Protokoll styremøte 6/16-18, onsdag 16. november 2016 kl på Larvik Turn, Larvik

Transkript

1 Protokoll styremøte 6/16-18, onsdag 16. november 2016 kl på Larvik Turn, Larvik Til stede: Rune Huseby, Trude Tansø, Arne Svardal, Merete Danielsen, Inger Johanne Warholm Stein Olaf Olsen, Anne Katrine Aas (fagkonsulent idrett for mennesker med funksjonsnedsettelser), Lars Martin Monsen (Vestfold idrettskrets), Thor Henning Nilsen (Sandefjord IR), Bjørn Lauritzen Før selve styremøtet ble det avhold en presentasjon av larvik Turn sine planer om en ny idrettshall i området. Saker Sak42/16-18: Presentasjon av inkluderingsarbeidet i Vestfold v/anne Katrine Aas Sak43/16-18: Klage på avslag om opptak i VIK fra Kodal Bueskytterklubb Sak44/16-18: Ny arbeidsform styret Sak45/16-18: Godkjenning av protokollen fra siste styremøte Sak46/16-18: Resultatregnskap og balanse per 1. november 2016 Sak47/16-18: Anleggskonferansen 2017 Sak48/16-18: Møteplan/årshjul 2017 Sak49/16-18: Registrering av styret i Brønnøysundregistrene Sak50/16-18: Styrerepresentasjon Sak51/16-18: Eventuelt Sak42/16-18: Presentasjon av inkluderingsarbeidet i Vestfold Fagkonsulent idrett for mennesker med funksjonsnedsettelser, Anne Katrine Aas, ga en orientering om arbeidet med å inkludere mennesker med funksjonsnedsettelser inn i idrettslagene. Vedtak Tas til etterretning. Sak43/16-18: Klage på avslag om opptak i VIK fra Kodal Bueskytterklubb Opptak av idrettslag er delegert til org.sjef. Kodal Bueskytterklubb fikk avslag på sin søknad (vedlegg 1). En helt sentral i vurdering av slike søknader er idrettsrådenes uttalelser. I dette tilfellet anbefalte både Sandefjord IR og Andebu IR avslag. Begrunnelsene er i hovedsak gjengitt i kretsens vedtak.

2 Kodal Bueskyttere har påklaget vedtaket og da er det idrettskretsstyret som fatter nytt vedtak. Klubben har også gjennomført et møte (20. oktober) med org.sjef i forkant av klagen. Gjennomgang av klagers nye momenter Klagen fremgår av vedlegg 1. Kodal Bueskytterklubb, heretter kalt, KBK har anført de har bedt om å få utlevert idrettsrådenes uttalelse. Dette ble avholdt av org.sjef med den begrunnelse at dette er underlagsdokumentene og er ikke en del av selve vedtaket. KBK mener at det er et befolkningsgrunnlag til å starte en egen klubb i Kodal. De viser til at Larvik Bueskyttere har ingen motforestillinger mot et KBK etableres. KBK mener at nestleder i Sandefjord IR er inhabil siden han sitter i styret til Sandefjord Bueskytterklubb. De imøtegår påstanden om at det ikke finnes et eget bueskytteranlegg i Andebu og viser til at de har en uformell avtale om treningslokale vinteren 16/17. De hevder at Sandefjord IR påstand om at flertallet av medlemmene i KBK er fra Sandefjord IR, ikke er riktig. KBK mener at argumentet om at KBK ikke vil få tilgang til bueskytteranlegget i Bugården, ikke er relevant da de har ordnet seg treningslokale i Kodal. KBK tilbakeviser også påstanden om at de har opptrådt illojalt. De skriver imidlertid at i utgangspunktet er ingen fra Sandefjord Bueskyttere ønskelig i KBK. KBK hevder at Kodal IL har avslått deres forespørsel om å etablere en bueskyttergruppe i Kodal IL, men at dette kan vurderes på et senere tidspunkt. KBK tror at en bueskytterklubb i Kodal vil være levedyktig over tid. KBK mener det er naturlig at en ny klubb har få medlemmer og dermed også få medlemmer fra Andebu kommune. De viser til at de har 26 medlemmer. KBK er uenige i Sandefjord Bueskyttere sin påstand om at en ny klubb vil bli et tap for eksisterende klubber. KBK hevder at de ikke har noe utestående til Sandefjord Bueskyttere og har lagt ved innbetalingskvitteringer som dokumenterer dette. KBK hevder at medlemmene i KBK vil falle bort hvis vedtaket opprettholdes. KBK er ikke enige i at KBK vil primært få medlemmer fra eksisterende klubber. KBK er ikke enig i at etableringen av KBK vil bidra til å undergrave bruksgrunnlaget til bueskytterhallen i Bugården. KBK hevder at VIKs påstand om at det er personkonflikter i miljøet ikke kan brukes som et avslagsargument v1 Side 2 av 6

