Styremøte / Protokoll onsdag 4. april 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord

Transkript

1 Styremøte / Protokoll onsdag 4. april 2018 kl på Idrettens Hus i Sandefjord Til stede: Rune André Huseby, Per-Eivind Johansen, Trude Tansø, Inger-Johanne Warholm, Merete Danielsen, Stein Olaf Olsen Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Arne Svardal, Inger-Johanne Warholm og Stein Olaf Olsen Saker Sak 151/16-18: Godkjenne protokoll fra styremøte / Sak 152/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Sak 153/16-18: Idrettskretstinget status og arbeidsfordeling Sak 154/16-18: Representasjon Sak 155/16-18: Orienteringssaker Sak 156/16-18: Eventuelt Sak 151/16-18: Godkjenne protokoll fra styremøte / Protokollen var lagt ut i styrerommet til gjennomsyn. Protokollen skrives under på styremøtet. Protokoll fra styremøte / godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Protokollen ble underskrevet av de tilstedeværende. NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak 152/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Neste møte er 5. april. Saklisten er: Sak 11/2018: Godkjennelse av protokoll fra forrige møte Sak 12/2018: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Sak 13/2018: NIF v/øystein Dale kommer på besøk Sak 14/2018: Særidrettenes organisering i Vestfold og Telemark Sak 15/2018: Administrativ lokalisering første behandling Sak 16/2018: Ansattdeltakelse i interimsstyremøter Sak 17/2018: Orienteringssaker Sak 18/2018: Eventuelt Det er nødvendig å ha kretsstyrets syn på sak 15 og 16. Forslag til vedtak i sak 15 er Alternativ 1: Vestfold og Telemark idrettskrets skal ha ett felles administrasjonssted. Hvor dette blir, skal ferdigbehandles innen utgangen av Alternativ 2: Vestfold og Telemark idrettskrets opprettholder to administrasjonssteder, hvorav det ene vil være hovedadministrasjonssted. Om ordningen skal videreføres eller om det skal fastsettes ett felles administrasjonssted skal evalueres innen utgangen av Hvilket sted som skal være hovedadministrasjonssted, fastsettes innen utgangen av Alternativ 3: Vestfold og Telemark idrettskrets skal ha to administrasjonssteder, hvorav det ene vil være hovedadministrasjonssted. Hvilket sted som skal være hovedadministrasjonssted, fastsettes innen utgangen av I sak 16 er forslag til vedtak: Ansattes representant deltar i interimsstyrets møter når det behandles saker som direkte angår bemanning, ansettelsesforhold, lokalisering av arbeidssteder og andre saker som direkte angår de ansatte. Organisasjonssjefene sørger for at det velges en representant med personlig vara så snart som mulig. I sak 15 innstiller styret i Vestfold idrettskrets til følgende prioritering av alternativene til vedtak: 1. prioritet: Alternativ 2: Vestfold og Telemark idrettskrets opprettholder to administrasjonssteder. Om ordningen skal videreføres eller om det skal fastsettes ett felles administrasjonssted skal evalueres innen utgangen av prioritet: Alternativ 1: Vestfold og Telemark idrettskrets skal ha ett felles administrasjonssted. Hvor dette blir, skal ferdigbehandles innen utgangen av I sak 16 Ansattes representanter deltar i interimsstyrets møter. Organisasjonssjefene sørger for at det velges en representant fra hver idrettskrets så snart som mulig. Side 2 av 5

