (herunder husleie, telefonutgifter, etc.) og aktivitetsmidler; tilsvarende det beløpet som NIF sentralt ville hatt til disposisjon til samme formål. NIF sentralt vil fortsatt gi støtte gjennom et faglig nettverk for fagkonsulenter og eventuelt andre fagpersoner som har et regionalt- og lokalt ansvar på paraidrettsområdet. Dette er tilsvarende som NIFs fagnettverk på andre områder; eksempelvis IK enes idrettskonsulentene med ansvar for barne- og ungdomsidrett regionalt. Fagkonsulentene er personalmessig tilknyttet én idrettskrets, men vil oftest betjene flere IK er. For 2018 vil dette framgå av tilskuddsbrevet. Fagkonsulenten betjener per i dag Vestfold og Buskerud. På sikt vil innsatsen være organisert rundt de nye idrettskretsene (ny regional organisering). Paraidrettsområdet vil trolig også sees inn i hele moderniseringsprosessen til norsk idrett, særlig med tanke på regionaliseringen av idrettskretsene. Det er viktig at paraidrett og målgruppene blir godt ivaretatt og at regionene har spisskompetansen som trengs for å ivareta feltet. Her må organisasjonen jobbe sammen for at paraidrettsfeltet finner sin riktige plass i fremtidens idrettsmodell. Forslag til vedtak: Fra 1. mars 2018 overføres den regionale fagkonsulenten til Vestfold idrettskrets. Fagkonsulenten har 100 % stilling. Organisasjonssjefen er arbeidsleder. Forutsetning for vedtaket er - at Vestfold IK mottar et tilskudd fra NIF som skal dekke lønn, driftsmidler og aktivitetsmidler ut 2018 og i 2019 (med forbehold om tildelinger som tidligere i NIF). - at fagkonsulenten skal jobbe for paraidrett i Vestfold - at saken tas opp til ny vurdering når de nye regionene skal etableres, og hvis det videreføres skal fagkonsulenten jobbe for Vestfold og Telemark idrettskrets. Side 6 av 9

7 Sak 139/16-18: Søke om Idrettstinget 2023 Vi har snakket om å søke om at Idrettstinget 2023 blir avholdt i Vestfold, nærmere bestemt Oslofjord Convention Center (OCC). Innen den tid vil OCC være ferdig bygd og ha alle fasilitetene i orden både med tanke på hotellrom, konferanserom og lokaler for tingmiddagen. Vestfold idrettskrets sender brev til NIF v/idrettsstyret og foreslår at Idrettstinget 2023 avholdes på OCC. Sak 140/16-18: Orienteringssaker - Befaring på OCC 1. februar 1. februar var leder i Telemark idrettskrets invitert til befaring på OCC, sammen med Rune Huseby, Per-Eivind Johansen og Lisbeth Danielsen. Årsaken var i hovedsak å vise fram stedet i forhold til en eventuell OL-søknad. I tillegg ble det tatt opp hva Vestfold trenger i forbindelse med idrettskretstinget. - Informasjon om moderniseringsprosjektet Ett prosjekt med mål om å modernisere norsk idrett er iverksatt. Dette er ett samarbeidsprosjekt i hele norsk idrett og prosjektet er derfor bredt sammensatt med medlemmer både fra SF, IK og NIF. Prosjektet eies av Idrettsstyret. Styringsgruppen består av: Vibecke Sørensen, Idrettsstyret, Sondre Sande Gullord, Idrettsstyret, Sigbjørn Johnsen, Idrettsstyret, Erik Røste, skipresident, Marit Wiig, golfpresident, Tore Rømo, leder i Trøndelag idrettskrets og Nordis Vik Olausen, leder i Akershus idrettskrets. Prosjektgruppen består av: Trond Søvik, gen.sek Kampsport, Kari Uglem, gen.sek Triatlon, Pål Bjerketvedt, gen.sek fotball, Tina Thorsen, org.sjef i Hedmark idrettskrets, Kjell Bjarne Helland, org.sjef i Trøndelag idrettskrets og Karen Kvalevåg, gen.sek i NIF. Styringsgruppen vil ha ett oppstartsmøte 24.1, mens prosjektgruppen har hatt tre møter så langt. Foreløpig er følgende diskutert og besluttet: - Dette prosjektet er et viktig og arbeidskrevende prosjekt. Derfor er det lyst ut en stilling som prosjektleder. - Det er viktig å få ett klart og riktig mandat med tydelig mål for prosjektet slik at riktig oppgave løses. For å identifisere dette har prosjektgruppen sendt ut en liten spørreundersøkelse til idrettsstyret, styringsgruppen, prosjektgruppen og ledergruppen i NIF for å kartlegge disse medlemmenes syn. Basert på dette vil prosjektgruppen utforme ett forslag til mandat som etter hvert legges frem for styringsgruppen. - Det skal utarbeides en objektiv faktabeskrivelse over rolle og arbeidsoppgaver i alle organisasjonsleddene i norsk idrett i løpet av første tertial. Dette arbeidet ledes av Øystein Dale, og mange vil bli involvert i arbeidet. Prosjektgruppen ønsker å holde dere oppdatert etter hvert som prosjektet tar form. Har dere spørsmål er det bare å kontakte prosjektgruppen ved sekretær Astrid Jouquand: astrid.jouquand@idrettsforbundet.no Side 7 av 9