3 Vurdering Selv om klagen er omfattende er det få nye momenter. Ett nytt moment er imidlertid påstanden om at KBK medlemmer vil falle fra idretten hvis vedtaket opprettholdes. Org.sjef deler også KBK oppfatning av at man ikke skal forskuttere medlemsutviklingen til klubben ut fra at andre klubber i Andebu har hatt kort levetid. Likeledes bør påstandene om illojal oppførsel samt at noen av KBKs medlemmer skylder Sandefjord Bueskytterklubb penger, ikke tillegges vekt i vurderingen. Org.sjef mener likevel at KBK bør kunne finne et tilbud blant eksisterende klubber i Vestfold og da peker Sandefjord Bueskytterklubb seg ut som det mest naturlige, både fordi denne klubben ligger kun 15 km fra Kodal samt at de disponerer en helt nye bueskytterhall som de har bygget i samarbeid med kommunen. Det taler også mot KBK at de går langt å antyde at klubben ikke er åpen for alle, noe som bryter et helt sentralt prinsipp i norsk idrett. Idrettskretsen viser til at det ikke er en løsning at personkonflikter i en klubb, løses ved at eksisterende klubb splittes og at det etableres en ny klubb. En langt bedre løsning er at det kjøres klubbprosesser som søker å løse de uenighetene klubben har internt. Vestfold idrettskrets har bred erfaring for å megle i slike saker. Behandling Thor Henning Nilsen orienterte om saksbehandling i Sandefjord IR og presiserte at nestleder ikke deltok i behandlingen av saken. Nilsen redegjorde for hvordan bueskytterhallen ble organisert som et samarbeid mellom kommunen og Sandefjord Bueskytterklubb. Nilsen frykter at saken kan danne presedens hvis man tillater at man etablerer en konkurrerende klubb som vil undergrave bruksgrunnlaget til Sandefjord Bueskytterklubb. Nilsen vil unngå en situasjon hvor Sandefjord IR må fronte et behov for skytested for en ny klubb etter å ha endelig fått realisert en egen bueskytterhall i kommunen. Klagen fra Kodal Bueskytteklubb tas ikke til følge. Vedtaket kan påklages til Idrettsstyret innen 14 dager fra vedtaket er mottatt. Sak44/16-18: Ny arbeidsform styret Det legges opp til en endring av styrets arbeidsform med hensyn til styreinnkalling. I stedet for at styreinnkallingen med dokumenter sendes til styrets medlemmer på e- post, så legges innkallingen med dokumenter i et eget styrerom som kan lastes ned av styrets medlemmer. Lars Martin vil demonstrerte hvordan systemet fungerer v1 Side 3 av 6

