Protokoll styremøte 11/12-14 torsdag 23. mai 2013 kl 1800 på Idrettens Hus

Transkript

1 Protokoll styremøte 11/12-14 torsdag 23. mai 2013 kl 1800 på Idrettens Hus Tilstede: Rolf Gunnar Haagensen, Marit Langås Danielsen. Torbjørn Wad Nilsen, Jan Olav Hay, Trude Halvorsen, Torbjørn Lia, Inger Ness, Bjørn Lauritzen. Forfall: Tommy Svendsrud. Saker Sak68/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak69/12-14: Resultatregnskap per april Sak70/12-14: Rolleavklaring i styret; hvilke saker skal styret arbeide med, rollene til hver enkelt, respekt og måten man blir behandlet på Sak71/12-14: Fordeling av aktivitetstilskudd Sak72/12-14: Behandling av fotballkretsens styrevedtak vedr. anleggsplanen Sak73/12-14: Rettigheter til arrangementer. Sak74/12-14: Referatsaker. Sak75/12-14: Orienteringssaker. Sak76/12-14: Eventuelt. Sak68/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokollen fra styremøte fremgår av vedlegg 1. Protokollen godkjennes. Sak69/12-14: Resultatregnskap medio mai 2013 Resultatregnskapet (vedlegg 2) viser et overskudd på om lag kr. Imidlertid er ikke utbetaling av aktivitetstilskudd ( kr) og tilskudd til idrettsråd ( kr) periodisert og kommer fradrag i sin helhet. Kretsen har også bestilt nye møbler til inngangspartiet slik at reelt overskudd er om lag kr. Overskuddet skyldes i det vesentligste reduserte lønnskostnader.

2 Tas til orientering. Sak70/12-14: Rolleavklaring i styret; hvilke saker skal styret arbeide med, rollene til hver enkelt, respekt og måten man blir behandlet på Styret ønsker en gjennomgang av styrets arbeid så langt: - Hvilke saker/prosesser skal styret arbeide med? - Rolleavklaringer/funksjoner i styret - Representasjon - Ønske om mer involvering av styret. - Ønske om egne ansvarsområder i styret - Styret bør ta utgangspunkt handlingsplanen - Jobber administrasjonen med de riktige sakene? - Jobber styret med de riktige sakene? 1. Det legges opp til økt infoflyt mellom administrasjonen og styret. 2. Styret tar opp arbeidsfordeling, prosess og rolleavklaringer på en egen samling i september. Det legges opp til å bruke eksternressurser. 3. Leder, nestleder og org.sjef lager program for samlingen som legges frem på styremøte i juni. Sak71/12-14: Fordeling av aktivitetstilskudd 2013 Følgende organisasjoner har søkt om aktivitetstilskudd for 2013: - Styrkeløftregionen Østafjells - Vestfold Bedriftsidrettskrets - Telemark og Vestfold Rytterregion - Norges Volleyballforbund - Norges Judoforbund - Telemark og Vestfold skikrets - Norges Håndballforbund Region Sør - Sandefjord Dykkeklubb - Norges Motorsportforbund Region Sør - Vestfold Gymnastikk og Turnkrets - Styrkeløftregion Østafjells - Vestfold Judoutvalg - Vestfold Orienteringskrets - Vestfold Fotballkrets - Vestfold friidrettskrets v1 Side 2 av 9

