Regionaliseringsprosessen Vestfold og Telemark idrettskrets

Transkript

1 Oppstartsmøte Protokoll Tid: 4. januar 2018, kl Sted: Idrettens Hus i Sandefjord, Stadionveien 5, 3214 Sandefjord Til stede: Geir Berge Nordtveit, leder Telemark IK Guri Ramtoft, nestleder, Telemark IK Dag Nielsen, styremedlem Telemark IK Sondre Fjelldalen, organisasjonssjef Telemark IK Per-Eivind Johansen, nestleder Vestfold IK Trude Tansø, styremedlem Vestfold IK Inger-Johanne Bentzen Warholm, styremedlem Vestfold IK (sak 1-4) Lisbeth Danielsen, konstituert organisasjonssjef Vestfold IK Forfall: Rune André Huseby, leder Vestfold IK Sakliste 1. Opprettelse av samarbeidsorgan/interimsstyre og konstituering 2. Mandat, oppgaver og retningslinjer 3. Dialog og samarbeid med fellesnemnda for den offentlige regionaliseringsprosessen 4. Framdriftsplan med milepæler 5. Forholdet til NIF 6. Opprette referansegruppe(r) sammensatt av idrettslag og idrettsråd? 7. Administrativ organisering og lokalisering 8. Økonomi 9. Andre temaer? 1. Opprettelse av samarbeidsorgan/interimsstyre og konstituering a. Sammensetning og størrelse i. Referatskriver i møtet ii. Størrelse på interrimstyret fra hver av kretsene iii. Velge leder og nestleder Interimsstyrets størrelse blir Leder, nestleder og 1 styremedlem fra hver av kretesene. I tillegg møter org.sjefene. Interimsstyret ledes av Per-Eivind Johansen fra Vestfold. Geir Berge Nordtveit fra Telemark blir nestleder. Lisbeth fører referat fra møtet. Godkjennelse av referat skjer i etterkant og skrives under på neste møte. b. Mandat, oppgaver og retningslinjer i. Forslag til mandat Mandat interimstyret Partene skal i fellesskap jobbe fram en modell for den framtidige regionale organiseringen av NIF-linjen i en felles region for Vestfold og Telemark. Modellen skal bidra til en balansert utvikling gjennom en organisasjon som utfører lovpålagte oppgaver og leverer etterspurte tjenester av høy kvalitet i alle deler av regionen. Organiseringen tar utgangspunkt i dagens bemanning på sju fast ansatte. Alle berørte parter skal involveres på en hensiktsmessig måte. Enstemmig vedtatt Side 1 av 5

2 ii. Forslag til oppgaver og retningslinjer: Oppgaver og retningslinjer Interimstyret skal KUN behandle saker som omhandler sammenslåingsprosessen mellom Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets. 1. Interimsstyret får fullmakt til å besørge alle forhold knyttet til sammenslåingsprosessen, herunder forslag til lov for den nye idrettskretsen og innkalle til et konstituerende ting. 2. Interimsstyret skal legge fram innstilling på kandidater til valgkomité som skal velges på det konstituerende tinget. 3. Interimsstyret skal arbeide i samsvar med NIFs lovnorm for idrettskretser. 4. TIKs styre og ansatte og VIKs styre og ansatte skal holdes løpende orientert om Interimsstyrets arbeid. I saker som berører de ansatte, skal de ansatte høres før beslutningen fattes. Det opprettes et prosjektrom med lesertilgang for alle ansatte og styremedlemmer. Organsisasjonsjefene har ansvaret for å holde de ansatte løpende orientert. 5. Den administrative lederen for regionaliseeringsprosessen rapporterer til Interimsstyret. Enstemmig vedtatt 2. Dialog og samarbeid med fellesnemnda for den offentlige regionaliseringsprosessen I tillegg til fellesnemnda vil det bli nedsatt noen arbeidsutvalg innenfor de ulike områdene i fylkets regionaliseringsprosess. Det er nødvendig å holde seg oppdatert på utviklingen, og ha en dialog med de aktuelle om vår prosess. Per-Eivind følger opp dialogen med fellesnemnda og aktuelle arbeidsutvalg på vegne av interimsstyret. Side 2 av 5