4 Ny arbeidsform gjeldende innkalling til styremøtene etableres fra og med styremøtet i desember. Org.sjef varsler per epost når dokumentene er lagt i styrerommet. Styrerommetskalender synkes med styremedlemmenes kalender. Sak45/16-18: Godkjenning av protokollen fra forrige styremøte Protokollen er sendt styret tidligere. For å unngå å miste styringsfart foreslås det at protokollen godkjennes automatisk en uke etter at den er sendt til styret. Eventuelle merknader må da avklares i løpet av en uke. Protokollen fra styremøte godkjennes. Fremtidige protokoller godkjennes etter en uke fra den er mottatt av styret. Sak46/16-18: Resultatregnskap og balanse per 1. november 2016 Resultatregnskap og balanse fremgår av vedlegg 2 og 3. Resultatregnskapet er strammet opp og unødvendige kolonner er tatt ut. Innspillene fra forrige styremøte er i hovedsak kvittert ut men det gjenstår noen mindre justeringer som tas til neste styremøte. Regnskapet viser et periodisert overskudd på om lag kr. Regnskapsgjennomgangen tas til etterretning. Sak47/16-18: Anleggskonferansen 2017 Det legges opp til at neste års anleggskonferanse avholdes medio april. Det er Stortingsvalg samme år og konferansen bør trolig vinkles mot dette. Org.sjef har purret på fanesakene fra NIF. Disse er ikke klare innen styremøtet. Temaer. Tema hvordan vedlikeholde anlegg 1 mrd. kr/år til idrettsanlegg over statsbudsjettet. Sandarhallen Tennishall Tønsberg/slagen Tennishall Larvik Turns Flerbrukshall Spillemidler 2017 Stand Up - innslag v1 Side 4 av 6

5 Spillemidler til utstyr Kunstgress miljøaspekt, Pål Lydersen/NFF Eventuelle forslag sendes org.sjef innen neste møte. Konferansen berammes til 26. april Sak48/16-18: Møteplan/årshjul Årshjulet fremgår av vedlegg 5. Styremøtene for 2017 bør datofestes. VIKs arrangementer likeså slik som anleggskonferansen, felles valgarrangement med NMF og andre frivillige organisasjoner. Utsettes til neste møte. Styremøtene legges primært på onsdager. Org.sjef setter opp et forslag til møtedatoer. Sak49/16-18: Registrering av styret i Brønnøysundregistrene Kretsen har fått melding fra NIF om at infoen om styret ikke er oppdatert i Brønnøysundregistrene. Jeg har sendt inn styremøteprotokollen hvor styret definerte det nåværende styret. Dette ble avslått av Brønnøysundregistrene med den begrunnelse at de kun aksepterer årsmøteprotokoller. Jeg rakk heller ikke å sende inn protokollen fra vårt årsmøte i våres før Trude H. trakk seg så per i dag er styret fra Rolf Gunnars tid som er registrert. Kretsen har i realiteten alternative løsninger: 1. Det er i realiteten kun en mulighet til å få registrert det nye styret i Brønnøysund, nemlig å avholde et ekstraordinært årsmøte med valg av styre som eneste sak. Det man da risikerer er at det kan bli valgt nye personer inn i styret. Valgkomiteen må varsles slik at de kan sette opp en valgliste. 2. Vi sender inn protokollen fra årsmøtet i april. Da blir imidlertid Trude Halvorsen registrert som leder. 3. Kretsen gjør ingenting før neste ordinære årsmøte og valg i Vedtak Protokollen fra kretstinget i april sendes Brønnøysundregistrene. I tillegg oversender vi et skriv hvor det forklares at valgt leder trakk seg v1 Side 5 av 6

6 Sak50/16-18: Styrerepresentasjon Styret oppfordres til å representere på invitasjoner til jubileer i lagene, årsmøter i særkretser/regioner, idrettsrådene og i idrettslagene. Hele styret bør bidra slik at leder får avlastning. Dette er en fin måte å profilere kretsen på. I tillegg inviteres styret til de formelle møtepunktene i regi av NIF sentralt (kretsledermøter). Styret inviteres til de ovennevnte møtepunktene. Sak51/16-18: Intet. Eventuelt Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rune Huseby Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 6 av 6