PROTOKOLL. TIK styremøte NORGES IDRETTSFORBUND

Transkript

1 PROTOKOLL NORGES IDRETTSFORBUND Telemark idrettskrets im 099 TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr /2018 Dag: Mandag 23.januar 2017 Tid: kl Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Varamedlem Administrasjon: Org.sjef Idrett- og utd.kons Forfall: Varamedlem Geir B. Nordtveit Guri Ramtoft Siv Johanna Dalen Grete Etholm Dag Nielsen Hans Inge Søvik Sondre Fjelldalen Øyvind Gonsholt (sak 75) Renate Øien Sakliste Vedtakssaker: Sak 73: Protokoll styremøte nr /2018 Sak 74: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Sak 75: Telemark idrettskrets Ungdomsutvalg mandat Sak 76: TELETOPPEN sluttrapport inkludert prosjektregnskap Sak 77: Representasjoner av Telemark idrettskrets styre Sak 78: Informasjonsnotat om «Åpenhetsdebatten» i norsk idrett Orientering-/diskusjonssaker: Sak 79: Idrettens styringsbarometer resultater av undersøkelse høsten 2016 Sak 80: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 81: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 82: Møte og representasjonsplan våren 2017 Sak 83: Organisasjonssjef søknad om dekning av lederutviklingsprogram NIF

2 Vedtakssaker Sak 73: Protokoll styremøte nr /2018 Protokoll fra styremote er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent uten merknader Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent uten merknader Sak 74: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av lag i Telemark idrettskrets i Ingen endringer p. t. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef` Tatt til orientering Tatt til orientering Sak 75: Telemark idrettskrets Ungdomsutvalg mandat Revidert mandat for Telemark idrettskrets ungdomsutvalg ble tatt til orientering i sist styremote. Innspill og kommentarer om tydeliggjøring av krav og kriterier som gjelder for oppnevning fra styrets side innarbeidet i revidert ordlyd. Idrett- og utdanningskonsulenten, som adm. ansvarlig for oppfølging av ungdomsutvalget, orienterer om endringene i foreslått mandat og utvalgets virke og planlagte aktivitet fremover. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Mandat vedtatt Mandat vedtatt. Det legges frem et konkret rammebudsjett for ungdomsutvalget, hvor av 20% av rammen er frie midler, i forbindelse med behandlingen av TIK Budsjett 2017 på neste styremøte.

3 Sak 76: TELETOPPEN sluttrapport inkludert prosjektregnskap Foreløpig sluttrapport for TELETOPPEN ble lagt frem og tatt til orientering i foregående styremote. Sluttrapport som har tatt inn forslag om tydeliggjøring og beskrivelse om prosjektets betydning for etableringen og overføring til drift i regi av OLT Sørøst, opplisting av utøvere i elitegruppe, samt inkludert totalt prosjektregnskap ferdigstilt. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef' Sluttrapport vedtatt Sluttrapport og regnskap vedtas. Styret ber administrasjonen gjennomføre en dialog med administrasjonen i Telemark fylkeskommune om godkjenning av sluttregnskap og økt personalinnsats fra TIK sin side. Dersom dialogen må løftes politisk, vil nestleder i TIK ivareta denne med bidrag fra styreleder. Sak 77: Representasjoner av Telemark idrettskrets styre Styret ønsker på eget initiativ å diskutere hvilke representasjoner som skal prioriteres, som naturlig er kretsstyret sitt oppfølgingsansvar og som har nytteverdi for underliggende organisasjonsledd. Aktuelle representasjoner er sentrale møter i NIF, konferanser og seminarer, idrettsrådenes årsmøter, særidrettenes krets-/og regionsting, jubileer og invitasjoner til arrangement. Vedtatt Arbeids- og delegasjonsreglement (som inkluderer instrukser), samt vedtatt Rolle- og ansvarsfordeling for tingperioden legges til grunn for diskusjonen. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Ingen forslag For 2017 prioriteres representasjon på idrettsrådenes årsmøter fra idrettskretsens styre. Det organiseres en minnepenn med den informasjon som skal formidles fra idrettskretsen på årsmøtene. For fremtiden søkes det informasjon fra det enkelte idrettsråd om møte som er mer aktuelt og har større nytteverdi for idrettsrådet og idrettskretsen å delta på. Fellesmøte/samling for idrettsrådene gjennomføres i tilknytning til planlagt kompetansesamling høsten De regionale møtene utgår. Representasjon på særkretsene- og regionenes ting i 2017 prioriteres der det er nødvendig, forventet og interesse fra styremedlemmer å delta. Mål om gjennomføring av «Teleidrettens festaften» i oktober/november iverksettes, hvor det søkes samarbeidspartnere for finansiering og presentasjon. Dette arrangementet vil da på sikt være et fellesarrangement hvor idrettskretsen markerer jubileum i idrettslag, deler ut utmerkelser, priser og stipender etc. Dette på bakgrunn av begrenset kapasitet til å følge opp alle organisasjonsledd ut fra tilgjengelige ressurser, tid og frivillig engasjement.

