Styremøte / Protokoll Tirsdag 4. desember 2018, Scandic Park Sandefjord

Transkript

1 Styremøte / Protokoll Tirsdag 4. desember 2018, Scandic Park Sandefjord Deltatt: Forfall: Fra adm.: Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle, Trude Tansø, Madeleine Nilsen, Cecilie Lund og Julie Larsen Gisle Johnson Lisbeth Danielsen Saker Sak 50/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte / og protokoll fra styremøte /2019 per e-post Sak 51/18-19: Regnskapsoversikt per Sak 52/18-19: Sak 53/18-19: Høring: Fremtidig organisering av norsk idrett Høring: Forslag til ny anleggspolitikk Sak 54/18-19: NM-veka til Vestfold i 2020 og 2021? Sak 55/18-19: Sak 56/18-19: Sak 57/18-19: Sak 58/18-19: Lønnstillegg ut over NIF-tillegg for fagkonsulent paraidrett Vestfold Idrettsgalla evaluering Budsjett 2019 hva må huskes på? Orientering fra ungdomsutvalget Sak 59/18-19: Møteplan 2019 Sak 60/18-19: Sak 61/18-19: Orienteringssaker Eventuelt NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien Sandefjord Tlf.: E-post: vestfold@idrettsforbundet.no Org.nr.:

2 Sak 50/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte / og protokoll fra styremøte /2019 per e-post Protokollene er lagt ut i styrerommet til gjennomsyn. Protokollene skrives under på styremøtet. De som ikke var til stede i møtet skriver under som sett. Protokoll fra styremøte / og / godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Protokoll fra styremøte / og / godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Sak 51/18-19: Regnskapsoversikt per Regnskapsoversikt per er lagt ut i styrerommet. - Resultatregnskap per Balanseregnskap per Avdelingsoversikt per Prosjektoversikt per med kommentarer Regnskapsoversikten per med kommentarer tas til orientering. Regnskapsoversikten per med kommentarer tas til orientering. Regnskapet med prognose tas opp som sak på januarmøtet. Side 2 av 9

3 Sak 52/18-19: Høring Fremtidig organisering av norsk idrett for moderniseringsprosessen hvor blant annet høringen om fremtidig organisering v norsk idrett har sitt utgangspunkt i vedtatt IPD punkt 7.1.1: Det skal utvikles en organisasjonsutviklingsplan for norsk idrett hvor følgende tiltak skal stå sentralt: a) Effektivisering av intern ressursbruk i norsk idrett b) Bedre samhandling mellom organisasjonsleddene c) Strukturelle endringer skal tilpasses organisasjonene til statens forvaltningsreform dersom denne gjennomføres i tingperioden.» Høringsfristen er 9. desember. Prosessen videre er som følger: januar Idrettsstyrets behandling mars Saken oversendes Idrettstinget mai Idrettstinget fatter vedtak Dokumenter i styrerommet - Høringsdokumentet fra NIF: Fremtidig organisering av norsk idrett - Forslag til høringssvar - E-post fra Tønsberg idrettsråd med innspill - Fremtidens krav til idrettsorganisasjonen Ytterligere dokumenter og presentasjoner i moderniseringsprosjektet Forslag til høringssvar korrigeres etter innspill i møtet og sendes Norges idrettsforbund innen fristen. Forslag til høringssvar korrigeres etter innspill i møtet og sendes Norges idrettsforbund innen fristen. Side 3 av 9