8 - Rune Midthaug er ansatt som leder for organisasjon og kommunikasjon i Norges idrettsforbund Rune Midthaug (52) har takket ja til stillingen som leder for organisasjon og kommunikasjon i Norges idrettsforbund. Han har i snart ett år vært generalsekretær i Norges Cykleforbund og kan vise til mange års erfaring som toppleder i næringslivet. Rune Midthaug vil ha ansvaret for NIFs politiske strategiarbeid, kommunikasjon, finansieringsog fordelingspolitikk, idrettsanlegg, nasjonalt og internasjonalt organisasjonsarbeid, rådgivning inn mot Idrettsstyret og antidoping. Han vil være en del av NIFs ledergruppe, rapportere til generalsekretæren og være generalsekretærens stedfortreder. Rune Midthaug tiltrer stillingen senest 1. mai «Yngre ledere» legges ned Programmet/studiet Yngre ledere vil i sin nåværende form legges ned, og NIF vil i høst komme tilbake til hvordan ivareta målgruppen videre. - Møter og kretsting o Kretsting for NFF Vestfold 6. mars Vi har fått invitasjon til NFF Vestfolds kretsting som avholdes 6. mars i Nykrike. Per-Eivind Johansen deltar på vegne av Vestfold idrettskrets. o Ledermøte 2018 NIF har invitert til ledermøte for idrettskretser og særforbund i mai. Påmelding er i løpet av mars. Vi får melde på den som innstilles til leder av valgkomiteen. o Kretsledermøte 16. mars Rune og Per-Eivind deltar. Lisbeth melder på når påmeldingen kommer. - Innvilget søknader om disp fra Lovnorm for IL 5 og NIFs 2-4 o Tønsberg Flyveklubb o Larvik Svømmeklubb o Horten Biljardklubb - Innvilget søknader om utsettelse av årsmøte o Veierland Golfklubb - mai 2018 o Sandefjord Skøiteklub - 5. april 2018 o Sandefjord Tradisjonelle Karateklubb - 3. april 2018 Tas til orientering. Side 8 av 9

9 Sak 141/16-18: Eventuelt Høring anonymisering og lagring av personinformasjon Mottatt høring Frist var Fått utsettelse til Arkivverdige Dreier seg om hvilke persondata/funksjoner som er arkivverdige. Styreverv, lederstillinger og deltakelse i mesterskap (nasjonale og internasjonale) samt noen konkurranser til. Anonymisering Gjelder for statistikk og for å følge med på utvikling. Gjelder i hovedsak medlemsutvikling, kjønnsbalanseutvikling og frafall. Vestfold idrettskrets støtter høringsnotatene, og har ingen tilføyelser. Representasjon på idrettsrådenes årsmøter Vi har fått inn en del av datoene for idrettsrådenes årsmøter Tas på neste styremøte. Larvik Håndballklubb TV2 Nyhetskanalen hadde denne uka et oppslag om LHK som uttalte at de var villig til å bruke mer penger enn de har for å komme til Champions League. Tas til orientering. Underskrifter: Rune Huseby Leder Per-Eivind Johansen Nestleder Trude Tansø Styremedlem Inger-Johanne B. Warholm Styremedlem Arne Svardal Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Merete Langås Danielsen Varamedlem Stein Olaf Olsen Varamedlem Side 9 av 9