3 Forslag til fordeling fremgår av vedlegg 3. Prinsippet om tildelingssum på minimum 5000 kr videreføres. Tildeling tar utgangspunkt i foregående års tildeling, men er justert for faktiske søkere. Flere organisasjoner som søkte i fjor har ikke søkt i år. Det er ikke foretatt noen purring. Styret vedtar den fremlagte fordelingen av aktivitetstilskudd jf. vedlegg, fane Sak72/12-14: Behandling av Vestfold Fotballkrets styrevedtak vedr. VIKs anleggsplan. Vestfold fotballkrets har styrebehandlet VIKs anleggsplan og har fattet følgende vedtak: Oversender styresak i VFK av til styret i Vestfold Idrettskrets: Sak 30/13 Anleggsplan for Vestfoldidretten Vestfold Idrettskrets arrangerte den et anleggsseminar i Tønsberg. Fra Vestfold Fotballkrets deltok nestleder Alexander Hesselberg, daglig leder Ole Petter Tufte, samt NFF`s regionale anleggskonsulent Geirfinn Kvalheim. Under seminaret ble «Anleggsplan for Vestfoldidretten » presentert. Planen har blitt utarbeidet etter at særkretsene har blitt bedt om innspill. Det har vært gjennomført et møte der idrettskretsen innkalte særkretsene til å komme med innspill til planen. I dette møtet la fotballkretsen fram sine synspunkter om utvikling av fotballanlegg i Vestfold. Kort oppsummert var dette at fotballkretsen ønsket fokus og prioritering på hverdagsanleggene for fotball dvs. ordinære kunstgressanlegg. Det er med noe undring man får «Anleggsplan for Vestfoldidretten » presentert på anleggsseminaret uten at planen har vært på noen form for høring i særkretser og idrettsråd. Vestfold Idrettskrets orienterte om at denne planen skulle ta for seg store regionale/interkommunale anlegg. Siden fotballen har signalisert at de viktigste prioriteringene fra fotballens side er kunstgressanlegg så er det kanskje naturlig at disse ikke er omtalt i planen. MEN, ved bygging av store kostnadskrevende interkommunale/regionale anlegg så vil disse nødvendigvis «dra av gårde» med en vesentlig del av spillemidlene v1 Side 3 av 9

4 Hvilke konsekvenser vil dette få for anleggsutviklingen for vår idrett. Dette behandles ikke i planen. Det er også andre deler av planen det stilles spørsmål ved f.eks. behovsanalyser av de foreslåtte anleggene. Forslag til vedtak: Styret i Vestfold Fotballkrets er kritisk til at «Anleggsplan for Vestfoldidretten » er vedtatt av styret i Vestfold Idrettskrets uten at planen i forkant er sendt til høring i særkretser og idrettsråd. Selv om det er skissert at planen skal rulleres ved hvert idrettskretsting, anser styret i Vestfold Fotballkrets det som særs viktig at særkretsene og idrettsrådene får mulighet til å komme med innspill til planen. Det bes om at det settes en frist for høringsinnspill og at planen behandles på nytt med bakgrunn i høringsinnspillene. Enstemmig vedtatt. Fotballkretsens vedtak er så behandlet av VIKs anleggsutvalg som fattet følgende vedtak: 1. Behandling av styrevedtak i Vestfold Fotballkrets. Fotballkretsen har fattet følgende vedtak: «Styret i Vestfold Fotballkrets er kritisk til at «Anleggsplan for Vestfoldidretten » er vedtatt av styret i Vestfold idrettskrets uten at planen i forkant er sendt til høring i særkretser og idrettsråd. Selv om det er skissert at planen skal rulleres ved hvert idrettsting, anser styret i Vestfold Fotballkrets det som særs viktig at særkretsene og idrettsrådene får mulighet til å komme med innspill til planen Det bes om at det settes en frist før høringsinnspill og at planen behandles på nytt med bakgrunn i høringsinnspillene». Anleggsutvalgets vurdering og anbefaling ovenfor VIKs styre: Anleggsutvalget er noe undrende til fotballkretsens ønske om en høring av anleggsplanen, all den tid at alle særkretser, inkludert fotballkretsen, har blitt invitert å komme med innspill til planen en rekke ganger. Anleggsutvalget mener likevel at planen bør sendes på en høring, men vil ikke anbefale dette nå, siden det er relativt kort tid til kretsens kretsting (26. april 2014) og at planen i den forbindelse vil bli sendt ut som en del av saksdokumentene til tinget. Dette vil skje innen 26. januar Styrets behandling v1 Side 4 av 9