3 Sak 153/16-18: Idrettskretstinget status og arbeidsfordeling Sakliste og idrettskretstingdokumenter er lagt ut innen fristen. Det er meldt inn noen skrivefeil, og informasjonsfeil. Det vil bli korrigert. I tingdokumentet er det lagt opp til at følgende innleder i de ulike sakene: - Årsberetningene Rune - Regnskapene Rune med støtte fra Lisbeth - Strategiplan med rammebudsjett Per-Eivind Vi har ikke lagt en plan for hvem som innleder til forslagssakene. Det bør gjøres. Antall påmeldte så langt legges fram på møtet Forberedelsesmøte med dirigent må planlegges. Rune innleder på årsberetningene og regnskapene. Per-Eivind innleder på Strategiplan med rammebudsjett. Arne innleder på forslaget om låneopptak. Organisasjonssjefen avtaler forberedelsesmøte med dirigent Kjetil Olsen. Rune og Per-Eivind deltar også på møtet. Sak 154/16-18: Representasjon Vi har mottatt noen invitasjoner, og flere datoer for idrettsrådenes årsmøter. Vestfold idrettskrets representeres slik: april Re idrettsråd, kl. 1900, Re kommunehus Per-Eivind Johansen april Norsk Tippings årsmøte kl , NRKs Store Studio på Marienlyst ingen stiller april Eik IF 90 år Per-Eivind Johansen april Sande idrettsråd, kl. 1900, Sande Golfklubb Trude Tansø juni NHF Region Sør, kl. 1800, Scandic Ambassadeur i Drammen Per-Eivind Johansen Side 3 av 5

4 Sak 155/16-18: Orienteringssaker - Organisasjonssjefmøte mars Lisbeth deltok på møte for organisasjonssjefene. Sakliste var: - Karens timer - Status moderniseringsprosjektet og veien videre - NIF s org kart gjennomgå og klarlegge roller og ansvarsområder - Tema hun ønsker selv å bringe inn? - «Spørsmål og innspill til Karen fra org.sjefene» o hva som er NIFs politikk når det gjelder «tiltak utenfor kjernevirksomhet o hvordan få registrert voksne deltakere i Aktiv på dagtid i NIFs medlemssystem - Gode idrettsanlegg v/camilla Øhman - Org.sjefene diskuterer Moderniseringsprosessen Regionaliseringen Diskusjon om målgruppe etc for ungdomssamlingene v/toril og Kristin Medlem vs kunde, innledning v/ Magne - Kompetansetilskuddet v/sondre - Kompetansetilskuddet v/anja - Kretsledermøte 16. mars Lisbeth deltok på kretsledermøtet. Sakliste var: - Velkommen v/tore, Nordis og Roar - Idrettsstyret Innleder (Sigbjørn Johnsen) - Moderniseringsprosjektet (inkludert digitaliseringsprosjektet) - Tore R./Nordis V.O./Karen K. - Status Regionalisering - i de aktuelle fylkene - Kort status fra Trøndelag v/tore R. - Veien frem - idrettspolitiske temaer. Fra kretsledermøte til NIFs ledermøte i mai til vårt eget kretsledermøte i september. Løfte frem aktuelle temaer det er naturlig at vi jobber frem. Gruppearbeid - diskusjon. - Buskerud - IL@skolen til Aktive Lokalsamfunn". Et mer fysisk aktivt lokalsamfunn, kan dette være noe vi kan hente tilbake noe av idrettens omdømme på? - Valg av representanter til Valgkomiteen i NIF nedsatt en gruppe som lager forslag - Søknad om utsettelse av årsmøte o Larvik Atletklubb 14. april Side 4 av 5

5 - Representasjoner Per-Eivind Johansen deltok på årsmøtet til Stokke IL Trude Tansø deltok på årsmøtet til Teie IF og delte ut diplom til Øyvind Grette; fylkets ildsjelkandidat for Ildsjelprisen 2018 på Idrettsgallaen. Lisbeth Danielsen deltok på årsmøte i Sandefjord Turn & IF. o 22. mars 2018 Trude Tansø og Lars Martin Monsen deltok på årsmøtene til idrettsrådene til Hof, Holmestrand og nye Holmestrand. Tas til orientering. Sak 156/16-18: Eventuelt Ingen saker under eventuelt Underskrifter: Rune Huseby Leder Per-Eivind Johansen Nestleder Trude Tansø Inger-Johanne B. Warholm Arne Svardal Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Merete Langås Danielsen Varamedlem Stein Olaf Olsen Varamedlem Side 5 av 5