Protokoll styremøte 15/12-14 Torsdag 17. oktober 2013 kl 1500 på Idrettens Hus

Transkript

1 Protokoll styremøte 15/12-14 Torsdag 17. oktober 2013 kl 1500 på Idrettens Hus Innkalles: Rolf Gunnar Haagensen, Trude Halvorsen, Tommy Svendsrud, Torbjørn Nilsen, Jan Olav Hay, Inger Ness, Torbjørn Lia. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Saker Sak97/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak98/12-14: Resultatregnskap per Sak99/12-14: Arbeid med ny strategiplan for Vestfold idrettskrets. Sak100/12-14: Oppnevning av nye representanter i VIKs anleggsutvalg. Sak101/12-14: Referatsaker Sak102/12-14: Orienteringssaker Sak103/12-14: Eventuelt Sak97/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokollen fra styremøte er sendt styret tidligere. Protokollen godkjennes. Sak98/12-14: Resultatregnskap per 31. september 2013 Resultatsammendraget ettersendes mandag. Sak99/12-14: Arbeid med ny strategiplan for Vestfold idrettskrets Vedlegg 1 er gjeldende Strategiplan vedtatt på kretstinget i Stavern Planen er supplert med merknader om måloppnåelse i rødt. Dette er org.sjefs vurderinger og styret får vurdere måloppnåelsen på et selvstendig grunnlag. Vedlegg 2 er utkast til ny strategiplan. Denne har en annen struktur og oppbygning, og er etter org.sjefs vurdering, også noe strammere oppbygd.

2 Kretsstyret får vurdere om dette er en hensiktsmessig form på planen. Planen inneholder en del eksisterende mål og tiltak som kan videreføres. En del er også tatt ut og igjen noen nye er lagt til. Utkastet er ment som noe konkret styret kan jobbe med. Den gjennomgåtte planen sendes styret til bearbeiding med tilbakemelding per e-post med frist 17. nov. Styreleder og nestleder legger frem et utkast til strategiplan for resten av styret. Det berammes et nytt møte for styret 26. november 1600 for en ny gjennomgang av strategiplanen. Sak100/12-14: Oppnevning av nye representanter i VIKs anleggsutvalg Leder av VIKs anleggsutvalg, Ottar Eide, har trukket seg av personlige grunner. Harald Røed i Horten IR har sagt seg villig til å gå inn i utvalget. Etter at Eide trakk seg, har ikke utvalget en leder og det må utnevnes en ny leder. Harald Røed tas opp som medlem i anleggsutvalget fra dags dato. Tommy Svendsrud oppnevnes som ny leder av anleggsutvalget. Sak101/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) R.sak210/12-14: I Invitasjon til barne- og ungdomskonferanse Trondheim 21. og 22. november (vedlegg 3) R.sak211/12-14: I Invitasjon til ekstraordinært idrettsting. R.sak212/12-14: I Svar fra Troms idrettskrets på felles OL-opprop. R.sak213/12-14: I Høringssvar fra NIF til Stavanger kommune vedr. skjenkebevilgningssøknaden på Viking Stadion (vedlegg 4). R.sak214/12-14: I E-post fra NIF om Norskbreddeidrett.no. R.sak215/12-14: I Høringsuttalelse fra NIF vedr. permisjonsreglementet i grunnskolen i forhold til deltagelse på idrettsarrangement. R.sak216/12-14: I Invitasjon fra NIF til dialogmøter. R.sak217/12-14: I Invitasjon til stormøte Stokke IR 17. okt. (vedlegg 5). R.sak218/12-14: I Invitasjon til utviklingsmøter, speed-dating mv.nif 23. okt. R.sak219/12-14: U Brev til alle org.ledd om innspill til kandidater til kretsstyret på vegne av valgkomiteen. R.sak220/12-14: U Brev til kretsstyret om eventuelt gjenvalg på vegne av valgkomiteen. R.sak221/12-14: U Godkjenning av Kvelde vannskiklubb sin lov. R.sak222/12-14: U Godkjenning av Eik IF sin lov v1 Side 2 av 5