5 I en overordnet anleggsplan er det viktig at alle organisasjonsledd innen idretten i Vestfold har hatt mulighet til å komme med innspill til planen. Dette er da også ivaretatt gjennom ulike invitasjoner til på komme med innspill til planen, jf. planens kapittel 1.4. Fotballkretsen har for øvrig ikke meldt inn konkrete anlegg til planen. Det er lagt opp til at planen skal rulleres annet hvert år (følger kretstingperioden). Første rullering er april 2014, og det vil bli lagt opp til en prosess i forkant hvor alle organisasjonsledd vil kunne komme med innspill til planen. Planen vil så kunne bli justert med virkning fra april Kretsstyret støtter således anleggsutvalgets anbefaling om å ikke sende planen til høring nå, siden den likevel skal rulleres med virkning fra april Kretsstyret presiserer at planen ikke er en del av kretstinget men at rulleringen av planen skal sammenfalle med kretstingperioden. Vedtak 1. Anleggsplanen sendes ikke på høring nå. 2. Planen gjøres gjenstand for en høringsrunde i forbindelse med den oppsatte og varslede rulleringen av planen jf. anleggsplanens pkt Sak73/12-14: Rettigheter til arrangement Arrangørene bak Holmestrand Maraton og Norges Friidrettsforbund/krets hadde nylig en diskusjon gående om rettighetene til det å arrangere et idrettsarrangement. Saken er godt kjent fra media. Norges Idrettsforbund kom også med en uttalelse: Problemstillingen dreier seg både om hvem som skal arrangere idrettsarrangement i Norge og om hvordan et samarbeid med mellom private initiativ og lokale idrettsklubber skal foregår. Det er særlig de økonomiske aspektene ved slike samarbeidsavtaler som kan være problematiske, da svært ofte godtgjørelsen til klubbene beregnes som en prosentvis andel av overskuddet. Overskuddsdeling er sårbart da det er relativt enkelt å manipulere bort eller redusere et overskudd. Vestfold idrettskrets informerer alle klubbene i Vestfold om NIFs sine anbefalinger for samarbeid med kommersielle aktører om idrettsarrangement. Sak74/12-14: R.sak142/12-14: R.sak143/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) U Opptak av Sandefjord Fekteklubb. I Mottatt ny lov for Sande Golfklubb til godkjenning v1 Side 5 av 9

