Protokoll styremøte 12/12-14 mandag 17. juni 2013 kl 1800 på Idrettens Hus

Transkript

1 Protokoll styremøte 12/12-14 mandag 17. juni 2013 kl 1800 på Idrettens Hus Til: Rolf Gunnar Haagensen, Marit Langås Danielsen. Torbjørn Wad Nilsen, Jan Olav Hay, Trude Halvorsen, Torbjørn Lia, Inger Ness, Tommy Svendsrud. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Saker Sak77/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak78/12-14: Resultatregnskap per Sak79/12-14: Ny strategiplan for VIK Sak80/12-14: Nasjonal idrettsrådskonferanse 30. aug-1. sept Kristiansand. Sak81/12-14: Styrets arbeidsform Sak82/12-14: Referatsaker Sak83/12-14: Orienteringssaker Sak84/12-14: Eventuelt Sak77/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokollen fra styremøte fremgår av vedlegg 1. Protokollen godkjennes. Sak78/12-14: Resultatregnskap per 31 mai 2013 Resultatregnskapet (vedlegg 1) viser et overskudd på om lag kr. Imidlertid er ikke utbetaling av aktivitetstilskudd ( kr) og tilskudd til idrettsråd ( kr) periodisert og kommer fradrag i sin helhet. Godkjent fordeling av aktivitetstilskudd er ikke utbetalt men det tas sikte på å utbetale tilskuddet innen juli. Resultatet etter justering for aktivitetstilskudd og tilskudd til idrettsråd i balanse. Tas til etterretning.

2 Sak79/12-14: Ny strategiplan for VIK Kretstinget er berammet til 26. april Dette innebærer at tingpapirene må sendes ut senest 25. mars Viks strategiplan er en del av tingpapirene og saksgangen er at styret utarbeider et utkast til strategiplan som sendes på en høring til alle org.ledd i Vestfold. Høringsfristen bør være en måned noe som tilsier at arbeidet med ny strategiplan bør starte relativt raskt opp etter sommerferien. Styret må diskutere om det skal foretas endringer i planen og angi eventuelle ny satsningsområder for neste tingperiode. Gjeldende strategiplan ligger her: g%20langtidsbudsjett% pdf Strategiplanen må ikke være i motstrid med gjeldende idrettspolitisk dokument: Strategiplanen må heller ikke være i motstrid med NIFs lov eller VIKs lov: ret%2026%20mars% pdf 1. Styret identifiserer mulige satsningsområder innen neste styremøte i august. 2. Styret angir hvilke områder som skal tas ut. 3. Administrasjonen skriver inn disse satsningsområdene inn i strategiplanen og utarbeider et høringsutkast som legges frem på styremøte i oktober. 4. Endelig høringsutkast sendes ut på høring innen 1. desember med en måneds høringsfrist. 5. Etterlyser involvering i SKP. Org.sjef sender en henvendelse til VFK om å bli involvert i arbeidet med ny SKP. 6. VFK folkehelseplan tas med i vurderingen. Sak80/12-14: Nasjonal idrettsrådskonferanse 30. aug. 1. sept NIF har sendt ut invitasjon til Nasjonal idrettskonferanse i Kristiansand (vedlegg 2). Invitasjonen går primært til idrettsrådene men også kretsene forventes å delta. Påmeldingsfristen er 15. august (hvilket er før neste styremøte). Org.sjef samt IRs ansvarlig vil delta fra administrasjonen. Følgende fra kretsstyret ønsker å delta: Torbjørn N. Det avsettes inntil 4000 kr per idrettsråd for å delta på IR konferansen v1 Side 2 av 6

