Protokoll styremøte 1/ kl på Fritzøe Gård Restaurant

Transkript

1 Protokoll styremøte 1/ kl på Fritzøe Gård Restaurant Styre- og varamedlemmer: Rolf Gunnar Haagensen, Marit Langås Danielsen. Torbjørn Wad Nilsen, Jan Olav Hay, Trude Halvorsen, Torbjørn Lia, Inger Ness. Forfall: Tommy Svendsrud. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. 1. Referatsaker: R.sak1/12-14: R.sak2/12-14: R.sak3/12-14: R.sak4/12-14: R.sak5/12-14: R.sak6/12-14: Nye idrettslag: Ingen Nye grupper idrettslag: Ingen Fotballforbundet har i e-post av delegert til Vestfold Fotballkrets å vurdere opptak av nye klubber i Vestfold. Skiforbundet har i e-post av delegert vurdering av opptak av nye klubber til Telemark og Vestfold skikrets. Henvendelse fra NIF vedr. ekskludering av utøver fra en danseklubb i Tønsbergområdet. Henvendelse fra Vestfold Golfklubb vedr. spørsmål om habilitet/valgbarhet. R.sak7/12-14: Søknad fra Nøtterøy IF om dispensasjon fra NIFs 10-9 (gammel lov) R.sak8/12-14: Mottatt henvendelse fra Tønsberg Ishockeyklubb den vedr. mulig søknad om omorganisering til allianseidrettslag. R.sak9/12-14: R.sak10/12-14: Søknad om dispensasjon fra NIFs lov 2-7 (1) og (2) vedr. Larvik Golfklubb sin representasjon på Golftinget. NIF har trukket ut tre idrettslag for rutinekontroll av mva-komp. rapporteringen. Disse er IF Fram, Tønsbergs Turnforening og Berger IL. Kretsen har bedt om dokumentene å få tilsendt de aktuelle dokumentene. R.sak11/12-14: LAM er fordelt av alle idrettsrådene innen fristen. R.sak12/12-14: Søknad til VFK om rammetilskudd for

2 2. Orienteringssaker O.sak1/12-14: Personalsituasjonen. O.sak2/12-14: Innsalg AktivSkole365 på rektormøte 1. nov. i Larvik kommune. O.sak3/12-14: Møte og idedugnad med Larvik kommune og fylkeskommunen vedr. søknad om tilskudd til fysisk aktivitet 2. nov. Det ble enighet om et prosjekt kalt Aktiv Larvik hvor vi er definert som samarbeidspartner i styringsgruppa, samt leverandør av AktivSkole365. O.sak4/12-14: Org.sjef møtte Nøtterøy kommune og Nøtterøy IR på Borgheim 2. nov. Tema var samarbeidsavtale mellom IR og kommune. O.sak5/12-14: Idrettsrådsbesøk Holmestrand IR 7. nov. Lars Martin Monsen deltok fra VIK. O.sak6/12-14: Møte med VFK og NM-arrangøren på skøyter 8. nov Det ble bestemt at VFK støtter arrangementet økonomisk gjennom en profilering av Vestfold Toppidrett. VT vil ha reklame på puter samt en stand på arrangementet den 17. og 18. desember O.sak7/12-14: Org.sjef gjennomførte møter med Berit Nilssen og Lene Camilla Westgård Halle 10. nov., begge i Hovedutvalget for kultur og helse, vedr. revidering av retningslinjene for tilskudd til frivillige paraplyorganisasjoner. O.sak8/12-14: VIK avhold sitt kretsting på Politihøyskolen i Stavern. O.sak9/12-14: Lisbeth Danielsen og org.sjef møtte leder av hovedutvalget for kultur og helse Hans Olav Hønsvoll 14. nov. Tema var revideringen av retningslinjene for tildeling av tilskudd til frivillige paraplyorganisasjner. O.sak10/12-14: Org.sjef hadde møte med Lardal IR 14. nov. som har vært uten leder i over ett år. Ole Wiik ble konstituert som ny leder fremt il årsmøtet i O.sak11/12-14: Org.sjef deltok 15. nov. på NAV seminar på Jarlsberg konferansesenter med tema oppfølging av sykemeldte m.v. O.sak12/12-14: Fagseminar om doping 15. nov. på Bakkenteigen. Antidoping Norge var arrangør. Det blir lagt opp til at det dannes et nettverk i forhold til dopingarbeid i Vestfold. VIK har meldt interesse for deltakelse i nettverket. Lisbeth Danielsen deltok fra VIK. O.sak13/12-14: Styringsgruppemøte i Vestfold Toppidrett 16. nov. og juleavslutning i Oslo. O.sak14/12-14: Utviklingsdag 21. nov. Norges idrettsforbund, Ullevål Stadion. Lisbeth Danielsen og Lars Martin Monsen deltok fra VIK. O.saK15/12-14 Fagsamling vedr. klubbutvikling og veilederskolering, Ullevål Stadion 22. nov. Lisbeth Danielsen og Lars Martin Monsen deltok fra VIK. O.sak16/12-14: Org.sjef holdt innlegg på høringsmøte 22. nov. vedr. behandlingen av fylkesbudsjettet O.sak17/12-14: Org.sjef deltok 23. nov. på NIFs økonomidag på Gardermoen v2 Side 2 av 5