3 R.sak223/12-14: U Brev til NMF om bankgaranti formularunde i regi av Re Motorsportklubb. R.sak224/12-14: U Brev til Nøtterøy Freestyleklubb om brudd på barneidrettsbestemmelsene (vedlegg 6). R.sak225/12-14: U Høringsuttalelse fra VIK gjeldende NIFs spillemiddelsøknad for R.sak226/12-14: U Høringsuttalelse fra VIK gjeldende ny vekting av Post 3. R.sak227/12-14: I - Brev fra VIKs kontrollkomite om gjennomgangen av VIKs halvårsregnskap. R.sak228/12-14: I - Nominasjons til inkluderingsprisen, info fra NIF (vedlegg 7). Sak102/12-14: O.sak327/12-14: O.sak328/12-14: O.sak329/12-14: O.sak330/12-14: O.sak331/12-14: O.sak332/12-14: O.sak333/12-14: O.sak334/12-14: O.sak335/12-14: O.sak336/12-14: O.sak337/12-14: O.sak338/12-14: O.sak339/12-14: O.sak340/12-14: O.sak341/12-14: O.sak342/12-14: O.sak343/12-14: Orienteringssaker Personalsituasjonen styret gir org.sjef mulighet til å forlenge vikariat. 21. aug. personaltur (seilbåt) for alle ansatte Helgeroa/Brevik. 22. aug org.sjef hadde møte med Brit Fossli, ansvarlig for integreringsarbeidet av funksjonshemmede, NIF. 22. aug VIK deltok på Nettverksmøte UngData - VFK 22. aug styremøte VIK. 23. aug Org.sjef ble radiointervjuet av NRK Østafjells om VIKs valgstand Tønsberg Torg. 23. aug - Org.sjef og nestleder deltok på sommeravslutning styringsgruppa i Vestfold Toppidrett, Tønsberg. 24. aug Viks adm. hadde en valgstand på Tønsberg Torg og sendte ut valgfreesbeer. Tønsberg Jiu Jitsu klubb hadde oppvisning. 28. aug styremedlem Torbjørn Nilsen deltok på åpningen av kunstgressbanen til Breidablikk idrettslag.. 3. sept VIK hadde et møte med Re Motorsportklubb vedr. et mulig båtrace i Tønsberg i sept- Org.sjef møtte Anne Strømøy i The Conference Coast. 5. sept. Infomøte om Vestfold Toppidrett. Org.sjef og nestleder deltok fra VIK. 10. sept. nestleder ble intervjuet av Østlandssendingen vedr. OL søknaden. 13. sept. deltakelse i Vestfold Toppidrett. jubileumskomiteen, Fylkeshuset. 16. sept Org.sjef og L. Danielsen hadde innlegg for Hovedutvalget for kultur og helse, VFK. 16. sept- org.sjef deltok på styringsmøte i Vestfold Toppidrett. 17. sept VIK besøkte Stokke IR v1 Side 3 av 5

4 O.sak344/12-14: 25. sept org.sjef og daglig leder Vestfold Bedriftsidrettskrets markert sandefjord kommunes BILs 50 års jubileum, og overrekte en førstehjelpskoffert i gave. O.sak345/12-14: 28. sept VIK stilte med 4 delegater på det ekstraordinære idrettstinget. O.sak346/12-14: 30. sept org.sjef og revisor hadde møte med kontrollkomiteen for en gjennomgang av halvårsregnskapet. O.sak347/12-14: 2. nov- VIK besøkte Lardal IR. O.sak348/12-14: 9. okt Viks adm. hadde samarbeidsmøte med VFK (3 av 4). O.sak349/12-14: 10. okt. org.sjef deltok på et møte med Horten kommunes adm. inkl. rådmann, vedr. planene om en kunstisflate i Lystlunden. O.sak350/12-14: AktivSkole365 (AS365) v/ Lisbeth Danielsen. 2. september Presentasjon for tillitsvalgteelevene på Nøtterøy vgs. 4. september - planleggingsmøte AS365 med instruktørene, Ullevål stadion. 11. september Telefonmøte med rapportering/samtale om AS365 med NIF v/sverre Aarsand. 16. september Presentasjon hovedutvalget for helse og kultur VFK 16. september 19. september 3 stk kurs på Killingen á 40 elever (totalt 120 elever og 13 lærere fra 12 u.skoler). 18. september Presentasjon for aktuelle elever på Nøtterøy vgs. 19. september kursevaluering. 8-9 oktober kurs for Nøtterøy vgs på Tjøme 17 deltaker og 3 lærere O.sak351/12-14: Kurs og kompetanse 16. september Grunnleggende regnskapsføring 6 deltakere. 23. september Økonomistyring og regnskap 13 deltakere. 7. oktober Valgkomitearbeid 10 deltakere. 1. oktober Rapport til NIF på kostnader, samt plan for kurs og økonomi for høsten. 5. september Full rulle-kurs for barnehageansatte i Sandefjord 15 deltakere. O.sak352/12-14: O.sak353/12-14: Vedtak Torbjørn Nilsen har hatt dialog med Horten Roklubb om økte fartsgrenser i indre havn i Horten. Styreleder har hatt møte med leder av VIKs kontrollkomite v1 Side 4 av 5

5 103/12-14: Eventuelt - Det gjennomføres en styreevaluering på styremøte 11. desember. - Det legges opp til et styreseminar i søndag 5. januar i forbindelse med Idrettsgallaen i Oslo. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 5 av 5