4 Sak 53/18-19: Høring Forslag til ny anleggspolitikk og informasjon om status Norges idrettsforbund har laget forslag til ny anleggspolitikk. Dokumenter i styrerommet er: - Høringsforslag til ny anleggspolitikk - Innspill fra Rolf Gunnar Haagensen om svømmehaller inn på statsbudsjettet - Forslag til høringssvar fra Vestfold idrettskrets Høringsfrist er 17. desember Idrettsstyret gjennomgår høringssvarene og vedtar ny anleggspolitikk 24. januar De anleggspolitiske målene vil bli behandlet på Idrettstinget mai Forslag til høringssvar korrigeres etter innspill i møtet og sendes Norges idrettsforbund innen fristen. Forslag til høringssvar vedtas og sendes Norges idrettsforbund innen fristen. Sak 54/18-19: NM-veka til Vestfold i 2020 og 2021? NIF og NRK sendte ut en åpen invitasjon om å søke NM-veka 2020 og Søknadsfrist 10. desember. Norges idrettsforbund, NRK og Norsk Tipping skapte konseptet NM-veka som for første gang ble arrangert i Stavangerregionen i august deltagere fra 24 idretter deltok under den fem dager lange idrettsfesten som ble sendt direkte på NRK. For sommer 2020 er uke 26 satt som arrangøruke. Det har kommet initiativ fra Telemark (Grenland med Skien Fritidspark) og Vestfold (Re Motorsport i samarbeid med Tønsberg kommune). Disse initiativene ble presentert på interimsstyremøtet 27. november. Interimsstyret gjorde følgende vedtak: Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets støtter søknadene fra Tønsberg og Grenland som arrangører av NM-veka i 2020 og Kompetansemessig vil et positivt tilsagn fra NRK/NIF være et betydelig løft for idretten i den nye regionen Vestfold og Telemark. Styret i Vestfold idrettskrets støtter vedtaket gjort i interimsstyret. Styret i Vestfold idrettskrets støtter vedtaket gjort i interimsstyret. Side 4 av 9

5 Sak 55/18-19: Lønnstillegg ut over NIF-tillegg for fagkonsulent paraidrett Fra mars i år ble NIFs fagkonsulent for paraidrett (Anne Katrine Aas) med oppfølgingsansvar for Buskerud og Vestfold overført som ansatt til Vestfold idrettskrets. For dette får vi tilskudd som skal dekke lønn, sosiale kostnader, kontorkostnader og aktivitetskostnader for fagområdet. I forbindelse med lønnsoppgjøret 2018 ble det klart at Aas sin lønn er betydelig lavere enn de øvrige fagkonsulentene på kontoret. Dette ble tatt opp med NIF som er arbeidsgiver og i dette tilfellet tilskuddsgiver for stillingen. Det ble fra oss innstilt på en heving av lønn utenom lønnsoppgjøret for Aas. NIF støttet dette og hadde forståelse for nødvendigheten av et ekstra tillegg. De ville likevel ikke øke tilskuddet for 2019 ut over lønnsoppgjørets ramme på 2,8%. En ytterligere økning må dekkes av oss selv. Som ansvarlig personalleder og med kunnskap om ansvarsområde, oppgavespenn, kompetanse og gjennomføring for fagkonsulenter, er det min mening at det er urimelig at Aas skal ha en mye lavere lønn en kontorets øvrige ansatte. Når NIF ikke vil ta det ansvaret, må Vestfold idrettskrets vise ansvarlighet og gjøre det. Styret gir organisasjonssjefen fullmakt å gi lønnstillegg ut over rammen på 2,8% i tråd med opprinnelig innstilling. Styret gir organisasjonssjefen fullmakt å gi lønnstillegg ut over rammen på 2,8% i tråd med opprinnelig innstilling. Sak 56/18-19: Vestfold Idrettsgalla evaluering 2018 var det andre året med en Vestfold Idrettsgalla, men det første året hvor Vestfold idrettskrets var eier og hadde prosjektlederrollen. Vestfold Idrettsgalla har sin opprinnelse i Tønsberg Idrettsgalla som ble arrangert i 2015 og 2016 før det ble en fylkesgalla. Tønsberg hadde fortsatt eierskapet og idrettskretsen deltok med en person i en slags styringsgruppe hvor Nick Sandberg var prosjektleder. Ved overtakelse ønsket vi å gjøre noen endringer, samtidig som vi ønsket å beholde kontinuiteten gjennom Nick Sandberg som innleid for å sørge for selve prisutdelingen og gallashowet, og at vi avholdt arrangementet på Oseberg Kulturhus som tidligere. Det ble opprettet en styringsgruppe med 6 personer, én fra hvert av idrettsrådsområdene tilsvarende de nye kommunene. I tillegg ble det bestemt at idrettskretsen skulle ha lederen for styringsgruppa i tillegg til prosjektlederen. Følgende endringer ble gjort: - Egen uavhengig jury - Juryinstruks ble laget og vedtatt - Ny profil i form av nettside, logo, profilbilde - Elektronisk nominering via nettsiden Side 5 av 9