6 R.sak144/12-14: I Mottatt ny lov for Horten og Omegn Cykleklubb til godkjenning.. R.sak145/12-14: I Mottatt lov fra Tønsberg Amerikanske Idretters Forening til godkjenning. R.sak146/12-14: I Høring Tvedt-rapporten om den norske toppidrettsmodellen. R.sak147/12-14: I Søknad om opptak av nytt idrettslag, Breidablikk IL. R.sak148/12-14: I Informasjon fra NIF innspill KUD om bestemmelser om spillemidler (vedlegg 1). R.sak149/12-14: U - Rapport til Vestfold Fylkeskommune for R.sak150/12-14: I Søknad om disp. fra NIFs lov 2-4 fra Jarlsberg Trekkhundklubb. R.sak151/12-14: I Informasjon fra NIF om rapportering av økonomiske nøkkeltall for R.sak152/12-14: U Rapportering økonomiske nøkkeltall til NIF. R.sak153/12-14: I Invitasjon til seminar om Sunn Jenteidrett (vedlegg 2). R.sak154/12-14: I Invitasjon til Olympisk akademi (vedlegg 3). R.sak155/12-14: I Mottatt ny lov for Solum Golfklubb til godkjenning. R.sak156/12-14: I Mottatt ny lov for Flint Tønsberg AIL til godkjenning. R.sak157/12-14: I Mottatt ny lov for Tønsberg innebandy til godkjenning. R.sak158/12-14: I Mottatt ny lov for Holmestrand Sykleklubb til godkjenning. R.sak159/12-14: I Mottatt ny lov for Svarstad IL til godkjenning. R.sak160/12-14: I Mottatt ny lov for Friskis & Svettis Tønsberg til godkjenning. R.sak161/12-14: I Mottatt ny lov for Husøy & Foynland IF til godkjenning. R.sak162/12-14: U Brev til Horten kommune om 30 knops fartsgrense i indre havn. R.sak163/12-14: U Høringsbrev Tvedt-rapporten om den norske toppidrettsmodellen R.sak164/12-14: I - Invitasjon til Ledermøte 31. mai og 1. juni R.sak165/12-14: I Informasjon fra NIF om å kunne søke momsrefusjon R.sak166/12-14: U Opptak av Breidablikk IL. R.sak167/12-14: U Brev til Fylkesmannen om vannskiforbundet i Korvikvannet. R.sak169/12-14: U Dispensasjon til Horten Biljardklubb fra NIFs lov 2-4. R.sak171/12-14: I Søknad om ny klubb Stavern Buldreklubb. Tas til orientering. Sak75/12-14: O.sak250/12-14: O.sak251/12-14: O.sak252/12-14: O.sak253/12-14: O.sak254/12-14: Orienteringssaker Personalsituasjonen. Møte i VIKs anleggsutvalg 18. mars. L.Danielsen deltok i styringsgruppemøte i Aktiv Larvik 18. mars. Org.-sjef og Rasmus Mjaugeto, VFK, møtte ordfører i Sandefjord 5. mars. Tema var flerbrukshall i Bugården. VIK (L.D) deltok på årsmøte i Andebu IR 21. mars v1 Side 6 av 9

7 O.sak255/12-14: Org.sjef overvar og delte ut medaljer under NM i Judo 7. april i Framhallen. O.sak256/12-14: Org.sjef hadde 8. april møte med Rytterregionen og søkerne bak Sandefjord og omegn hestesportklubb. O.sak257/12-14: Styreleder og org.sjef deltok på orienteringsmøte om Tvedtrapport, 8. april Ullevål. O.sak258/12-14: Infomøte 9. april om Vestfold Toppidrett på Idrettens Hus, Org.sjef orienterte. O.sak259/12-14: Nestleder deltok på Vestfold Skytterkrets ekstraordinære kretsting på Bakkenteigen i Horten O.sak260/12-14: T.Nilsen deltok på Svelvik IR sitt årsmøte 9. april O.sak261/12-14: Fagseminar i regi av Kysthospitalet om overvekt på Sliperiet 10. april. Org.sjef og L. Danielsen deltok fra VIK.. O.sak262/12-14: VIK arrangerte Idrettspolitisk konferanse 11. april på Jarlsberg konferansesenter. Om lag 110 deltakere inkludert Børre Rognlien og et politikerpanel. O.sak263/12-14: Org.sjef deltok på infomøte 12. april i regi av Fylkesmannen vedr. surf/brettseilerproblematikken på Saltstein i Brunlanes. O.sak264/12-14: Styremøte Vestfold Toppidrett 16. april. O.sak265/12-14: Årsmøte Larvik Ski 16. april. Org.sjef deltok fra VIK. O.sak266/12-14: Møte med Horten Roklubb 16. april. Org.sjef deltok. O.sak267/12-14: Fortsettende årsmøte i Kodal IL 16. april. Nestleder deltok fra VIK. O.sak268/12-14: Andebu IL klubbesøk 17. april for styret (L.M.M). O.sak269/12-14: Møte med VFK 18. april om fordeling av spillemidler. Org.sjef deltok. O.sak270/12-14: Befaring messeområdet i forbindelse med planlegging av aktivitetsdag for funksjonshemmede. Tønsberg 23. april. Org.sjef deltok. O.sak271/12-14: Vestfold Toppidrett vårsamling 24. april med besøk på Operaen og treningsøkt på NIH. Org.sjef deltok fra VIK. O.sak272/12-14: VIK deltok på Regional veil.saml. 24. april. O.sak273/12-14: Org.sjefmøte/kretsledersamling 26. april på Gardermoen. Styreleder og org.sjef deltok. O.sak274/12-14: Org.sjef møtte 29. april representanter for Breidablikk IL, som har søkt om opptak i NIF. O.sak275/12-14: Inger Ness deltok på Horten IR sitt årsmøte 29. april. O.sak276/12-14: Møte i VIKs anleggsutvalg 30. april. Nestleder M.Danielsen og vararepr. T. Svendsrud deltok og org.sjef deltok fra VIK. O.sak277/12-14: VIK (L.M.Monsen) deltok på styremøte i STIF 30. april.. O.sak278/12-14: Org.sjef deltok på Svelvik IF 100 års jubileum 2. mai, og overrakte gaver fra NIF og VIK. O.sak279/12-14: L.M.Monsen fra VIK gjennomførte et klubbesøk 2. mai hos Flint AIL v1 Side 7 av 9