3 3. Framdriftsplan med milepæler Forslag til milepælsplan ble presentert Milepælsplanens form vedtas enstemmig. Følgende milepæler vedtas Interimsstyremøter fram til sommeren februar kl på Skagerak arena - 5. april kl på Idrettens Hus i Sandefjord mai kl på Skagerak arena Administrativ lokalisering - 5. april - Første behandling i interrimstyret mai Andre behandling i interimsstyret Ansettelse av prosjektleder og organisasjonssjef Per-Eivind tar kontakt med generalsekretæren og ber om at det så snart som mulig igangsettes en prosess for intern utlysning av stillingen som roganisasjonssjef for den nye sammenslåtte kretsen, som også blir prosjektleder for regionaliseringen. Det bes samtidig om at prosessen er sluttført innen utgangen av juni Administrativt regionaliseringsmøte januar Første møte som tar for seg kompetansekartlegging. På møtet legges det en plan for videre møter for administrasjonene. Planen implementeres i milepæls-oversikten. 4. Forholdet til NIF Det er forventet og naturlig at NIF holdes orientert om prosessen for regionaliseringen. Det er også ønskelig at med dialog med NIF i løpet av prosessen. NIF inviteres til neste møte i interimsstyremøte; 14. februar (alternativt 5 april) for å orientere om prosessen sett fra deres ståsted. Side 3 av 5

4 5. Opprette referansegruppe(r) sammensatt av idrettslag og idrettsråd? a. Eventuell sammensetning og størrelse b. Eventuelle oppgaver Det er ønskelig å være i dialog med idrettslag, idrettsråd og særkretser om regionaliseringen. Trøndelag gjennomførte en spørreundersøkelse via dialogmøter og questback-spørring. Gjennom disse fikk de tilbakelemding fra organsisasjonsleddene om hva de anså som viktig. Dialogmøter med idrettsrådene på høsten 2018 om regionaliseringsprosessen planlegges i hvert av fylkene. Dialogmøtene gjennomføres i tett samarbeid med kommunalt ansatte og fylkeskonsulentene. Særkretsene inviteres til et felles dialogmøte for begge kretsene. Tid fastsettes seinere. Det planlegges dialogmøter med idrettsrådene på høsten Hver krets organiserer for egne idrettsråd. Dialogmøtene gjennomføres i tett samarbeid med kommunalt ansatte og fylkeskonsulentene. Særkretsene/-regionene inviteres til et felles dialogmøte for begge kretsene. Tid for dette dialogmøte fastsettes på et seinere tidspunkt. Org.sjefene legger fram et forslag til spørreskjema som sendes ut til organisasjonen. Forslaget legges fram på interimsstyremøte 14. februar. 6. Administrativ organisering og lokalisering a. Hvordan organisere administrasjonen delegeres til organisasjonssjefene i. Kartlegging av kompetanse og oppgaver 1) Hvilke oppgaver skal løses? 2) Har vi den kompetansen vi trenger, eller trenger vi annen kompetanse? ii. Geografisk og/eller tematisk organisering iii. Kriterier som skal vurderes forut for valg av administrasjonsted(er) Organisasjonssjefene gjennomfører kartlegging av kompetansen i administrasjonen. Det legges fram for interrimstyret når det er klart. Kriterier som skal med i vurderingen når administrativ lokaliserng skal fastsettes: økonomi, fasiliteter, utviklingsmuligheter, omgivelser, faglige omgivelser, kommunikasjon, infrastruktur, tilgjengelighet. Saken behandles første gang i interimsstyret 5. april. Side 4 av 5

5 7. Økonomi a. Prosessbudsjett skal vi ha det? b. Status gjeld og eiendeler, forpliktelser og inngåtte avtaler Hver idrettskrets dekker primært sine egne kostnader knyttet til regionaliseringsprosessen. Når prosjektleder er ansatt, vurderes det hvordan kostnadene skal fordeles. Hver krets status for gjeld, eiendeler, forpliktelser og inngåtte avtaler legges fram på interimsstyremøtet 14. februar 8. Andre temaer? a. Skal vi ha retningslinjer for i. Ansettelser (hvis noen slutter i perioden) ii. Anskaffelser og avtaleinngåelser Ved ansettelser i perioden gjelder følgende: 1. Felles dialog mellom org.sjefene for hvilken kompetanse som skal ansettes. 2. Interimsstyret uttaler seg før nyansettelser i perioden Ved anskaffelser og avtaleinngåelser gjelder følgende: Interimsstyret godkjenner anskaffelser og avtaleinngåelser som binder driftsbudsjettet etter b. Skal vi ha en kommunikasjonsplan? Hvem uttaler seg til pressen? Det lages en kommunikasjonsplan som ivaretar følgende interessenter: - Styret - Ansatte - NIF - IL/IR/SK - Fellesnemda og aktuelle arbeidsutvalg på fylkesnivå - Pressen Uttalelser til pressen samordnes mellom styrene når de uttaler seg, og mellom org.sjefene når de uttaler seg. Det sendes ut en pressemelding om igangsettelse av regionaliseringen. Pressemeldingen sendes først ut til organisasjonen før pressen. Side 5 av 5