4 Sak 78: Informasjonsnotat om «Åpenhetsdebatten» i norsk idrett Rogaland idrettskrets har utarbeidet og sendt sine underliggende regionale og lokale organisasjonsledd et notat som beskriver og tydeliggjør idrettskretsens sin oppfatning og holdning til åpenhetsdebatten- og saken som har preget norsk idrett og nyhetsbildet det siste året. Notatet oppfattes som nyansert, saklig og offensivt. Notatet er ønsket som et grunnlag for et lignende informasjonsnotat til organisasjonsleddene, nettverk og media i Telemark, som et svar fra Telemark idrettskrets styre på spørsmål som reises i den offentlige debatten som har pågått - og fortsatt pågår i enkelte medier. Forslaii til vedtak fra Orjianisasionssief Utarbeidet informasjonsnotat vedtatt. Forslag til informasjonsnotat tas til intern orientering, men sendes ikke ut til organisasjonen og offentligheten. Innholdet i notatet vil kunne brukes og refereres til i de sammenhenger det er naturlig. Det enkelte styremedlem står personlig fritt til å ha sin mening om åpenhetsdebatten i norsk idrett, samtidig som idrettskretsens styre offentlig stiller seg bak de vedtak som Idrettsstyret har fattet og følger opp i tråd med anbefalingene i «Bernander-rapporten». Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 79: Idrettens styringsbarometer resultater av undersøkelse høsten 2016 Telemark idrettskrets med styremedlemmer og ansatte vedtok å delta i Idrettens styringsbarometer. En undersøkelse som gir styret og administrasjonen en mulighet til å vurdere sitt eget arbeid og gi en tilbakemelding om sin relasjon til NIF. Resultatene er ment å gi et utgangspunkt for videre arbeid med organisasjonsutvikling i egen krets. Spørsmålene i undersøkelsen dreide seg om: - Styrets vurdering av sitt eget og administrasjonens arbeid - Administrasjonens vurdering av sitt eget og styrets arbeid - Hvordan dere vurderer deres relasjon til og nytte av NIF sentralt mer og ansatte sa seg enig, ved påmelding, og få resultatene presentert for styreleder og organisasjonssjef. Dette ble gjennomført 4.januar Ledelsen kan i etterkant av denne presentasjonen bestemme om de vil ta imot NIFs tilbud om å presentere resultatene på et møte, helst for styret og administrasjon sammen, som oppfølging. De overordnede resultatene vil videre presenteres i ulike felles fora og bli brukt i det videre arbeidet med organisasjonsutvikling i NIF. Styret diskuterer hvordan prosessen og presentasjon av resultatene av undersøkelsen tas videre. Kort gjennomgang av styreleder på resultatene i undersøkelsen. Rapporten tas til etterretning. Styret ser ikke behov for ytterlige oppfølging og prosess fra NIF på rapporten nå, men vil se denne i sammenheng med resultatene fra deltakelse i en eventuell ny undersøkelse i 2017.

5 Sak 80: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. S ret Geir Møte intern arbeidsgruppe Telemark om OLT Sørøst Idrettens Hus Tema: Status og videre fremdrift/prosess Gjennomgang av idrettens styringsbarometer m/nif (Skype) Tema: Resultater og forslag til oppfølging Guri Møte intern arbeidsgruppe Telemark om OLT Sørøst Idrettens Hus Tema: Status og videre fremdrift/prosess Møte m/idrettskretsene i Agder Tema: Involvering og delaktighet Arendalsuka 2017 Siv Grete Dag Møte intern arbeidsgruppe Telemark om OLT Sørøst Idrettens Hus Tema: Status og videre fremdrift/prosess Renate Hans Inge