3 Sak81/12-14: Styrets arbeidsform Styret vedtok på styremøte 21. mai at org.sjef skulle legge frem et program for en styresamling til høsten. Det har imidlertid ikke lykkes å få til et møte mellom leder, nestleder og org.sjef innen styremøtet, slik at videre prosess ikke er avklart. Det legges imidlertid opp til et avklaringsmøte 17. juni i forkant av styremøtet. Styrets merknader Styreleder redegjorde for at det var forsøkt å få til et møte i forkant av styremøtet, men at det ikke var mulig og møtet var derfor ikke avholdt. Org.sjef legger frem utkast/forslag til styreinstruks på neste styremøte (22. aug). Torkel Seppola kontaktes for å kjøre et styreseminar etter nærmere angitt dato. Sak82/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) R.sak172/12-14: I Mottatt lov fra Horten Skiklubb til godkjenning. R.sak173/12-14: U Godkjenning av Horten Skiklubb sin lov. R.sak174/12-14: I Referat fra kretsledermøte 26. april (vedlegg 4) R.sak175/12-14: I Mottatt høring tilleggsareal RPBA VFK. R.sak176/12-14: I Invitasjon fra Antidoping Norge til seminar 10. juni. R.sak177/12-14: I Søknad opptak Svelvik Kjøre- og rideklubb. R.sak178/12-14: I Mottatt lov for Nykirke IF. R.sak179/12-14: U Godkjenning av Nykirke IF sin lov. R.sak180/12-14: I Info fra Allergi- og astmaforbundet om Aksjon Burot. R.sak181/12-14: I Program Ledermøte fra NIF. R.sak182/12-14: I Info fra NIF om tilskuddsordninger lag og foreninger samt LAM-ordningen R.sak183/12-14: I Info fra NIF om endringer i motorferdselsloven (kjøring på vann og is). R.sak184/12-14: I Invitasjon til Olympisk Akademi, info fra NIF. R.sak185/12-14: I Mottatt søknad om støtte til idrettsskoler fra Nøtterøy Golfklubb. R.sak186/12-14: I Mottatt søknad om opptak av Re TaeKwon-Do klubb. R.sak187/12-14: U Brev til Vestfold Skytterkrets om overføring av 5 pistoler fra nedlagte Stavern Sportsskyttere. R.sak188/12-14: U Godkjenning av Hof Golfklubb sin lov. R.sak189/12-14: U Brev til Larvik kommune vedr. Mølen fuglefredningsområde. R.sak190/12-14: U- Brev til Statens naturoppsyn vedr. diverse vedtak på Saltstein. R.sak191/12-14: U Infoskriv til Hovedutvalg for kultur og helse v1 Side 3 av 6

4 Tas til etterretning. Sak83/12-14: O.sak289/12-14: O.sak290/12-14: O.sak291/12-14: O.sak292/12-14: O.sak293/12-14: O.sak294/12-14: O.sak295/12-14: O.sak296/12-14: O.sak297/12-14: O.sak298/12-14: O.sak299/12-14: O.sak300/12-14: O.sak301/12-14: O.sak302/12-14: O.sak303/12-14: O.sak304/12-14: O.sak305/12-14: O.sak306/12-14: O.sak307/12-14: O.sak308/12-14: O.sak309/12-14: O.sak310/12-14: O.sak311/12-14: Orienteringssaker Personalsituasjonen. 21. mai - styremøte Vestfold Toppidrett 21. mai. 21. mai - Org.sjef arrangerte en befaring med fylkesmann Erling Lae på Saltstein. Tema var tilgjengelighet for surfere, brettseilere og padlere. 22. mai - org.sjef møtte rytterregionen og repr. fra Stavern og Brunlanes Rideklubb, Sandefjord og Larvik Rideklubb og søkere fra en ny rideklubb i Sandefjord mai klubbesøk Flint (L.M.Monsen). 23. mai - styremøte VIK. 23. mai styringsgruppemøte Aktiv Larvik. L. Danielsen deltok fra VIK. 24. mai - Org.sjef og L. Danielsen møtte to tidligere medlemmer i Jarlsberg flyklubb. 24. mai - org.sjef møtte ordfører/varaordfører i Larvik om problematikken rundt tilgjengeligheten på Saltstein. 28. mai - org.sjef møtte repr. fra Tønsberg Funksjonshemmedes IL, GØIF Aktivitetsgruppa og Horten Helsesportslag. Tema var samarbeid klubbene i mellom. 28. mai L.M.Monsen klubbprosess i Flint. 30. mai Veiledersamling Styrearbeid i praksis. Styreleder, Org.sjef, L.M. Monsen og L. Danielsen deltok fra VIK. 31. mai-1. juni. Ledermøte i Sandefjord. Styreleder, nestleder samt styremedlem T. Nilsen samt org.sjef deltok fra VIK. 3. juni L.Danielsen klubbesøk STIF hovedstyre. 4. juni Aktivitetsdag i Tønsberg. Snaut 60 barn og unge med bevegelseshemminger deltok. Arrangementet var i regi av NIF og VIK m.fl. 4. juni klubbutvikling Arnadal IL (Ann Kristin Aanstad). 4. juni årsmøte i Nøtterøy IR. Jan Olav Hay repr. VIK juni. Org.sjef og L.Danielsen deltok på saksbehandlerseminar i Molde. 10. juni org.sjef hadde stand på møte i hovedutvalg for kultur og helse på Vestfoldarkivet. 10. juni L.M.Monsen deltok på klubbutviklingsmøte Svarstad IF. 11. juni golfdag for ansatte VIK hos Larvik Golf. 12. juni org.sjef møtte repr. fra Vear IF hos VFK vedr. spillemidler til ny klatrehall på Vear. 12. juni Trude Halvorsen kjørte kurset Styrearbeid i praksis for 4 klubber i skøytekretsen v1 Side 4 av 6