3 O.sak18/12-14: O.sak19/12-14: Org.sjef deltok på en befaring på Borgen skianlegg 25. nov. sammen med Vestfold fylkeskommune. Tema var videre utviklingsplaner for Borgen. Svarstad IL orienterte. VFK signaliserte at Borgen fortsatt vil få støtte som et fylkesanlegg. Idrettsrådsbesøk 30. nov. hos Holmestrand IR. Org.sjef og Lars Martin Monsen deltok fra VIK. Fra Holmestrand kommune stilte kultursjefen. Tema var bl.a. ny kommuneplan for kulturanlegg (og idrett). 3. Avholdte kurs/kursplan ut året Økonomistyring og regnskap 7. november og 14. november (31 deltakere). Hjertestarter 10. november (6 deltakere, kunne maks være 8) Førstehjelp 17. november arrangert på forespørsel fra Tønsberg Taekwon- Do Klubb i Eikhallen med kun deltakere fra klubben (22 deltakere). Oppføgingsmøte Holmestrand IR 30. november (6 deltagere deltakere). AktivSkole365 særidrettskurs o Friidrett Monica Frøynes, daglig leder i Vestfold Friidrettskrets har vært hos/skal til Gjøklep, 16. november Tjodalyng, 30. november o Turn Lars Gunnar Risa, daglig leder i Vestfold Gymnastikk og turnkrets har vært hos/skal til: Lardal, 7. desember Vear, 8. desember Stokke, 12. desember Tjodalyng, 14. desember 4. Vedtakssaker: V.sak1/12-14: Styrets arbeidsform og fastsettelse av møteplan 2012 V.sak2/12-14: Behandle styrets godtgjørelser V.sak3/12-14: Resultatregnskap per 5. desember V.sak4/12-14: Eventuelt. V.sak1/12-14: Styrets arbeidsform og fastsettelse av møteplan 2012 Det har vært praksis at styret med alle vararepresentantene, har blitt innkalt til alle styremøtene. Det har noen fordeler og noen ulemper. Fordelen er at vararepresentantene får god innsikt i sakene og kan således bidra i diskusjonene. Ulempen er at organisasjonsslitasjen blir større og at kostnadene ved å avholde styremøtene blir høyere v2 Side 3 av 5

4 Det vanlige i andre sammenhenger er at kun det faste styret møter (her 5 repr.), og at varamedlemmene kun kalles inn når det er forfall blant styremedlemmene. En slik ordning vil kunne redusere møtepresset på hele styret, inkludert varamedlemmene. Styrets representasjon må også ses i sammenheng med møtefrekvensen. Det har vært vanlig med et styremøte den tredje torsdagen i hver måned, unntatt juli måned. I 2011 er det, med kveldens styremøte, avholdt 11 styremøter. Det må vurderes å ha færre styremøter for å redusere møteslitasjen. Det er administrasjonens vurdering at 7 styremøter per år er tilstrekkelig og at eventuelle hastesaker mellom disse styremøtene tas per e-post som er en kurant behandlingsform. Styrets vararepresentanter innkalles fast til styremøtene. Vararepresentantene har imidlertid ikke møteplikt. Følgende møteplan for 2012 vedtas: januar mars mai juni (inkl. sommeravslutning) august oktober desember (inkl. juleavslutning) Møteplanen må anses som veiledende og det kan bli endringer av oppsatt dato. V.sak2/12-14: Behandle styrets godtgjørelser Styrets godtgjørelser siste kretstingperiode har vært slik: - Styreleder får kr 1000 per måned i godtgjørelse. I tillegg får styreleder en avis og ett telefonabonnement dekket. - Nestleder får kr 500 per måned i godtgjørelse. - Øvrige styremedlemmer og varamedlemmer får kr 300 kr per måned i godtgjørelse. Reiseutgifter til og fra styremøter og eventuelle andre møter dekkes etter statens regulativ. Det betales imidlertid ikke diett. Gjeldende ordning videreføres for inneværende kretstingperiode v2 Side 4 av 5

5 V.sak3/12-14: Resultatregnskap per 5. desember 2011 (vedlegg 1) Resultatregnskapet viser et periodisert overskudd. Imidlertid er ikke tilskuddene til idrettsrådene effektuert ennå. Det gjenstår også utbetalinger knyttet til Vestfold Toppidrett. Overskuddet skyldes i hovedsak en kombinasjon av reduserte lønnsutgifter og sykerefusjoner samt et økte tilskudd til AktivSkole365. Årets MVA-kompensasjon er ikke mottatt noe som vil påvirke resultatet i positiv retning. Til orientering. Styret ber om kvartalsvise rapporter og kun hovedtallene. Det legges opp til budsjettbehandling og en gjennomgang av VIKs bankkonti på styremøte i januar. V.sak4/12-14: Eventuelt 1. Vikarbehov 2012 styret er inneforstått med at en forlengelse av vikariat vil medføre at det budsjetteres med et underskudd for Anleggsutvalget det ble gitt en orientering av Jan Olav Hay vedr. VIKs anleggsutvalg.,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v2 Side 5 av 5