6 Administrasjon Sondre Therese Allmøte NIF diverse drift og personal (Skype) Møte m/snøgg Ski og Notodden kommune Notodden Tema: Storeskar skianlegg Snøgg Ski fremtid Org.sjefmøte (Skype) Tema: Gjennomgang av Stortingsmeldingen om spill Styringsgruppemøte TELETOPPEN Idrettens Hus Tema: Sluttrapport prosjekt gjennomgang av questbackundersøkelse Arbeidsgruppemøte OLT Sørøst (org.sjefer og OLT) Skien FP Tema: Status og videre prosess etablering/oppstart Møte intern arbeidsgruppe Telemark om OLT Sørøst Idrettens Hus Tema: Status og videre fremdrift/prosess Gjennomgang av idrettens styringsbarometer m/nif (Skype) Tema: Resultater og forslag til oppfølging Møte m/idrettskretsene i Agder Tema: Involvering og delaktighet Arendalsuka 2017 Møte Forum for frivillighet og folkehelse (FFF) Pressemøte m/høgskolen i Sørøst-Norge og idrettskretsen Tema: Markering av prosjekt telemarkilder og idrettshistoriske dok. Møte m/sparebanken Sør, idrettskretsene i Agder og OLT Sør Tema: Idrettsstipend Agder/Telemark innretning og kriterier Allmøte NIF diverse drift og personal (Skype) Øyvind Allmøte NIF diverse drift og personal (Skype) Idrettsrådsmøte Vinje IR Haukeligrend Møte TIK Ungdomsutvalg Møte vedr. prosjekt regionalt Motorsportsenter BTV - Drammen Bjørn Styringsgruppemøte TELETOPPEN Idrettens Hus Tema: Sluttrapport prosjekt gjennomgang av questbackundersøkelse

7 Sak 81: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. > NIF Personal diverse info vedr. oppfølging av Bereander-rapporten > Status og fremdrift etablering OLT Sørøst søknad(er) testutstyr v/geir > Oppfølging av idrettslag - utfordringer og konflikter eks. enkelte idrettslag > «Teleidrettens festaften» - tanker om innhold og fremdrift Eks. Buskerud IK Eks. IK Agder Sak 82: Møte og representasjonsplan våren 2017 Møte- og representasjonsplan høst 2017 oppdatert. Styremøter datofestes og representasjoner fordeles. - Representasjoner fordelt. - Datoer for styremøter bestemt ut mai måned. - I BTV - forslag om en kombinert Regional idrettsrådskonferanse, felles styresamling og sommeravslutning lokalisert til Vestfold og Tjøme Fjordhotell fredag 19. lørdag 20.mai Org.sjef melder tilbake til VIK at denne helgen passer for TIK. - Dato for å avholde Telemark idrettskrets Ledermøte 2017 avventes til oversikt over sentrale møter i NIF for adm. og styret er bekreftet for våren. Sak 83: Organisasjonssjef søknad om dekning av lederutviklingsprogram NIF NIF har i 2015 og 2016 gjennomført en pilot på lederutviklingsprogram for generalsekretærer med gode erfaringer. Programmet utvides nå til å gjelde for organisasjonssjefer i idrettskretser og generalsekretærer i særforbund. Organisasjonssjefen søker dekning av kostnader knyttet til lederutviklingsprogrammet som vil gå over to år med totalt åtte samlinger, knyttet opp til allerede datofestede sentrale møter i NIF. Org.sjefen har nå vært ansatt i 10 år og ser både viktigheten og behovet for egenutvikling, samtidig som motivasjonen for dette er tilstede. Org.sjef har ved tidligere anledning fått tilbud om dekning av dette av NIF/TIK (eksternt program), men valgte den gangen å takke nei grunnet utfordrende personalsituasjon i TIK og av den grunn dårlig timing. Styreleder vurderer søknaden i sammenheng med fremtidige Idrettens Hus, og valg av geografisk plassering av ansatte i kretser og særkretser etter at regionaliseringen og ny fylkesstruktur er gjennomført, og at søknaden i et slikt fremtidig perspektiv med deltakelse på det toårige ledelsesutviklingsprogrammet bør godkjennes. Dekningen av kostnaden tas innenfor idrettskretsens årlig driftsbudsjett. ForslaE til vedtak fra Or2anisasionssief Ingen Søknaden støttes med dekning av kostnadene innenfor idrettskretsens driftsbudsjett

8 Merknadsfrist.: 19.februar 2017 Skien, 30.januar 2017 Geir Berge Nordtveit Leder )-V1 uri Ramtoft Nestleder Dag 1d):/ ielsen Grete Etholm 1 Siv 7ohanna Dalen Renate Øien Varamedlem Hans Inge Søvik Varamedlem Sondre Fjelld: len Organisasjonssjef