6 - Ny påmeldings- og betalingsløsning - Profesjonell konferansier Evalueringsrapport fra styringsgruppa og administrasjon er lagt ut i styrerommet. Evalueringen tas til orientering. Basert på innspill fra styret planlegger administrasjonen Vestfold Idrettsgalla Evalueringen tas til orientering. Plan for Idrettsgalla 2019 tas opp på neste styremøte. Sak 57/18-19: Budsjett 2019 hva må huskes på? Som grunnlag for utarbeidelse av budsjett, er det nødvendig å komme med de postene som det er viktig at vi tar hensyn til. Noen foreløpige innspill som det bør tas hensyn til årsjubileumet - Oppgradering av ventilasjonsanlegget - Vestfold idrettsgalla Verdiseminar - Regionalisering - Ungdomsutvalget - Inkludering i idrettslag - Idrettsgalla 2019 Det vil bli en annen oppdeling av budsjettet fra og med neste år. Dette som en følge av harmonisering av oppbyggingen av regnskapene mellom Vestfold og Telemark. Organisasjonssjefen tar med seg innspillene fra styremøtet i budsjetteringen. Forslag til budsjett 2019 legges fram for styret for første behandling på januarmøtet. Organisasjonssjefen tar med seg innspillene fra styremøtet i budsjetteringen. Forslag til budsjett 2019 legges fram for styret for første behandling på januarmøtet. Side 6 av 9

7 Sak 58/18-19: Orientering fra ungdomsutvalget Ungdomsutvalgets aktiviteter og planer skal opp på hvert styremøte. Madeleine orienterte styret. Ungdomsutvalget har planlagt og invitert til to temakvelder for ungdom med hersketeknikker som tema. Temakveldene ble To planlagte tiltak fikk liten påmelding og ble avlyst. Planlegger tiltak neste år. Informasjonen tas til orientering. Informasjonen tas til orientering. Sak 59/18-19: Møteplan 2019 Vi trenger å legge en møteplan for første halvår Det er i interimsstyret bedt om at begge kretsene harmonerer møteplanene sine slik at det er enklere å lage en møteplan for interimsstyret i Telemark har vedtatt følgende møteplan for første halvår 2019 Styremøter: - Tirsdag 15.januar - Torsdag 28.februar - Torsdag 4.april - Torsdag 13.juni Ledermøte Tirsdag 21.mai Styremøter - Torsdag 17. januar kl Torsdag 28. februar kl Torsdag 4. april kl Torsdag 9. mai kl Torsdag 13. juni kl Ledermøte - Onsdag 22. mai kl (Idrettstinget er mai) Følgende møteplan for styremøtene vedtas: - Tirsdag 15. januar kl Onsdag 27. februar kl Onsdag 3. april kl Tirsdag 7. mai kl Onsdag 12. juni kl Dato for ledermøtet fastsettes på neste møte. Side 7 av 9

8 Sak 60/18-19: Orienteringssaker - Status planlegging 100års-jubileum 27. april 2019 Konferansier er på plass Et foreløpig program er laget Det er nødvendig å raskt avklare hvem ut over idrettslagene og idrettsrådene som skal stå på invitasjonslista. - Regionalisering Interimsstyremøte 27. november Per-Eivind supplert av de øvrige deltakerne orienterte fra møtet. - Hovedutvalget for kultur, idrett og folkehelse Hovedutvalget hadde møte 3. desember med behandling av strategisk kultur- og idrettsplan. Per-Eivind og Lisbeth deltok på møtet for å påvirke å få inn noen av «våre punkter» som ikke var med i innstillingen. Orienteringssakene tas til orientering. Orienteringssakene tas til orientering. Sak 61/18-19: Eventuelt Kandidat til idrettsstyret I samtaler med Telemark idrettskrets i Interimsstyret har det blitt enighet om å se på om det lar seg gjøre å finne en felles kandidat å foreslå til idrettsstyret. Telemark idrettskrets har hatt forslag på to kandidater og Vestfold én. To fra hvert av kretsstyrene fortok intervjuene av disse tre tirsdag 4. desember. Styret i Vestfold idrettskrets går inn for vårt forslag til kandidat, og styreleder meddeler det til styreleder i Telemark idrettskrets. Side 8 av 9

9 Møtet ble avsluttet kl Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Bjørn Walle Nestleder Trude Tansø Styremedlem Madeleine Nilsen Styremedlem Cecilie Lund Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Julie Larsen Varamedlem Gisle Johnson Varamedlem Side 9 av 9