5 O.sak312/12-14: O.sak313/12-14: O.sak314/12-14: O.sak315/12-14: 13. juni utdeling av Idrettsmerket Idrettens Hus. M.Danielsen, Torbjørn Nilsen og Lars Martin Monsen deltok fra VIK. AktivSkole365 (AS365) 21. mai Presentasjon for Lardal ungdomsskole 23. mai Søkte om midler til AS365 til Vestfold fylkeskommune 24. mai Presentasjon for Tjodalyng ungdomsskole 27. mai - Presentasjon for Kvelde ungdomsskole 28. mai Møte med ny instruktør AS mai - Presentasjon for Ra ungdomsskole 3. juni - Presentasjon for Vear ungdomsskole 5. juni Mottatt tildeling av til AS365 for ungdomsskolene 5. juni Mottatt tildeling av til AS365 for pilot på Nøtterøy videregående skole 11. juni Fått melding om at Brunla ungdomsskole er med (skole nr. 11) 12. juni - Presentasjon for Stokke ungdomsskole 12. juni - Presentasjon for Tjøme ungdomsskole Kurs/kompetanse 30. mai Kurslærerkurs Klubbens styrearbeid i praksis 13 deltakere 12. juni Temakveld om KlubbAdmin 65 deltakere Bevegelsesglade barn i Sandefjord 10. juni - samtale med barnehage i Sandefjord det blir kurs 5. september Vedtak Tas til etterretning. Sak84/12-14: Eventuelt - Org.sjef gir innspill til NIF om automatisk godkjenning av lovnormen hvor kun klubber med tillegg må ha kretsens godkjenning. Bakgrunnen er at arbeidet med lovgodkjenninger går tregt og blir ikke prioriterte av de fleste klubbene. - Tommy Svendsrud informerte om interfylkalt/kommunalt samarbeid om bandyanlegg på Konnerud. - Tommy Svendsrud foreslo at juleavslutningen i år legges til Sande. - Marit Langås Danielsen leverte søknad om å bli fritatt fra sine verv i Vestfold idrettskrets. I forbindelse med M.L.Danielsen sin søknad fattet styret følgende vedtak: 1. Styret fritar Marit L. D. fra alle verv i Vestfold Idrettskrets med øyeblikkeligvirkning som omsøkt. 2. Som nytt styremedlem rykker Inger Ness opp. 3. Styret velger ny nestleder på ekstraordinært styremøte v1 Side 5 av 6

6 Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 6 av 6