8 O.sak280/12-14: Møte med barnehage i Sandefjord 2. mai jf. prosjektet Bevegelsesglade barn i Sandefjord. O.sak281/12-14: Org.sjef og L.M.Monsen gjennomførte et klubbesøk 6. mai hos Svarstad IF. O.sak282/12-14: Klubbesøk Flint Tønsberg valgkommitéhjelp 7. mai (L.M.M) O.sak283/12-14: Org.sjef møtte 14. mai VFK og arrangørene av NM i friidrett O.sak284/12-14: Møte i Vestfold Toppidretts jubileumskomite 14. mai. Org.sjef deltok fra VIK. O.sak285/12-14: Fortsettende årsmøte i Larvik Ski 14. mai. Org.sjef deltok. O.sak286/12-14: VFKs Kulturdøgn Tjøme 15. og 16. mai. Org.sjef og L.Danielsen deltok fra VIK. O.sak287/12-14: Kompetansetiltak: 15. april Lover, regler og retningslinjer (15 deltakere) 17. april Fagsamling i NIF etter gjennomført veilederutdannelse (deltaker) 22. april Økonomistyring og regnskap (27 deltakere) 24. april Regional veiledersamling BuVeTe (19 deltakere) 25. april KlubbAdmin informasjonsmøte i NIF (deltaker) 29. april Møteledelse (13 deltakere) O.sak288/12-14: AktivSkole365: 26. april Første dialog med/presentasjon for Tjøme ungdomsskole (ny skole) 29. april Presentasjon for Hedrum ungdomsskole 13. mai Presentasjon for Mellomhagen ungdomsskole Vedtak Tas til orientering. Sak75/12-14: Eventuelt 1. Orientering fra Torbjørn Lia om behov for øvelsesmarkører til en øvelse i august. Kretsen kan distribuere forespørselen til aktuelle idrettslag, gjerne arrangører av større turneringer/arrangement og klubber i Tønsbergområdet, samt i Nyhetsbrev for juni. 2. Styret vedtok å flytte neste styremøte fra 20. til 17. juni. 3. Ledermøte i Sandefjord. Flere i styret ønsker å delta som observatører. 4. Tjøme idrettsråd har ikke hatt årsmøte ennå, men fristen er innen utløpet av juni. Kretsen purrer idrettsrådet. 5. Blomsterhilsener Marit ordner eksterne blomsterhilsener fra kretsen. 6. Vestfold Toppidrett vil bli profilert på NM i friidrett i Tønsberg. 7. Kretstinget Prosess og planlegging av kretstinget 2014 bør starte rett etter ferien v1 Side 8 av 9

9 Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef v1 Side 9 av 9